1. OBJETIVO Realizar la renovación del programa de seguros administrado por la Unidad Compras y Activos Fijos.

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Trinidad Molina Campos
hace 8 años
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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Renovación de pólizas de Descripción de actividades - Renovación de pólizas de DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5

DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1. Diagrama de flujo Renovación de pólizas de... 3 5.2.

2 1. OBJETIVO Realizar la renovación del programa de administrado por la Unidad Compras y Activos Fijos. 2. ALCANCE Inicia con la revisión de los requerimientos por parte del corredor de y finaliza con la revisión de facturación y el pago. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos El corredor de se elige cada dos años. El proceso de renovación debe iniciarse 120 días antes del vencimiento del programa vigente. El corredor de debe presentar la propuesta con mínimo 25 días de antelación al vencimiento del programa de. Anualmente se elige el pool de aseguradoras para el proceso de renovación de las pólizas vigentes. La universidad debe emitir el comunicado de renovación con mínimo 5 días de antelación al vencimiento del programa de. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe de Compras y Activos fijos 4.2. Responsabilidades Vicerrector administrativo Aprobar y emitir el comunicado de renovación acordado en el Comité de Seguros. Comité de Seguros: Revisar la propuesta final de renovación del seguro para su aprobación. Asistente : Enviar documentos al corredor de para la cotización del seguro. : Ser intermediario entre la aseguradora y la Universidad.

Lineamientos El corredor de se elige cada dos años. El proceso de renovación debe iniciarse 120 días antes del vencimiento del programa vigente.

3 Aseguradora: Expedir las pólizas solicitadas. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Renovación de pólizas de 5.2. Descripción de actividades - Renovación de pólizas de ENTRADA Programa de próximo a vencer (120 días antes de la fecha fin de vigencia) PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Unidad de Compras y Activos fijos Renovación del programa de generales de la Universidad de los Andes Universidad de los Andes ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Revisar requerimientos 2 Solicitar y Entregar documentos El corredor de se reúne con la unidad de C&AF para sondear las necesidades, expectativas y/o peticiones específicas que pueden generarse, las cuales serán tenidas en cuenta para la solicitud de ofertas al mercado mejorando siempre el producto vigente. Remitir a el corredor de documentos para iniciar la cotización, los cuales son: -Certificación comité directivo - Estados financieros comparados a último año -Fotocopia del documento de identificación del representante legal - Copia del RUT -Declaración de renta del último año gravable disponible -Certificado del Ministerio de Educación no mayor a 30 días -Declaración conocimiento -Estatutos D&O -Formulario D&O Final -Formulario IRF Final -Formulario RC Clínicas y hospitales Formulario Sarlaft Final -Subjetividades D&O RC Clínicas Asistente Seguros Documentos para cotización 3 Enviar de información El Ejecutivo de Cuenta del corredor de transmite la información a sus áreas encargadas para cumplir con todo el proceso de renovación tal

Renovación del programa de generales de la Universidad de los Andes Universidad de los Andes ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Revisar requerimientos 2 Solicitar y Entregar

4 como está establecido internamente, con el fin de generar la propuesta final a la Universidad. 4 Presentar propuesta final El corredor de presenta a la Universidad de los Andes la propuesta final. Propuesta Final 5 Aprobar y emitir comunicado de renovación El comité de, conformado por: el Vicerrector Administrativo y Financiero, Gerente de Campus, Jefe de Compras y Activos Fijos y el Jefe del Departamento Médico revisa la Propuesta final y el Vicerrector administrativo aprueba la misma y se emite comunicación informando decisión de renovación. Vicerrector administrativo 6 Generar órdenes de Compra Se emiten todas las órdenes de compra de Seguros Generales de acuerdo a la propuesta aprobada por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera; para las pólizas de estudiantes, se solicita Vo.Bo. del Jefe del Departamento Médico, quien lidera esta negociación. Asistente de Seguros / Jefe Dpto. Médico. SAP Órdenes de Compra 7 Recepción y radicación de factura Recibe la factura por parte de la aseguradora, realiza el documento remisorio y radica ante la Universidad. 8 Revisar facturas y generar aceptaciones de servicio El Asistente de Seguros revisa y valida que las facturas enviadas por el Seguros corresponda a las órdenes de compra emitidas y gestiona la elaboración de las respectivas aceptaciones de servicio, las cuales remite al corredor para su respectiva radicación. Asistente de Seguros / Almacén General SAP Aceptación de Servicio Facturas 9 Radicación Facturas El corredor de radica las respectivas facturas ante la oficina de cuentas por pagar, indicando en cada una el respectivo número de orden de compra y aceptación de servicio. Seguros Facturas 10 Revisión facturación y pago Seguir proceso de facturación y realizar transferencias electrónicas al corredor de. Cuentas por Pagar 6. DEFINICIONES

Departamento Médico revisa la Propuesta final y el Vicerrector administrativo aprueba la misma y se emite comunicación informando decisión de renovación.

5 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Normativa General sobre Aseguradoras e Intermediarios de 8. INDICADORES 9. RIESGOS OPERATIVO Demora en la entrega de la información solicitada por parte de la Universidad o por parte del corredor de SEGURIDAD Filtración información confidencial LEGAL Suministrar información errónea 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 23/09/ Publicación 09/11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de Procesos 23/09/2015 Alberto Poveda Coordinador de procesos 29/10/2015 REVISÓ Alejandra Forero Asistente de 20/10/2015 Alejandro Garzon Coordinador Almacén 20/10/2015 Jose Mauricio Martinez Gestor de compras 20/10/2015 APROBÓ Paola Garcia Jefe de Compras y Activos fijos 09/11/2015

errónea 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 23/09/2015 0 Publicación 09/11/2015 11.

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