GESTION DE LA INFORMACION CONTROL DOCUMENTAL OFICIO

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1 PAGINA Página 1 de 1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno: LUZ EUGENIA VINASCO RODRIGUEZ Período evaluado: MARZO- JUNIO 2017 Fecha de elaboración: AGOSTO CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN La entidad elaboro y presento Plan de Saneamiento Fiscal y Financiero ante el Ministerio de Salud. Se fortalecieron los diferentes comités de la Institución El Comité de Bienestar Social está desarrollando sus actividades con los servidores El Programa de Bienestar Social se encuentra documentado e implementado a los servidores de la entidad. La Institución ha creado un comité de bienestar e incentivos La Plataforma Estratégica institucional se encuentra en proceso de actualización. La institución posee procesos, caracterizaciones y la mayoría de sus procedimientos pero se requiere que sean actualizados Se realizó cambio de proveedor de internet, separando la red de datos del hospital con el internet, disminuyendo costos y problemas de bloqueo con el servidor. Se realizó la rendición de cuentas a la comunidad vigencia 2016 Seguridad y salud en el trabajo (salud ocupacional) Este sistema se diseñó e implementó.

2 PAGINA Página 2 de 1 La institución no realizo la evaluación del desempeño para la vigencia 2017, faltando a la normatividad vigente. La entidad no cuenta con un plan institucional de capacitación La institución no cuenta con un programa de inducción y re-inducción La Entidad no realiza análisis interno ni externamente para identificar su capacidad institucional y definir las estrategias para el logro de sus objetivos. No se evidencia desarrollo del programa de Bienestar Social e incentivos durante el segundo cuatrimestre No se evidencia avance en la documentación de las guías y protocolos de atención de la entidad, con sus respectivas listas de chequeo El Mapa de Procesos Institucional no se encuentra documentado El código de ética no se ha actualizado, ni se ha realizado eventos de su difusión. El Proceso de Selección de Personal no se encuentra documentado, El Organigrama Institucional aprobado no es funcional en la gestión de los procesos. La Política de Administración de Riesgos no se ha definido, no se han identificado los riesgos de los procesos caracterizados y no se ha evaluado su impacto y probabilidad de ocurrencia. El Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano se formuló pero no se ha elaborado el Mapa de Riesgos de Corrupción ni se ha realizado despliegue a las estrategias de Racionalización de Tramites, Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información, y Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano. El Manual de Operaciones no ha sido documentado. No existe una política de divulgación de los procedimientos cuando se presentan cambios normativos. No se ha realizado medición del Clima Organizacional. El Manual de Funciones Institucional no se encuentra actualizado y no cumple con los requerimientos legales.. No se ha realizado difusión y socialización del mapa de procesos y procedimientos. La revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores no se está realizando. No se han realizado eventos y actividades para la difusión y socialización de las políticas de operación.

3 PAGINA Página 3 de 1 MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Se rindieron informes periódicos del estado del Sistema de Control Interno de la entidad a la Alta Dirección para que fueran publicados en la página Web de institución. Se elaboraron listas de chequeo de los protocolos actualizados para facilitar su verificación. Los servidores públicos que laboran en la entidad se encuentran altamente comprometidos con el cumplimiento de la misión y la visión institucional. Se evidencia un gran avance en el seguimiento y evaluación de las PQRS la coordinación de esta área ha estado atenta cada mes, realizando la apertura de los buzones de sugerencias que contienen los requerimientos de parte de la comunidad. Se elaboran listas de chequeo de los protocolos actualizados para facilitar su verificación. Se programaron auditorías a los procesos de apoyo. Se dio inicio al fortalecimiento de la cultura del autocontrol y autorregulación en todos los niveles de la institución por parte de la Oficina de Control Interno. Falta de capacitación y socialización de los funcionarios de la institución frente a las oportunidades de mejora que generan las auditorias. No se evidencia registro de la institución ante el SIGEP, faltando al decreto 2842 de 2010, incumpliéndose con los parámetros establecidos por la ESAP frente a la Ley Anticorrupción. Se Evidencia demora frente a la contratación con las EPS, afectando los ingresos de la Institución Se sigue detectando la falta de actualización de los procesos de la empresa No se lleva un seguimiento estricto en lo que tiene que ver con el mapa de riesgos. NO se evidencia reglamento interno de trabajo en sitio visible para funcionarios

4 PAGINA Página 4 de 1 ni visitantes No se evidencia buen Stock de insumos en bodega. No se evidencia en sitio visible los objetivos de la institución No se evidencia funcionarios con carnetización No se ha realizado seguimiento al sistema de evaluación del desempeño laboral en cumplimiento de los decretos 1567 de 1998 y 1227 de 2005 con el fin de identificar niveles de insatisfacción del cliente interno e implementar correctivos. No se ha realizado seguimiento al Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención PAMEC. Se evidencia que se realizan descuentos a los funcionarios para pagos de obligaciones bancarias pero estos pagos no se realizan oportunamente a las entidades bancarias por parte de la Subgerencia, afectando la historia crediticia de los funcionarios. Se realizan inconvenientes y atrasos en la realización de las auditorías realizadas a los procesos de presupuesto, caja menor, actos administrativos, proceso de contratación, debido a la demora en la entrega de la información solicitada. El contrato de funerales los Olivos, contraído con la ESE se encuentra cancelado, ocasionando problemas para la institución debido a que hasta el momento los funcionarios no cuentan con este servicio pero el descuento de les sigue realizando de manera mensual. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La institución fortaleció la oficina de Información y Atención al Usuario la cual realiza la recepción y tramite de PQRS se cuenta con buzones de sugerencias ubicados en lugares estratégicos, se realizan encuestas de medición de la satisfacción de los usuarios. Se realizó Rendición de cuentas a la comunidad de la vigencia La página Web de la institución ya se encuentra habilitada

5 PAGINA Página 5 de 1 No se evidencia uso de correos internos en las diversas áreas de la Institución El comité de archivo no se encuentra conformado El Portafolio de Servicios no fue publicado en la página web, intranet y no se encuentra impreso en la Oficina de Atención al Usuario La entidad no ha elaborado las Tablas de Retención Documental No se cuenta con custodia de la información institucional. No se ha aplicado la metodología para identificar las necesidades y expectativas de los clientes institucionales. El procedimiento de resolución de las peticiones quejas y reclamos no se ha actualizado, e incumple con lo establecido en el artículo 55 de la Ley 190 de No se han adoptado algunas directrices emanadas en la Ley 962 de 2005, Ley 1171 de 2007 y Decreto 0019 de 2011 (Anti tramites y adulto mayor) La página Web institucional no cumple con los lineamientos de Gobierno en Línea. Los Estados de la actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental de la institución no son publicados mensualmente. La estrategia de comunicación interna (que incluye política, plan y canales de comunicación) que permite el flujo de la información entre sus diferentes niveles y áreas no se ha documentado ni implementado. La información de la página web no está completamente actualizada y no posee registro de números de visitantes, intranet, correos internos e institucionales. No se revisa la eficiencia, eficacia y efectividad de la estrategia de comunicación interna La Entidad pública no mantiene actualizada en su página Web con información. La Entidad no cuenta con una estrategia de comunicación interna que permite el flujo de información entre sus diferentes niveles y áreas. TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS La Entidad incluyó la estrategia de rendición de cuentas en el Plan de Acción Anual o plan anticorrupción y de atención al ciudadano

6 PAGINA Página 6 de 1 La entidad no cuenta con un proceso o procedimiento para la rendición de cuentas. Estado general del Sistema de Control Interno El MECI es un modelo que debe estar en continuo desarrollo y evolución para su mantenimiento. La ESE Hospital del Rosario no ha implementado acciones encaminadas al fortalecimiento y cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno, pese a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno de elaborar un plan de mejoramiento que permita fortalecer la implementación de cada uno de los elementos del MECI. Recomendaciones Se requiere de manera urgente, adecuar y utilizar las tablas de retención documental (TRD) y todo lo que corresponde al tema de Gestión Documental. Se requiere fortalecer y capacitar al área de ventanilla Única Dar cumplimiento al cronograma de los diferentes comités operativos de la institución. Actualizar el manual de funciones y competencias laborales. Se debe implementar planes de mejora para la gestión del Riesgos. Fomentar el plan de capacitaciones Institucional Desarrollar e implementar las estrategias de Gobierno en Línea y Cero Papel. Actualizar la página web de la institución. Fortalecer el funcionamiento de la Institución en un modelo de operación por procesos. Fortalecer e Implementar procedimientos de autoevaluación con el proceso de actualización que se está llevando a cabo, para que según los resultados se generen planes de mejora, acciones preventivas y correctivas. Realizar las revisiones pertinentes, actualización y difusión de las políticas

7 PAGINA Página 7 de 1 operativas de la entidad que permitan permanentemente la claridad en la definición y alcance de los objetivos y metas institucionales. Fortalecer permanentemente la cultura del autocontrol, la autorregulación y la autogestión como bases fundamentales del Modelo Estándar de Control. Implementar e implantar mecanismos de control por procesos. Conformar un equipo multidisciplinario idóneo para ejecutar el Plan anual de Auditorias. Consolidar el Mapa de Riesgos Institucional. Capacitar auditores internos Implementar l la metodología para la formulación y evaluación de Planes de Mejoramiento (Institucional, por proceso e individual). Realizar actividades en busca de crear un sentido de pertenencia y compromiso con la institución. Hacer seguimiento por parte del representante de la alta dirección, al compromiso y cumplimiento de todo el sistema del MECI por parte de los empleados de la institución. LUZ EUGENIA VINASCO RODRIGUEZ Jefe de Control Interno PUBLICACIÓN EN PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO DE GINEBRA