FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Código GESTION CONTRACTUAL Versión

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1 PRO-GC /2/204 Elaboró Acto Administrativo de FT-MIC Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos aprobado 22 de diciembre de 204 Firma de Autorizaciones Revisó Aprobó Jefe Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Fecha Diciembre de 204 Control de Cambios Descripción Creación de documento (FT-MIC Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos aprobado 22 de diciembre de 204). Responsable de Procedimiento Jefe 2. Objetivo Contar con los servicios calificados que requiera la entidad para el cumplimiento de sus funciones y fines misionales mediante el cumplimiento de los principios que rige contratación pública 3. Alcance Inicia con la verificación de la aprobación del servicio a adquirir en el Plan de Compras y finaliza con la designación del supervisor o interventor del contrato. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP. 4. Base legal Constitución Política de Colombia. Ley 80 de 3. "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" Ley 50 de "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 3 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos" Ley 437 de 20 - de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 474 de 20. "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública" Decreto - Ley 0 de 202. "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" Decreto 50 de 203 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública". Resolución 077 de Manual de Contratación

2 PRO-GC /2/204 Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Guias, manuales y circulares de Colombia Compra eficiente Manual de contratación 6. Definiciones Término Definición Licitación Pública Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable para la entidad. 7. Descripción del procedimiento Nro. Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO Definir conveniencia del objeto e impartir autorizaciones del objeto a contratar Verificar que la actividad se encuentre en el Plan de Adquisisiones Estudios Previos La necesidad del objeto a contratar debe estar previamente incluida en el plan de Adquisisiones de la entidad. 2 Elaborar documentos y estudios Previos Estudios previos Los estudios previos son los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración de los pliegos de condiciones. 3 Revisar la información general junto con los estudios previos Jefe de Oficina Asesora Documentos de la licitación

3 PRO-GC /2/204 4 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP Documentos previos de la contratación aprobados Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP Una vez realizado el analisis tecnico y economico que soporta y el valor del presupuesto se solicita ante SAyFCD la expedicion del CDP 5 Radicar en Oficina juridica los documentos correspondientes a: Solicitud de la iniciacion del proceso de selección, el estudio previo, y sus anexos Memorando de Solicitud con sus anexos Para esta actividad es necesario utilizar los formatos correspondientes que se encuentran en Google Drive 6 Elaborar aviso de convocatoria publica, proyecto de pliego de condiciones e invitacion a mipyme Jefe Oficina Asesora Juridica - Contabilidad Avisos y Proyecto de Pliego de Condiciones Solo se convocara mipes en el caso de que el proceso de selección sea menor o inferior a US$25,000 de Estados Unidos 7 Publicar aviso de Convocatoria en el SECOP, en el protal de contratacion a la vista. Jefe Oficina Asesora Juridica Pantallazo del aviso de convocatoria en el SECOP La elaboración de este aviso se hace con la información contenida en los estudios previos. 8 Publicar proyecto de Pliego de Condiciones, estudios y documentos previos en el SECOP y en el portal de contratación a la vista. Jefe Oficina Asesora Juridica El proyecto de pliego de condiciones se publicara durante el temino de diez (0) días hábiles de Pantallazo del aviso de antelación a la fecha del acto que convocatoria en el SECOP Proyecto de ordena su apertura. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones y pliego de condiciones deben ser estudios previos presentadas dentro del termino anterior.

4 PRO-GC /2/204 Recibir observaciones al proyecto de Pliego de condiciones Jefe - Contabilidad Verificación diaria de correspondencia y correos electronicos Correos electronicos Correspondencia recibida 0 Aceptar, Rechazar y aclarar las observaciones Evaluador Financiero - Contabilidad Firma del acta de observaciones Formulario de por parte de los funcionarios preguntas y respuestas involucrados en la respuesta. Publicar el estudio de evaluacion de mipymes y limitrar el proceso en caso de ser viable Jefe Oficina Asesora Juriidca Evaluacionde la condicionde mipyme Contemplar la limitacion del proceso a la mipymes en el acto administartivo de apertura 2 Expedir el acto administrativo de apertura del proceso, y del pliego de condiciones y publicarlos, en el SECOP y en el portal de contratación a la vista Ordenador del gasto Acto administrativo de apertura Pliego de Condiciones Se podrá revocar el acto de apertura durante el desarrollo del proceso, por causas legales. Se podrá suspender el proceso por motivos de interés publico o general. Nota: El pliego de condiciones podrá ser modificado mediante adendas, las cuales deben ser publicadas dentro de los tres (3) días hábiles anteriores de la fecha de cierre.

5 PRO-GC /2/204 3 Realizar audiencia de fijacion y asignacion de riesgos del proceso Jefe Dependencias Involucradas Oferentes Acta de audiencia Con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad deberán revisar la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva. Se deberán tipificar, estimar, cuantificar y asignar los riesgos. Jefe 4 Realizar diligencia de cierre del Proceso de Licitación Pública Jefe Oficina de Control Interno Cronograma de actividades del proceso de Licitación Pública Acta de cierre Las propuestas se presentan conforme se indique en el pliego de condiciones. Proponentes 5 Se presentan propuestas? SI NO Ver Observación Si: Sigue el Proceso NO: Se declara desierto el proceso Nota: Declarado el proceso desierto se podra contartar a traves de la modalidad de selección abreviada de menor cuantia dentro de los cuatro meses siguientes 6 Designar Comité evaluador Director General Memorando designado evaluadores La elaboracion del memorando de designacion de evaluadores la proyecta la Oficina Asesora Juridica 7 Verificar y evaluar propuestas presentadas y consolidar informe de evaluación Cronograma del Proceso de Licitación Pública Informe de Evaluación Los informes de evaluación se motivaran en forma detallada y precisa, será suscrito por cada uno de los miembros del comité evaluador.

6 PRO-GC /2/204 8 Publicar informes de evaluación en el SECOP y en el portal de contratación a la vista y formulación de observaciones Cronograma del Proceso de Licitación Pública Los informes se mantendrán publicados por cinco (5) días hábiles para que los proponentes efectúen observaciones a los informes de evaluación. Formulario de En ejercicio de esta facultad los preguntas y respuestas proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. El informe de evaluación se mantendrá en la Oficina Asesora Elaborar respuestas a las observaciones Documento de respuesta a observaciones La publicación se hará en el SECOP y en el portal de contratación a la vista NO 20 Es Licitación Pública con Subasta? SI Ver Observación 2 Celebrar Subasta Inversa electrónica o presencial Ente Competente Acta de Audiencia Pública Los proponentes hacen posturas sobre las variables contenidas en los pliegos de condiciones teniendo en cuenta que la oferta haya sido total o parcial, durante un tiempo determinado, con el fin de lograr que el ofrecimiento que tenga el menor costo evaluado que represente la mejor relación costobeneficio para la entidad. Para llevar a cabo la subasta se requiere que dos de los proponentes se encuentren habilitados Si solo hay un proponente habilitado se adjudicara siempre y cuando su propuesta economica se ajuste al presupuesto oficial estimado

7 PRO-GC /2/ Adjudicar contrato Director (a) General Resolución de adjudicación o Resolucion de declaratoria desierta del proceso En audiencia publica se adjudica al proponente que de el mejor costo para la Entidad. Si se declara desierta la licitación la entidad puede iniciar nuevamente la licitación o iniciar un proceso de selección abreviada. La declaratoria de desierta se realizara mediante acto administrativo. NO 23 Es Licitación Pública sin Subasta? SI 2 24 Reunión Comité de Contratacion Acta de Reunión del Comité El Comité evaluador presenta al Comité de contratación el informe de evaluación, las observaciones y las posibles respuestas, se recomienda la adjudicación y/o la declaratoria desierta del proceso. Jefe 25 Celebrar audiencia de adjudicación. Acta de audiencia de adjudicación Proponentes 26 Adjudicar contrato Director (a) General Acto administrativo de adjudicación Este acto de adjudicación es irrevocable, y se notificará de manera personal al proponente seleccionado en la audiencia pública de adjudicación.

8 PRO-GC /2/ Elaborar y suscribir el contrato Jefe de Oficina Asesora FT-GC-08-6 Formato Minuta Contrato El contrato contendrá los acuerdos alcanzados en el pliego de condiciones y en porpuesta presentada por el contratista. 28 Solicitar registro presupuestal Jefe de Oficina Asesora FT-GC-08-6 Formato Minuta Contrato Registro Presupuestal (RP) El Registro presupuestal es expedido por el Profesional Especializado de Presupuesto y este debe expedirse conforme al valor de la oferta adjudicada. 2 Aprobar documentos para iniciar la ejecución del contrato. Jefe de Oficina Asesora Revisión de requisitos La Oficina asesora revisa que estén los documentos como las pólizas y demás documentos que establezca el pliego de condiciones para su inicio. 30 Designar Supervisor y/o Interventor de contrato Director(a) General FT-GC-08-6 Formato Minuta Contrato Memorando de designación de supervisión El Ordenador del Gasto es el único que puede designar el supervisor del contrato 3 Publicar Acto administarivo de adjudicacion y el contrato perfeccionasdo y legalizado Oficina Juridica Dentro de los tres dias siguientes Portal SECOP y cumplidos los requisitos de Contratacion a ala vista perfeccionamiento y ejecucion FIN

9 PRO-GC /2/ Tiempos Tres (3) Meses Generales del procedimiento. Políticas de Operación Se debe cumplir con el cronograma en los tiempos establecidos, en caso de sufrir alguna modificación en el proceso deberá hacerse mediante adendas en los plazos establecidos en la ley. La entidad deberá informar sobre la clasificación de los proponentes de la convocatoría en la Cámara de Comercio respectiva. La Solicitud de contratación debe estar aprobada y registrada en el plan de compras Los estudios y documentos previos deben ser firmados por quien solicita la contratación Sistema de Gestión Ambiental Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 5 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los telefonos fijos y móbiles para evitar el exceso de ruido. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 0 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Sistema de Seguridad de la Información Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asigando. Por ningun motivo se debe realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del adminitrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohibe el uso del mismo para suscripciones de indole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohibe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organizacion e integridad de la informacion almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinacion con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspeccion con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraibles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagacion de virus informaticos. Sistema de Gestión Documental y Archivo No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.