EPS-PR-009 DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN. Bizagi Modeler

Transcripción

1 EPS-PR-009 DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN Bizagi Modeler

2

3 Tabla de Contenidos EPS-PR-009 DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN...1 BIZAGI MODELER EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN Elementos del proceso Solicitar información y registro fotográfico de los proyectos Remitir el registro, descripción e información detallada de los Proyectos Diseño, Diagramación e Impresión del Brochure Distribuir ejemplares del Brochure Brochure Impreso Registros Inicio Fin Profesional de Marketing y Publicidad Gestor del Proyecto Director del IDEXUD Solicitud y Remisión de Información Producción del Brochure ELABORACIÓN, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL BROCHURE ELABORACIÓN, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL BROCHURE Elementos del proceso Desarrollar el contenido textual Revisar los registros fotográficos Realizar la conceptualización creativa, el montaje gráfico y la diagramación del brochure Realizar el primer boceto físico del brochure Solicitar la impresión del boceto físico del brochure /09/2015 3

4 Revisar el boceto físico de impresión Corregir el boceto físico Enviar a las diferentes dependencias de la Universidad la versión final digital del brochure Enviar versión digital del brochure a la Sección de Publicaciones Corregir versión digital del brochure Realizar el machote de impresión en litografía del brochure Enviar al proveedor de impresión el machote Recibir brochure impreso Registros Boceto de Brochure Machote de Impresión /09/2015 4

5 1 EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN. 30/09/2015 5

6 Versión: 1.0 Autor: Mariel 1.1 EPS-PR-009, DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN OBJETIVO Impulsar y dar a conocer los proyectos y actividades derivados de la función de extensión desarrollada por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas a través del Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo - IDEXUD, para posicionarla en la región como generadora de importantes dinámicas de impacto social. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud a los gestores por parte del profesional de marketing y diseño del IDEXUD, del registro, la descripción e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados y finaliza con el posteo en el blog del IDEXUD de la información relacionada a los proyectos y la distribución de los ejemplares impresos del brochure a personas, entidades y eventos. BASE LEGAL Acuerdo 022/2012. "Por el cual se reglamenta la Política Editorial de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se asumen otras disposiciones". Acuerdo 023/2012. "Por el cual se reglamenta la Política Editorial de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas". DEFINICIONES Brochure: Toda aquella folletería que sea propia de una organización y que la represente donde se muestran desde trípticos publicitarios de un nuevo producto o servicio que la organización ofrezca hasta las carpetas de presentación de proyectos que circulan de manera interna o externa. Manual de imagen corporativa: Guía que permite unificar criterios y normalizar el manejo de la imagen gráfica y corporativa de la misma. Es una guía sencilla que orienta a los miembros de la empresa, colaboradores y proveedores en la forma de hacer un buen uso de los lemas y signos institucionales. El seguimiento de dichas normas o directrices de este manual suele ser de carácter obligatorio y solo podrán hacer uso de él quienes estén autorizados, ya que dicha coherencia en la imagen visual ayuda al reconocimiento y el posicionamiento de la empresa en el mercado. 30/09/2015 6

7 Postear: Remitir un mensaje al público mediante un foro, bitácora, grupo de noticias u otro medio informático similar. Banner: Formato publicitario en Internet. Esta forma de publicidad online consiste en incluir una pieza publicitaria dentro de una página web. Prácticamente en la totalidad de los casos, su objetivo es llamar la atención para atraer tráfico hacia un sitio web. Conceptualización creativa: Desarrollar un concepto basándose en la información recibida. Montaje gráfico: Principio que regula la organización de los elementos gráficos y textuales, para lograr armonía, coherencia y cohesión entre los mismos. Diagramación: Proceso mediante el cual se fija la forma gráfica final a la revista y las imágenes que conforman la publicación en su versión final. Boceto: Esbozo o borrador. Dibujo realizado de forma esquemática y sin preocuparse de los detalles o terminaciones para representar ideas, lugares, personas u objetos. Machote: Prototipo final del brochure con los dobleces y cortes finales que contendrá, para que el impresor pueda determinar qué páginas pertenecerán a un mismo pliego de papel, con lo que se agiliza, abarata y se hace más preciso el trabajo de imprenta. Litografía: Técnica de impresión en plano. Montar textos y/o imágenes en una página web: Tomar los archivos de las imágenes y los textos que se desean actualizar en un sitio web, y transferirlos a un servidor web. DOCUMENTOS Y REGISTROS Registro de Proyectos de Extensión e información detallada de los Proyectos EPS-PR-009-FR-015 APROBACION ENTREGABLES PIEZAS AUDIOVISUALES Backup Imágenes IDEXUD POLÍTICAS DE OPERACION La información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados se solicita personalmente y vía para que quede soporte de esta solicitud. La información se remite a través de medio físico (CD'S) o via . 30/09/2015 7

8 El registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados lo realiza el Profesional Universitario (Asistente de convenios). Las dependencias a las que se les envía la verison final digital del brochure son: Decanaturas, Vicerrectoría Académica, Asesor del Rector, Secretaría General, Control Interno, Vicerrector de Extensión, Centro de Relaciones Interinstitucionales CERI. El envío se realiza via . A que personas, entidades o en que eventos (Feria del Libro, empresas privadas, entidades públicas) se distribuya el brochure es discrecional del Director del Instituto. Antes de que el fotógrafo del IDEXUD genere los registros fotográficos de cada Proyecto de Extensión el profesional de marketing y Diseño y el profesional de publicidad deben darle el concepto de lo que se requiere comunicar para que él desarrolle la propuesta fotográfica. En caso de no contar con un proveedor de impresión se realizará la cotización del respectivo servicio y las pruebas de calidad de impresión de litografía para elegir al proveedor que posteriormente deberá ser aprobado por el Director del IDEXUD. RESPONSABILIDADES Director del IDEXUD. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Equipo SIGUD Cargo: N.A Fecha: 20/05/2015 Nombre: Wilman Muñoz Prieto Cargo: Director IDEXUD Fecha: 20/05/2015 Nombre: Giovanny Bermúdez Bohórquez Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 20/05/ /09/2015 8

9 1.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO Solicitar información y registro fotográfico de los proyectos. Solicitar a los gestores el registro, descripción e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados, esta información se solicita personalmente y vía correo electronico para que quede soporte. Los registros fotográficos deben ser solicitados al fotográfo del IDEXUD Remitir el registro, descripción e información detallada de los Proyectos. Remitir el registro, descripción e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. El registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados lo realiza el Profesional Universitario (Asistente de convenios). La información se remite a través de medio físico (CD'S) o via . El registro fotográfico lo suministra el fotográfo del IDEXUD. Proceso Diseño, Diagramación e Impresión del Brochure Elaboración, Diagramación e Impresión del Brochure - Elaboración, Diagramación e Impresión del Brochure Distribuir ejemplares del Brochure. A que personas, entidades o en que eventos (Feria del Libro, empresas privadas, entidades públicas) se distribuya el brochure es discrecional del Director del Instituto Brochure Impreso 30/09/2015 9

10 Registros Registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. Fotografías de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados Inicio Fin Profesional de Marketing y Publicidad Gestor del Proyecto Director del IDEXUD Solicitud y Remisión de Información Producción del Brochure 30/09/

11 2 ELABORACIÓN, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL BROCHURE 30/09/

12 Versión: 1.0 Autor: SPlaneacion 2.1 ELABORACIÓN, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DEL BROCHURE ELEMENTOS DEL PROCESO Desarrollar el contenido textual. Desarrollar el contenido textual del brochure y el blog con base en la información suministrada por los gestores de proyectos Revisar los registros fotográficos. Revisar los registros fotográficos para elegir aquellos que mejor representen el Proyecto de Extensión, para incluirlos en el contenido del brochure y el blog del instituto Realizar la conceptualización creativa, el montaje gráfico y la diagramación del brochure Realizar el primer boceto físico del brochure Solicitar la impresión del boceto físico del brochure. Solicitar la impresión del boceto físico del brochure al proveedor impresión. Implementación Servicio Web 30/09/

13 Revisar el boceto físico de impresión Corregir el boceto físico Enviar a las diferentes dependencias de la Universidad la versión final digital del brochure. Las dependencias a las que se les envía la verison final digital del brochure son: Decanaturas, Vicerrectoría Académica, Asesor del Rector, Secretaría General, Control Interno, Vicerrector de Extensión, Centro de Relaciones Interinstitucionales CERI. El envio se realiza vía . Implementación Servicio Web Enviar versión digital del brochure a la Sección de Publicaciones. Enviar versión digital del brochure a la Sección de Publicaciones de la Universidad para la corrección de estilo teniendo en cuenta el manual que maneja la Editorial. Implementación Servicio Web Corregir versión digital del brochure Realizar el machote de impresión en litografía del brochure Enviar al proveedor de impresión el machote. Enviar al proveedor de impresión el machote de impresión en litografía del brochure para su impresión. Implementación Servicio Web 30/09/

14 Recibir brochure impreso. Implementación Servicio Web Registros Registro de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. e información detallada de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados. Fotografías de los Proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados Boceto de Brochure Machote de Impresión 30/09/