PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS EN OBRA

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1 Página: 1 de 13 PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Juan Pablo Aravena Auditor Interno Francisco Aldea Martel Jefe de Mejora Continua Carolina Cornejo Cabezas Gerente de Control de Gestión Corporativo David Ramírez Fuentes Gerente General Firma Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011

2 Página: 2 de 13 ÍNDICE 1 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS DEL SGC MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE OBRA RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 11

3 Página: 3 de OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar el adecuado control de documentos y registros en las obras. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos y registros del SGC que se utilicen en las obras que ejecuta la organización. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9000: 2005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión ISO 9001: 2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión. Manual de Calidad de maestra. PG-01 Control de documentos y registros. 4. DEFINICIONES Las aplicables de la Norma ISO 9000:2005 Documento: Información (entendida como datos que poseen significado) y su medio de soporte (puede ser papel, medios magnéticos, ópticos o electrónicos, fotografías, muestra patrón o una combinación de éstos). Registro: documento que presenta resultados obtenidos o bien proporciona evidencia de actividades desempeñadas SGC: Sistema de gestión de calidad 5. DESARROLLO 5.1. Tipología de documentos y registros. La tipología de los documentos y registros se hará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PG-01 Control de documentos y registros".

4 Página: 4 de Documentos del SGC en obra Identificación, elaboración, aprobación, actualización y conservación La identificación, elaboración, aprobación, actualización y conservación de los documentos y registros se hará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PG-01 Control de documentos y registros" Control de documentos y registros en obra Envío, distribución y control de Planos a obra. El Arquitecto a cargo emite, al menos, tres (3) copias de planos en papel y un (1) respaldo digital de los proyectos de arquitectura y cálculo, necesarios para construcción los cuales serán identificados con el timbre Apto Para Construir. Asimismo, el Jefe estudios y proyectos emite, al menos, tres (3) copias de planos en papel y un (1) respaldo digital de los proyectos de especialidades necesarios para construcción los cuales serán identificados con el timbre Apto Para Construir. Estos se envían y distribuyen de acuerdo al Sistema de gestión documental en obra según se indica a continuación: Se debe ingresar al menú planos - envíos registrando la información solicitada, incluyendo los mails de las personas a quienes se les notificara de la disponibilidad del plano o de una nueva versión de éstos. A continuación se subirá un archivo digital de los planos, por lo que el sistema automáticamente enviara un mail al respecto. El Profesional Administrador de obra es el responsable de que se retiren las copias de planos en papel y el respaldo digital. Una vez retirados los planos, el Profesional Administrador de Obra debe dar conformidad de la recepción y distribución de estos al interior de la obra, a través del sistema en la opción planos distribución. La fecha de distribución es la registrada en el timbre Copia controlada y el número de la copia controlada debe ser el mismo en el sistema y en el timbre. La Lista de planos vigentes se puede consultar en la opción planos informes del sistema. Asimismo, se puede consultar la historia de todas las versiones de un plano. Cada vez que se le entregue una nueva versión de planos a una persona, esta deberá entregar la versión anterior, la cual será destruida por el Encargado de calidad de obra, con excepción de una copia la que será Anulada y resguardada hasta el término de la obra, donde también será destruida, junto con todos los planos vigentes. Así también el Arquitecto y el Jefe de Estudio y Proyecto emiten planos identificados con el timbre preliminar, los cuales sólo tendrán carácter informativo.

5 Página: 5 de Envío, distribución y control de otros documentos y registros Especificaciones Técnicas, Libros Presupuesto, Plan de Calidad de Obra, Procedimientos de trabajo, Certificados de organismos públicos y privados, Programa, Reuniones, Estadística e Inspecciones. En este punto, se indican todos los documentos y registros que se controla su distribución, tanto en formato digital y/o en papel. Las Especificaciones Técnicas de Construcción preliminares deben ser enviadas, por el Arquitecto a cargo, al Jefe de Estudios y Proyectos, mediante un , para la elaboración del presupuesto. Una vez aprobadas por la Municipalidad, las Especificaciones Técnicas de Construcción son distribuidas a obra mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. Una vez aprobado el libro Presupuesto, el Jefe de Estudios y Proyectos lo distribuye, en papel, mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. Una vez aprobado el PC-{iniciales de obra} Plan de calidad {nombre obra} y los Procedimientos de trabajo, el Encargado de calidad de obra o el Prevencionista de Riesgos, según corresponda, los distribuyen mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. En el caso de los procedimientos de trabajo, la versión digital se encuentra solo en la carpeta Documentos Sistema Gestión de Calidad y no en el Sistema de Gestión Documental en Obra, para evitar duplicidades. Una vez obtenido el Certificado de número Municipal, el Arquitecto a cargo lo distribuye mediante el Sistema de Gestión Documental en obra, según se indica más adelante. Asimismo, otros Certificados de organismos públicos y privados son distribuidos mediante el mismo sistema. Una vez emitidos los documentos PG-16 R020 Estadística mensual obra, PG-16 R022 Registro de Reunión de Seguridad (Comité Paritario Mensual), PG-16 R043 Programa mensual de actividades en obra, PG-16-LCH-022 Inspección de seguridad gerentes y subgerentes y PG-16-LCH-027 Inspección de seguridad control general administrador de obra el Prevencionista de riesgos de Obra los distribuye mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. El envío y distribución de los documentos anteriores, se realizara de acuerdo al Sistema de Gestión Documental en obra según se indica a continuación: Se debe ingresar al menú documentos - envíos registrando la información solicitada, incluyendo los mails de las personas a quienes se les notificara de la disponibilidad del documento o de una nueva versión de éste. A continuación se subirá un archivo digital, por lo que el sistema automáticamente enviara un mail

6 Página: 6 de 13 al respecto. El Profesional Administrador de obra es el responsable de que se retiren las copias del documento en papel y el respaldo digital, cuando corresponda. Además, quedará una copia digital disponible, en el sistema, cuando corresponda. Una vez retirados los documentos, el Profesional Administrador de Obra debe dar conformidad de la recepción y distribución de estos al interior de la obra, a través del sistema en la opción documentos distribución, cuando corresponda. La lista de documentos vigentes se puede consultar en la opción documentos reportes del sistema. Asimismo, se puede consultar la historia de todas las versiones de un plano Bitácora, Actas, Informes, Reuniones, Controles de hormigones, Formación CPHS, Registros, Carta, Libro de Obra, Pólizas, Contrato Mandante y Estados de Pago Banco. En este punto, se indican todos los documentos y registros que no se distribuyen y se suben al sistema para consulta de los usuarios, a los cuales se les notifica dicho acto. El documento PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento será notificado semanalmente, siempre que haya tenido cambios, por el Jefe de Bodega, mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. Una vez emitidos los documentos PE-03 R014 Acta reuniones de obra, PE-03 R015 Informe de obra y PE-03 R013 Control de muestras hormigones y resistencias, el Profesional Administrador o Encargado de calidad de Obra los notifican mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. Una vez emitido los informes de PE-02 R011 Certificación de obra y PE-02 R013 Acta Inmobiliaria, el Arquitecto Coordinador de Proyectos los notifica mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. Una vez emitidos los documentos, PG-16 R002 Formación CPHS, PG-6 R022 Registro de Reunión de Seguridad, PG-16 R024 Registro de procedimiento de trabajo seguro, PG-16 R038 Carta tipo aviso Mutualidad (Obra Nueva), PG-16 R041 Registro de Conocimiento de Plan de Emergencias, PG-16-PT-01 Plan de Emergencia y Evacuación Certificados Elementos de Protección Personal e Informes Experto Mutual, el Prevencionista de riesgos de Obra los notifica mediante el Sistema de Gestión Documental en obra.

7 Página: 7 de 13 El control de la lista de chequeo se realiza mediante el archivo: PE-03 R008 Control listas de Chequeo, el cual es notificado semanalmente, siempre que haya tenido cambios, por el Encargado de calidad de obra, mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. El programa mensual de las charlas de calidad se realiza mediante el archivo: PE-03 R009 Programa mensual charlas SGC, el cual es notificado mensualmente, siempre que haya tenido cambios, por el Encargado de calidad de obra, mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. El Libro de Obra será Notificado semanalmente siempre que haya tenido cambios, por el encargado de calidad de obra, mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. El control de los certificados de control de calidad se realizará según lo indicado en el punto: Garantía y Certificados de Calidad de recursos del procedimiento PG-05 Compras. El Encargado de Calidad Obra almacenara los Certificados de control de los ensayos de hormigón en formato digital, en el Sistema de Gestión Documental en obra. El Profesional Administrador de Obra almacenara copia digital de las Pólizas de Seguro, Contrato de Mandante, Estado de pago Banco, en el Sistema de Gestión Documental en obra. El control de los documentos anteriores, se realizara de acuerdo al Sistema de Gestión Documental en obra, según se indica a continuación: Se debe ingresar al menú biblioteca - ingresos registrando la información solicitada, incluyendo los mails de las personas a quienes se les notificara de la disponibilidad del documento. A continuación se subirá un archivo digital, por lo que el sistema automáticamente enviara un mail al respecto. Los documentos vigentes se pueden consultar en la opción biblioteca carpetas del sistema, según se indica a continuación: CARPETA DOCUMENTOS Certificación PE-02 R011 Certificación de obra Bodega PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento Actas PE-02 R013 Acta Inmobiliaria

8 Página: 8 de 13 PE-03 R014 Acta reuniones de obra Informes PE-03 R015 Informe de obra Archivos calidad Certificados de control de los ensayos de hormigón Certificados de control de calidad PE-03 R008 Control listas de Chequeo PE-03 R009 Programa mensual charlas SGC PE-03 R013 Control de muestras hormigones y resistencias PE-08 R001 Listado documentos en obra {nombre obra} PE-08 R002 Listado registros en obra {nombre obra} Libro de Obra Prevención riesgos PG-16 R002 Formación CPHS PG_16 R022 Registro de Reunión de Seguridad PG-16 R024 Registro de procedimiento de trabajo seguro PG-16 R038 Carta tipo aviso Mutualidad (Obra Nueva) PG-16 R041 Registro de Conocimiento de Plan de Emergencia PG-16-PT-01 Plan de Emergencia y Evacuación Certificados Elementos de Protección Personal Informes Experto Mutual Pólizas de seguro Incendio Responsabilidad civil Robo con fuerza

9 Página: 9 de 13 Contrato Mandante Estados de Pago Banco Control de listas de chequeo, Charlas de calidad, Herramientas y maquinarias a cargo, Garantías, Certificados de calibración, Reportes de mano de obra, Liquidaciones de sueldo, Imposiciones, Finiquitos, Libros de remuneraciones y Guías de despacho. En este punto, se indican todos los documentos y registros, en papel, que no se distribuyen y no se suben al sistema. El Encargado de calidad de obra imprime los formatos de las Listas de chequeo y PE-03 R003 Charlas de calidad y los entrega a los Supervisores de obra, para que estos los llenen con los datos que sean pertinentes. Una vez completas las Listas de chequeo, estas son devueltas al Encargado de calidad de obra, quien las almacena en archivadores, debidamente identificados con el nombre de la obra y las partidas pertinentes. Por otra parte, los registros de las Charlas de calidad son almacenadas en archivadores con el nombre Charlas de calidad y de la obra. El Jefe de Bodega de la obra controla los registros PE-03 R006 Herramientas y maquinaria a cargo, almacenándolas en archivadores con el nombre Herramientas y maquinaria a cargo y de la obra. El control de las garantías se realizará según lo indicado en el punto: Garantía y Certificados de Calidad de recursos del procedimiento PG-05 Compras. Los Certificados de calibración se almacenaran en un archivador denominado Certificados de Calibración, el cual se encontrará en la bodega de obra. Los Reportes de mano de obra se almacenaran en un archivador denominado Reportes de mano de obra, el cual se encontrará en la oficina del Digitador. Las Liquidaciones de sueldo, Imposiciones, Finiquitos y Libros de remuneraciones se almacenaran en archivadores, denominados según corresponda, los cuales se encontrarán en la oficina del Administrativo de obra. Las Guías de despacho internas y externas, PG-05 R010 Eliminación de materiales, equipos y herramientas, PG-05 R011 Entrega de vales de bodega y PG-05 R018 Control de guías de despacho, se almacenaran en archivadores, denominados según corresponda, los cuales se encontrarán en la bodega de obra.

10 Página: 10 de Listados y Órdenes de compra. En este punto, se indican todos los documentos y registros, que se encuentran en otros sistemas. Los informes Listado de herramientas, equipos y maquinarias y Listado de equipos de medición y ensayo se pueden obtener en el Sistema de logística. Las Órdenes de compra se pueden obtener en el Sistema de logística Control y conservación de los Documentos y Registros al interior de obra El control y conservación de los documentos y registros, en la obra, debe realizarse de acuerdo a PE-08 R001 Listado documentos en obra {nombre obra} y PE-08 R001 Listado registros en obra {nombre obra} y es responsabilidad del Profesional Administrador de Obra que se implemente. El Encargado de Calidad de obra emite y mantiene actualizado los registros PE-08 R001 Listado documentos en obra {nombre obra} y PE-08 R001 Listado registros en obra {nombre obra}. En este listado se realiza la siguiente clasificación: Documentos normativos: Corresponde a leyes, ordenanzas, normas, etc., de origen externo. Documentos y registros técnicos: Corresponde a todos los relacionados a los procesos de desarrollo de proyectos y construcción, que se utilizan en obras, que no corresponden a procesos de apoyo, y que están directamente relacionados con el producto. Documentos y registros administrativos: Corresponde a todos los documentos y registros de los procesos de apoyo, excluyendo los normativos Modificación de documentos y registros de obra Las modificaciones a los documentos y registros deben realizarse de acuerdo a lo indicado en el punto: 5.8 Modificación de documentos y registros del procedimiento PG-01 Control de Documentos y Registros. 6. RESPONSABILIDADES. El Jefe de Mejora Continua es el encargado de planificar, implementar, controlar y mejorar el presente Proceso. 7. REGISTROS. PE-02 R011 Certificación de obra. PE-02 R013 Acta Inmobiliaria

11 Página: 11 de 13 PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento. PE-03 R003 Charlas de calidad. PE-03 R006 Herramientas y maquinaria a cargo. PE-03 R008 Control listas de chequeo PE-03 R009 Programa mensual charlas SGC PE-03 R013 Control de muestras hormigones y resistencias PE-03 R014 Acta reunión de obra. PE-03 R015 Informe de obra. PG-05 R010 Eliminación de materiales, equipos y herramientas PG-05 R011 Entrega de vales de bodega PG-05 R018 Control de guías de despacho PE-08 R001 Listado de documentos vigentes en obra PE-08 R002 Listado de registros vigentes en obra PG-16- R002 Formación CPHS PG-16- R020 Estadística Mensual obra PG-16 R022 Registro de Reuniones de Seguridad PG-16- R024 Registro de Procedimiento Trabajo Seguro PG-16 R038 Carta Tipo Aviso Mutualidad (Obra Nueva) PG-16- R041 Registro de Conocimiento de Plan de Emergencias PG-16 R043 Programa Mensual de Actividades en Obra PG-16-LCH-022 Inspección de Seguridad Gerentes y sub gerentes PG-16-LCH-027 Inspección de Seguridad General Administrador de Obra PG-16- PT-01 Plan de Emergencia y Evacuación Listas de chequeo Especificaciones técnicas de construcción. Libro de presupuesto Plan de calidad de obra Procedimientos de trabajo Certificado de número municipal. Certificados de organismos públicos y privados. Certificados de control de calidad Certificados Elementos de Protección Personal

12 Página: 12 de 13 Informes Experto Mutual Libro de Obra Garantías Certificados de calibración Guías de despacho Listado de herramientas equipos y maquinarias. Listado de equipos de medición y ensayo Órdenes de compra Pólizas de Seguro Contrato de Mandante Estado de pago Banco Reportes de mano de obra Liquidaciones de sueldo Imposiciones Finiquitos Libros de remuneraciones 8. ANEXOS. No aplica.

13 Página: 13 de CONTROL DE CAMBIOS Rev. Punto Modificación 0 Versión inicial 1 4 Se modifica definición de Documento Se agrega los cuales serán identificados con el timbre Apto para construir Se agrega Así también el Arquitecto y el Jefe de Estudio y Proyecto emiten planos identificados con el timbre preliminar, los cuales sólo tendrán carácter informativo Se agrega Reuniones, Estadística e Inspecciones en el título Se reemplaza codificación y títulos de nuevos registros de prevención de riesgos Se agrega Reuniones, Formación CPHS, Registros, Carta, Libro de Obra en el título Se modifica codificación de registros de PE-03 Se actualiza codificación y títulos de nuevos registros de prevención de riesgos Se agrega El Libro de Obra será Notificado semanalmente siempre que haya tenido cambios, por el encargado de calidad de obra, mediante el Sistema de Gestión Documental en obra. Se actualiza tabla resumen con nuevas codificaciones. 7 Se actualiza listado de registros de acuerdo a las modificaciones anteriores.