MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA GRUPO DE PLANEACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL

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1 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA GRUPO DE PLANEACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA INFORME DE EJECUCIÓN CUARTO TRIMESTRE DE 2011 ENERO DE 2012

2 INTRODUCCIÓN De acuerdo con los términos establecidos en la Ley 489 de 1998, el Decreto 3622 de 2005 y la Resolución Ministerial No del 05 de junio de 2006, se procede a presentar el informe de seguimiento al Plan de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Minas y Energía correspondiente a las actividades adelantadas con corte a diciembre 31 de Este informe contiene la verificación del avance en el SIGE de cada una de las políticas establecidas: 1. Desarrollo del Talento Humano, 2. Gestión de Calidad, 3. Democratización de la Administración Pública, 4. Moralización y Transparencia en la Administración Pública, 5. Rediseños Organizacionales. El seguimiento fue realizado con base en la información que reportó cada líder de política de las diferentes dependencias responsables de la Ejecución del Plan de Desarrollo Administrativo, las cuales son: Grupo de Talento Humano, Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional, Grupo de Participación Ciudadana y Grupo de Servicios Administrativos. Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 2

3 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO EJECUCIÓN A DICIEMBRE 31 DE 2011 No. Política Programado Ejecutado 1 Desarrollo del Talento Humano Estatal 100% 90% 2 Gestión de la Calidad 100% 100% 3 Democratización de la Administración Pública 100% 96% 4 Moralización y Transparencia en la Administración Pública 100% 92% 5 Rediseños Organizacionales 100% 99% Promedio Avance 100% 95.4% Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 3

4 PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO AVANCES CUARTO TRIMESTRE DE 2011 POLITICA # 1 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL En la meta disponer de una plataforma Elearning para complementar el Plan y programa de inducción y reinducción de los miembros del equipo de trabajo de la entidad, se instaló la Plataforma LMS y está en proceso de implementación. En la meta planes de desarrollo individual suscrito por cada uno de los funcionarios de la entidad como resultado del estudio de brechas, La meta se cumplió en el tercer trimestre. POLITICA # 2 GESTIÓN DE LA CALIDAD En la meta establecer metodología para medir los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, se cumplió en el primer trimestre. Sin embargo se continúa el seguimiento a los indicadores y en la página Web del Ministerio se encuentra publicado los avances del tercer trimestre. En la meta comités de coordinación de los sistemas integrales de calidad, se realizaron dos subcomités operativos SIGME el 27 de octubre, donde se aprobaron 3 procesos así: 1) Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión (Procedimiento para la elaboración de documentos), 2) Proceso Comunicación Institucional (Procedimiento para el suministro de la información que genera el ministerio para los diferentes grupos de interés y funcionarios de la entidad, manejo de la red social Twitter y Facebook), 3) Proceso Gestión del Talento Humano (Procedimiento formulación y ejecución del plan de salud ocupacional). Se comunicó la continuación de las auditorías de calidad correspondientes al segundo ciclo, con los procesos misionales y de apoyo. La firma B&A consultores Ltda entregó diploma a los nuevos auditores internos de calidad el pasado 30 de noviembre. En el Comité del 01 de diciembre se aprobaron 6 procesos: 1) Proceso Comunicación Institucional (procedimiento para consolidar la información de cooperación técnica internacional del MME y caracterización), 2) Proceso de Gestión de Recursos Físicos (caracterización, manual para el manejo de los bienes de propiedad del MME, procedimiento mantenimiento y control de infraestructura, instructivo publicación de actos administrativos del MME, Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 4

5 instructivo publicación de avisos en medios de comunicación, instructivo control de servicios públicos), 3) Proceso Gestión del Talento Humano (procedimiento formulación y ejecución del plan de capacitación), 4) Proceso Administración del Sistema integrado de Gestión (listado maestro de documentos), 5) Proceso Apoyo Jurídico (normograma versión 2) y 6)Proceso Auditoria Interna de calidad (formato programa anual de auditorías). Por último, se presentó una propuesta para la revisión de la política y los objetivos de calidad, con el fin de armonizarlo con la planeación estratégica posterior a la reestructuración. En la meta del Plan de Mejoramiento Continuo se cuenta con el plan de cada uno de los procesos del SGC, se encuentra cumplida en el primer trimestre. Sin embargo se continúa el seguimiento al Plan de Mejora de acuerdo con los hallazgos encontrados en el segundo ciclo de auditorías internas realizadas en el último trimestre. POLÍTICA # 3 DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA En la meta: realizar la audiencia pública de rendición de cuentas de acuerdo con los lineamientos del DAFP y transparencia por Colombia : se realizó el 16 de noviembre de 2011 en la Biblioteca Virgilio Barco un evento en conjunto con la UPME e Ingeominas; donde se rindió cuentas de los temas más relevantes sugeridos por la ciudadanía en los sectores: minero, energético, hidrocarburos y gas. Se obtuvo un nivel de satisfacción del 86% / 100% ó de 4.3 / 5.0 por parte de los ciudadanos de acuerdo con las encuestas realizadas. En la meta. elaborar una estrategia de comunicaciones en la entidad con el fin de generar acciones que incentiven la participación ciudadana : la meta se encuentra cumplida. La estrategia está compuesta por: un objetivo general, objetivos específicos, acciones propuestas, metas, factores comunes y de representación del sector, atributos, mensaje, slogan Servimos con energía para mover a Colombia y a el mundo y el logo. En la meta: cumplir con 100% de la fase V de Gobierno en línea Democracia en línea,: esta meta no se presentan avances, ya que la entidad está a espera de lineamientos de Gobierno en Línea, la última actualización fue en junio de POLÍTICA # 4 MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 5

6 En la meta: realizar una rendición de cuentas interna en la entidad,: se solicitó al Viceministro de Energía realizar la rendición de cuentas interna sobre la reestructuración para todos los funcionarios, la cual no se logró cumplir. La meta: divulgar manual de buenas acciones entre los servidores públicos de la entidad,: el manual se divulgó al interior del Ministerio. La meta: sensibilizar a los servidores públicos de la entidad sobre los riesgos de corrupción en sus procesos,: el día 6 de octubre de 2011 en el auditorio de la UPME se dictó una charla sobre la Ley 1474 de julio de 2010 "Nuevo Estatuto Anticorrupción". POLÍTICA # 5 REDISEÑOS ORGANIZACIONALES En la meta: realizar estudios técnicos y decretos presentado al DAFP, con facultades ordinarias y extraordinarias,: se han realizado las siguientes actividades: Es de aclarar que en el SIGE Sistema de Información Gerencial, donde se realiza el seguimiento a las políticas del Plan de Desarrollo Administrativo, para la meta No. 5 no se continuará alimentando, teniendo en cuenta que las acciones allí planteadas al inicio del año no se ajustan a la realidad de la reestructuración del Ministerio, en virtud de lo anterior, la líder de la Política procedió a replantear las acciones para el tercer y cuarto trimestre, las cuales se anexan con su respectivo seguimiento. Las metas que se encuentran cumplidas, en la herramienta SIGE se pueden evidenciar los productos finales con la fecha de cumplimiento. Como se puede observar para el cierre del año 2011 del 100% programado se cumplió el 95.4% del total de las políticas del Plan de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Minas y Energía. Se resalta que la política No.2, Gestión de la Calidad, cumplió con el 100% de las metas formuladas. La más rezagada fue la política No.1 Desarrollo del Talento Humano Estatal con un 90%, reflejado en la meta No. 1, cuyo indicador es montaje de los recursos en la Plataforma Elearning. Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 6

7 PLAN DE ACCIÓN Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 7

8 Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 8

9 SEGUIMIENTO PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 2011 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA POLÍTICA # 1 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL Acciones Pond Metas Indicador Fechas AVANCE Progr Ejec. 1 T 2 T 3 T 4 T T PLATAFORMA ELEARNING 50% Disponer de una Plataforma Elearning para complementar el Plan y Programa de Inducción y Reinducción de los miembros del Equipo de Trabajo de la entidad Montaje de los cursos en la Plataforma PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL 50% Planes de Desarrollo Individual suscrito por cada uno de los funcionarios de la Entidad como resultado del Estudio de Brechas Planes de Desarrollo Suscritos POLÍTICA # 2 GESTIÓN DE LA CALIDAD Acciones Pond Metas Indicador Fechas AVANCE Progr Ejec. 1 T 2 T 3 T 4 T T ASEGURAR UNA GESTIÓN EFECTIVA EN LA ENTIDAD 50% 25% Establecer metodología para medir los indicadores de Eficiencia, Eficacia y Efectividad Comités de Coordinación de los Sistemas Integrales de Calidad Metodología diseñada No. Cómites realizados/no. de Comites programados % Programas de Mejoramiento continuo Programa diseñado POLÍTICA # 3 DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Acciones Pond Metas Indicador Fechas AVANCE Progr Ejec. 1 T 2 T 3 T 4 T T FACILITAR EL CONTROL SOCIAL DE LA CIUDADANÍA Y LA DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 40% 20% 40% Realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de acuerdo con los lineamientos del DAFP y Transparencia por Colombia Elaborar una estrategia de comunicaciones en la entidad con el fin de generar acciones que incentiven la participación Ciudadana Cumplir con el 100% de la fase V de Gobierno en Línea "Democracia en Línea", de acuerdo con lista de chequeo a cumplir para cada entidad. Calificación mínima de 4.0 / 5.0 en la evaluación de satisfacción de la ciudadanía asistente a la Audiencia Pública Entidad Un documento elaborado y aprobado por la entidad % de los lineamientos cubiertos Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 9

10 POLÍTICA # 4 MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Acciones Pond Metas Indicador LOS DIRECTIVOS, ASESORES Y PROFESIONALES CON PERSONAL A CARGO DEBEN INFORMAR Y EXPLICAR SUS ACTOS A LOS DEMÁS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ENTIDAD 40% Realizar una rendición de cuentas interna en la entidad 1 Rendión de Cuenta Interna en la Entidad Fechas AVANCE Progr Ejec. 1 T 2 T 3 T 4 T T DIVULGAR EL MANUAL DE BUENAS ACCIONES 30% IDENTIFICAR LOS PROCESOS DE MÁS ALTO RIESGO DE CORRUPCIÓN EN LA ENTIDAD 30% Divulgar el Manual de Buenas Acciones entre los servidores públicos de la entidad Sensibilizar a los servidores públicos de la entidad sobre los riesgos de corrupción en sus procesos No. de Servidores Públicos Sensibilizados / No. de Servidores Públicos Convocados No. de Servidores Públicos sensibilizados / No. de Servidores Públicos convocados POLÍTICA # 5 REDISEÑOS ORGANIZACIONALES Acciones Pond Metas Indicador ADELANTAR EL PROCESO DE REESTRUCTURACIÓN EN EL SECTOR CON FACULTADES EXTRAORDINARIAS ADELANTAR EL PROCESO DE REESTRUCTURACIÓN EN EL SECTOR CON FACULTADES ORDINARIAS 50% 50% Estudios Técnicos y Decretos presentados al DAFP Estudios Técnicos y Decretos presentados al DAFP Estudios Técnicos Presentados al DAFP Estudios Técnicos Presentados al DAFP Fechas AVANCE Progr Ejec. 1 T 2 T 3 T 4 T T Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 10

11 AVANCES CUARTO TRIMESTRE No. ACCIONES PONDERACIÓN MME 1 Contratación para la Elaboración de los estudios técnicos para el proceso de reestructuración de la entidad 10% 10% Se contrató al sr. Reinaldo Ramírez consultor experto en los procesos de reestructuración en los plazos previstos. 2 Elaboración de los Estudios Técnicos con la metodología de DAFP, hasta el numeral % 30% Se presentó al Comité técnico de reestructuración el documento en mención, en el plazo previsto 3 Elaboración de los estudios técnicos de la Planta de Personal: 3.1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo Evaluación de la prestación de los servicios Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos. 40% 40% Se entregaron al comité técnico de reestructuración los estudios técnicos de la planta de personal el 9 de septiembre. 4 Presentación del Estudio técnico final con los proyectos de decreto de planta de personal y estructura 10% 10% Se remitió a la coordinación del comité técnico de reestructuración los estudios técnicos y actos administrativos finales el 15 de septiembre de Elaboración o ajuste al Manual de Funciones, requisitos y competencias laborales 10% 9% A 6 de octubre de 2011, se tiene ajustado el Manual de funciones en un 50% 99% Grupo de Planeación y Cooperación Técnica Internacional Página 11

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Matriz Plan de. Comunicaciones del Sistema. Integrado de Gestión Página 1 de 6 Integrado de Gestión Página 1 de 6 4.1 Requisitos generales 4.1 Requisitos generales 4.2 Gestión documental 4.2 Gestión de 4.2 Gestión documental 4.2.3 Control de. 4.2.4 Control de registros. Una vez Informe

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