PROYECTO CERO HALLAZGOS POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL JOHANA LEÓN JAIMES DIRECTORA CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN

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1 PROYECTO CERO HALLAZGOS POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL JOHANA LEÓN JAIMES DIRECTORA CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN UNIVESIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN BUCARAMANGA

2 PROYECTO CERO HALLAZGOS POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN 1. NOMBRE PROYECTO CERO HALLAZGOS POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL : Johana León Jaimes (Directora Control Interno y Evaluación de Gestión). 2. OBJETIVO GENERAL Implementar un conjunto de estrategias que permitan disminuir el número de hallazgos por parte de los Entes de Control, generando valor agregado en el quehacer de todas las UAA, siguiendo los lineamientos del Plan de Gestión Rectoral. 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3.1 Elaborar e impartir un programa de formación para los Ordenadores de Gasto y responsables de los hallazgos resultado de los procesos de Auditoría por parte de los Entes de Control del Estado Colombiano y Auditoría interna de la UIS, para lograr mejores prácticas en los Funcionarios Públicos que fortalezcan los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación. 3.2 Aumentar el número de visitas de acompañamiento a las UAA en lo referente al avance en las metas de los Planes de Mejoramiento resultado de las Auditorias; así como lograr el cierre adecuado de los Planes de Mejoramiento de las UAA con vigencias anteriores. 3.3 Realizar control y seguimiento al Plan de Mejoramiento que se derive del Informe Definitivo de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regular, Vigencia Difundir información a las Unidades Académico Administrativas y Sedes de la Institución con el fin de concientizar a los funcionarios y dar a conocer acciones desarrolladas a partir de este proyecto que conlleven al mejoramiento de los Procesos. 3.5 Fortalecer el proceso de Seguimiento Institucional y fomentar las propuestas de mejora para los demás procesos. 3.6 Crear y validar un instrumento de Autoevaluación para las UAA, que les permita, identificar las fortalezas y oportunidades de mejora en el desarrollo de sus actividades, siendo una fuente de información para la mejora de los Procesos y el quehacer de las UAA. 2

3 4. JUSTIFICACIÓN La Universidad Industrial de Santander aprobó el Acuerdo 070 de 2005 del Consejo Superior, por el cual se suprime la Dirección de Evaluación y Control de Gestión y se crea la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión dando otro enfoque al Control Interno en la UIS, soportado en una nueva estructura orgánica con el propósito de lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de las funciones Misionales de la Institución, con miras a mejorar la cultura organizacional a través del fortalecimiento de competencias en los servidores públicos y hacer cumplir los fines constitucionales. Igualmente la DCIEG tiene como principio procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la Institución y en la atención a los objetivos fijados por la Alta Dirección de la UIS. Asimismo la UIS busca evitar decisiones por parte de las Unidades Académico Administrativas, poco fundamentadas o interesadas, no para eliminar la autonomía y criterio que tiene cada Ordenador de Gasto frente a las situaciones que debe atender, sino para que en el marco de la normatividad vigente, se adopten medidas encaminadas a garantizar el interés general y la correcta inversión de los recursos públicos; según los principios de la función administrativa, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones, surge la iniciativa por parte del Señor Rector de ser incluido en su Plan de Gestión Rectoral 2014, el desarrollo de un proyecto que conlleve a la resolución de las situaciones y hechos cotidianos de las labores de los servidores públicos a través del fortalecimiento de la cultura del autocontrol en la comunidad universitaria Finalmente la DCIEG con miras a contribuir a la Alta Dirección en el accionar administrativo hacia la consecución de los fines Misionales, trabajará en la difusión e implementación de actividades preventivas, correctivas y de mejora a nivel Institucional fomentando la cultura de Cero Hallazgos por parte de los entes de control. 3

4 5. METODOLOGÍA El señor Rector de la Universidad Industrial de Santander (UIS) incluyó en su Programa de Gestión Rectoral 2014 el Proyecto Cero hallazgos por parte de los Entes de Control, para el desarrollo del proyecto se definieron las siguientes fases y actividades ver Tabla 1. Metodología 4

5 Tabla 1. Metodología FASE 1 Objetivo Ponderación Actividad inicio Elaborar e impartir un programa de capacitación para los Ordenadores de Gasto y responsables de hallazgos en las Auditorias. 1. Elaborar la propuesta de capacitación orientada a los temas relacionados con los hallazgos según los Informes de Auditorías. 2. Revisar informes de Auditorías Internas de Gestión 2013, informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral realizado por la Contraloría General de Santander para la vigencia 2012, Planes de Mejoramiento vigentes Desarrollar el programa de capacitación FASE II Objetivo Ponderación Actividad inicio Aumentar el número de seguimientos a las UAA. Lograr el cierre adecuado de los Planes de Mejoramiento de las UAA con vigencias anteriores, teniendo en cuenta las UAA que definen Plan de Mejoramiento a corto plazo para las cuales es necesario hacer el seguimiento de forma inmediata 1. Identificar las UAA con Planes de Mejoramiento abiertos de vigencias anteriores. 2. Elaborar y ejecutar un cronograma bimensual de Seguimiento a los Planes de Mejoramiento de las UAA. 3. Informar a las UAA la posibilidad de solicitar prórroga previo al cumplimiento de las acciones definidas con la debida justificación. 4. Definir los casos autorizados para prrrogas y los que pasarán a la instancia de Control Interno Disciplinario Equipo DCIEG Equipo DCIEG y experto Profesional Seguimiento de Directora de Control Interno y Evaluación de Gestión 5

6 FASE III Objetivo Ponderación Actividad inicio Difundir información relacionada con las actividades misionales de la Universidad a las UAA y Sedes de la Institución, con el fin de concientizar a los funcionarios y dar a conocer acciones que conlleven al mejoramiento de los Procesos. 1. Difundir a las UAA a través de los medios de comunicación Institucional circulares, programas de capacitación e información nueva. 2. Visitar los Consejos de Facultad y Consejo IPRED. 3. Presentar dos (2) informes de avance del Proyecto Cero Hallazgos al Señor Rector en el año. 4. Identificar situaciones de riesgo en los diferentes procesos para gestionar las acciones de prevención y/o corrección respectiva FASE IV Objetivo Ponderación Actividad inicio Realizar control y seguimiento al Plan de Mejoramiento generado del Informe definitivo de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regula vigencia 2012, que realizó la Contraloría General de Santander en junio de Formulación, revisión y aprobación del Plan de Mejoramiento resultado de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral vigencia Equipo DCIEG Directora de Control Interno y Evaluación de Gestión Unidades Académico Administrativas responsables de los hallazgos de la CGS 6

7 2. Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, de acuerdo al cronograma establecido por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión teniendo en cuenta las fechas de reporte definidas por el Ente de Control. Profesional Seguimiento de UAA responsables de los hallazgos de la CGS FASE V Objetivo Ponderación Actividad inicio 1. Plantear acciones de mejora en los Comités Primarios. Equipo DCIEG Mejorar el proceso de Seguimiento Institucional así como invitar a las Unidades Académico Administrativas, para fortalecer sus procesos de acuerdo a la Legislación Nacional aplicable a la UIS Identificación de los semáforos asociados en los hallazgos del plan de mejoramiento de la Contraloría General de Santander. 3. Verificar los controles existentes con el Líder y/o facilitador del Proceso y generar propuesta de fortalecimiento de los mismos. 4. Promover la difusión de los cambios en los Procesos transversales, de impacto en el desarrollo de las actividades por parte de los ordenadores de Gasto, sean difundidos por los Líderes de los Procesos. FASE VI Objetivo Ponderación Actividad inicio Realizar una propuesta que permita fomentar la cultura de Autocontrol, Autogestión y Autoevaluación en la Universidad. 1. Proponer un instrumento de autoevaluación para las UAA Equipo DCIEG Coordinación HSEQ Vicerrectoría Administrativa Coordinación HSEQ

8 6. s La Unidad Académico Administrativa responsable de la ejecución y seguimiento del proyecto es la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 7. Recursos En la Tabla 2. Descripción de Recursos Financieros se detallan los recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Tabla 2. Descripción de Recursos Financieros Descripción Valor Fondo Seminario Indicadores de Gestión $ Seminario Técnicas de auditoría interna en un Sistema de Gestión Integral para el sector público $ Seminario Gestión del Riesgo Organizacional $ Gestos de viaje y viáticos (Visitas Sedes UIS) $ Total $ Fondo Común Unidad Académico Administrativa Vicerrectoría Administrativa 8 8. Indicadores A continuación en la siguiente tabla se muestran los indicadores que se definieron para medir el grado de cumplimiento del proyecto. Tabla 3. Descripción de indicadores OBJETIVO Implementar un conjunto de estrategias que permitan disminuir el número de hallazgos por parte de los Entes de Control, generando valor agregado en el quehacer de todas las UAA, siguiendo los lineamientos del Plan de Gestión Rectoral. INDICADOR Número de jornadas de formación a ordenadores de gasto. Número de planes de mejoramiento eficaces derivados de Auditorías Internas Porcentaje de disminución en el número de hallazgos derivados de Auditoría Interna Especial UNIDAD DE MEDIDA VALOR INICIAL META Unidad 0 2 Porcentaje 0 90% Porcentaje 0% 9% FUENTE DE INFORMACIÓN Cronograma de capacitación Informe de Seguimiento a Planes de Mejoramiento de las UAA Informe de Auditoría Interna

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