FORMATO PROCEDIMIENTOS Código

Transcripción

1 Acto Administrativo de FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015 Elaboró Profesional Especializado Talento Humano - Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario Firma de Autorizaciones Revisó Responsable de Sistema Integrado de Gestión Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Aprobó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Diciembre de 2010 Noviembre de 201 Control de Cambios Descripción Actualización del enfoque por procesos del IDEP( Resolución 232 de 2010) Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC Cambios numerales 2, 3,, 5, 6, 7, 8 y 9. Cambio de nombre de liquidación de novedades y pago de nómina a liquidación y pago de nomina. Actualización de actividades generales.(ft-mic-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de Noviembre de 201) Julio de 2015 Cambios numerales y 7. Actualización de actividades generales.(ft-mic-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015) 1. Responsable de Procedimiento Profesional Especializado Talento Humano Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario 2. Objetivo Elaborar la liquidación y pago nómina del Instituto conforme a la normatividad vigente

2 3. Alcance El procedimiento inicia con la recepción de las novedades de nómina del periodo a liquidar y finaliza con el archivo de gestión de Talento Humano Aplica para los Funcionarios Públicos.. Base legal Ley de "Mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública". Ley 100 de Por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral" Decreto 1133 de 199 " por el cual se fija el régimen prestacional de los empleados públicos del Distrito Capital y sus entidades descentralizadas". Decreto 1808 de 199, "Por medio del cual se modifica el decreto 1133 de 199". Decreto 2710 de 2001, "Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional y se dictan otras disposiciones". Decreto 1096 de 2015, "Por el cual se fijan los límites máximos salariales de los Gobernadores, Alcaldes y empleados públicos de las entidades territoriales y se dictan disposiciones en materia prestacional". Documentos Externos Cartilla de Parametrizacion y Formulación de Conceptos de Nomina - Sistema de Información Humano. Lineamientos Incremento Salarial 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Resoluciones del Consejo Directivo frente a determinacion de remuneración y asignación de conformidad con las normas vigente. Término Asignación Básica Descuentos a Terceros de Nómina Nómina Novedad de Nómina Prestación Social Servidores Públicos 6. Definiciones Definición " D.L. 102 de 1978 Art. 13, Ley º de 1992 Art. 2 y 3 Decreto Legal de salarios vigente del Ente Territorial: La asignación mensual correspondiente a cada empleo estará determinada por sus funciones y responsabilidades, así como por los requisitos de conocimientos y experiencia requeridos para su ejercicio, según la denominación y el grado establecidos por el presente Decreto en la nomenclatura y la escala del respectivo nivel. Es la Remuneración fijada por la ley, para los diferentes cargos de la Administración Pública" Son novedades de la nómina que son generadas por diversas entidades y cuyos valores deben ser descontados de la liquidación mensual y girados a las entidades que pueden ser (Librazas, aportes a cooperativas, bancos, embargos, ahorros, etc.) Documento de producción mensual, que contiene la información de todos los servidores de la entidad, así como los valores devengados y descontados mensualmente de acuerdo con la normatividad vigente. Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina. Es lo que debe el patrono al trabajador en dinero, especie, servicios y otros beneficios, por ministerio de la ley, o por haberse pactado en convenciones colectivas o en pactos colectivos, o en el contrato de trabajo, o establecidas en el reglamento interno de trabajo, en fallos arbítrales o en cualquier acto unilateral del patrono, para cubrir los riesgos o necesidades del trabajador que se originan durante la relación del trabajo o con motivo de la misma. Personas vinculadas al Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP como personal de planta (carrera administrativa o libre nombramiento y remoción) o como supernumerario o provisional.

3 Nro. Descripción de actividades 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO Las novedades son reportadas al profesional especializado de Talento Humano dentro de los 12 primeros días de cada mes. Las novedades puedes ser: 1 Recibir las novedades de nómina del periodo a liquidar. Revisar que las novedades estén aprobadas y tengan sus respectivos soportes. Novedades de Nómina. FT-GTH Formato de autorización y control de cumplimiento de horas extras Originales soportes de novedades a) Novedad de ingreso proveniente del procedimiento PRO-GTH Vinculación de Servidores b) Horas extras c) Encargos d) Incapacidades, licencias, vacaciones. e) Descuentos a terceros y embargos f) Aportes voluntarios a fondos de pensiones ) Aportes a AFC f) Desvinculación de Servidores proveniente del PRO-GTH Desvinculación de Servidores Los documentos deben ser originales y en los formatos establecidos para tal efecto. 2 Verificar las novedades relacionadas con descuentos a terceros, confirmando la capacidad de pago de los servidores. Profesional de Telento Humano Subdirección Se verifica que el funcionario tenga capacidad de pago. Autorizaciones de descuento aprobadas Las novedades por concepto descuentos a terceros pueden ser: Bancos, Copebis, Compensar, Aportes a cooperativa, Embargos. Se verifican las novedades y se pasan para aprobación del Subdirecitor Administrativo, Financiero de Control Interno Disciplinario. 3 Registrar las novedades en el aplicativo en uso. Aplicativo en uso Generar prenomina en el aplicativo en uso En paralelo se liquidan las novedades de nomina en un archivo excel para verificación vs. la liquidación del aplicativo Humano Listado generados en el aplicativo Humano Se liquida una nomina previa para revisión. Se deben ejecutar las sentencias o actualizaciones enviadas por el soporte del aplicativo HUMANO dentro de la base de datos del IDEP.

4 5 Revisar prenomina Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno Disciplinario - Contabilidad Archivo impreso de liquidación de nómina mensual por empleado. Se remite la prenomina en medio físico con los respectivos soportes de las novedades para revisión del contador. El área contable y el profesional de Talento Humano revisan la prenomina con los soportes entregados y devuelve a la contratista encargada de nomina para realizar ajustes si es necesario o aprueban la generación de la nomina definitiva. 6 Aplicar ajustes a la prenomina. 7 Generar e imprimir nómina definitiva Se genera el archivo plano FIA y se verifica con los aportes parafiscales de la planilla SOI. Archivo impreso de liquidación de nómina mensual por empleado. Nomina definitiva impresa En caso de observaciones hechas por el área contable se elaboran los ajustes pertinentes. De forma paralela se ejecuta el procedimiento PRO-GTH-13-1 Liquidación de Seguridad Social y Parafiscales 8 Generar el resumen y liquidación definitiva de la nómina. Resumen de Conceptos de Nómina firmado por Contabilidad, Presupuesto, la Dirección y Talento Humano Se deben solicitar las firmas de aprobación por parte de: Subdirección, Contabilidad, Presupuesto, la Dirección General y Tesoreria General. 9 Integrar nomina liquidada al aplicativo SIAFI Área de sistemas. SIAFI Se integra la información del Sistema Humano al sistema administrativo y Financiero SIAFI

5 10 Hacer solicitud de disponibilidad presupuestal FT-GF-1-17 Formato Solicitud de disponibilidad Presupuestal firmado por la Dirección La solicitud de disponibilidad presupuestal debe tener V B del Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario, firmada y aprobada por el Director General Se remite la solicitud de Disponibilidad Presupuestal y resumen de Nomina debidamente firmada a Presupuesto y Tesoreria. 11 Revisar documentos y generar Registro Presupuestal Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno Disciplinario - Presupuesto Solicitud de disponibilidad presupuestal Resumen de Nomina El profesional de presupuesto revisa los documentos entregados, genera el Registro Presupuestal, informa al profesional de Talento Humano el número del CDP y remite a Tesoreria. El Tesorero revisa los documentos para pago. 12 Efectuar pago 13 Elaborar resoluciones soporte de novedades de horas extras. 1 Publicar y cerrar nómina Tesoreria Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno Disciplinario - Talento Humano Resolucion de Novedades firmadas El tesorero genera los pagos a terceros y a los funcionarios. Al recibir el número de CDP se elaboran las respectivas resoluciones de novedades de horas extras siguiendo el Instructivo de solicitudes de Actos Administrativos Talento Humano IN-GTH Una vez se ha efectuado el pago de la Listados de nómina por nomina en el aplicativo Humano se hace los conceptos la publicación y cierre de la nomina para generados en el periodo consultas de los funcionarios de su comprobante de pago. 15 Archivar la nomina liquidada física y copia de los soportes en el archivo de Gestión de Talento Humano. FIN Archivo de gestión Talento Humano

6 8. Tiempos El procedimiento en su realización se desarrolla en (15) quince días hábiles 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento De forma anual se actualizan los valores de parametrización del aplicativo HUMANO conforme a los incrementos dictados por la administración distrital. Las novedades de nomina se reciben máximo el día 12 de cada mes, las novedades que ingresen de forma posterior serán registradas en el mes siguiente. Se debe informar a Sistemas dos días hábiles antes de la fecha de pago el cargue de la información Cuando el Instituto reciba peticiones de los servidores y ex servidores públicos, se deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la reclamación y manifestar, si es del caso, que las acciones se encuentran caducas, e indicar clara y expresamente a los peticionarios que están en la situación antes indicada, y que la respuesta suministrada no revive los términos legales vencidos. Para lo anterior se debe consultar a la oficina asesora jurídica. Todas las actuaciones del profesional contratista de nomina deberán ser avaladas por el Profesional Especializado de Talento Humano. Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los telefonos fijos y móbiles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asigando. Por ningun motivo se debe realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del adminitrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohibe el uso del mismo para suscripciones de indole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohibe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organizacion e integridad de la informacion almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinacion con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspeccion con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraibles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagacion de virus informaticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.