CONTROL DE REGISTROS

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1 REVISIÓN: 3 FECHA: Página 1 de 11

2 Página 2 de CARTA DE PROCESO Nombre del Procedimiento: Procedimiento Institucional de Control de Registros Dueño del Procedimiento: Propósito: Clientes Internos: Clientes Externos: Proveedores: Producto (s) o servicio (s) que genera: Requerimientos o expectativas de los clientes del proceso respecto al producto o servicio: Actividad Inicial del proceso: Actividad Final del Proceso: Productos: Entradas (Requisitos): Que los registros cumplan con los requerimientos del SGC. Normatividad aplicable al proceso: Lic. José Jaime Varela Milo Definir disposiciones generales para el manejo y conservación de los registros institucionales que se indican en este procedimiento. Personal de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes Involucrado en el SGC en los tres niveles. No Aplica Personal de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes Involucrado en el SGC. Lineamiento generales para el manejo y conservación de los registros vigentes del Sistema de Gestión de la Calidad de la SCT. Conservación de los registros actualizados Detectar e identificar los registros del SGC de la SCT. Mantener actualizados los registros vigentes del SGC de la SCT Características del Producto: Características de las Entradas: Registros institucionales actualizados Legibles Norma: NMX-CC-9001-IMNC-2000 Variables de control: Conservación Vigencia Puntos de inspección: Conservación en expedientes con versiones impresas y/o archivo magnético, disco o algún otro medio recuperable.

3 Página 3 de 11 Metas de desempeño: 100% de los registros estén debidamente resguardados y sean vigentes Indicadores de desempeño Nombre del (de los) indicador (es): Unidad de Medida: Periodicidad Total de Registros Total de registros identificados, resguardados, almacenados y conservados % Semestral Fórmula: Responsables de obtener información: Cada Administrador Institucional según el procedimiento que le corresponda, de acuerdo a lo estipulado en cada proceso o Procedimiento Registros del procedimiento: 1.- Informe de Revisión por la Dirección 2.- Resultados de Auditorías Internas 3.- Resultado de Acciones Correctivas y Preventivas 4.- Informe de Producto No Conforme 5.- Informe sobre la Efectividad de los Procesos

4 Página 4 de PLAN DE CALIDAD No aplica 4. OBJETIVO Proporcionar la sistemática y los lineamientos generales para la compilación, manejo y resguardo de los Registros del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 5. ALCANCE Aplica a los registros indicados en este procedimiento para cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 6. RESPONSABILIDADES 6.1 De todos los involucrados en el SGC Generar y requisitar la información de los procesos en los formatos requeridos en cada uno de los Procedimientos Institucionales del Sistema de Gestión de la Calidad que le apliquen, así como que son propios de su proceso. 6.2 De los Responsables de los Procesos en cada Unidad Administrativa Verificar que los registros que señala este Procedimiento estén debidamente actualizados Concentrar los registros que correspondan a su proceso o procedimiento Remitir al Representante de la Dirección Nivel 3 cuando lo solicite, los Registros que señala este Procedimiento de los procesos de su unidad administrativa. Mantener en resguardo, por lo menos 3 años los registros de sus procesos o procedimientos. Almacenar debidamente los registros para evitar posibles daños. 6.3 Del Representante de la Dirección (Nivel 3) Verificar que los registros se encuentren actualizados, plenamente identificables y resguardados. Consolidar los registros de los procesos que correspondan a su Unidad Administrativa.

5 Página 5 de 11 Enviar al representante del nivel 2 copia y/o informe ejecutivo de los registros de sus procesos, cuando lo solicite. 6.4 Del Representante de la Dirección (Nivel 2) Compilar los registros y/o informe ejecutivo de los mismos de cada uno de los procesos que correspondan a su Subsecretaría o similar para la Revisión de la Dirección y enviarlos al Representante del SGC de la SCT, cuando lo solicite. 6.5 Del Representante del SGC de la SCT Recibe del nivel 2 copia de los registros y/o informe ejecutivo de los mismos y prepara la información para la Revisión por la Dirección. Envía a los Administradores de cada Procedimiento Institucional los Registros Institucionales que les corresponda para que los resguarden por lo menos 3 años. 6.6 De los Administradores de cada Procedimiento Institucional Reciben del Representante del SGC de la SCT los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad para almacenarlos y resguardarlos lo por lo menos 3 años, conforme a lo establecido en el presente procedimiento. 6.7 Del Administrador del Procedimiento Institucional de Control de Registros Verificar periódicamente que los administradores de cada procedimiento institucional tengan resguardados y actualizados los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad. Verificar periódicamente que el presente procedimiento esté de acuerdo con las necesidades del SGC y, en su caso, realizar las modificaciones al procedimiento, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Mejora Continua. 7. DEFINICIONES Registro: Documento: Proceso: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Un registro es un formato lleno. Información y su medio de soporte, el cual puede ser papel, disco magnético óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón que forme parte del SGC Conjunto de actividades relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados y son generalmente planificados y puesto en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor.

6 Página 6 de 11 Procedimiento: Formato: Forma especificada de las actividades para llevar a cabo un proceso. Documento que se integra con diversa información; los formatos que se citan en este Procedimiento son los que se solicitan en el Procedimiento de Revisión por la Dirección.

7 Página 7 de INFRAESTRUCTURA Y MEDIO AMBIENTE No aplica 9. METODO DE TRABAJO 9.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo 1 Personal involucrado en el SGC de la SCT 2 Responsables de los Procesos 3 Representante de la Dirección del Nivel 3 Elaboran los formatos con información de los Registros que señala este Procedimiento. Remiten los Registros a los Responsables de los Procesos de su Unidades Administrativas. Reciben y verifican que los registros inherentes a su proceso estén debidamente actualizados. En caso de que no lo estén, los devuelve al generador del registro para que atienda las observaciones correspondientes. Consolida la información y la envía al Nivel 3. Compila y resguarda los registros de en expedientes plenamente identificables y recuperables, conforme a los requerimientos del presente procedimiento. Recibe los Formatos requisitados de los Registros, consolida la información por Unidad Administrativa y lo remite al Representante de la Dirección del Nivel 2, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección. Formatos Registros Formatos de los Registros Formatos

8 Página 8 de 11 4 Representante de la Dirección del Nivel 2 5 Representante del SGC de la SCT 6 Administradores de cada Procedimiento Institucional 7 Administrador del Procedimiento Institucional de Control de Registros Recibe los Formatos requisitados de los Registros por Unidad Administrativa, a nivel de Subsecretaría o similar. Compila y envía la información al Representante del SGC de la SCT, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección. Recibe del Representante de la Dirección del Nivel 2 los Formatos de los Registros. Envía a los Administradores de cada Procedimiento Institucional los Registros Institucionales que les corresponda para que los resguarden. Reciben del Representante del SGC de la SCT los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad para almacenarlos y resguardarlos lo por lo menos 3 años, conforme a lo establecido en el presente procedimiento. Verificar periódicamente que los administradores de cada procedimiento institucional tengan resguardados y actualizados los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad. Verificar periódicamente que el presente procedimiento esté de acuerdo con las necesidades del SGC y, en su caso, realizar las modificaciones al procedimiento, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Mejora Continua. Formatos Formatos Registros Institucionales.

9 Página 9 de Diagrama de Flujo.

10 Página 10 de ANEXOS No aplica 11. FORMATOS No aplica 12. REGISTROS N Documentos (clave) 1 Informe Ejecutivo de Juntas de la Revisión por la Dirección 2 Informe Ejecutivo de Auditorías Internas 3 Informe Ejecutivo de Solicitudes de Acciones Correctivas y Preventivas 4 Informe Ejecutivo de Producto No Conforme 5 Informe Ejecutivo de Medición de la Satisfacción del Cliente Responsable Administrador del Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección Administrador del Procedimiento Institucional de Auditorías Internas Administrador del Procedimiento Institucional de Acciones Correctivas y Preventivas Administrador del Procedimiento Institucional de Producto No Conforme Administrador del Procedimiento Institucional de Medición de Satisfacción del Cliente Tiempo de retención Al menos tres años Al menos tres años Al menos tres años Al menos tres años Al menos tres años Los Registros que señala este Procedimiento, deberán almacenarse en carpetas o expedientes plenamente identificables, al menos por 3 años. Los Registros deberán ser respaldados en archivo magnético. La Disposición final de estos documentos, se realizará de acuerdo a lo estipulado en el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 13. REFERENCIAS Núm. Nombre del Documento Código 1 Manual de Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes SCT-MACAL 2 Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección. SCT-PI-01 3 Procedimiento Institucional de Control de Documentos. SCT-PI-03 4 Procedimiento Institucional de Administración de Acciones Correctivas SCT-PI-06

11 Página 11 de 11 5 Procedimiento Institucional de Medición de la Satisfacción del Cliente SCT-PI-08 6 Procedimiento Institucional de Acciones Preventivas SCT-PI-14 7 Sistemas de Gestión de la Calidad.- Requisitos NMX-CC IMNC Sistemas de Gestión de la Calidad.- Fundamentos y vocabulario NMX-CC IMNC CONTROL DE CAMBIOS Fecha No. de Motivo del Cambio Modificación Revisión Diciembre de Se implementó el procedimiento Noviembre de Se rediseñó el procedimiento para incluir la sistemática a nivel institucional y propiciar la mejora del Procedimiento. Octubre de Se adecuó el procedimiento para clarificar que su objetivo es establecer los lineamientos generales para la compilación, manejo y resguardo de los Registros del Sistema de Gestión de la Calidad, así como alinearlo al IT de Elaboración de Procesos y Procedimientos.