2.- ALCANCE Todas las empresas contratistas que prestan servicios para Entel. a) Mantener actualizado el registro de documentos internos y externos.

Transcripción

1 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 1 de OBJETIVO Este documento tiene por objeto comunicar la forma en la cual las empresas que postulan al registro de contratistas de Entel debe enviar la documentación solicitada para la calificación de PREVENCIÓN DE RIESGOS. 2.- ALCANCE Todas las empresas contratistas que prestan servicios para Entel. 3.- DEFINICIONES No aplica. 4.- RESPONSABILIDADES 4.1 Gerencia de Recursos Humanos. a) Proveer los medios, recursos humanos y materiales necesarios para dar cumplimiento a lo establecido en el presente documento. b) Verificar, mediante las instancias pertinentes, la correcta implementación de lo establecido en el presente documento. 4.2 Subgerencia Prevención. a) Mantener actualizado el registro de documentos internos y externos. 5.- DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO Este instructivo describe los requisitos y la forma de presentar los documentos de la carpeta de PREVENCIÓN DE RIESGOS solicitados en el proceso de Evaluación de empresas que postulan al registro de contratistas de Entel, debe respetar los formatos y el orden en el cual se solicitan los documentos. Cuando un ítem no aplica para la empresa evaluada deberá adjuntar el formulario JUSTIFICACIÓN explicando en detalle la razón que corresponda, sin embargo se han establecido documentos NO JUSTIFICABLES, se entenderá por Solicitud o documento no Justificable aquellos que son de carácter obligatorio para el proceso y que no están sujetos a excepciones establecidas en la ley o en los requisitos de Entel. En caso que la información no se envíe como se solicita, la calificación inicial será NO RECOMENDABLE hasta la presentación completa de lo solicitado o su correspondiente justificación. Una vez recepcionada la carpeta digital con los antecedentes de las empresas, se verificará el cumplimiento de los formatos y la presentación de cada documento o su correspondiente justificación y se emitirá el informe de calificación con los documentos auditados y a la vista de los auditores, según su resultado existirá la posibilidad solo de una recalificación, en la cual se considerará para su evaluación el Escrito por: Asesores B.V. Revisado Por: Especialista Sénior Prevención Aprobado Por: Subgerente Prevención de Riesgos Entel

2 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 2 de 12 no cumplimiento de este instructivo en su primera entrega, por lo anterior solicitamos leer cuidadosamente este documento y cumplir cada punto según lo indicado. Ante la emisión de un primer informe NO RECOMENDABLE por falta de documentos o información la empresa deberá ingresar en una segunda instancia el 100% de los antecedentes pendientes, no se considerará valido el envío de documentos o información parcializada. Emitido un segundo informe, esta Subgerencia no realizará nuevas evaluaciones que modifiquen el resultado obtenido ante el análisis de los documentos e información proporcionado por la empresa en una primera o segunda instancia. ***La numeración de este documento es correspondiente a su ubicación en la lista de verificación y no responde a un orden correlativo en este instructivo. Información y documentos a presentar: 1.- Documentos Laborales: Corresponden a la evaluación realizada por la Subgerencia de Outsorcing. 2.- Documentos de PPRR: 2.1 La empresa deberá responder la encuesta de PPRR que será enviada por correo electrónico o ingresando al link: Ctrl+clic para seguir el vínculo: RG Encuesta de Diagnostico en Prevención Empresas Oferentes 2014 Solicitud NO JUSTIFICABLE. 2.2 Organigrama de la empresa: Se debe enviar el organigrama de la estructura de la empresa. Documento NO JUSTIFICABLE. 2.8 Certificado de afiliación a una mutualidad o ISL: Certificado que acredite que la empresa está adherida a una mutualidad o en el ISL y que cuenta con el SEGURO DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES PROFESIONALES. En caso de no estar inscritos debe enviar la solicitud de afiliación en trámite. El certificado debe registrar fecha de emisión no superior a un mes. Documento NO JUSTIFICABLE. 2.9 Certificado de cotizaciones al día, ley 16744: Certificado emitido por su mutualidad que acredite el estado del pago de sus cotizaciones al día o certificación de NO 2

3 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 3 de 12 DEUDA, la mutualidad certifica que su empresa se encuentra con las cotizaciones del seguro de accidentes del trabajo pagadas y al día al periodo anterior a la evaluación. El certificado debe registrar fecha de emisión no superior a un mes. Documento NO JUSTIFICABLE Certificado de tasa de cotización vigente de la mutual o el INP: Certificado emitido por su mutualidad. Este certificado muestra la tasa de cotización que su empresa paga por el total de la remuneraciones brutas, 0,95, 2,55, 3,5, etc. El certificado debe registrar fecha de emisión no superior a un mes. Observación, habitualmente la entidad administradora entrega el certificado solicitado en el punto 2.8, 2.9 y 2.10 en un solo documento, esto se considerará valido para el proceso si este contiene la información requerida Certificado De Tasas: Certificado emitido por su mutualidad COMPLETO, El certificado debe indicar Total accidentes, total días perdidos, número de Trabajadores, tasa de frecuencia, tasa de gravedad, tasa de siniestralidad por incapacidad temporal, tasa de siniestralidad por invalidez y muerte, tasa de siniestralidad total, tasa de accidentalidad, nº de pensionados por acc. y enf., nº indemnizados por accidentes. y enfermedades., nº accidentes fatales, Horas Hombres del periodo informado. Si la empresa en proceso de evaluación registra en el certificado emitido por su mutualidad accidentes o días perdidos durante los últimos 24 meses hasta el mes en curso, deberá adjuntar un ANEXO COMPLEMENTARIO DE ACCIDENTABILIDAD (Se adjunta formulario) con el registro de accidentes, además copia de las investigaciones interna de los accidentes con mayor cantidad de días perdidos, la investigación de su organismo administrador y evidencia de la ejecución de las medidas de control implementadas para evitar su ocurrencia. La cantidad de investigaciones a presentar será el equivalente a un 50 % del total de los accidentes informados, siendo este % seleccionado entre los accidentes con mayor cantidad de días perdidos y 100% de aquellos calificados como graves o fatales. 3

4 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 4 de 12 Ejemplo formato mutual: Ejemplo formato ACHS: 4

5 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 5 de 12 El certificado debe registrar fecha de emisión no superior a un mes. Certificado emitido por la Entidad administradora de la ley N último 3 periodos anuales completos (AÑO CALENDARIO) Enero A diciembre y el certificado del año en curso desde Enero al mes anterior al proceso de validación y calificación en el que está participando. Por Ej: Para una empresa que postula en Junio del año 2014 esta debe presentar un certificado de Ene/2011 a Dic/2011, Ene/2012 a Dic/2012, Ene/2013 a Dic 2013 y 01/2014 al mes (2 máximo) anterior al proceso de validación y calificación, si hoy es Junio el certificado debe informar de enero o abril de La no presentación del certificado con el formato y los periodos solicitados generaran una calificación de NO RECOMENDABLE solo con este punto. Observación: Siempre debe registrar el n total de trabajadores y las horas hombre HH trabajadas en el periodo Copia de acta de constitución del comité paritario timbrada por la Inspección del Trabajo, si corresponde por quórum (más de 25 trabajadores): Este documento aplica cuando la empresa tiene más de 25 trabajadores, y debe venir con los timbres correspondientes de la Inspección del Trabajo. Si no aplica por Quorum, debe adjuntar la JUSTIFICACIÓN Acta de reuniones de comité paritario de los últimos seis meses anteriores a la solicitud de evaluación. Si no aplica, debe adjuntar la JUSTIFICACIÓN Contrato de trabajo VIGENTE del profesional experto en prevención de riesgos: Debe adjuntar una copia del contrato de trabajo, cuando la empresa tenga más de 100 trabajadores o voluntariamente cuente con un profesional contratado sea este a tiempo completo o parcial. Para empresas con menos de 100 trabajadores podrán en reemplazo de este documento adjuntar registros de visitas (últimos seis meses) a sus instalaciones del profesional experto asignado por su mutualidad. Si no aplica por, debe adjuntar la JUSTIFICACIÓN Copia de la resolución que autoriza al Profesional Experto en Prevención a ejercer su actividad. (Emitido por Servicio de Salud correspondiente), si cumple con el punto Si no aplica, debe adjuntar la JUSTIFICACIÓN Certificación del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad o de Orden, Higiene y seguridad según corresponda. (Certificado de recepción por la dirección del trabajo): Se debe 5

6 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 6 de 12 adjuntar la copia de recepción timbrada por la Inspección del trabajo y copia de recepción timbrada por el MINSAL (Ministerio de Salud). En esta etapa del proceso no se solicita copia física del reglamento. Documento timbrado y con no más de 24 meses de antigüedad. Documento NO JUSTIFICABLE Formulario de recepción del REC REGLAMENTO ESPECIAL PARA EMPRESAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS (Se adjunta copia reglamento). Documento NO JUSTIFICABLE. Adicionalmente si cuenta con otros elementos de gestión en Prevención de riesgos desarrollados deberá adjuntarlos en la carpeta 1.1.Dctos. de Gestion en SSO. Estos no constituyen elementos evaluables en esta etapa del proceso. Sin embargo serán solicitados al inicio de la prestación del servicio como parte de los requisitos del Estándar Entel en SSO. Lista de verificación de documentos: ver anexo Forma de envío de documentos e información de Prevención. Se debe enviar la información y documentos de la siguiente forma: Todos los documentos deben estar en el orden que se indica en el Check List o lista de verificación. Los documentos deben ser escaneados en archivos únicos en formato PDF, no se recibirán carpetas con documentos escaneados por hoja y en formatos distintos al ya mencionado (Tiff, jpg u otros). (Los documentos con varias páginas deben ser escaneados en un solo archivo). Cada documento debe ser guardado en la carpeta que corresponda de acuerdo al archivo enviado. 6

7 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 7 de 12 Los documentos que requieren firma en original deben ser escaneados en formato PDF Todos los Antecedentes deben ser enviados a sgpentel@bureauveritas.cl; sgpentel@entel.cl Dudas o consultas al correo eqrodriguez@entel.cl; sgpentel@entel.cl Favor en ASUNTO registrar Calificación de Oferentes_Nombre de la empresa. Lista de verificación de documentos: ver anexo 1 La no entrega del 100% de la documentación solicitada se entenderá como el NO CUMPLIMIENTO LEGAL de la empresa que postula al registro por lo que se informará como empresa NO RECOMENDABLE. Para evitar esta calificación debe incluir en su carpeta toda la documentación según la lista de verificación y el formato solicitado o en su reemplazo la correspondiente JUSTIFICACION entregando detalles y la mayor información posible del NO CUMPLIMIENTO DEL REQUISITO. Se solicita revisar el documento denominado ESTÁNDAR LEGAL para determinar si una obligación legal aplica o no para su empresa, ver anexo 2. Para empresas recién constituidas deberá adjuntar en cada caso la correspondiente justificación, para los documentos y certificados de su mutualidad presentar la SOLICTUD DE AFILIACIÓN 7

8 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 8 de 12 EN TRAMITE y en el caso de obligaciones como constitución de comités paritarios o departamentos de PPRR deberán comprometer una fecha de regularización de no más de 30 días. Las empresas con constritución o iniciación de actividades menor al periodo solicitado de documentos e información histórica deberá adjuntar el correspondiente documento de justificación por la cual no presenta la evidencia además de incluir la información de iniciación de actividades y timbraje de documentos del SII. El documento lo baja de la pagina o en el link: 8

9 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 9 de 12 Anexo 1: Lista de verificación de documentos. 9

10 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 10 de 12 Anexo 2: Estándar Legal VOLVER LOS REQUISITOS DEL ESTÁNDAR LEGAL CONSTITUYEN LA BASE DE EVALUACIÓN ACEPTABLE COMO MEDICIÓN DE INGRESO PARA LAS EMPRESAS QUE POSTULAN AL REGISTRO DE CONTRATISTAS DE ENTEL. REQUISITOS ESTANDAR LEGAL MARCO LEGAL/NORMA EVIDENCIA *COMITÉ PARITARIO Art.66 Ley 16744;art.1 DS 54 Acta de constitución. CONSTITUCION DEL COMITÉ Tiene constituido el Comité Paritario de Higiene y Seguridad. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 66 de la Ley y art. 1 del D.S. N 54 de 1969 Ministerio del Trabajo y Previsión Social El Comité Paritario de Higiene y Seguridad cuenta con programa de trabajo. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al Acta de constitución firmada por los representantes, art. 24 D.S. 54 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social presentada y timbrada por los organismos La empresa otorga las facilidades para que el Comité Paritario funcione adecuadamente. fiscalizadores Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art 14 del D.S Nº 594 de 1999, Ministerio de Salud Los representantes Titulares de los trabajadores han elegido al trabajador aforado. Art 243 Código del Trabajo Art.16 DS 54/1969 Mintrab COPIA DE LA REUNIONES MENSUALES DEL COMITÉ El Comité Paritario se reúne como mínimo una vez al mes o cada vez que ocurre un accidente mortal, o a petición de los miembros del comité. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 16 D.S. 54 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social Art.66 Ley /1969 Formulario de reuniones. Actas de reunión mensuales, firmadas por los participantes donde se establezcan acuerdos con sus respectivas fechas de cumplimiento Registro de la empresa REGISTRO DE LA IMPLEMENTACION DE LOS El empleador cumple los acuerdos del Comité Paritario de Higiene y Seguridad. Art. 184 del Código del Trabajo en relación ACUERDO Y COMPROMISOS. al art. 66, Ley Evidencias objetivas del cumplimiento de los acuerdos generados en las reuniones mensuales El Comité Paritario realiza investigación de los accidentes. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 24 D.S. 54 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social *REGLAMENTO INTERNO Art.14 DS 40/1969 Mintrab Tiene confeccionado el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 14 del D.S. N 40 Ministerio del Trabajo y Previsión Social Tiene confeccionado el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Art. 153, inc. 1 Código del Trabajo Tiene confeccionado el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Art. 154, inc. 1 Código del CONFECCION Copia de Reglamento interno Trabajo Incorpora disposiciones mínimas adecuadas a los riesgos de al empresa Art. 184 del Código del Trabajo en relación a los arts.16 al 20 D.S N 40, Ministerio del Trabajo y Previsión Social Incorpora los temas relacionados con acoso sexual. Art. 154 del Codigo del Trabajo inc. 12 Los representantes Titulares de los trabajadores han elegido al trabajador aforado. Art 243 Código del Trabajo Art.14 DS 40/1969 Mintrab Correo/carta nductora/aviso PUBLICACION Entrega copia del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad a los trabajadores. Art. 184 del Código del Registros firmados por los trabajadores Trabajo en relación al art. 14 del D.S. N 40 Ministerio del Trabajo y Previsión Social. acusando recibo del reglamento Art.14 DS 40/1969 Mintrab Acreditación SAI/recepción DISTRIBUCION Entrega copia del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad a los trabajadores. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 14 del D.S. N 40 Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Documento con timbre de la Inspección y el Art.153 C del T Minsal CERTIFICACION (MINSAL/INSPECCION DEL Carta firmada por el representante de la TRABAJO). Entrega copia del Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad al Ministerio de Salud y a la Dirección del empresa, para ser presentada y timbrada por Trabajo. Art. 156 inc. 3 Código del Trabajo los organismos fiscalizadores ***CHARLA ODI CHARLA ODI DE INGRESO Art.21 DS 40/1969 Mintrab Documento Interno/Acreditación SAI Informa a los trabajadores acerca de los riesgos laborales. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. CHARLA ODI ACTUALIZACION 21 del D.S. N 40 de 1969, Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Documento con datos del trabajador, firma, CHARLA ODI CAMBIO DE PROCESOS. Informa a los trabajadores sobre las medidas de prevención de los riesgos laborales y los métodos de huella digital y fecha en la cual recibió la trabajo seguro. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 21 del D.S. N 40 de 1969, Ministerio del inducción Trabajo y Previsión Social. CHARLA ODI CAMBIO DE ACTIVIDADES *DEPARTAMENTO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Art.66 Ley 16744;Art 8 DS 40 /1969 Mintrab Tiene Departamento de Prevención Profesionales. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 8 del DS N 40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social El Departamento tiene programa de trabajo, Artículo 184 del Código del Trabajo en relación al artículo N 8 Organigrama de la empresa, cuando esta FORMACION DEL DEPARTAMENTO DE PPRR. D.S. N 40 de 1969, Ministerio del Trabajo y Previsión Social. cuente con mas de 100 trabajadores CONTRATACION DEL EXPERTO. El Departamento lleva estadísticas de los accidentes. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 12 D.S. 40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social La empresa pone en práctica las medidas de prevención que le indica el Departamento de prevención de Riesgos. Art 66 de la Ley Art.66 Ley 16744;Art 8 DS 40 /1969 Mintrab El Departamento de Prevención es dirigido por un experto profesional o a un experto técnico (según corresponda). Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 10 D.S. N 40 de 1969, modificado Contrato de trabajo del experto por el DS 95 de 1995, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsión Social El Experto cumple con la jornada correspondiente. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 11 D.S. 40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social Art.8 y 10 DS 40 El Departamento de Prevención es dirigido por un experto profesional o a un experto técnico Copia del registro del experto de la empresa REGISTRO SEREMI DE SALUD (según corresponda). Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 10 D.S. N 40 de 1969, modificado otorgada por SEREMI por el DS 95 de 1995, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsión Social **GESTION EMPRESA ESTANDAR LEGAL. Certificado emitido por su mutualidad con no CERTIFICADO DE ADHESION A UNA MUTUALIDAD La empresa se encuentra aderida a alguna mutualidad o al ISL. Ley mas de 30 días de antigüedad. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA La empresa cuenta con un organigrama de acuerdo a lo descrito en el DS 76 Art. 9 Estructura organizacional de la empresa, donde se evidencien cargos y responsabilidades CONTRATO DE TRABAJO DEL EXPERTO EN PREVENCION DE RIESGOS, REGISTRO SEREMI CERTIFICADO MENSUAL DE TASAS DE ACCIDENTABILIDAD El Departamento de Prevención es dirigido por un experto profesional o a un experto técnico (según corresponda). Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 10 D.S. N 40 de 1969, modificado por el DS 95 de 1995, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsión Social La empresa que no estan obligadas a tener un Departamento de Prevencion de Riesgo deberan llevar la información basica para el computo de las tasas. DS 40 Art. 13 Las empresas con Departamento de Prevencion deberan mantener un registro actualizado de tasas. DS 76 Art. 31 Contrato de trabajo del experto Certificado emitido por el organismo administrador del seguro, firmado por responsable de la empresa que establece la tasa de accidentabilidad de la empresa CERTIFICADO DE COTIZACIONES DE SU MUTUALIDAD AL DIA CUMPLIMIENTO PLAN DE FORMACION ACTIVIDADES CRITICAS ESTANDAR LEGAL TRABAJADORES Y SUPERVISORES REPORTE DE ACCIDENTES. REGISTRO DE ACCIDENTES INVESTIGACION DE ACCIDENTES GRAVES Y FATALES. REGISTRO DE ESTADISTICAS DE ACCIDENTES RECEPCION DEL REGLAMENTO ESPECIAL PARA CONTRATISTAS Art. 184 del Código del trabajo/183 E ley de Subcontratación. El Departame,nto lleva estadísticas de los accidentes. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 12 D.S. 40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social Articulo 66bis, reglamento 76 Certificado emitido por el organismo administrador del seguro, firmado por responsable de la empresa que establece el pago de las cotizaciones Acreditación SAI. Documento estándar. Documento estándar. Documento estándar. Documento propio de la empresa contratista, actualizado mensualmente, en el cual mantiene un registro permanente de las estadísticas de accidentes de su empresa Formulario Entel *ESTAS OBLIGACIONES SI EVALUAN SI APLICAN, SEGÚN LA CANTIDAD DE TRABAJADORES DE LA EMPRESA EN PROCESO DE EVALUACIÓN. ** REQUISITO DE CUMPLIMIENTO LEGAL DE LA EMPRESA EVALUADA- 10

11 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 11 de 12. Anexo 3 Flujo de Evaluación Etapa de PPRR. FLUJO DE EVALUACION DE NUEVOS CONTRATISTAS (ETAPA SUBGERENCIA DE PPRR) Envío de Solicitud de Documentos COMPRAS Dctos. De Empresa. Dctos. De Outsourcing. Dctos. De PPRR. Recepciona Correo con solicitud de Dctos. CONTRATISTA Recepciona Correo con solicitud de evaluación nuevo contratista. PREVENCION DE RIESGOS ENTEL Recibe Encuesta Contratistas Envía correo Encuesta PPRR ENTEL Responde Encuesta Encuesta Recibe confirmación de Encuesta PPRR ENTEL Registro Respuestas. Sistema en línea Envía doctos. Solicitados Contratistas Recibe Carpeta de Dctos. PPRR ENTEL Recibe, revisa, registra Dctos. PPRR ENTEL Emite Informe NO RECOMENDABLE PPRR ENTEL NO Dctos OK SI Emite Informe RECOMENDABLE/ RECOMENDABLE CON REPAROS PPRR ENTEL CONTRATISTAS Responsable PPRR ENTEL Responsable COMPRAS Responsable El plazo de entrega del informe es de 3 días hábiles desde el momento de la recepción de los documentos Envía informe a compras. PPRR ENTEL Informa resultado a Ejec. Com Compras. Fin Informe Cliente Interno. Ejec. Compras Informe al contratista Ejec. Compras 11

12 Versión 1.0 del 15 de Enero del 2013 Página 12 de CONTROL DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Modificación CONFIDENCIAL: Prohibida su reproducción total o parcial sin una autorización expresa de Entel Documento elaborado con la colaboración de Bureau Veritas. 12