PROCEDIMIENTO ENTREGA DE CLAVES ACTUALIZACION DE DATOS CAMBIO MODALIDAD DE INVERSION

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1 PROCEDIMIENTO ENTREGA DE CLAVES ACTUALIZACION DE DATOS CAMBIO MODALIDAD DE INVERSION Página 1 de 10

2 Introducción El presente documento formaliza los lineamientos relacionados con el proceso de Entrega de Claves, Actualización de Datos, Cambio Modalidad de Inversión de clientes de EuroAmerica, de las diferentes líneas de negocio; Seguros de Vida, Fondos Mutuos y Corredora de Bolsa. La finalidad es otorgar a nuestros clientes en todo momento seguridad y confidencialidad, tanto de sus antecedentes personales como de los productos y/o servicios contratados. Para asegurar el cumplimiento de estos procedimientos se establecen responsabilidades y tareas a realizar por las distintas áreas involucradas, con la finalidad de aminorar riesgos de incumplimiento. Objetivos Asegurar que la información sea clara y transversal para todas las personas involucradas en estos procesos, con la finalidad de: Mejoramiento de los procedimientos actuales. Gestionar eficientemente tareas relacionadas. Resguardar la seguridad transaccional de los clientes. Alcance El presente documento procura servir como guía para todos los colaboradores de EuroAmerica que interactúen con clientes a nivel nacional, a través de las distintas vías. Página 2 de 10

3 Entre ellos se encuentran; Área Comercial, Gerentes de Ventas y Distribución, Ejecutivas Servicio al Cliente, Ejecutivas Canales Remotos, Asistentes en Terreno, Recepcionistas y Cajeros, y otros. La Gerencia de Productos a través de la división de Servicio al Cliente, como gestionador y responsable de los procedimientos anteriormente mencionados. Definiciones Generales Clientes: i. Seguros Individuales: Contratante, asegurado con cesión total de derechos, representante legal con poder total. ii. Seguros Colectivos: Asegurado Titular iii. Fondos Mutuos: Partícipe Persona Natural y Jurídica iv. Corredora de Bolsa: Persona Natural y Jurídica Clave: La clave proporcionada por EuroAmerica, permite a los clientes acceder al sitio privado Mundo Financiero, el cual permite, de acuerdo a la línea de negocio; acceder al detalle de los productos contratados, visualizar saldos, modificar sus datos de contacto, realizar transacciones, entre otros. Existen tres tipos de claves: Clave MF: Clave impresa que se entrega físicamente al cliente, previa firma de toda la documentación requerida (permite realizar transacciones). Esta clave anteriormente se denominaba clave segura. Clave Temporal: Clave de navegación que se envía a través de scliente@euroamerica.cl al mail que el cliente tiene registrado en Planex (sólo permite visualizar). Todos los clientes pueden solicitar una clave temporal, pero sólo los clientes de Seguros de Vida con ahorro, RRVV, APV, FFMMs y CB pueden solicitar la clave MF. Página 3 de 10

4 Clave Acciones ON-Line: Adicionalmente, para los clientes de Corredora, existe una segunda clave, la cual se genera automáticamente una vez que se activa la clave MF y llega directamente al mail registrado en FC CB. Esta clave es activada por operaciones en un plazo de 8 horas hábiles. Para poder transar directamente en bolsa el cliente debe tener el perfil Operador, si no lo tiene, debe solicitar el ejecutivo a operaciones de la corredora para que habiliten al cliente y pueda operar. En el caso que la clave no sea recibida por el cliente o esta sea bloqueada, se debe generar una nueva clave desde el archivo (aleatorio). Esta clave es activa por operaciones y remitida al cliente vía dirección de correo electrónico, por la Ejecutiva SAC-Fidelización. Requisitos para la entrega de la Clave MF: Para obtener la clave es importante tener el contrato de internet firmado y visado. Sin embargo para poder operar dentro de Mundo Financiero debe tener los siguientes contratos firmados y visados Página 4 de 10

5 Requisitos para la entrega de la Clave Temporal: El cliente debe tener registrado mail en los sistemas de productos. I - PROCEDIMIENTO ENTREGA DE CLAVES ENTREGA DE CLAVE TEMPORAL POR LINEA DE NEGOCIO Cliente solicita clave: S. Colectivo SI s/ahorro y RRVV SI c/ahorro FFMMs C. Bolsa Al mail registrado P1 P1 P1 P1 P1 No registra mail P2 P2 P3 P3 P3 Mail diferente P4 P4 P5 P5 P5 Procedimiento (P1): Cliente posee mail La clave solicita su clave vía Automáticamente se le envía clave al mail. Procedimiento (P2): Cliente no registra mail En caso de no existir registro de mail, cliente debe ingresar su mail con el n de serie del CI. Automáticamente se le envía clave al mail. Procedimiento (P3): Cliente No Registra Mail En caso no existir registro de mail, se contactará al cliente telefónicamente, con motivo de confirmar el nuevo mail, se ingresará en la FC de Planex y Página 5 de 10

6 luego se enviará el contrato de internet al cliente para su firma. Contra la recepción del documento (original o escaneado) más copia de CI, se registrará el mail y se enviará la clave temporal. Procedimiento (P4): Cliente tiene mail diferente. Cliente debe cambiar su mail en y luego solicita su clave. Procedimiento (P5): Cliente tiene mail diferente. En caso de que el cliente requiera que la clave temporal sea enviada a un mail distinto del registrado Ficha de Cliente y Contrato de Internet, según corresponda, ejecutiva SAC-Fidelización, contactará al cliente telefónicamente, con motivo de corroborar la diferencia de mail, luego de validado esto, se enviará al cliente vía mail el documento de actualización de datos para que este sea remitido con firma y copia de CI del cliente. Una vez recibido el documento se formalizará el registro del mail y se enviará la clave. En el caso de los clientes que contratan productos como seguros colectivos, seguros de vida sin ahorro y RRVV, en la medida que contraten productos de mayor complejidad, operará el procedimiento de mayor restricción en cuanto a la entrega de clave y actualización de . ENTREGA DE CLAVE MF TODAS LAS LINEAS DE NEGOCIO SANTIAGO. Si el cliente requiere clave MF y la solicita a través de las vías detalladas anteriormente, será contactado por Ejecutiva SAC-Fidelización, quién coordinará con el cliente una cita para efectuar la entrega de la clave MF, la cual es enviada a través del servicio de motoboy. Página 6 de 10

7 El cliente debe recepcionar clave MF mediante firma y huella dactilar. Posteriormente el Servicio de Motoboy remitirá mediante nómina el documento firmado, el cual es recibido por SAC y posteriormente remitido a Operaciones para su digitalización. En cuanto el documento se encuentre digitalizado y visado en Planex, el cliente queda habilitado para realizar transacciones por internet. Nota: si el cliente no cuenta con todo el Set de contratos exigido por línea de negocio, junto con el envío de la clave se envían los contratos faltantes actualizados para firma. CLAVE PREIMPRESA. Cuando el cliente viene a una sucursal o el ejecutivo lleva set contratos a firmar al cliente, puede llevar una clave MF preimpresa. Que se activa una vez visado todos los contratos por Operaciones. Procedimiento para clientes nuevos Seguros Individuales con Ahorro: por implementar Cuando un cliente suscribe una póliza con ahorro por primera vez, Emisión emite la póliza y junto con ello el documento de clave MF (formato preimpreso), la cual será entregada al cliente directamente por el agente de venta y/o ejecutivo comercial. El cliente debe estapar firma y huella dactilar en el documento de recepción de clave. Para estos casos el ejecutivo debe contactar a SAC (fidelización) y solicitar la entrega de la póliza por él, antes que se emita la póliza. Posteriormente, SAC (fidelización) se contactará con el cliente para corroborar la recepción de póliza y clave MF. En este contacto, luego de validar antecedentes del cliente, se activará la clave MF y junto con ello se le explicará al cliente como utilizarla por primera vez, para que pueda ingresar y modificar dicha clave por una de fácil recordación y que sólo sea conocida por el. Página 7 de 10

8 Fondos Mutuos (Gerencia de Distribución): Al momento de que una persona se hace cliente de Fondos Mutuos (firma el Set de contratos), el ejecutivo entregará el documento de clave MF (formato pre-impreso). El cliente debe estapar firma y huella dactilar en el documento de recepción de clave. Posteriormente, luego de materializado el primer aporte, SAC (fidelización) se contactará con el cliente para corroborar la recepción de clave MF. En este contacto, luego de validar antecedentes del cliente, se activará la clave MF y junto con ello se explicará al cliente como utilizarla por primera vez, para que pueda ingresar y modificar dicha clave por una de fácil recordación y que sólo sea conocida por el. Corredora (Gerencia de Distribución): Al momento de que una persona se hace cliente de la Corredora de Bolsa (firma el Set de contratos), el ejecutivo entregará el documento de clave MF (formato pre-impreso). El cliente debe estapar firma y huella dactilar en el documento de recepción de clave. Posteriormente luego de que Operaciones apruebe la creación del cliente (contratos visados en Planex), SAC-fidelización lo contactará para corroborar la recepción de clave MF. En este contacto, luego de validar antecedentes del cliente, se activará la clave MF y junto con ello se explicará al cliente como utilizarla por primera vez, para que pueda ingresar y modificar dicha clave por una de fácil recordación y que sólo sea conocida por el. PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONA NATURAL Conforme a lo establecido en los Set de Contratos, todos los clientes de EuroAmerica, tienen la responsabilidad de mantener su información de contacto debidamente actualizada, con la finalidad de que exista una comunicación oportuna y fluida respecto de los productos contratados. Vías de de actualización: Página 8 de 10

9 Mundo Financiero Ejecutivo Sucursales (atención presencial) ACTUALIZACION DE DATOS POR MUNDO FINANCIERO Cliente debe tener clave de acceso y actualizar sus datos directamente en Mundo Financiero. Una Vez ingresado el cambio se actualiza los datos en todos los sistemas productos. Se genera registro en Planex del proceso de actualización de datos. ACTUALIZACION DE DATOS VIA EJECUTIVO O SERVICIO AL CLIENTE SUCURSALES Cliente via su ejecutivo o en servicio al cliente, puede actualizar sus datos. Para ello el ejecutivo debe solicitar el CI, completar datos en Planex sección actualización de datos. La actualización de datos la debe solicitar el Contratante (Asegurado en caso de cesión de derecho) o Participe. Luego cliente debe firmar solicitud de actualización de datos (firma y huella). El documento firmado puede ser enviado por el cliente via mail, junto a la fotocopia de la CI. Este documento debe ser enviado por el ejecutivo a Operaciones Vida u Operaciones AGF/ Corredora para su visación. Una vez Visado el Documento se actualizan los datos y el documento se archiva en Microsystem. Ejecutivos SAC. Deben enviar documento para visación a Área Fidelización Página 9 de 10

10 NOTA Línea Mail En Caso que el cliente se contacte por una de estas vías, se le debe informar el nuevo procedimiento, en especial guiarlo a que realice su actualización via Mundo Financiero o se acerque a una Sucursal. PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONA JURIDICA AGF/CORREDORA Para personas Jurídica deben completar Ficha Cliente. Enviar a Operaciones. III- PROCEDIMIENTO CAMBIO MODALIDAD DE INVERSION Cliente podrá realizar cambio de modalidad de inversión via Mundo Financiero. Para ello deben tener la clave MF. Una vez realizada la operación se envía mail como comprobante de solicitud y luego una vez que se materializa se envía mail. Esto aplica para todos los seguros valorización diaria o mensual excepto cliente que tengan los pol , ,291009, En Caso de no contar con Clave, cliente puede realizar via el ejecutivo o en servicio al cliente en cualquier sucursal. Para ello completa formulario de solicitud. El cual luego se envía a operaciones Vida. Página 10 de 10