PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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1 CONTROL DE CAMBIOS VERÓN 1 FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 25 de septiembre de 2012 Primera versión del documento. ELABORADO O MODIFICADO REVISADO APROBADO Director Financiero Director Sistemas de Gestión de Calidad Vicerrector Financiero y de Tecnología Rector 1 La versión vigente del presente documento reposa en los archivos del Departamento de Sistemas de Gestión de la Calidad, por lo tanto las demás versiones físicas o electrónicas se consideran como COPIA CONTROLADA, de acuerdo con el Procedimiento para el Control de los Documentos. PÁGINA 1 DE 7

2 GENERALIDADES OBJETIVO Planificar la estrategia financiera teniendo en consideración las políticas, directrices y objetivos definidos por la Alta Dirección, con el propósito de asegurar la disponibilidad de los recursos que permitan mejorar continuamente la gestión académica y administrativa y desarrollar adecuadamente la misión y la visión Institucional. ALCANCE El proceso inicia con la estimación de los ingresos y la proyección de los gastos por cada departamento, área y/o unidad, hasta la elaboración del informe consolidado de ejecución. DEFINICIONES (Ver MANUAL DE PRESUPUESTO) POLITICAS DE OPERACIÓN (Ver MANUAL DE PRESUPUESTO) DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1. Manual de 2. Formato de Proyecto de Individual (PrPI) 3. Instructivo para el diligenciamiento del Formato de Proyecto de Individual (PrPI) 4. Acuerdo No. 590 de Septiembre 25 de 2012, del Consejo Superior PÁGINA 2 DE 7

3 DIAGRAMA DE FLUJO CONSEJO SUPERIOR RECTOR COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECTOR DE PLANEACIÓN VICERRECTOR FINANCIERO Y DE TECLOGÍA DIRECTOR FINANCIERO COORDINADOR DE PRESUPUESTO Y CONTROL FINANCIERO DIRECTOR / JEFE ÁREA REGISTROS INICIO Determinar y divulgar los lineamientos para la elaboración del presupuesto anual de ingresos, costos y gastos Lista asistencia a capacitación Solicitar a los Directores de Áreas Académicas y Administrativas la información proyectada de ingresos, costos y gastos para la siguiente vigencia, en los formatos establecidos Diligenclar el Formato de Proyecto de Individual (PrPI) de acuerdo con los siguientes factores: - Plan Estratégico de Desarrollo - Políticas de crecimiento de estudiantes - Información financiera histórica - Razonabilidad de costos y gastos en función de los ingresos Formato de Proyecto de Individual (PrPI) Remitir Formato de Proyecto de Individual (PrPI) a la Coodrdinación de en el plazo previamente establecido Formato de Proyecto de Individual (PrPI) diligenciado Consolidar la información de los Proyectos de Individual (PrPI) presentada por las Áreas Académicas y Administrativas y elaborar el Proyecto de Institucional (PrPIN) Proyecto de presupuesto Analizar y/o ajustar la información proyectada de los ingresos, costos y gastos Información consistente Remitir Proyecto de Institucional (PrPIN) a la Vicerrectoría Financiera y de Tecnología Revisar el Proyecto de Institucional (PrPIN) Proyecto de presupuesto 2 1 PÁGINA 3 DE 7

4 DIAGRAMA DE FLUJO CONSEJO SUPERIOR RECTOR COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECTOR DE PLANEACIÓN VICERRECTOR FINANCIERO Y DE TECLOGÍA DIRECTOR FINANCIERO COORDINADOR DE PRESUPUESTO Y CONTROL FINANCIERO DIRECTOR / JEFE ÁREA REGISTROS 2 1 Recomendación de presentación del (PrPIN) al Consejo Superior y/o Comisión Administrativa y Financiera C.S. Presentar el Proyecto de Institucional (PrPIN) al Comité Administrativo y Financiero Proyecto de presupuesto aprobado Comité Administrativo y Financiero Presentar el Proyecto de Institucional (PrPIN) ante el Consejo Superior Institucional (PIN) aprobado aprobado por Consejo Superior Remitir a las Áreas Académicas y Administrativas el Institucional (PIN) aprobado por el Consejo Superior Ejecutar el Institucional (PIN) a través de: - Procedimiento para la Adquisición de Bienes y Servicios (PR-GI-001) - Procedimiento para el Reclutamiento de Personal (PR-GH- 001) - Procedimiento para la Selección de Personal Docente (PR-GA-007) aprobado por Consejo Superior Necesidad de compra o contratación no incluida dentro del presupuesto aprobado Analizar la viabilidad financiera de la solicitud de TRASLADO Solicitar TRASLADO a la Rectoría en su Comité Directivo semanal, con la debida justificación solicitud Traslado Aprueba traslado Solicitar ADICIÓN a la Rectoría en su Comité Directivo semanal, con la debida justificación solicitud Adición Analizar la viabilidad de la solicitud de ADICION Aprobar adición Informar a la Coordinación de la aprobación de la solicitud de traslado/ adición 4 Incluir traslado / adición dentro del presupuesto del Área solicitante 3 aprobado PÁGINA 4 DE 7

5 DIAGRAMA DE FLUJO CONSEJO SUPERIOR RECTOR COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECTOR DE PLANEACIÓN VICERRECTOR FINANCIERO Y DE TECLOGÍA DIRECTOR FINANCIERO COORDINADOR DE PRESUPUESTO Y CONTROL FINANCIERO DIRECTOR / JEFE ÁREA REGISTROS 4 3 Controlar que el aplicativo contable se mantenga actualizado con la información de ingreso, costos y gastos, de acuerdo con el Procedimiento de Información Financiera Generar mensualmente del aplicativo contable los reportes de ingresos, costos y gastos Reportes financieros Preparar mensualmente el Presupuestal consolidado Presupuestal Revisar y realizar los ajustes del Presupuestal Remitir el Presupuestal a las Áreas Académicas y Administrativas Presupuestal Realizar el seguimiento y evaluación de la Ejecución Presupuestal Presentar mensualmente el Informe de Ejecución Presupuestal al Comité Administrativo y Financiero y al Consejo Superior FIN PUNTO DE CONTROL PÁGINA 5 DE 7

6 REGISTRO QUIEN ARCHIVA COMO ARCHIVA DONDE ARCHIVA citación a capacitación elaboración proyecto de presupuesto individual (PrPI) PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA CONTROL DE REGISTROS Correo electrónico correos enviados TIEMPO DE ARCHIVO EN OFICINA TIEMPO DE ARCHIVO EN INACTIVO Lista asistencia a capacitación elaboración proyecto de presupuesto individual (PrPI) En archivador Oficina, en carpeta presupuesto año X remisión formato de proyecto de presupuesto individual (PrPI) diligenciado Correo electrónico correos enviados Institucional (PIN) aprobado por Consejo Superior Secretaria de Secretaría General En archivador Oficina Secretaría General, en carpeta presupuesto año X 5 Años 6 Años remisión Institucional (PIN) aprobado por Consejo Superior Correo electrónico correos enviados Presupuestal En archivador Oficina, en carpeta presupuesto año X PÁGINA 6 DE 7

7 INDICADORES MBRE PROPÓTO FÓRMULA UNIDAD DE MEDIDA META TENDENCIA PERIODICIDAD FUENTE DE INFORMACIÓN RESPONSABLE Nivel de ejecución de ingresos, costos y gastos Mide de manera individual el porcentaje ejecutado de los ingresos, costos y gastos de acuerdo con el Institucional (PIN) aprobado por el Consejo Superior (Valor ejecutado en el periodo / Valor presupuesto del periodo) * 100 % 100% ESTABLE Mensual y acumulado Informe de ejecución Coordinador de Adiciones y traslados es Mide el número y valor de adiciones y traslados es aprobadas por el Consejo Superior (Valor total adiciones es / Valor presupuesto aprobado) * 100 Número de adiciones y traslados es por área Pesos $ $ 0.00 ESTABLE Unidad 0 ESTABLE Mensual y acumulado Mensual y acumulado Formato para la solicitud de traslado o adición aprobado Formato para la solicitud de traslado o adición aprobado Coordinador de Coordinador de PÁGINA 7 DE 7

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