PROCEDIMIENTO - RENUNCIAS. Renuncia de Socios.

Transcripción

1 Página: 1/ 7 Proceso clave Subproceso Definiciones Introducción Alcance Periodicidad Actividades descritas en procedimiento Objetivos Procesos Relacionados Internas Oficinas. Custodia. Operaciones. Consejo.. Control Documental y Normativo. Este Proceso corresponde a una solicitud de renuncia presentada por un socio a la Cooperativa que es aceptada y aprobada por el Consejo. Cúmplase con el propósito de: Verificar la existencia e integridad de los documentos requeridos para iniciar el proceso de renuncia de socios, constatando que cada solicitud cumpla los requisitos normativos, estatutarios y legales que rigen este acto. Persona Natural o Jurídica, quien solicite su renuncia como socio de la Cooperativa Capual. Quincenal. 1. Recepción de información. 2. Revisión. 3. Fidelización. 4. Presentación. 5. Formalización. 6. Ejecución. 7. Comunicación. 8. Custodia. Tener un control por cada una de las renuncias presentadas por los socios que permita validar la integridad y confiabilidad de la documentación que se requiere para su presentación a consejo. Admisiones. Recepción de documentación desde oficinas. Custodia. Áreas N/A. Externas Riesgos del Proceso Envío de documentación errónea o incompleta. Documentación con información alterada. Desistimiento de la Admisión. Mediciones del Proceso Renuncias presentadas en un período determinado. Renuncias aceptadas en un período determinado.

2 Página: 2/ 7 I. Descripción del Procedimiento 1. Aceptación de Socios Entradas Solicitud de ser socio Salidas Custodia Admisiones aceptadas N y Nombre de la Tarea Responsable Descripción Apoyo Computacional 1. Recepción de documentación desde oficinas. Jefe de Operaciones (JOP). A través de correo renuncias@capual.cl,jefe de Operaciones (JOP) deberá enviar al Coordinador de admisiones y renuncias y al ejecutivo de fidelización, la carta renuncia del socio que a lo menos contenga: a) Identificación del socio (nombre y rut). b) Fecha de presentación de Renuncia. c) Manifiesta voluntad de renunciar. d) Firma y huella del socio. e) Teléfonos de contacto. Información que debe enviar la oficina: 1. Fotocopia de Cédula de identidad al día con firma y timbre del responsable en Oficina. 2. Ficha de carta de Renuncia. (Anexo 1) 3. Estado de cuenta del socio. 4. Estado de cuenta avales del socio si aplica. 5. Carta renuncia del socio. Office Microsoft Excel Formulario de Apoyo Ficha de renuncia Manual Unificado de Políticas. (MUP) Control Interno Asociado

3 Página: 3/ 7 2. Revisión. Coordinador Fidelización. Ejecutivo Fidelización Presentación. Coordinador Una vez recibida las imágenes escaneadas, coordinador de admisiones y renuncias revisa cumplimiento de requisitos normativos y consistencia de los documentos. Documentos o socio No Cumplen normativa: Se informa vía correo electrónico a Jefe de Operaciones (JOP) en oficina de origen para su corrección y posterior reenvío. Documentos y Socio Cumplen Normativa: Se informa vía correo electrónico a la oficina de origen el cumplimiento, indicando el bloqueo y se les solicita enviar documentos originales. Ejecutivo de fidelización contactará a socio y hará labor de retención. Socio desiste de Renuncia Ejecutivo Fidelización solicitará carta de respaldo al socio, la que hará llegar a Coordinadora y renuncias a más tardar al mediodía de la fecha en la que deba realizarse consejo programado e informará a Jefe de Operaciones (JOP) desistimiento de renuncia. Coordinadora y renuncias imprimirá carta desistimiento, la anexará a legajo de documentos solicitados para renuncias y levantará bloqueo al socio. Coordinador y renuncias le presentará a Consejero habilitado en próximo consejo programado archivo con todas las renuncias EN CUMPLIMIENTO y cuyos originales le hayan hecho llegar desde las oficinas y que se encuentren en su poder. Sistema Génesis Ficha de renuncia Manual Unificado de Políticas (MUP). Sistema Génesis. Ficha de renuncia Manual Unificado de Políticas (MUP). Nómina Consejo. Carta Desistimiento.

4 Página: 4/ 7 5. Formalización. Director Habilitado. 6. Ejecución. Coordinador 7. Comunicación. Coordinador 8. Custodia. Coordinador Director Habilitado acepta, aprueba y firma renuncias presentadas e informa a Coordinador y renuncias vía correo electrónico. Coordinador y renuncias recibe archivos desde el Director Habilitado, levanta bloqueo de renuncia y procesa renuncia por sistema. Coordinador y renuncias genera listado de renuncias en archivo formato Excel e informa a Jefe de Operaciones (JOP) de todas las Oficinas Comerciales y a Consejero habilitado. Coordinador y renuncias enviará documentos originales de renuncias a Storbox, informando a Custodia detalle del contenido del envío. Sistema Génesis Office Microsoft Excell Microsoft Word Office

5 Página: 5/ 7 4 Matriz RACI Actividades / Recursos Coordinador de Adm. y Renuncias. Jefe de Operaciones. Ejecutivo Fidelización. Director Habilitado. Custodia. 1. Recepción de información. I R I 2. Revisión. R I 3. Fidelización. I I R 4. Presentación. R I 5. Formalización. I R 6. Ejecución. R I 7. Comunicación. R I I 8. Custodia. R I R Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable de su realización. A Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él. C Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. I Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.

6 Página: 6/ 7 FLUJOGRAMA

7 Página: 7/ 7 Anexo 1 Ficha Renuncia