Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero,

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1 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014 Versión 1. Octubre de 2015 Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti 1

2 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014 Liliana Caballero Durán Directora Gustavo García Bate Subdirector Carlos Humberto Moreno Bermúdez Director de Desarrollo Organizacional Dirección de Desarrollo Organizacional Coordinación Editorial - Redacción y Edición Equipo de Trabajo Alba Maritza De Guzmán Sierra Oswaldo Alberto Galeano Carvajal Hermann Cuestas Canro Diseño y Diagramación Grupo de Comunicaciones Estratégicas 2 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014

3 El documento que se presenta a continuación será el instrumento para que las entidades y organismos lleven a cabo las modificaciones en estructuras administrativas y/o en plantas de personal, cumpliendo las reglas de Costo Cero y la Generación de Ahorros en el Funcionamiento de la Entidad, ajustándose a las normas vigentes y en especial a la Directiva Presidencial 06 del 02 de diciembre de 2014, cuyo alcance y ámbito de aplicación son las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva Nacional. 3

4 01. Concepto de reforma a costo cero Según la Directiva Presidencial 06 de 2014, el costo cero implica (i) no generar gastos de funcionamiento adicionales, incluyendo la totalidad de los costos directos e indirectos asociados a la nómina, la carga prestacional (costos prestacionales) y el impacto en los gastos generales o (ii) Generación de ahorros en el funcionamiento de la Entidad. Esta medida hace parte de las estrategias señaladas en el Plan de Austeridad para continuar con la política de eficiencia administrativa impulsada por el Gobierno Nacional. Los rediseños institucionales (modificaciones a la estructura, nomenclatura y plantas de personal) que no cumplan con estos parámetros, salvo las excepciones que menciona la misma Directiva 06 de 2014 o por recomendación de la Presidencia de la República, serán devueltos por el Departamento Administrativo de la Función Pública a las Entidades para su respectivo ajuste. Así mismo, en cuanto a la contratación de firmas especializadas para la elaboración del estudio técnico de rediseño institucional, este Departamento recomienda que las entidades adelanten sus procesos de modernización administrativa directamente, sin acudir a firmas consultoras, y se apoyen siguiendo las pautas dadas en la Guía de Rediseño Institucional y la normativa general sobre el tema. 4 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014

5 En este orden de ideas, los escenarios para que haya una reforma a costo cero son: Suprimir y crear cargos que no representen incremento adicional en el presupuesto actual relacionado con el rubro de gastos de personal, y que incluso, generen un ahorro para la entidad. Adelantar un proceso de formalización laboral (ver numeral 3.3). Concluir, después de un análisis de procesos y de una evaluación de prestación del servicio, la necesidad de reorientar funciones dentro de la misma Entidad, modificando la estructura sin afectar la planta de personal. Innovar en procesos o introducir nuevas TICS que contribuyan a la eficiencia administrativa y a la política de austeridad. 5

6 02. Paso a paso del rediseño institucional a costo cero Todos los procesos de rediseño institucional que se adelanten a costo cero, deberán ajustarse a los parámetros generales definidos por este Departamento Administrativo, contenidos en la Guía de Rediseño Institucional y la Guía para establecer o modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales 2015, disponibles en nuestra página web, en la categoría de Publicaciones, atendiendo las siguientes fases: 6 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014

7 01. Cuando una Entidad considera pertinente adelantar un proceso de rediseño institucional, el primer paso consiste en solicitar el acompañamiento técnico al Departamento Administrativo de la Función Pública para iniciar el proceso. 02. Una vez asignado el servidor de Función Pública para acompañar a la Entidad solicitante, se acuerda entre las partes el cronograma de actividades para ejecutar cada una de las etapas del rediseño institucional. Las Entidades destinatarias de la Directiva Presidencial 06 de 2014, deben ajustarse al procedimiento señalado en la Guía Rediseño Institucional de Entidades Públicas, Orden Nacional, que a grandes rasgos contempla los siguientes puntos: Análisis de la organización. Identificar misión, visión, objeto, plataforma estratégica, mapa de procesos, funciones generales y evaluación de la prestación del servicio. Análisis de cargas de trabajo, con el fin de definir las necesidades de personal. Planta de personal actual y propuesta, con sus costos. Proyecto de manual de funciones y competencias laborales, de acuerdo con la guía respectiva y las directrices del Decreto 1083 de

8 03. Adelantado el proceso según la Guía de Rediseño Institucional, la Entidad presenta a este Departamento el estudio técnico y los proyectos de acto administrativo firmados por el Ministro o Director de Departamento Administrativo del sector al cual pertenece la Entidad, para efectos de expedir el concepto técnico. 04. Si dicho concepto es favorable, continúa su trámite ante las demás autoridades del Gobierno Nacional competentes para tramitar los proyectos de acto administrativo (Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Departamento Administrativo de la Presidencia de la República Secretaría Jurídica). 05. Por último, se expiden y publican los actos administrativos de modificación de estructura, nomenclatura y planta de personal, según sea el caso. 1 Para mayor información se recomienda consultar la Guía para establecer o modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales 2015, disponible en nuestra página web, categoría Publicaciones. 8 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014

9 03. Factores a tener en cuenta durante la elaboración del estudio técnico 3.1 Supresión de cargos La supresión de cargos es una modalidad que permite a las Entidades eliminar aquellos cargos que se consideren necesarios, teniendo en cuenta tanto el estudio técnico como las necesidades actuales de la Entidad. El número de cargos dependerá de los planes y programas de la entidad, del volumen y distribución racional del trabajo, de la cobertura del servicio y de la tecnología utilizada. 9

10 Así, para identificar los empleos que se van a suprimir o eliminar, es necesario tener presente lo siguiente: Vacantes definitivas y personal próximo a pensionarse identificando denominación, código y grado del cargo, siempre y cuando dicho empleo ya no sea requerido para la prestación de los servicios esenciales de la entidad, ni en las áreas de apoyo. En este caso, el ahorro será neto por cuanto los recursos destinados para pagar a estos servidores, podrán ser usados en otro rubro de gasto. Las dependencias con actividades que puedan ser contratadas, deben contar con los cargos estrictamente necesarios para el control, supervisión y vigilancia de las mismas, como por ejemplo: labores de celaduría y vigilancia, aseo, proyectos o estudios especiales que no pueden ser desarrollados con personal de planta dada la dedicación y tiempo predeterminado de ejecución, el estudio y diseño de sistemas integrales de información, entre otras. Balance entre la cantidad de empleos del área misional y los del área administrativa, siendo la proporción ideal 70 % y 30% respectivamente. Al suprimir los empleos deberá revisarse que estos no estén incluidos en la Oferta Pública de Empleo, en la Comisión Nacional del Servicio Civil (Circular Conjunta 074 de 2009). 10 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014

11 3.2 Análisis de costos de la planta de personal Con el fin de tener un panorama claro para la toma de decisiones sobre el talento humano, se debe incluir un cuadro en el que se pueda evidenciar en paralelo, el costo actual de la planta de personal y el de la planta propuesta, indicando los servicios que se continuarán prestando a través de terceros. A manera de ejemplo, se sugiere diligenciar el siguiente cuadro: Planta actual Costo Planta propuesta Costo Variación de los costos Nº de empleados públicos Nº de trabajadores oficiales Nº de contratistas Nº de personas vinculadas a la empresa mediante otra mosalidad (si aplica) Costos indirectos asociados a la nomina Total 11

12 3.3 Formalización laboral Es un acuerdo suscrito entre la Entidad y el Ministerio del Trabajo, con el fin de crear cargos dentro de la planta de personal de la misma, para que se ejecuten las funciones de carácter misional y permanente, que en la actualidad estén siendo cumplidas por personal vinculado mediante orden de prestación de servicios, cooperativas, pre cooperativas de trabajo asociado, empresas de servicios temporales o cualquier otra forma de tercerización laboral prohibida por las normas laborales o violatoria de los derechos de los trabajadores. Lo anterior en cumplimiento de la Ley 1610 de 2013 y el artículo 74 del Plan Nacional de Desarrollo , las cuales propenden por la vinculación laboral del personal mediante contratos laborales con vocación de permanencia o el nombramiento de funcionarios públicos tras la creación de plantas de empleos permanentes o temporales. Usualmente los recursos para el pago de estos servicios se encuentran dentro de los gastos de funcionamiento en el rubro de gastos generales. Si este es el caso, cuando tales contratos se convierten en empleos, se debe hacer el traslado presupuestal de gastos generales a servicios personales para cubrir la nómina. De otro lado, cuando los recursos para pagar los contratos de prestación de servicios provienen de un proyecto de inversión, lo más recomendable es conformar una planta de empleos temporales, que se extinguirá cuando el proyecto culmine. Todo lo anterior, con la aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad encargada de otorgar la correspondiente viabilidad presupuestal y Departamento Nacional de Planeación para el caso de los Proyectos de Inversión. 12 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014

13 En todo caso al finalizar el estudio técnico tenga en cuenta uno de los dos siguientes aspectos, según la Directiva Presidencial 06 de 2014: El costo total de la nueva planta de personal, no debe generar gastos adicionales de funcionamiento, incluyendo la totalidad de los costos directos e indirectos asociados a la nómina, la carga prestacional (costos prestacionales) y el impacto en los gastos generales. El costo total de la nueva planta de personal, puede generar ahorros en el funcionamiento de la Entidad. Finalmente, las entidades destinatarias de la Directiva Presidencial 06 de 2014 que requieran acompañamiento técnico, pueden acudir a la Dirección de Desarrollo Organizacional del Departamento Administrativo de la Función Pública, teléfono (1) , correo electrónico webmaster@funcionpublica.gov.co para cumplir con la Política Nacional de Trabajo Decente del Gobierno Nacional. 13

14 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014 Versión 1. Octubre de 2015 Departamento Administrativo de la Función Pública Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia Conmutador: / 86 - Fax: Web: e mail: webmaster@funcionpublica.gov.co Línea gratuita de atención al usuario: Bogotá, D.C., Colombia. Octubre de 2015 Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti 14 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014