PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PERIÓDICO

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1 Revisó: Director de TELEUIS-Comunicaciones Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la realización de periódicos utilizados como medio de apoyo para mantener informada a la Comunidad Universitaria y Público en general del acontecer de la Universidad. Aplica desde la investigación, recepción y generación de información hasta la distribución de los periódicos a la Comunidad Universitaria y a la comunidad externa. NORMATIVIDAD ISSN X: Codigo único que permite identificar las publicaciones seriadas (solo aplica para el periódico Cátedra Libre). Ley 48 de 1975: Por la cual se autoriza la adhesión de Colombia a los siguientes Instrumentos Internacionales: "Convención Universal sobre Derechos de Autor, sus Protocolos I y II" y "Convención Internacional sobre la Protección de los Artistas, Intérpretes o Ejecutantes, los Productores de Fonogramas y los Organismos de Radiodifusión".. Ley 44 de 1993: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944 (en materia de Derechos de Autor). Manual de calidad ediciones UIS DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Colaboradores Son las personas de la comunidad (estudiantes y docentes) que envían artículos para la publicación en los períodicos. Archivo: Es el lugar donde se almacena la información que quizás luego será utilizada para conveniencia de alguien o de muchos. Cronograma: Programación semanal de las actividades del grupo de prensa. Machote: Es un montaje preliminar en papel que sirve como indicativo para el trabajo de diseño. Montaje: Es la diagramación de los archivos textuales y fotográficos que se han recibido.

2 Página 2 de 9 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo digital: documentación de los periódicos en CD. Arte final: Resultado del proceso de organización, composición y diseño de los periódicos. Artículo: Texto periodístico de corta extensión en el cual se informa sobre algún tópico atinente a la vida universitaria o de la sociedad. CI: Comunicación Institucional DSI: División de Sistemas de Información. Distribución: proceso de entrega del producto final al lector. Edición: Proceso de corrección lingüística y de estilo que se realiza sobre los textos que integran los periódicos Institucionales. Ejemplares: Es el número de periódicos que se imprimen para ser distribuidos. Material gráfico: Fotografías y gráficos que se utilizan para ilustrar los artículos y demás desarrollos informativos. Webmaster: funcionario encargado de actualizar la información de la página catedralibreuis.com CONSIDERACIONES El periódico debe tener como mínimo tres revisiones en: contenidos, diseño y arte final. Servientrega distribuye el periódico a los suscriptores del Area Metropolitana de Bucaramanga (AMB) y de otras ciudades Vanguardia Liberal distribuye los ejemplares a cuatro distritos del Área Metropolitana de Bucaramanga (AMB): Cabecera, Sur,Norte y La Rosita.

3 Página 3 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio 1. Socializa el cronograma y los temas. 1. Socializa en Consejo de redacción el cronograma, temas a tratar y responsables de la investigación y desarrollo del material necesario para la realización de los impresos. Asimismo, se proponen nuevos temas. Líder del Proceso CI FCI.24 Cronograma de producción de periódico. 2. Realiza Convocatoria 2. Realiza convocatoria a todas las personas y grupos interesados en publicar artículos, para dar a conocer la fecha límite de recepción de los mismos. 3. Investiga los temas y produce el material gráfico y escrito. 3. Investiga los temas y produce el material gráfico y escrito que contendrá la edición. 4. Recibe y organiza el material 4. Recibe y organiza el material escrito y gráfico elaborado por las personas o grupos interesados en publicar. 5. Selecciona el material 5. Selecciona el material que hará parte del contenido impreso. Líder Proceso CI 1

4 Página 4 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Realiza el machote. 6. Realiza el machote que se usa como guía para distribuir los textos dentro del periódico. Machote 7. Revisa el material informativo 7. Realiza la primera revisión del material informativo antes de entrar en diseño y diagramación. Líder Proceso CI Corrector de estilo. 8. Corrige el texto 8. Corrige los textos de acuerdo a las observaciones realizadas. No Textos aprobados? Si 9. Inicia diseño y diagramación del impreso 9. Inicia proceso de diseño y diagramación del impreso Diseñador. Manual de Identidad Visual Corporativa 2

5 Página 5 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Imprime el primer arte 10. Realiza la impresión del primer arte. Diseñador. Impresión del primer arte. 11. Revisa el diseño y estilo 11. Realiza la revisión del diseño y diagramación del impreso y hace la segunda revisión de los textos. Líder Proceso CI Corrector de estilo 12. Realiza correcciones No Diseño y estilo aprobados? 12. Incorpora ajustes al diseño, diagramación y textos del impreso. Diseñador. Si 13. Imprime el arte final del periódico 13. Realiza la impresión del arte final del impreso. Diseñador. Imprime el arte final del periódico 3

6 Página 6 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Revisa el arte final y lo aprueba 14. Realiza la revisión gramatical, aprueba y firma el arte final del impreso Líder Proceso CI 15. Entrega de artes a impresión 15. Entrega de artes a impresión firmados por el Director de TeleUIS-Comunicaciones 16. Solicita impresiones 16. Envía mediante correo electrónico solicitud de impresión a la División de Publicaciones. 17. Envía a la DSI el archivo digital del periódico. 17. Envía el archivo digital del periódico en formato PDF a la DSI para publicarlo en la página Web de la Universidad. FCI.35- Entrega de material 18. Convierte archivos y fotos a formato JPG para el Webmaster 18. Convierte los archivos y fotos del periódico a formato JPG para el Webmaster 19. Solicita a División de Planta Física transporte de ejemplares 19. Solicita a División de Planta Física transporte de los ejemplares desde la oficina de División de Publicaciones a la oficina del Secretaria TELEUIS 4

7 Página 7 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Recibe los impresos del periódico. 18. Recibe material impreso para su distribución y circulación. 19. Notifica a Vanguardia Liberal 19. Notifica a Vanguardia Liberal la distribución de los ejemplares como inserto dentro del periódico Vanguardia Liberal el primer domingo de cada mes. 20. Envía solicitud a planta Física para transporte de ejemplares Procedimiento PRF.05 Servicio de transporte 20. Solicita a División de Planta Física el servicio de transporte para entregar los ejemplares a Vanguardia Liberal. Secretaria TELEUIS 21. Notifica a Servientrega la distribución de los ejemplares. 21. Notifica a Servientrega la distribución de los ejemplares. 22. Empaca los ejemplares que se distribuyen dentro de la Universidad y a otras entidades externas Empaca los ejemplares que se remiten a: las UAA, las Decanaturas, Escuelas, Centros de Estudio, Centros Culturales (Centro Cultural del Oriente, Casa del Libro Total, Banco de la República, Alianza Francesa, Teatro Coliseo Peralta, Museo de Arte Moderno y Biblioteca Gabriel Turbay), Asociaciones UIS (ASEDUIS, COOPRUIS, FAVUIS, FUNDEUIS, CAPRUIS, FCUIS), Bibliotecas Sedes Regionales y se almacenan algunos ejemplares para distribuir en eventos de la Institución. Auxiliar Administrativo

8 Página 7 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Entrega de periódicos 23. Entrega de periódicos en los puntos de información y mayor circulación de la comunidad universitaria tales como: Biblioteca, CENTIC. Grupo colaborador. 24. Recepciona las devoluciones del impreso y actualiza las bases de datos. 24. Recepciona las devoluciones de los impresos que remite Servientrega, registra el motivo de la devolución y actualiza las bases de datos Auxiliar Fin

9 Página 8 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 05 de 2007 Octubre 31 de 2008 Creación del Documento DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Eliminación del formato de Solicitud de Servicio FCI.01 Inclusión del formato de Entrada y Salida de Productos Impresos FCI Abril 23 de 2009 Eliminación de la Ley 23 de 1982 en el aparte de Normatividad Octubre 01 de 2009 Abril 22 de 2010 Julio 26 de 2011 Modificación de definiciones para corrector de estilo y se eliminó la definición de Pasante. Se modificó la actividad 7, 8 y 19 de la descripción. Se eliminación la actividad 16. Se incluyeron los responsables de las actividades en las Sedes y eliminación del formato FCI.18 En definiciones y abreviaturas se cambia director de periódico por editor de periódico. Definiciones se modifica archivo, material grafico y edición. Consideraciones: se modifica la primera consideración y se eliminan las dos siguientes. Se modifica las actividades 7,6,15. Se eliminan las actividades 5,8,9,10,12,13,16,17,18,19. Se cambia los responsables en las actividades 3,4,6,7,14,15,,20,21,22 Se modifica las actividades 1,2,3. Se cambia los responsables en las actividades 2,3 y 15.

10 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 07 Febrero 22 de 2013 Se agregan las descripciones de la Normatividad En el cuadro de definiciones se eliminan las definiciones de coordinador del grupo de prensa, de comité de prensa, de director del periódico, de corrector de estilo, de diseñador gráfico, de acta y de distribución. 08 Abril 23 de 2015 Se cambia el nombre del procedimiento por Procedimiento de producción y distribución de periódico. Se agrega a la DSI en la sección de definiciones y abreviaturas. Se modifican las actividades 1, 11,12,13,14,18 y 20. Se mueve el documento de referencia de la actividad 2 a la actividad 1. Se adicionan las actividades 6,16,17,19,21 y 22. Se cambia Profesional coordinador del producto por. En la actividad 22 se agrega en la sección de responsable al Auxiliar En la actividad 20 se cambia Secretaria CI por Secretaria TELEUIS.