Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 24de Julio de 2014

Transcripción

1 Acto Administrativo de FT-MIC-0-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 24de Julio de 2014 Elaboró Profesional Apoyo Oficina de Control Técnico (E) Control Firma de Autorizaciones Revisó Jefe Oficina de Control Profesional responsable Sistema Integrado de Gestión Aprobó Jefe Oficina de Control Mayo de 2010 Marzo de 201 Julio de 2014 Control de Cambios Descripción Actualización del modelo de operación por procesos IDEP Resolución 22 de 2010 Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-0-02 Cambios numerales 2,, 4, 5, 6, 7, 8 y 9. FT-MIC-0-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 5 de Marzo de 201 Modificación de actividad 1, 5, 6 políticas de operación, ampliación de definiciones y actualización de base legal.ft-mic-0-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 24 de Julio de Responsable de Procedimiento Jefe de Control 2. Objetivo Sensibilizar y generar la toma de conciencia de los servidores, sobre la cultura del Autocontrol y su incidencia en el mejoramiento continuo en la realización de las actividades, en el cumplimiento de las metas y objetivos previstos por la Entidad.. Alcance El procedimiento inicia con la planeación de las actividades de autocontrol para la vigencia de acuerdo a las necesidades detectadas en las evaluaciones al sistema de control interno, auditorias realizadas, planes y programas de la entidad y en conformidad al plan de capacitación institucional y finaliza con la realización de la evaluación de la efectividad de las actividades desarrolladas en la vigencia, con el objeto de fortalecer los mecanismos y estrategias desarrolladas. Este procedimiento aplica a todos los procesos definidos en el Modelo de Operación por procesos del Instituto.

2 4. Base legal Constitución Política de Colombia. Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Artículo 269: En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. Ley 87 de 199. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 1474 DE Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Decreto 71 DE Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital. Decreto 176 de Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas funciones. Decreto 652 de Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales. Decreto 651 de Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD- y se dictan otras disposiciones. Decreto 2145 de Por el cual se dictan normas sobre le Sistema Nacional de Control de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y distrital. Decreto 157 de Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 199 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control. Circular 0 de 2005 del DAFP. Por la cual se establecen directrices para la implementación del Modelo Estándar de Control para el Estado Colombiano. Circular Conjunta (Veeduría - Secretaría General) 018 de Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control en las Entidades u Organismos Distritales. Circular Externa del DAFP 001 de del Consejo Asesor del Gobierna Nacional en Materia de Control para orientaciones de atención de Derechos de Petición Circular Externa del DAFP del 20 de Abril de Orientaciones para el manejo de los planes de mejoramiento individual. NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública Decreto 94 del 21 de mayo de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control -MECI. Documentos Externos Guía Rol de las Oficina de Control. Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP Manual Técnico del Modelo Estándar de Control 5. Documentos de Referencia Documentos s Acta de Reunión FT-GD Instructivo para el tratamiento de alertas en la gestión de procesos IN-ESE-16-01

3 Término 6. Definiciones Definición Autocontrol Es la capacidad que tienen las organizaciones y las personas para definir sus propios mecanismos de regulación, prevaleciendo siempre el beneficio colectivo sobre lo individual, en la búsqueda de objetivos y propósitos. Capacidad de cada funcionario de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. Proyectar la actitud de hacer bien las cosas en condiciones de justicia, calidad, oportunidad, transparencia y participación. Y como la capacidad de control para regularse a sí mismo y tomar decisiones que beneficien a todos. Autoevaluación del control Es un proceso a través del cual la efectividad del control de los procesos es examinada y evaluada. El objetivo es proveer seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán alcanzados Control Es el Sistema Integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Cultura Organizacional Conjunto de valores, tradiciones, creencias, hábitos, normas, actitudes y conductas que dan identidad, personalidad y destino a una organización para el logro de sus fines económicos y sociales. Así mismo, se podría describir la cultura organizacional como un conjunto de elementos interactivos fundamentales, compartidos grupalmente, sedimentados a lo largo de la vida de la entidad a la cual identifican, por lo que son transmitidos a los nuevos miembros, y que son eficaces en la resolución de los problemas. Punto de Control Actividades del proceso donde se toman decisiones producto y/o servicio puede ser afectada. que validan requisitos obligatorios o implícitos, son puntos críticos sonde la calidad del Nro. 1 Descripción de actividades Diseñar estrategias para promover las actividades de autocontrol en la gestión de procesos del IDEP en el marco del SIG de acuerdo a las necesidades detectadas en las evaluaciones al sistema de control interno, auditorias realizadas, comités, planes y programas de la entidad, prioridades de la alta dirección entre otros. Diagrama de Flujo INICIO 7. Descripción del procedimiento Responsable Jefe Oficina de Control Comité SIG y de Control Punto de Control Documento soporte de la actividad Actas de comité SIG Observaciones 2 Definir el tipo de estrategia a implementar (publicaciones, seminarios, talleres, conferencias, dinámicas, capacitaciones, etc.) Jefe Oficina de Control Coordinar con las actividades con líderes de proceso De acuerdo al tipo estrategia Es necesario coordinar las actividades a realizar con los líderes de los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión. Ejecutar actividades de acuerdo a las estrategias definidas. Jefe Oficina de Control Contratista Profesional de Apoyo Oficina de Control Registros de las actividades realizadas (Actas, documentos)

4 4 Realizar autoevaluación de los controles en el marco del SIG y administración del riesgo del IDEP. Líderes de proceso 5 Realiza evaluación de la efectividad de los controles en el marco de administración del riesgo y el SIG del IDEP. 6 Realizar evaluación de la efectividad de las actividades desarrolladas en la vigencia, frente a la aplicación de controles. Evaluación de la efectividad de las actividades desarrolladas en la vigencia FT-GD Acta de Reunión En la evaluación realizada se debe emitir un informe ejecutivo sobre los resultados obtenidos (impacto o nuevas prácticas) en el Sistema de Control. 7 Comunicar los resultados al Comité SIG y de Control para que se tomen las decisiones pertinentes frente a la apropiación de Cultura de Autocontrol del IDEP y la efectividad de sus controles. FIN Jefe Oficina de Control Acta Comité SIG y de Control

5 8. Tiempos Aplicable a la vigencia Generales del procedimiento Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo 9. Políticas de Operación Las políticas, los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento de los procesos son potestad de cada líder de proceso y pueden ser establecidos de acuerdo a la naturaleza y necesidad del modelo de operación. La autoevaluación del control puede ser realizada mediante diversas actividades que considere el líder de proceso y su equipo son necesarias. Estas actividades buscan incentivar el dialogo entre los integrantes del equipo, entre dependencias y generar una disciplina dinámica de aprendizaje de los procesos. Aunque las estrategias macro para fomento del autocontrol las diseñará el Jefe de Control y su equipo, cualquier integrante del equipo IDEP puede implementar actividades que promuevan el autocontrol y generar una mejor práctica en su proceso. Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.