Se aplica a todos los Convenios evaluados por el Departamento de Riesgo.

Transcripción

1 Página: 1/ 15 Proceso clave Subproceso Evaluación de Riesgo Introducción Con el propósito de llevar un control y establecer los procedimientos actuales de evaluación de Convenios se ha realizado un levantamiento de información al Departamento de Riesgo, determinando todas las tareas a realizar y responsabilidades a cumplir. Alcance Se aplica a todos los Convenios evaluados por el Departamento de Riesgo. Actividades descritas en procedimiento 1. Envío de Solicitud a Evaluación de Convenio. 2. Recepción de Solicitud a Evaluación de Convenio. 3. Evaluación. 4. Respaldo de Evaluación. 5. Envío de Resolución. 6. Recepción de Resolución. Objetivos Tener un control de todas las evaluaciones realizadas y definir los procedimientos utilizados por el Departamento de Riesgo en Evaluación de Créditos de consumo. Procesos Relacionados Áreas Solicitud de crédito por Oficinas. Responsabilidades de Jefe de Oficina. Envío de documentación a correo electrónico. Responsabilidades de Evaluador de Riesgo. Proceso de Curse de Convenio. Riesgos del Proceso Riesgo Oficinas Envío de documentación incompleta. Documentación con información alterada. Aprobación de Convenio a Instituciones no aptas. Mediciones del Proceso Cantidad de Convenios evaluados en un período determinado. Cantidad de Convenios aprobados en un período determinado. Aprobado por: Piero Cordano, Subgerente de Riesgo Fecha Versión Documento: 1.0

2 Página: 2/ 15 I. Descripción del Procedimiento 1. Evaluación Convenios Entradas Solicitud de Evaluación a Convenio Salidas Respuesta a Solicitud (Aprobación o Rechazo) N y Nombre de la Tarea Responsable Descripción Apoyo Computacion al Formulario de Apoyo Control Interno Asociado 1. Envío de Solicitud para Evaluación de Convenios JOF JOF recepciona documentos requeridos para evaluación de convenios de parte de Empresa solicitante. Estos son: Requisitos Generales: Presentación del Convenio por Oficina. Escritura de Constitución de la empresa con sus modificaciones posteriores (si correspondiere). Poderes de representante legal, socios, directores u otros. Rut de la empresa, Sinacofi. Rut de los socios y representante, Sinacofi. Antecedentes Financieros: Iniciación de actividades o Cartilla obtenida a través de internet. Último pago de renta (formulario 22). 12 últimos pagos de IVA (formulario 29). 2 últimos Balances. Certificado de deudas. Bancos, Cooperativas, INDAP e Instituciones Supervisadas por SBIF. Documentos Internos: Anexo Firma autorización para descuento. Anexo autorización Empleador. Otros (documentos no solicitados que se considere necesario adjuntar). Microsoft Outlook Almacenamiento de información en Carpeta Compartida.

3 Página: 3/ 15 Documentación específica según rubro Servicios Públicos Copia del Decreto de nombramiento del Jefe Superior de la Institución, del Secretario Regional o del Director Regional de servicios nacionales desconcentrados, respectivamente, según corresponda. Municipalidades Copia Decreto nombramiento del Alcalde. Copia del Decreto en que se delegan facultades, en caso que no firme el Alcalde y ésta haya delegado en otro funcionario la representación de la Municipalidad para casos específicos. Bienestar y Asociaciones Estatutos. Certificado de vigencia de la Persona Jurídica (Ministerio de Justicia), emitido con no más de 2 semanas de antigüedad. Personería de quién comparece como Representante (Directiva, en su caso). Decreto o Resolución de nombramiento del Jefe Superior del Servicio, en caso de ser empresas u organismos públicos. Antecedentes comerciales de la Institución. Comparecencia de la Empresa en la formalización del convenio. Antecedentes Legales de la empresa. Corporaciones y Fundaciones Estatutos. Decreto Supremo concesión personalidad jurídica y su publicación en el Diario Oficial.

4 Página: 4/ 15 Certificado de vigencia y directorio otorgado por el Ministerio de Justicia. Copia de escritura pública designación mandatarios o representantes con vigencia. Cooperativas y Asociaciones Gremiales Copia Escritura Constitución y sus modificaciones. Decreto Supremo concesión personalidad jurídica y su publicación en el Diario Oficial. Certificado de vigencia y directorio otorgado por el Ministerio de Economía. Copia escritura pública designación mandatarios o representantes, con vigencia. Sindicatos Estatutos Certificado de vigencia y de directorio actualizado otorgado por la Inspección del Trabajo. Antecedentes comerciales de la Empresa. Comparecencia de la Empresa en la formalización del convenio. Antecedentes Legales de la Empresa Sociedades de Responsabilidad Limitada Copia de la Escritura Pública de Constitución de la Sociedad y modificaciones. Copia del extracto de Constitución Copia de la publicación en el Diario Oficial del extracto de constitución. Copia de la inscripción del extracto en el Registro de Comercio del

5 Página: 5/ 15 Conservador de Bienes Raíces respectivo, con certificado de vigencia y anotaciones marginales. Copia de la escritura pública en que conste el poder de los representantes de la sociedad, con vigencia. Sociedades Anónimas Copia de la Escritura Pública de Constitución de la Sociedad y sus modificaciones. Copia del extracto de Constitución. Copia de la publicación en el Diario Oficial del extracto de constitución. Copia de la Inscripción del extracto en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces respectivo, con certificado de vigencia y anotaciones marginales. Copia de la primera sesión de Directorio reducida a Escritura Pública. Copia de la Escritura Pública en que conste el poder y las facultades de los representantes de la sociedad, con vigencia. Colegios (Si el dueño es Persona Natural) Copia del Decreto del Ministerio de Educación que lo designa como Sostenedor, en caso de corresponder. Iniciación de Actividades Antecedentes comerciales del Colegio (Ingresos, Subsidios, Nº de Matriculas). Colegios (Si el dueño es Sociedad Anónima O Sociedad Ltda.) Copia del Decreto del Ministerio de Educación que reconoce a la Sociedad como Sostenedor, en caso de corresponder.

6 Página: 6/ 15 Todos los antecedentes señalados y que se requieren para una Sociedad Anónima o Limitada, según corresponda. Antecedentes comerciales del Colegio (Ingresos, Subsidios, Nº de Matriculas). Nota: Cada documento debe presentarse en un archivo PDF con la firma fiel al original del JOF en cada documento presentado. En caso de no cumplir el orden descrito NO SE REALIZARÁ LA EVALUACIÓN. JOF envía la solicitud de Evaluación mediante correo electrónico a Departamento de Riesgo (riesgo@capual.cl). En este se debe explicitar la carpeta compartida en la que se encuentran los papeles requeridos para realizar evaluación. Ejemplo de correo electrónico se presenta a continuación:

7 Página: 7/ 15 2.Recepción de Solicitud a Evaluación de Convenio Evaluador de Riesgo Evaluador de riesgo una vez que recepciona solicitud de evaluación procede a verificar que se encuentren todos en regla. Si no se encuentran todos, reenvía correo para que JOF gestione documentos faltantes. Verificación de documentación adjunta. Si se encuentran todos, procede a evaluar. 3. Evaluación Evaluador de Riesgo Evaluador una vez que tiene todos los documentos necesarios, procede a leer información y documentos adjuntos. Posteriormente procede a verificar que cumpla el siguiente requisito: - Pago Recaudación -> No se acepta Convenio. En este caso, Evaluador de Riesgo procede a completar Presentación Convenio a Riesgo (Ver Anexo 1) con motivo de rechazo. - Pago Directo -> Se sigue con la Evaluación.

8 Página: 8/ 15 Posteriormente Evaluador procede a revisar información financiera, tanto de la Institución solicitante, como de los representantes o directorio den esta. - Si Institución y sus representantes presentan buenos indicadores financieros, Evaluador procede a aceptar Convenio. - Si Institución y sus representantes presentan malos indicadores financieros, Evaluador procede a utilizar otros criterios de acuerdo a planilla XXXXXX. 4. Respaldo de Evaluación Evaluador de Riesgo Al terminar la evaluación, el Evaluador procede a respaldar la evaluación de crédito en carpeta \\fileserver\griesgo\convenio\. En esta se debe guardar documento con el nombre de Institución solicitante a Convenio. Microsoft Word Respaldar evaluación en carpeta compartida. Cabe indicar que Evaluador también respalda la evaluación en Documento XXXX, en donde se indica: - Índice de provisión. - Índice de provisión histórico. - Tasas. - Código asignado a cada convenio. Este último documento realizado con el fin de tener un control de todos aquellos convenios presentes con la Cooperativa. Esta base de datos se utiliza mensualmente para realizar bloqueos/desbloqueos de acuerdo a la rentabilidad presentado por el Convenio.

9 Página: 9/ Envío de Resolución Evaluador Una vez obtenida la resolución, el Evaluador de riesgo procede a enviar respuesta a JOF mediante correo electrónico. En este se debe adjuntar documento de Presentación Convenio a Riesgo, en el que se especifica respuesta y observaciones pertinentes (Ver Anexo 1). Microsoft Outlook Presentación Convenio a Riesgo Anexo 1 Verificación de firmas. Un ejemplo de respuesta mediante correo electrónico se presenta a continuación: Resolución Presentación Comité de Riesgo Nota: Todas las resoluciones de Crédito Comercial deben ir firmadas por el Evaluador de riesgo a cargo de la evaluación, Subgerente de Riesgo y Gerente General de la Cooperativa. Si todas las firmas antes mencionadas no se encuentran en la resolución enviada por el evaluador, esta no será válida. 6. Recepción de Resolución JOF Una vez recepcionada la resolución, JOF informa a Institución solicitante a Convenio. Microsoft Outlook Verificación de Resolución.

10 I. Flujograma de la Actividad Página: 10/ 15 CAPUAL Departamento de Riesgo Evaluación Crédito de Consumo Fecha 30/01/2014 Narrativa Empresa Jefe de Oficina Evaluador de Riesgo 1 El Jefe de oficina requiere la documentación necesaria por parte de la empresa solicitante Solicita Evaluación de convenio Entrega Documentos 2 Una vez verificada que la documentación cumpla con lo requerido y se encuentre completa de acuerdo a lo solicitado la enviara por correo electrónico a riesgo@capual.cl el cual debe indicar dirección de carpeta compartida en donde se coloco la información No Verifica Si Envía Solicitud y Documentos requeridos Recepciona documentos 3 Cuando el Evaluador tiene todos los documentos necesarios, procede a hacer el primer filtro. si pasa a evaluación. Si se rechaza, el Evaluador comunica a jefe de oficina que documentos debe corregir. Corrige Información No Verifica Si 4 El Evaluador analiza documentación efectuando análisis de los antecedentes entregados y procede a indicar si es factible o se rechaza el convenio Fin Proceso Recepciona respuesta Filtra Evaluación No Cumple requisitos 5 El Evaluador ingresa análisis indicado y procede a respaldar la información en la carpeta compartida //Fileserver/griesgo/ CONVENIO 6 El evaluador informa mediante correo resolución de aceptación o rechazo del nuevo convenio al jefe de Oficina 7 Jefe de Oficina informa mediante correo o vía telefónica resolución de aceptación o rechazo del convenio al Habilitado de la Empresa Fin Proceso Recepciona respuesta e informa a empresa Resolución Si Respalda Informa Resolución Información fileserver\griesgo\ CONVENIO Fase Versión Documento:

11 II. Matriz RACI Página: 11/ 15 Actividades / Recursos Institución JOP Evaluador de Riesgo 1. Envío de Solicitud a Evaluación de I R Convenio. 2. Recepción de Solicitud a R I Evaluación de Convenio. 3. Evaluación. R 4. Respaldo de Evaluación. R 5. Envío de R I Resolución. 6. Recepción de Resolución. I R R Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable de su realización. A Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él. C Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. I Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. Versión Documento:

12 III. Anexo 1. Presentación Convenio a Riesgo Página: 12/ 15 Versión Documento:

13 2. Información Financiera (Formulario 22) Página: 13/ 15 Versión Documento:

14 PROCEDIMIENTOS - EVALUACION DE RIESGO 3. Información Financiera (Formulario 29 Últimos 12 pagos) Página: 14/ 15 Versión Documento:

15 Página: 15/ 15 Versión Documento: