CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 Código: GD-P-001 Versión: 06 Emisión: Página 1 de 6 AUTORIZACIONES Nombre: ELABORO REVISÓ APROBÓ Edwin Pinzón Cargo: Profesional Soporte Oficina de Nombre: Archivo General Carlos Alberto Castillo Muñoz Nombre: Carlos Alberto Castillo Muñoz Nombre: Olga Yolanda Camacho Rocha Cargo: Director Oficina de Archivo General Cargo: Director Oficina de Archivo General Cargo: Coordinadora Administración de Documentos CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS 01 Versión inicial Se ajusta el código del documento, de acuerdo a lo definido en el procedimiento de control de documentos y registros y la TRD. Se revisa el objetivo del proceso y se ajusta acorde a las actividades del mismo. 02 Se elimina el cuadro de registros, debido que esta información esta descrita en las TRD (Tablas de Retención Documental). Se actualiza la información de los cuadro de documentos y registros. Se ajusta las columnas de frecuencia y meta del cuadro de seguimiento y medición. Se cambia la denominación del proceso de Administración de Documentos por Administración de Correspondencia. Se actualiza la denominación del Director de la Oficina de Gestión de la Calidad Universitaria por el de Director de la Oficina de Gestión Integral de la Calidad. 03 En el encabezado del documento, el cuadro de fecha se actualiza por el término de emisión, de acuerdo a lo definido en el procedimiento 1900-PRO-001 Control de Documentos y Registros. Se actualiza la denominación del Director de la Oficina de Gestión de la Calidad por la de Director de la Oficina de Gestión Integral de la Calidad de acuerdo a lo establecido en el Manual de Funciones. Se revisa y actualiza la información en el cuadro de proceso, de acuerdo al quehacer diario.

2 Código: GD-P-001 Versión: 06 Emisión: Página 2 de 6 VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS En el cuadro de proceso, la columna que se denominada Ciclo PHVA se cambia por Proceso y a su vez la manera de describir las actividades. En el cuadro de seguimiento y medición del proceso se definen dos mecanismos de seguimiento y uno de medición que permitan mostrar la gestión del proceso. Se actualiza la información del cuadro de requisitos. Se revisa el cuadro de documentos y se actualiza la información descrita. Se crea el diagrama de flujo de las guías pre-impresas para el envío de correspondencia, equipos, mobiliario y otros elementos Se fusionó el contenido de las Fichas de Caracterización del Proceso de Gestión Documental - Administración de Correspondencia y Función archivística en una sola Ficha. Se cambió el nombre de la Ficha de Caracterización del proceso de Gestión Documental Administración de Correspondencia a Ficha de Caracterización del proceso de Gestión Documental. Se actualizaron los responsables del proceso. Se actualizó el objetivo del proceso. Se actualizaron los proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes del proceso. Se eliminó el cuadro de documentos. Se actualizaron los requisitos del proceso. Se elaboró un solo diagrama de flujo para la recepción, entrega y/o envío de correspondencia institucional Debido a la reestructuración del Sistema de Gestión de la Calidad realizada en el año 2014, se articularon las Unidades y Dependencias en diferentes procesos de acuerdo al Modelo Institucional de Gestión Universitaria, generando una nueva codificación en los documentos. Al crear la caracterización del proceso: Gestión Documental, bajo la nueva estructura: Se actualiza denominación de quien elabora, revisa y aprueba. Se modifica el objetivo del proceso. Se modifican las actividades del proceso. Se actualizaron los proveedores, entradas, actividades, salidas y usuarios del proceso. Se identifican los productos no conformes con sus respectivos tratamientos. Se desmontan los diagramas de flujo de cada una de las fichas de caracterización y bajan a procedimientos. Se actualiza denominación de quien elabora, revisa y aprueba el documento. Se adiciona la matriz de relación con otros procesos. Se modifica la denominación de instancias que componen el proceso por dependencias que conforman el proceso. Se modifica la denominación de procedimientos relacionados por documentos relacionados.

3 Código: GD-P-001 Versión: 06 Emisión: Página 3 de 6 DEPENDENCIAS QUE CONFORMAN EL PROCESO: Oficina de Archivo General LÍDER DEL PROCESO: Director de la Oficina de Archivo General. OBJETIVO: Gestionar los documentos generados en los procesos institucionales, mediante la optimización de recursos y su eficiente trámite, con el fin de garantizar la salvaguarda, conservación y acceso a la información durante todo su ciclo de vida, dando respuesta a los requerimientos de los entes de control, personas naturales y jurídicas y en la toma de decisiones institucionales. PROVEEDORES General. Administrativo Financiero. Académico. De todos los procesos. ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS Plan General de Desarrollo. Lineamientos Orientaciones anuales para la planeación y el presupuesto. Documentos institucionales. Aprobaciones. Políticas. Lineamientos particulares. Directrices. Estrategias. Calendario Académico. Solicitudes de asesorías, capacitaciones, préstamos, creación o actualización de TRD. Transferencias documentales primarias. Reintegros. 1. Planear las actividades relacionadas con la gestión documental de acuerdo a las directrices institucionales. 2. Desarrollar las actividades como asesorías, capacitaciones, préstamos, correspondencia y creación o actualización de las TRD de la Universidad. 3. Evaluar el cumplimiento del desarrollo de las actividades de gestión documental. Informe particular de avances en los proyectos de plan general de desarrollo. Asesoría en gestión documental. Préstamo de documentos. Tabla de Retención Documental. Inventario único documental. USUARIOS General A todos los procesos.

4 Código: GD-P-001 Versión: 06 Emisión: Página 4 de 6 PROVEEDORES Organizaciones a nivel local, nacional e internacional. Personas naturales o jurídicas. ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS Correspondencia interna, externa recibida y despachada (correspondencia institucional). 4. Elaborar y desarrollar planes de mejoramiento que se requieran. Correspondencia entregada. USUARIOS Organizaciones a nivel local, nacional e internacional. Personas naturales o jurídicas. RELACIÓN CON OTROS PROCESOS SE PROVEE A: PROCESO SE RECIBE DE: Proyectos. Planes de acción del SGC. Información para la verificación y la mejora de los procesos. Solicitudes de elaboración, modificación o eliminación de documentos del SGC. Requisición de personal. Evaluaciones de desempeño. Necesidades de formación. Solicitud de asesoría y apoyo. Solicitud de contrato, convenio y documentos anexos. Solicitudes de divulgación, promoción y formación, servicios de comunicación y publicación, producción creativa. Aseguramiento de la Calidad. Gestión Humana. Gestión Legal. Gestión de Comunicaciones y publicaciones. Informe de gestión. Proyectos. Informe de autoevaluación institucional y de programas. Informes de auditoría. Informe de evaluación y gestión a la ejecución de proyectos del PGD. Documentación actualizada del SGC. Planes de acción. Personal competente para la USTA Contrato. Convenio. Concepto Jurídico o respuesta de petición. Plan de mercadeo. Campañas publicitarias. Piezas audiovisuales. Comunicados internos y externos. Emisiones radiales. Piezas impresas y digitales. Medios informativos, eventos

5 Código: GD-P-001 Versión: 06 Emisión: Página 5 de 6 RELACIÓN CON OTROS PROCESOS SE PROVEE A: PROCESO SE RECIBE DE: Proyección de necesidades de recursos financieros (egresos, ingresos e inversiones). Recaudo por convenios o contratos Gestión Financiera. Cartas y certificados de disponibilidad presupuestal. Solicitud y propuestas de nuevas actividades Bienestar Universitario Ejecución y acompañamiento en las actividades Portafolio de actividades de Bienestar N/A Evangelización Retiros, campamentos, encuentros, eventos, formación, celebraciones, sacramentos y liturgia. Requerimientos de bienes y servicios. Gestión de Servicios de Apoyo e Infraestructura. Bienes adquiridos y servicios prestados. Licencias. Autorizaciones. Permisos o viabilidades. DOCUMENTOS RELACIONADOS Todos los documentos vigentes y disponibles en la página Web ver link : Plan General de Desarrollo Manual de Gestión Documental REQUISITOS LEGALES Ley 594 de Ley General de Archivos Ley 1712 de Sobre el Derecho de acceso a la información pública. Ley 1755 de Regula el Derecho de petición. Acuerdo 047 de 2000 Archivo General de la Nación, relacionado con el acceso a los documentos de Archivo. Acuerdo 049 de 2000 Archivo General de la Nación, relacionado con la conservación de documentos. Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nación, relacionado con la organización de los archivos de Gestión. Acuerdo 004 de 2013 Archivo General de la Nación, relacionado con la tabla de retención documental. Resolución 1995 de 1999 Ministerio de Salud.

6 Código: GD-P-001 Versión: 06 Emisión: Página 6 de 6 RECURSO HUMANO Personal competente (Dirección, coordinador, profesional soporte y personal de apoyo). OTROS RECURSOS Espacios físicos. Software (SIMEC, Aplicativo SISCO USTA). Hardware. Financieros (asignación presupuestal) SERVICIO NO CONFORME No ubicación de expedientes transferidos al Archivo General solicitados en préstamo. TRATAMIENTO 1. Verificar en inventarios documentales si el expediente fue transferido al Archivo General. 2. Revisar el registro de préstamos documentales para identificar si se encuentra en consulta. 3. Revisar el registro de expedientes reintegrados para identificar si fue devuelto a la instancia responsable. 4. Verificar la transferencia documental de los expedientes entregados para custodia. 5. Notificar a la Dirección de Archivo General los hallazgos de la búsqueda del expediente. 6. Respuesta al solicitante. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Todos los indicadores vigentes y aplicables al proceso se encuentran disponibles en SIMEC :