PROCEDIMIENTO APLICACIÓN DE EVALUACIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL PROCESO GESTIÓN HUMANA

Transcripción

1 Página: 1 de 5 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para la elaboración y aplicación de la evaluación de clima organizacional de la Fundación FES con el fin de implementar estrategias para el mejoramiento del ambiente laboral y la satisfacción de los colaboradores. 2. ALCANCE Incluye desde el diseño de la evaluación, su aplicación a todos los colaboradores hasta el seguimiento del plan de intervención. 3. DEFINICIONES Áreas de satisfacción: Son las diferentes dimensiones o características de la organización que se constituyen en condiciones que generan una satisfacción o insatisfacción en el colaborador o contratistas. Colaborador: Persona contratada por la Fundación FES, para el desempeño de una labor. Colaborador de planta de personal: Persona contratada por la Fundación FES y que pertenece a la planta de personal. Colaborador de proyectos: Persona contratada por la Fundación FES para participar en la ejecución de un proyecto Clima organizacional: El ambiente generado por las emociones, actitudes y demás factores relacionados con la motivación de los colaboradores y contratistas. Instrumento de evaluación de clima organizacional: Documento estructurado en donde se formulan preguntas donde el colaborador o contratista expresa su opinión sobre las áreas de satisfacción de la Fundación, con el fin de medir el clima organizacional e identificar oportunidades de mejora. Parámetros de medición: Medida cualitativa y cuantitativa que describe las opciones de respuesta en el instrumento de medición. Plan de Intervención: Definición de actividades, tiempos de ejecución, asignación de responsables y otros, orientadas a mejorar la percepción del clima organizacional con respecto a factores identificados como críticos.

2 Página: 2 de 5 4. RESPONSABLE Coordinador de Gestión Humana. 5. CONDICIONES Cumplir con el tiempo informado por el Coordinador de Gestión Humana para la entrega de la evaluación debidamente diligenciada por los colaboradores. La muestra mínima requerida para hacer la tabulación de los resultados de la evaluación será del 80% del total de colaboradores. Los colaboradores que tengan menos de 2 meses laborando con la Fundación NO aplican la evaluación. La estructura del instrumento de medición es revisada y ajustada si es necesario cada año. La evaluación de clima organizacional se realiza durante el primer trimestre de cada año, según la programación definida por el Coordinador de Gestión Humana. Es importante establecer compromisos entre los coordinadores y/o directivos de área para la implementación y desarrollo del plan de intervención, de acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluación de clima organizacional. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Diseñar la Evaluación de Clima Organizacional Se define con el Director Administrativo y Financiero la programación para la aplicación de la evaluación de clima organizacional, su alcance y objetivo. El Coordinador de Gestión Humana inicia con el diseño de la evaluación teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Los factores que influyen en la situación actual de la Fundación FES. Los resultados de evaluaciones anteriores. Las observaciones de la alta gerencia. Para estructurar la evaluación se definen los siguientes aspectos: El grupo objetivo a aplicar la encuesta

3 Página: 3 de 5 La formulación de preguntas. El tipo de escala de respuesta. La revisión del diseño del formato a emplear. La definición de la herramienta a utilizar para su aplicación. Cronograma de evaluación, tabulación y presentación de resultados. La forma de tabular las respuestas recibidas. Una vez definida la estructura se elabora el instrumento de medición para proceder a su aplicación. El formato de Evaluación de Clima Organizacional corresponde al F- GH-11. El instrumento de evaluación de clima organizacional se valida con dos o tres colaboradores para garantizar su coherencia, su facilidad de entendimiento y facilidad de diligenciamiento. En el caso de recibir retroalimentación de mejora del instrumento de medición, se realizan los ajustes correspondientes. Para el diseño de la evaluación se puede tener asesoría de entidades externas. 6.2 Validar base de correos electrónicos de colaboradores y contratistas de proyectos. El Coordinador de Gestión Humana valida con el Coordinador de Sistemas la actualización de los correos electrónicos de los colaboradores de planta y se verifican los correos electrónicos de los colaboradores de proyectos, según la información que se tenga de ellos. De esta manera garantizar que el instrumento llegue al evaluador. 6.3 Coordinar la implementación de la campaña de sensibilización. El Coordinador de Gestión Humana con el apoyo del Coordinador de Comunicaciones realiza una campaña de sensibilización por los diferentes medios establecidos, para dar a conocer el objetivo de la evaluación, la aplicación oportuna de ésta y la importancia de la participación de todos los colaboradores. La campaña de sensibilización se realiza con una semana de anticipación a su aplicación, con el fin de generar expectativa a los colaboradores. 6.4 Aplicar la Evaluación de Clima Organizacional El Coordinador de Gestión Humana envía el instrumento de medición a cada uno de los colaboradores a su respectivo correo electrónico verificando que éstos lleguen a su destinatario.

4 Página: 4 de 5 A los colaboradores se les informa el tiempo máximo de recepción del instrumento diligenciado y el medio a través del cual lo enviarán. Durante la actividad de aplicación se resuelven inquietudes que se presenten para agilidad al desarrollo de la medición. dar 6.5 Tabular los resultados El Coordinador de Gestión Humana tabula y grafica los resultados arrojados en la evaluación de clima organizacional y posteriormente analiza dichos resultados para la realización del plan de intervención. 6.6 Realizar el informe general y plan de intervención Teniendo en cuenta los resultados obtenidos se procede a realizar un análisis general donde se identifique los puntos críticos y oportunidades de mejora. De esta manera elaborar un plan de intervención, donde se define la acción, responsables y tiempo. El Coordinador de Gestión Humana elabora el informe general donde incluye los resultados obtenidos, el análisis de resultados y la propuesta del plan de intervención. 6.7 Presentar el informe de medición de clima organizacional a la alta dirección El Coordinador de Gestión Humana presenta el informe y el plan de intervención a la Dirección Administrativa y Financiera para analizar la situación, sugerir o recomendar propuestas que fortalezcan el plan de intervención, así como solicitar los recursos para su ejecución. Una vez aprobado el plan de intervención se realiza el programa de actividades en el formato Programación de Actividades de Gestión Humana F-GH Divulgar los resultados de la evaluación El Coordinador de Gestión Humana comunica los resultados globales de la evaluación y las acciones generales a seguir. La divulgación se realiza por el medio de comunicación establecido por la Fundación. 6.9 Realizar seguimiento al plan de intervención El Coordinador de Gestión Humana realiza seguimiento al plan de intervención según lo definido en la programación realizada, informando a los responsables el avance o las mejoras a realizar en el plan de intervención, así como los riesgos en su implementación Formular las acciones correctivas, preventivas, mejora y lecciones aprendidas Una vez se realiza la evaluación de clima organizacional, el Coordinador de Gestión Humana verifica el cumplimiento de sus objetivos, así como la eficiencia del presente procedimiento.

5 Página: 5 de 5 Si se identifican brechas de cumplimiento se podrán formular acciones correctivas y preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o se formularán lecciones aprendidas según procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. ANEXOS No aplica. CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 27 de Junio de 2014 Aprobado por Representante por la Dirección. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Mabel Guerrero Díaz. Cargo: Coordinadora de Gestión Humana Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna. Cargo: Director Administrativo y Financiero.