Dirección de Talento Humano

Transcripción

1 Dirección de Talento Humano

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3 1. Bienvenida 2. Verificación Quorum 3. Lectura y aprobación del acta anterior 4. Recordemos El Manual de Operación del Equipo MECI-CALIDAD 5. Seguimiento al Plan de Trabajo SIG Semestre II de Presentación Plan de Auditorías Internas de Calidad 7. Definición de próximas actividades 8. Proposiciones y varios

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5 La Secretaría Administrativa y la Dirección de Talento Humano de la Gobernación del Tolima, le da la más cordial bienvenida a todos los integrantes del Equipo MECI-CALIDAD Agradecemos la responsabilidad, disciplina, esmero y dedicación, con la que han asumido su rol como integrante del Equipo MECI-CALIDAD, durante los últimos 10 años de creación de nuestro Sistema Integrado de Gestión. Para este nuevo año, una vez más necesitamos de sus habilidades y experiencia para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

6 Resolución 0214 de 2015

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10 Estado de avance con fecha de corte a 25 de Agosto: 45% FASE OBJETIVOS JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC % AVANCE Coordinar la reunión mensual del Equipo MECI-CALIDAD de la Entidad. 50% EVIDENCIAS Se realizó la reunión del mes de junio el 16 de junio, la de julio el 21 de julio y la de agosto el 25 de agosto Preparar el material de la reunión y acompañar a la Representante de la Dirección en el desarrollo del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno 0% El CCSCI previsto para el mes de julio de 2016, se reprogramó para el mes de agosto SOCIALIZACIÓN Y Preparar y desarrollar la jornada de inducción y reinducción del personal de planta AFIANZAMIENTO DEL de la Administración Central Departamental. COMPROMISO INSTITUCIONAL EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIG Diseñar la metodología y lineamientos para la inducción de personal de planta y contratistas en la Gobernación del Tolima. Preparar y desarrollar una jornada de inducción y reinducción para el personal contratista, de la Entidad. Preparar y desarrollar una jornada de inducción para el equipo directivo de la Gobernación del Tolima 100% 100% 100% 100% El 11 de mayo se realizó la Jornada de Inducción para el equipo de contratistas de la Entidad. La Jornada de inducción y reínducción para el personal de planta se realizó entre el 04 y el 15 de julio, por grupos de dependencias. Dichas jornadas de trabajo se programaron a través de la Circular 040 del 18 de mayo de 2016 y se realizaron en total 8 jornadas de inducción. El material utilizado, se encuentra disponible en el enlace del SIG - Carpeta Inducción 2016 Consolidación y seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora, que constituyen el insumo de los planes de mejoramiento por procesos. 42% Se está realizando el seguimiento a las AC y AP, a través del seguimiento al cumplimiento del Plan de Trabajo definido en el SIG. En el mes de agosto, se implementará la herramienta para la autoevaluación de cada uno de los procesos, en donde está contemplado el seguimiento a las AC y AP de las auditorías internas anteriores MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Ajustes y actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, según las necesidades detectadas por la operación de los procesos. * Plan Estratégico de Gestión Humana * Manual de Procedimientos 30% A la fecha de corte se cuenta con un documento que está en proceso de aprobación con el Plan Estratégico de Gestión Humana (Capacitación, Bienestar e Incentivos) La Sec. De Salud inició el proceso de actualización de procedimientos * Matriz de indicadores Actualización y seguimiento de los componentes de Riesgos de Corrupción y Mecanismos para aumentar la satisfacción del Cliente, incluidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, para su validación con la Secretaría de Planeación y TIC. 42% Se está realizando el seguimiento a dichos componentes, de manera particular se apoyo a la Secretaría de Planeación y TIC en el proceso de revisión y socialización de la estrategia de rendición de cuentas. Realizar una jornada de actualización para los auditores internos de calidad de la Entidad, que ya se encuentran certificados. 0% Jornada reprogramada para el mes de septiembre de 2016 EVALUACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Planear y coordinar un (1) ciclo de auditoría interna de calidad, para los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación que conforman el modelo de operación por procesos de la Gobernación del Tolima. 20% En la reunión del 25 de agosto, se presentó la propuesta de plan de auditorías internas de calidad, las cuales se realizarán entre el 4 y 14 de octubre de 2016 Consolidar y realizar seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultantes del ciclo de auditorías internas de calidad. 0% Actividad prevista para iniciar en el mes de Septiembre Preparar y coordinar la reunión de revisión por la dirección. 0% Actividad prevista para desarrollar en el mes de diciembre

11 ACTIVIDAD PLAZO OBSERVACIONES 1. CONOCER Y APLICAR EL CODIGO DE ETICA Y DE BUEN GOBIERNO DEFINIDO EN LA ENTIDAD. 2. CUMPLIR CON LOS LINEAMIENTOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y ACUERDOS DE GESTIÓN 30 de Agosto 15 de junio Se solicitará el diligenciamiento del ACTA DE COMPROMISO CON EL SIG, por parte de los delegados del Equipo MECI-CALIDAD de cada dependencia y el directivo de mayor nivel. A la fecha se cuenta con un cumplimiento del 95% en las evaluaciones de desempeño y se está realizando un acompañamiento personalizado por parte de la Dirección de Talento Humano, frente a los acuerdos de gestión. 3. REPRESENTANTE DEL EQUIPO MECI-CALIDAD 14 de junio 4. PARTICIPAR EN LA JORNADA DE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN Se recibieron ajustes de las siguientes dependencias: Fondo de Pensiones: Fernando Medellín, Sec. Des. Agropecuario: Yeimy Robayo Sec. Salud: Luz Stella Reyes, Sandra Milena Peña, Sandra Tapias, Alix Herrera, Victoria Rodríguez Cerón, Yenni Ortega, Ma. Cristina Chamorro, Jasbleidy Arias, Actividad culminada. Se realizaron un total de 8 jornadas de inducción, en la que participaron 292 funcionarios, equivalente a un 72% del total de la planta

12 ACTIVIDAD PLAZO OBSERVACIONES 5. CONOCIMIENTO DEL PROCESO O PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA COMO RESPONSABLE 6. CONOCER EL PROCESO EN EL QUE PARTICIPA COMO FACILITADOR Y ASUMIR SUS FUNCIONES 7. PARTICIPAR EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (INTERNO Y EXTERNO) 8. PRESENTAR EL INFORME SEMESTRAL DE GESTIÓN Septiembre de agosto 30 de Agosto Se solicitará el diligenciamiento del ACTA DE COMPROMISO CON EL SIG, por parte de los delegados del Equipo MECI- CALIDAD de cada dependencia y el directivo de mayor nivel. Entre el 25 y el 30 de julio se repartieron un total de 1050 encuestas, distribuidas en 51 dependencias de la Entidad. Hasta el próximo 30 de agosto se recibirán para su tabulación. Estaba pendiente la revisión y observaciones al formato presentado en la reunión anterior, por parte del Equipo MECI-CALIDAD

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14 Clientes o usuarios de la Gobernación Expectativas - Necesidades - PQRS MAPA DE PROCESOS FORMULACIÓN, ADOPCIÓN Y/O IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS PUBLICAS SECTORIALES O POBLACIONALES - FP GESTION Y DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVERSION - GP GENERACIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN - GS INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL - IV SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA GESTIÓN MUNICIPAL - SE ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y/O ASISTENCIA TÉCNICA -AT GESTIÓN ESTRATÉGICA - GE PLANEACIÓN DEL DESARROLLO - PD GESTIÓN DE COMUNICACIONES - GC GESTIÓN DE TIC - GT MEJORAMIENTO CONTINUO -MC Procesos Estratégicos PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO - PS ATENCION AL CIUDADANO - AC Procesos Misionales GESTIÓN HUMANA GH GESTIÓN FINANCIERA -GF GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS, INFRAESTRUCTURA Y METROLOGÍA - RF GESTIÓN JURÍDICA - GJ GESTIÓN CONTRACTUAL - CB GESTIÓN DOCUMENTAL - GD ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA - AP GESTIÓN CONTROL DISCIPLINARIO - CD Procesos de Apoyo Satisfacción Clientes o usuarios de la Gobernación EVALUACIÓN INDEPENDIENTE - EI Procesos de Evaluación Versión 04 Vigente desde: 04/08/2014

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16 PROCESO DE EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE EXTERNO Se distribuyeron un total de 1050 encuestas de satisfacción, en 51 dependencias. Las encuestas de satisfacción deben entregarse de manera INMEDIATA para su tabulación y análisis. Punto de Recepción: Oficina de Talento Humano

17 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ACTA DE COMPROMISO CON EL SIG Con plazo máximo a 15 DE SEPTIEMBRE, se debe realizar el diligenciamiento del ACTA DE COMPROMISO CON EL SIG, suscrito por el Directivo de la dependencia, según el modelo adjunto.

18 REUNIÓN PARA EXPLICAR LA METODOLOGIA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME DE GESTIÓN, AUDITORÍAS INTERNAS, ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y MAPAS DE RIESGOS Martes Septiembre 06 de :00 a.m. a 10:00 a.m. Salón Tolima 7 Días Centro de Convenciones Asistentes: Delegados de los facilitadores de procesos

19 JORNADA DE INDUCCION NUEVOS INTEGRANTES DEL EQUIPO MECI-CALIDAD Martes Septiembre 06 de :00 a.m. a 12:00 m. Salón Tolima 7 Días Centro de Convenciones Asistentes: Integrantes del Equipo MECI-CALIDAD que ingresaron a partir del año 2015

20 JORNADA DE ACTUALIZACIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD Jueves Septiembre 08 de :00 a.m. a 3:00 p.m. Pendiente por confirmar el lugar! Asistentes: Auditores Internos de Calidad

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22 GRACIAS