Gestión de Usuarios, Permisos, Roles y Workflow en Avatar.SYS - Aplica a: UTN -

Transcripción

1 1 de 13 Elaborado por: Aprobado por: 1. Objetivo Original Firmado. David Villalobos Cambronero Jairo Bonilla Castro Normar la creación de usuarios, asignación de roles y asignación de workflow en el sistema Avatar.SYS. 2. Alcance Dirección de Gestión Financiera responsable del sistema Avatar.FI Registro Universitario responsable del sistema Avatar.EDU Vicerrectoría de Vida Estudiantil. Vicerrectoría de Docencia. s expertos de la. s del sistema Avatar.SYS. 3. Área Emisora Este procedimiento es emitido por la Dirección de Gestión de Tecnologías de Información de la Universidad Técnica Nacional. 4. Referencia a. Procedimientos: N/A b. Instrucciones de Trabajo: N/A c. Documentos: N/A d. Registros / Datos N/A

2 2 de Resumen del Procedimiento Proveedor Entradas Procesos Salidas Cliente Registro de la Solicitud de Solicitante solicitud en el permisos Módulo de Gestión de s Solicitud de Aprueba o Solicitud permisos desaprueba la aprobada o Solicitante/ solicitud rechazada Área de Sistemas Área de Solicitud Procesar la Informe a los Sistemas aprobada solicitud de usuarios Solicitante / trabajo en el sistema Avatar

3 3 de Detalle del Procedimiento

4 4 de RACI (Matriz de responsabilidades) No. Proceso R A C I 1 El Solicitante hace la solicitud necesaria en el Módulo de Gestión de s Solicitante 2 El realiza la aprobación o el rechazo de la solicitud en el Módulo de Gestión de s Solicitante / Área de Sistemas 3 En el caso de aprobación, el área de Sistemas de la Dirección de Gestión de T.I. hace lo pertinente en el Sistema Avatar.SYS 4 Desde el área de sistemas de la Dirección de Gestión de TI se comunica a los usuarios involucrados sobre la ejecución de la petición Área de Sistemas Área de Sistemas Solicitante / Solicitante /

5 5 de 13 Rol Descripción R Responsible Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo más habitual es que exista sólo un R; si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RACIS. Es quien debe ejecutar las tareas. A Accountable Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas. C Consulted Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional). I Informed Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional. S Supportive Soporte Este rol proporciona recursos adicionales para realizar el trabajo. 8. NOTAS Definiciones Permiso: elemento mínimo de seguridad con el que cuenta el sistema Avatar.SYS, el mismo permite: insertar, anular, borrar, actualizar, aprobar, aplicar o imprimir información. Rol: es la agrupación de varios permisos bajo un mismo nombre. Con el formato: Prefijo. Nombre. Donde prefijo es FI. EDU. Ej: FI. Financiero Presupuesto o EDU. Atención Estudiantil Registro. : persona que ingresa al sistema por medio de un nombre de usuario y clave. Workflow o flujo de trabajo: es un rol especial de permiso que autoriza realizar aprobaciones en un proceso dentro del sistema.

6 6 de 13 Solicitante: es la persona o dependencia encargada de solicitar la asignación o revocación de roles a los usuarios, así como la creación de los mismos. : es la persona o dependencia encargada de aprobar la asignación o revocación de roles a los usuarios. Esta figura es representada por la Dirección de Gestión Financiera para el Avatar.FI y la Vicerrectoría de Vida Estudiantil para el Avatar.Edu. Módulo de Gestión de s: es la herramienta informática que se utiliza para los procesos de aprobación de las solicitudes de asignación o revocación de roles a los usuarios. Consideraciones generales Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: El área de Sistemas de TI no asigna permisos individuales a ningún usuario, sólo se asignan roles. La Jefatura de Gestión Técnica de TI es la encargada de almacenar las evidencias físicas de los trabajos realizados. La Dirección de Gestión Financiera es la encargada de asignar Unidades Ejecutoras y Metas a los usuarios. La creación de los roles nuevos será llevada a cabo por la Dirección de Gestión Financiera y la dependencia involucrada con el apoyo del área de Sistemas de TI. Cuando sea necesario cambiar el nombre a un rol, el lo deberá solicitar por escrito a la Jefatura de Gestión Técnica de TI. Cuando el lo necesite, solicitará a la Jefatura de Gestión Técnica de TI

7 7 de 13 el listado de roles y/o workflow. Es responsabilidad del asegurarse de que los nombres de los roles sean descriptivos y significativos para agilizar el proceso de asignación de los mismos. Los s s definen las personas que van a ser s Solicitantes. Detalle del procedimiento 1. El Solicitante, realiza su requerimiento en el Módulo de Gestión de s: el usuario solicitante debe ingresar a la Intranet Universitaria ( con el usuario y clave personal previamente asignado para registrar la solicitud de Gestión de s, para lo cual debe completar los formularios destinados para tal fin, a continuación 1 se presentan los formularios disponibles para los diferentes trámites : 1 El presente documento ejemplifica los formularios del sistema Avatar.Edu, existen los formularios equivalentes para el sistema Avatar.Fi.

8 8 de 13 Solicitud de Activación/Desactivación de usuarios en el sistema Avatar.SYS Solicitar activación o desactivación de usuarios en Avatar.Edu. Opción utilizada en los casos de que el usuario no forma parte de la Institución o se encuentra en permiso sin goce de salario u otra razón que la administración considere que debe ser desactivado.

9 9 de 13 Solicitud de Inclusión de usuarios en el sistema Avatar.SYS Solicitar inclusión de usuarios en Avatar.Edu Opción utilizada en los casos de que el usuario no forma parte de la Institución y debe ser creado.

10 10 de 13 Solicitud de Inclusión de Flujo de Trabajo (WorkFlow) en el sistema Avatar.SYS Solicitar asignación o revocación de flujos de trabajo en Avatar.Edu Opción utilizada cuando es necesario agregar o quitar un Flujo de Trabajo a un usuario.

11 11 de 13 Solicitud de asignación o revocación de Roles en el sistema Avatar.SYS Solicitar asignación o revocación de roles en Avatar.Edu Opción utilizada cuando es necesario agregar o quitar un rol a un usuario. 2. El realiza la aprobación o el rechazo de la solicitud en el Módulo de Gestión de s: el debe ingresar a la Intranet Universitaria ( con su usuario y clave para aplicar la aprobación/rechazo de las solicitudes de gestión pendientes, para lo cual debe hacer uso de la opción Solicitudes pendientes en Avatar, seleccionar las solicitudes que desee aprobar o rechazar y presionar el botón correspondiente.

12 12 de 13 A continuación se presenta un ejemplo de la opción mencionada. 3. En el caso de aprobación: el área de Sistemas de la Dirección de Gestión de T.I. hace lo correspondiente en el Sistema Avatar.SYS. El funcionario del área de Sistemas responsable de la tarea debe procesar la solicitud de trabajo en el sistema Avatar, debe realizar las asignaciones o revocaciones correspondientes, luego, debe ingresar a la Intranet Universitaria ( con su usuario y clave para dar por Procesada la solicitud de trabajo. 4. Desde el área de Sistemas de la Dirección de Gestión de TI se comunica a los usuarios involucrados sobre la ejecución de la petición: una vez procesada la solicitud de trabajo hecha por el Solicitante, se notificará por escrito a los usuarios involucrados sobre la realización de la misma.

13 13 de Lista de Distribución Nombre Solicitante Área de Sistemas Función / Departamento Es la persona o dependencia encargada de solicitar la asignación o revocación de roles a los usuarios, así como la creación de los mismos. Es la persona o dependencia encargada de aprobar la asignación o revocación de roles a los usuarios. Esta figura es representada por la Dirección de Gestión Financiera para el Avatar.FI y la Vicerrectoría de Vida Estudiantil para el Avatar.EDU. Responsable de la tarea debe procesar la solicitud de trabajo en el sistema Avatar. 10. Historial de Cambios Versión Fecha Cambio Realizado Responsable del cambio 0.0A 12/03/2015 Propuesta de procedimiento David Villalobos C. 06/05/2015 Aprobación Dirección de Gestión de TI. Jairo Bonilla Castro.