Ante la ausencia del F SOLICITUD DE CERTIFICADO será imposible dar inicio al proceso de Certificación Laboral y Previsional.

Transcripción

1 Documento General DG INSTRUCTIVO DOCUMENTACIÓN (V.A) OBSERVACIONES PRELIMINARES El Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales permite verificar el pago mensual de la remuneración y pago de instituciones previsionales en relación a los trabajadores declarados por la empresa contratista respecto de un contrato entre las partes, verificación de los finiquitos debidamente ratificados ante un ministro de fe, informados en la nómina de trabajadores, causal de término de la relación laboral, deuda laboral e instituciones previsionales con no conformidad, conforme a la Ley I.- FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Se recibirá la Documentación de contratistas/subcontratistas que soliciten el Certificado Avanzado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales por medio de la Solicitud F SOLICITUD DE CERTIFICADO que estará disponible por medio de: a) Formulario de Solicitud a ser retirado en nuestras oficinas. b) Mail enviado por Ejecutivos del Departamento de Control de Contratistas. c) Formularios disponibles en nuestros sitios WEB. Ante la ausencia del F SOLICITUD DE CERTIFICADO será imposible dar inicio al proceso de Certificación Laboral y Previsional. La documentación deberá ser enviada por la Empresa Contratista y/o subcontratista según lo descrito a continuación: A. En caso que la Empresa Contratista/subcontratista tenga un máximo de 5 trabajadores informados en la Nómina de Personal, podrá enviar la documentación escaneada a casilla de mail la cuál será xxxxx@achilles.com (nombre empresa principal@achilles.com). B. En caso que la Empresa Contratista/subcontratista tenga más de 6 trabajadores informados en la Nómina de Personal, podrá enviar la documentación por valija al Departamento de Control de Contratistas: Unidad Certificación, ubicada en Av. El Bosque Norte to piso, Las Condes, Santiago, Chile. Las formas de envío descritas anteriormente se denominan REMOTAS, y para asegurar su legalidad, junto con la totalidad de documentos, se debe adjuntar la Declaración Jurada F07.00 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA legalizada ante Notario. Este documento (F07.00 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA) permite a Aquiles cumplir con la finalidad de reemplazar el chequeo visual de documentos originales versus fotocopias simples. Rev.06.00: 29/08/2011 Av. El Bosque Norte N 0110, Piso 5, Las Condes, Santiago, Chile.

2 Además El formulario F SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA dará origen a nuestro registro digital R108 - RESPALDOS F07.00 el que contendrá un hipervínculo que permite acceder a la imagen. C. En caso que la Empresa Contratista/subcontratista prefiera entregar la documentación personalmente en nuestras oficinas, será atendido por nuestros ejecutivos en Av. El Bosque Norte to piso, Las Condes, Santiago, Chile. NOTA: Achilles no será responsable en caso de extravío de los documentos por parte de la empresa privada a quién la empresa contratista y/o subcontratista le encargo la labor del despacho y envío de los mismos, lo anterior será informado a la Empresa Contratista/subcontratista al momento de enviar con instrucciones y detalles de requisitos para la obtención del Certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales. II.- HORARIO DE RECEPCIÓN El horario de recepción documental es de lunes a viernes de 9 a 17 hrs. III.- PLAZO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN El Plazo de entrega de la documentación será el establecido en conjunto con la Empresa Principal, en todos los casos si el día de vencimiento del plazo es sábado, domingo o inhábil, la Empresa Contratista/Subcontratista deberá enviar los antecedentes el día hábil anterior. IV.- VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Corresponde a la verificación por parte de los ejecutivos del Departamento de Control de Contratistas, del cumplimiento laboral y previsional de la empresa contratista a través del análisis de la documentación entregada. En este proceso se obtiene el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales que disminuyen el riesgo de la Empresa Principal hacia los trabajadores contratados en régimen de subcontratación. V.-PLAZO DE EMISIÓN DEL CERTIFICADO El plazo para la emisión del Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales es de 7 días hábiles, contados desde el día hábil siguiente de la recepción oficial de la respectiva solicitud.

3 VI.- NOTIFICACIONES En caso de detectarse documentación faltante, incompleta, ilegible y/o inconsistente durante la revisión, se suspenderá el plazo de emisión del certificado otorgando una prorroga máxima de 5 días hábiles contados desde el día hábil siguiente a la fecha del envío de la notificación de la documentación faltante, quedando pendiente los días hábiles restantes producto de la suspensión del plazo de la emisión del certificado. En cuanto a los días hábiles restantes seguirán corriendo el día hábil siguiente de haber recepcionado la documentación solicitada, o bien cumplida la prorroga máxima, bajo el apercibimiento de emitir el certificado con los antecedentes que obran en poder de SpA. DETALLE DE LA DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR Requisitos Obtención Certificado 1.-F SOLICITUD DE CERTIFICADO, el formulario de Original Firmado por el solicitud es el documento que da inicio al proceso de Representante Legal o certificación. (Formato Achilles con carácter de Declaración Envío Remoto (***). Jurada). 2- F NÓMINA Y MOVIMIENTOS DEL PERSONAL, Original Firmado por el debe venir ordenada de acuerdo al Libro Auxiliar de Representante Legal o Remuneraciones. (Formato Achilles con carácter de Envío Remoto (***). Declaración Jurada). / 3.-F SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Al inicio NOTARIAL, firmado ENTREGADA (Formato Achilles con carácter de Declaración por el Representante Legal, Jurada) la primera entrega debe ser original legalizado ante posteriormente envío mensual notario, para los meses siguientes enviar fotocopia del en fotocopia. original. 5- F AUTORIZACIÓN PARA ACHILLES CHILE, (Formato Achilles con carácter de Declaración Jurada). Original Firmado por el Representante Legal o Envío Remoto (***). 6.- Contrato entre las partes (Empresa Principal y Empresa Contratista y/o Empresa Contratista y Empresa Subcontratista). 7.- Rut de la empresa solicitante 8.- Cédula de identidad del representante legal 9.- Contratos de Trabajo Individual

4 10.- Beneficios por instrumentos colectivos Libro auxiliar de remuneraciones (Ordenado por Centro de Costos), solo en el caso que el empleador tenga cinco o más trabajadores a su servicio Liquidación de Remuneraciones, firmadas por el trabajador y ordenadas de acuerdo al Libro Auxiliar de Remuneraciones. (La firma del trabajador en la liquidación se puede obviar siempre que el empleador envíe comprobantes de pago de las mismas) Comprobantes de pago de remuneraciones que contenga a lo menos, el nombre del trabajador, el monto de la remuneración líquida del respectivo mes y fecha de pago, es posible remitir una cartola bancaria con el detalle de los pagos realizados. (Este requisito no será exigible en caso que la liquidación del trabajador venga correctamente firmada por el mismo). 14.-Fotocopia simple de Registros de Asistencia con la Original Firmado por el sumatoria semanal de las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas por cada empleado, este último firmará en el mismo en señal de aceptación (Reglamento 969) o Representante Legal o Envío Remoto (***). En el caso de optar por legalizar F RESUMEN REGISTRO ASISTENCIA- este formato el Resumen de Registro es utilizado cuando las empresas contratistas tienen Asistencia (F04.00), debe trabajadores sujetos a jornada laboral. También se puede enviar el documento en original. utilizar para informar a trabajadores sujetos al art. 22 del Código del Trabajo, según Contrato. En los casos en que no sea posible fotocopiar los registros de asistencia, la empresa puede optar por trabajar con el Formato Achilles, este debe ser firmado por los trabajadores y el Representante Legal, o en su defecto enviar este resumen legalizado ante notario en el caso de no venir con la o las firmas de todos los trabajadores Finiquitos ratificados ante un Ministro de Fe y que se hubieren originado en el mismo período a certificar, deberá enviar fotocopia acompañado del original, este requisito es aplicable a todas las causales de despido detalladas en el Código del Trabajo Set de Pagos Previsionales (AFPs, AFC, ISAPRES, IPS, MUTUAL, CCAF) 17.- Trabajadores Extranjeros. Documentos debidamente protocolizados ante el cónsul de Chile en su país de origen, acreditando que mantiene su sistema de seguridad social en su respectivo país.

5 DG INSTRUCTIVO DOCUMENTACIÓN (V.A) 18.- Trabajadores Jubilados. Solicitud del trabajador en que se consta exención de cotizaciones previsionales en AFP. Los trabajadores jubilados, que mantienen su afiliación al antiguo sistema previsional están obligados a cotizar en forma completa, por lo que lo anterior no es aplicable. Envío Remoto (***): Envío digital solo hasta 05 trabajadores y envío a través de valija sobre 06 trabajadores, para ambos casos será válido SOLO en caso que envíe a nuestras oficinas por única vez y en forma legalizada ante notario el F07.00 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA-, para los posteriores envíos se deberá enviar digitalizada junto con los otros antecedentes. Fotocopia Simple (*) : Será necesario que al momento de entregar fotocopias de la documentación al Departamento de Control de Contratistas, se presenten los originales de éste, para que el recepcionista deje constancia visual de que las copias corresponden con los originales o en su defecto fotocopias legalizadas.