MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA

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1 PÁGINA: 1 de 5 ELABORADO POR: Coordinación General de Planificación Institucional REVISADO Y APROBADO POR: Ricardo Carvajal, Subcoordinador Nacional de Gestión Financiera FECHA: Noviembre 2012 FECHA: Noviembre 2012 VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre CONTROL DEL DOCUMENTO Versión Motivo Cambio ó Anulación Fecha de Actualización 2. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es cancelar a los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social de manera oportuna las remuneraciones mensuales y beneficios conforme su relación de dependencia con la Institución. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda cancelación a los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social de manera oportuna las remuneraciones mensuales y beneficios conforme su relación de dependencia con la Institución. 4. DEFINICIONES SIAP.- Sistema paralelo al ESIGEG que sirve para elaboración de nómina, formulario 107, ingreso y control de préstamos. RDEP.- Es el resumen de ingresos y retenciones realizadas a cada funcionario que debe ser declarado al SRI cada año. 5. BASE LEGAL Constitución de República del Ecuador. Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Ley Orgánica de Servidores Públicos (LOSEP). Código del Trabajo. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Ley de Seguridad Social Resolución CPCCS DIRECTRICES 6.1. La nómina debe ser emitida completamente por la Subcoordinación Nacional de Talento Humano para la revisión de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera El Formulario de descargo para liquidación de haberes debe remitirse para preparar la misma Es responsabilidad de Subcoordinación Nacional de Talento Humano enviar mensualmente la nómina actualizada vía correo a la Subcoordinación de Gestión Financiera, indicando novedades, funcionarios que salen, funcionarios que ingresan y con sueldos. Esta nómina debe ser remita durante la tercera semana del mes en trámite para el siguiente mes.

2 PÁGINA: 2 de Es responsabilidad de Subcoordinación Nacional de Talento Humano enviar el informe de horas extras a la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera, este pago sólo aplica a servidores de servicios como son choferes, personal de limpieza y los que demanda el régimen Es responsabilidad de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera enviar mensualmente a los servidores (as) que ingresaron el formulario de gastos proyectados para el cálculo de la declaración del impuesto a la renta El pago de los haberes de las Autoridades están respaldadas por una Resolución emita por el Pleno del CPCCS y entregadas por Talento Humano a la Subcoordinación de Gestión Financiera La nómina del sistema ESIPRENT (nómina del Ministerio de Finanzas) debe guardar relación con el sistema interno SIAP del CPCCS, ya que anualmente en el mes de Enero se remite esta información al SRI para el pago de los impuestos de cada uno de los funcionarios. 7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional Gestión Financiera responsable de nóminas. 8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera. Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano. 9. PROCEDIMIENTO 9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nominas una vez que recibe vía correo electrónico la nomina realiza la verificación de datos y valores de nóminas, mediante el sistema SIAP. nóminas realiza la validación, cálculo y conciliación de ingresos, descuentos y provisiones de nómina por medio de reportes generados en el SIAP. NOTA, Los beneficios están dados por provisiones en función de la LOSEP y Código del Trabajo nóminas comunica a Talento Humano vía correo el resultado de la verificación de la nómina, es decir si está correcta o si existe alguna novedad. En caso de existir novedad se remite a Talento Humano hasta su corrección Talento Humano formaliza los datos, y con un memorando remite físicamente a Gestión Financiera la nómina indicando las novedades, la nómina debe contener las firmas de aprobación de la Subcoordinadora Nacional de Talento Humano, firma de elaboración Analista de Talento Humano responsable de elaboración de nóminas El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas sumilla la nómina física, como señal que ha revisado y validado la información y la remita para la firma de aprobación del (de la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera.

3 PÁGINA: 3 de El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas revisa que la información valida electrónicamente (ver numeral 9.2) esté en el sistema ESIPRENT que la nómina del Ministerio de Finanzas, de manera que guarde relación con el sistema interno SIAP del CPCCS El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas efectúa el registro y descuentos relacionados con los anticipos Tipo A, B y C antes de la liquidación de nómina en el sistema SIAP El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas valida la matriz de consolidación de información que emite el sistema SIAP para la confirmación de la misma y el cálculo del Impuesto a la Renta (elaboración del RDEP y envío al SRI) El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas realiza las conciliaciones de las planillas del IESS versus los roles. Las aportaciones del IESS deben ser iguales a las aportaciones individuales, aportaciones empresariales y aportes al SECAP El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas elabora la liquidación de haberes, misma que se registra en el sistema SIAP El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas envía los roles de pago vía correo electrónico institucional a cada servidor (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas realiza conciliaciones: - Las conciliaciones de los Fondos de Reserva, - Las conciliaciones de Residencia, - Las conciliaciones de Horas Extras, - Las conciliaciones sobre sueldos y retroactivos El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas de existir una solicitud de requerimiento por parte de los (las) servidores (as) confiere las certificaciones de ingresos y descuentos El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas da conformidad del rol de pagos y remite para la aprobación por parte del (de la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas revisa en el sistema y legaliza el formulario de descargo de liquidación de haberes, solicitud por los (las) servidores (as) que han cesado en sus funciones El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera encargado (a) del archivo finalmente registra y archiva los CURs pagados y contables físicamente en la base de datos (archivo). IMPUESTO A LA RENTA 9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas realiza la validación de la base imponible mensual y descuentos de impuestos a los (las) servidores (as) para la declaración al SRI.

4 PÁGINA: 4 de 5 nóminas registra la información que contiene el formulario GP (Gastos Proyectados) para cálculo del impuesto a la renta. nóminas verifica que los ingresos y retenciones que afecten al impuesto a la renta de los (las) servidores (as), se calculen correctamente El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de nóminas emite y entrega a inicios del año el Formulario 107 y realiza declaración anual (RDEP) al SRI y a los servidores (as) a fin de informar los ingresos obtenidos y los impuestos causados sobre la base disponible. LIQUIDACIÓN 9.1. La Subcoordinación Nacional de Talento Humano solicita la liquidación de haberes de los ex-funcionarios a Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera, a través de un memorando, en que se debe consignar toda la información, cómo es: - Sueldo que ganaba - Último sueldo - Periodo de trabajo - Días de vacaciones - Valores pendientes por anticipos - Valores pendientes por otros rubros - Pasajes no utilizados - Si es renuncia, tiene que estar adjunta el formulario de la renuncia, nóminas realiza la liquidación en función de los beneficios y descuento de los valores pendientes. Una vez realizado el cálculo se remite a Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera para su aprobación. nóminas, envía el cálculo aprobado a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano para los fines consiguientes con el (la) servidor (a). 10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO Memorando. Nómina general. Informe de horas extras. Reportes de ingresos, descuentos y provisiones. Reporte de anticipos tipo A,B y C. Formulario CONTROL DE REGISTROS Nombre Código Ubicación Física Criterio de Almacenamiento Tiempo de Conservación en Área Tiempo en archivo Inactivo

5 PÁGINA: 5 de 5 Método de Destrucción Responsable