SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVO CONTROL DE SUBCONTRATISTAS Y ESTADOS DE PAGO

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE INSTRUCTIVOS GERENCIA TÉCNICA INSTRUCTIVO CONTROL DE SUBCONTRATISTAS Y ESTADOS DE PAGO CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FECHA DE EMISIÓN: TOTAL DE PÁGINAS: VERSIÓN Nº: REEMPLAZA A: REVISIÓN TÉCNICA: REVISIÓN DE CALIDAD: APROBACIÓN: I GT de agosto de (cinco) 5 Versión 4 del 18 de octubre de 2010 Waldo Urquiza Paula Araya L. Coordinador de Calidad José Gómez Ll Referencias: Manual de GHG S.A. Procedimiento Administración de Obras Ley : Regula trabajo en Régimen de Subcontratación, el Funcionamiento de la Empresas de Servicios Transitorios y el Contrato de Trabajo de Servicios Transitorios. Programa Empresas Competitivas de Mutual de Seguridad (PEC) 2. MODO OPERATIVO. El responsable por la emisión de contratos para subcontratistas y del informe de los Estados de Pago será el Encargado Unidad de Programación y Control. Control de Contratos de Subcontratistas Cumplimiento de documentación exigida Aprobación de Estado de Pago

2 2.1 Control de Contratos de Subcontratistas: 1. Al comienzo de cada faena, el Encargado de Programación y Control envía al Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto formato de Ficha de Subcontratistas y formato planilla pago subcontratistas. 2. Cuando el Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto subcontrata una actividad, debe realizarlo según lo indicado en Procedimiento Administración de Subcontratos P Ado En caso extremo de necesidad, el proceso puede acelerarse, en esta situación, el Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto solicita directamente al Encargado de Programación y Control el formato de contrato y lo completa él mismo, sin intervención de la Ficha de Subcontratista, obtiene la firma del subcontratista y lo envía en original y copia al Encargado de Programación y Control quien revisa y distribuye. 4. La aprobación y firma del contrato de realiza según lo indicado en Procedimiento Administración de Subcontratos P Ado En casos particulares, en que se solicite anticipo, el Subcontratista debe hacer llegar al encargado de Programación y Control un cheque en garantía cruzado, sin fecha y a nombre de Constructora GHG S.A. o una boleta de garantía bancaria, por el monto del anticipo. Sólo en ese momento y previa firma de todos los documentos indicados anteriormente se cursa el anticipo. El encargado de Programación y Control debe entregar el documento en garantía, vía memorando, al Tesorero, el cual lo guardará en custodia. Además, el encargado de Programación y Control debe dejar registro del monto del anticipo entregado, en la planilla de estado de pago de subcontratistas del periodo que corresponda. 6. Tanto el Encargado de Programación y Control como el Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto, deben ser diligentes en el actuar, ya que no se cancelará ningún Estado de Pago o Anticipo al subcontratista si no se cumple con lo exigido en registro Aprobación de Estados de Pago. 2.2 Control de Documentación de Subcontratistas: Los responsables en obra del control de subcontratistas deberán almacenar toda la información mes a mes utilizando para ello un archivador por subcontrato, el que será mantenido por el Prevencionista de Riesgos de cada obra, este archivador deberá contener toda la información exigida para la aprobación de los estados de pago en el siguiente orden: 1. Información de portada, de responsabilidad del Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto - Ficha de Subcontratista - Contrato de subcontratista - Anexos de contrato 2. Información mes a mes de responsabilidad del Administrativo de RR.HH. - Planilla de registro de Subcontratistas actualizado - Certificado de antecedentes laborales y previsionales F30. - Certificado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales F30-1 (específico por el centro de costo). - Certificado de antecedentes del trabajador del subcontrato - Fotocopia de Cédula de Identidad - Contrato de trabajo - Charla de Inducción DAS. DS 40 por parte del subcontratista - Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad por parte del subcontratista - Comprobante de pago de cotizaciones previsionales - Liquidaciones de sueldo

3 Página 3 de 5 - Finiquitos ante ministro de fe. Toda esta información deberá ser archivada cada vez que ingrese un subcontratista o este haga ingreso de nuevos trabajadores. Administrativo de RR.HH. deberá verificar en el módulo de verificación de la página de la Inspección de Trabajo los certificados F30 y F30-1 proporcionados por el subcontratistas, quedando como requisito fundamental para el VºBº de la Ficha de Aprobación de Estados de Pago. El link de verificación de certificados es: 3. Información de responsabilidad del Prevencionista de Riesgos - Certificado de adhesión al organismo administrador de la Ley Charla de Inducción DAS. DS 40 realizada por Constructora GHG S.A. - Entrega de Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad de Constructora GHG S.A. - Procedimiento de trabajo seguro. - Actas de constitución del comité paritario de Higiene Y Seguridad - Actas de reuniones (mensualmente en caso que apliquen) - Registro de Inducción del procedimiento de trabajo seguro (todos los trabajadores) - Exámenes ocupacionales específicos (en caso que apliquen, definidos por el prevencionista de la obra) - Presentación de Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad actualizado, ingresado a la Inspección del Trabajo y SEREMI de Salud (registro de recepción y copia del reglamento timbrado por los organismos fiscalizadores. El prevencionista de riegos, además deberá adosar a los respectivos trabajadores de los subcontratistas, los registros de entrega de elementos de protección personal que hayan sido proporcionados por la Constructora. Estos registros deberán contener el nombre del trabajador, el nombre del supervisor y la firma del bodeguero. 2.3 Estados de Pago de Subcontratistas: 1. A mitad y fin de mes, y según calendario entregado por Gerente de Administración y Finanzas, se debe cancelar a subcontratistas. 2. Entre el día Viernes anterior al pago (día 1) y hasta el día hábil siguiente (día 2 o 3), los administradores envían planillas de pago de subcontratistas por el medio más adecuado al alcance. 3. Entre la tarde del día 2 y mañana del día 3 el encargado de Programación y Control imprime planillas y confecciona informe. Una vez culminado el informe, lo entrega al Gerente de Operaciones para su VºBº. 4. El Gerente de Operaciones realiza las modificaciones pertinentes durante el día 5, aprueba las planillas y las devuelve al encargado de Programación y Control, quien corrige los registros y obtiene informe oficial con firma del Gerente de Operaciones. 5. El día 5, el encargado de Programación y Control entrega copia al Gerente de Administración y Finanzas para la emisión de Cheques y archiva las planillas correspondientes. 6. El día 6 el encargado de Programación y Control emite informe Índice de cumplimiento planillas de Subcontratistas, el cual entrega al Gerente de Operaciones. Además, envía a todas las obras el Programa de Caja con los pagos reales efectuados a los subcontratistas, para que el Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto realice los ajustes correspondientes y junto a este, también envía el Índice de cumplimiento planillas de Subcontratistas.

4 Página 4 de 5 7. Calendario Resumen Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Recepción de SC (día 1) Recepción de SC / Confección de Informe (día 2) Confección de Informe/ Revisión de Gop (día 3) Aprobación Gop / Informe aprobado a GAF y archivo de planillas (día 4) Confección de facturas y documentos de pago (día 5) Envío Índice de Ev. a GOp y AdO y programa real a AdO (día 6) 3. MODIFICACIONES Versión Ítem Motivo del cambio Fecha 0 Versión Inicial Orden de compra generada por encargado de programación control de contratos subc. y control 2 Varios Se elimina de este instructivo la forma de realizar los contratos ya se incluyen en Procedimiento Administración de Subcontratos P Ado Se cambia Control de Subcontratistas y Normas de Seguridad por Reglamento Especial de Subcontratistas SST y Reglamento Interno Normas de Seguridad. 3 Varios Se especifica como se informan los requerimientos que se deben cumplir para cancelar los estados de pagos. 4 Varios Se incluye diagrama de flujo y referencias 5 Varios Modificación Diagrama de Flujo Se modifica exigencia para la cancelación de los estados de pago. Se agrega Control de Documentación de Subcontratistas Se elimina cumplimiento de requisitos legales para proceder a la cancelación del Estado de Pago. Se elimina registro Verificación Cumplimiento Ley de Subcontratación. Se agrega Registro Planilla de Registro de Subcontratistas

5 Página 5 de 5 4. Registros PLANILLA DE REGISTRO DE SUBCONTRATISTAS F GT-02 Rut empresa Razón social Nombre gerente o dueño Dirección oficina central Mutualidad a la que esta adherido Nº de Contrato Telefono de emergencia Nombre del Supervisor o coordinador en el centro de trabajo Fecha estimada inicio de los trabajos Fecha de término Nº de trabajadores Historial de accidentes