PLAN OPERATIVO ANUAL

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1 PLAN OPERATIVO ANUAL 1. INTRODUCCIÓN La ejecución del Plan de Desarrollo Estratégico (PDE) de la Institución, se gestiona a través de declaraciones explicitas de quienes son parte de la estructura funcional de ésta. En este contexto Facultades Académicas y Direcciones Superiores desarrollan sus Planes Operativos Anuales (POAS) en función de las metas declaradas para cada objetivo Estratégico del PDE. Por esta razón los planes operativos anuales de cada Facultad y Dirección Superior deben sustentarse en el despliegue de las metas institucionales las que responden a cuatro lineamientos estratégicos que son: El desarrollo del quehacer académico con calidad; La gestión Institucional para el aseguramiento de la calidad; El resguardar el equilibrio económico y financiero de la universidad; La vinculación del quehacer académico con el desarrollo sustentable de la región. 2. PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PLANES OPERATIVOS Son los departamentos quienes deben confeccionar inicialmente los planes operativos, de acuerdo a los lineamientos del PDE de cada Facultad y este a su vez con el de la Universidad, en función de sus recursos y capacidades, definiendo las acciones requeridas y las metas que darán cuenta de los logros de un año de gestión. Como se explicó anteriormente, las metas deben ser consistentes con el PDE de la Universidad, y deben considerar las acciones corporativas del documento estratégico. Si en la formulación de los planes operativos se incluyen metas y acciones que no tienen asidero en el contenido del PDE, estas deberán ser rechazadas o reorientadas. La asignación de presupuesto requerido para lograr las metas propuestas, en los planes operativos será en base a un proceso de evaluación central, mediante la cual se determinará la coherencia de las iniciativa con el Plan de Desarrollo Estratégico Institucional y la viabilidad financiera de la Institución 1

2 para sustentar estos planes, para finalizar en un proceso de negociación con los respectivos Decanos y Directivos Superiores. El resultado de este proceso dará origen al Convenio de Desempeño de la Facultad o Dirección el cual dará cuenta de los compromisos que se esperan al término del proceso POA, y del financiamiento con el cual contaran estas iniciativas. 3. POSTULACIÓN, APROBACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES Y AVANCE DEL PDE. 3.1 RESTRICCIONES Y ALCANCE: 1. Corresponde a la Vicerectoria Económica el análisis de la viabilidad financiera para sustentar el Plan de Desarrollo Estratégico Institucional. Determinar el monto de recursos que serán destinados a financiar los planes operativos aprobados, y el control presupuestario de los recursos asignados a cada plan operativo. 2. Corresponderá al Rector fijar el marco orientador en cada proceso POA el cual difundirá ampliamente en los Consejos de Facultad y Comité Directivo Superior con antelación a la apertura de postulaciones de planes operativos anuales. 3. Las unidades académicas y no académicas podrán postular sus planes operativos a través de la Plataforma POA 1, para ser priorizados por sus respectivos Decanos o Directivos Superiores. 4. Es responsabilidad de Decanos y Directivos Superiores priorizar la postulación de los planes operativos ingresados de sus unidades dependientes, a través de su respectivo Consejo de Facultad o Comités de Coordinación en el caso de Directivos Superiores. 5. Sólo los Decanos y Directivos Superiores podrán enviar los POAS que sean priorizados en sus respectivas Facultades o Direcciones Superiores para ser sometidos a evaluación y priorización por la Dirección Superior de la Universidad. 2

3 6. Corresponde al Comité de Gestión Estratégica integrado por el Rector, Vicerrectores Académico y Económico priorizar, aprobar y asignar recursos a las iniciativas seleccionadas como elegibles dentro del proceso POAS. 7. Los planes operativos aprobados por el Comité de Gestión Estratégica se oficializaran por medio de un Convenio de Desempeño quedando refrendado mediante un Decreto Exento de Secretaría General de la Institución firmado por el Rector, Decano o (Directivo Superior) y Secretario General. 8. El Convenio de Desempeño constituirá el compromiso de cada Facultad o Dirección Superior de contribuir con las metas declaradas en el Plan de Desarrollo Estratégico Institucional. 9. Concluido el proceso anual de ejecución de planes operativos cada Decano de Facultad remitirá un informe escrito a la Dirección de Gestión y Análisis Institucional y dará cuenta pública del logro de sus planes operativos en sus respectivas Facultades. De igual forma, los Directivos Superiores, darán cuenta pública de sus POAS, ante el Comité de Directivo Superior. 10. El Rector deberá dar cuenta pública a la Junta Directiva, mediante un informe del seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo Estratégico, acción que se concretará una vez finalizado el proceso anual de ejecución de POAS. 11. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión y Análisis Institucional asistir técnicamente el proceso de postulación, evaluación y adjudicación de planes operativos anuales del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional. Como también de realizar el control y seguimiento de los Planes Operativos; evaluación del Proceso y del cumplimiento de metas declaradas en el PDE. 3

4 3.2 PROCEDIMIENTO 1. Presentación del marco orientador para postulación POAS 2010: El Rector en conjunto con la Directora de Gestión y Análisis Institucional dará a conocer las directrices en las cuales deben sostenerse las iniciativas a considerar en el proceso POA, esto se realizará a través de una reunión donde se presentará el cuadro de mando institucional y recursos a distribuir en el proceso POA a postular. 2. Presentación de Iniciativas de Directores de Departamentos a Decano: Dado en inicio del proceso de postulación POAS los directores de departamentos y unidades podrán presentar iniciativas en sus propios departamentos para ser consideradas en la priorización de su facultad o dirección superior respectiva. 3. Priorización y selección de Planes Operativos a Postular en Facultades y Direcciones Superiores: Los Decanos de Facultades, como Directivos Superiores teniendo presente el documento orientador (Cuadro de Mando) deberán priorizar y seleccionar las iniciativas que finalmente su área a cargo postulará al proceso POA, lo cual deberán decidir a través de su Consejo de Facultad o Comités Directivos Superiores. 4. Envió de Planes Operativos de Facultades y Direcciones Superiores a Rector: Una vez definidos las iniciativas de POAS por Facultad y Direcciones Superiores éstas deben ser ingresadas y enviadas electrónicamente a través de la Plataforma POA 1 a la Dirección de Gestión y Análisis Institucional, para su evaluación de elegibilidad. 5. Evaluación técnica y presentación de propuestas elegibles al Comité de Gestión Estratégica: La Dirección de Gestión y Análisis Institucional procederá con la evaluación técnica de las propuestas y seleccionará aquellas iniciativas elegibles a las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Estratégico Institucional. Para ello se revisaran objetivos, plan de actividades y presupuestos de los POAS propuestos. 4

5 6. Proceso selección, negociación y asignación de recursos entre Rector, Decanos y Directivos Superiores: Posteriormente los POAS presentados como elegibles pasaran una segunda selección esta vez realizada por el Comité de Gestión Estratégico (Rector, Vicerrectores Académico y Económico). Finalmente el Rector con cada Decano y Director Superior procederá a negociar los respectivos Planes Operativos seleccionados, para finalmente proceder con la firma del convenio de desempeño. 7. Firma Convenio Desempeño: Los compromisos de Planes Operativos quedan refrendado mediante documento de Decreto Exento de Secretaria General Institucional. 8. Control y Seguimiento: La Dirección de Gestión y Análisis Institucional, procederá a lo menos a solicitar un informe de estado de avance, durante el periodo de ejecución de POAS a cada Decano o Directivo Superior, respecto de la marcha de sus planes operativos. 9. Informes y Evaluación de Cierre de Proceso: De igual forma la Dirección de Gestión y Análisis Institucional terminado el proceso POAS de un año solicitará a Decanos y Directivos Superiores los respectivos informes de cierres. Con ellos Elaborara un informe de evaluación final del proceso e informe de cumplimiento de Metas del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional los cuales serán presentados al Comité de Gestión Estratégica para su aprobación. 10. Presentación de informe de evaluación del PDE Aprobados los informes respectivos de proceso POAS ejecutado e informe de evaluación del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional el Rector dará cuenta pública a la Junta Directiva del seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional. 5

6 3.3 DIAGRAMA DE PROCESO POSTULACIÓN, APROBACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES Y AVANCE DEL PDE. Procedimiento Rector CF / 1. Presentación del marco orientador para postulación POAS (Consejo Facultad, Comité Directivo) 2. Presentación de iniciativas de Directores de Departamentos a Decano/ Directivos Superiores 3. Priorización y selección de POAS a postular en Facultades y Direcciones Superiores 4. Envió de Planes Operativos de Facultades y Direcciones Superiores a Rector: 5. Evaluación técnica y presentación de propuestas elegibles al Comité de Gestión Estratégica INICIO CDS DP /JU D / DS DGAI CGE SG JD No No 6. Proceso de, selección, negociación y asignación de Recursos entre Rector, Decanos y Directivos Superiores 7. Firma Convenio Desempeño y Decreto Exento 8. Control y Seguimiento (reportes de informes de avances) 9. Informes y Evaluación de Cierre de Proceso 10. Presentación de informe de evaluación del PDE A Junta Directiva FIN CF/CDS: Consejo de Facultad / Comité Directivo superior DP/JU: Directores de Departamentos /Jefes Unidades D/DS: Decanos /Directivos Superiores DGAI: Dirección de Gestión y Análisis Institucional CGE: Comité Gestión Estratégica (Rector; Vicerrector Académico; Vicerrector Económico) SG: Secretario General JD: Junta Directiva 6

7 4. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DE POAS DEL PDE Los planes operativos para poder ser elegibles en el proceso de selección de POAS deben cumplir con los siguientes requisitos: 1. Propuestas que correspondan a iniciativas de desarrollo e innovación institucional y que sean un aporte directo al logro de los objetivos estratégicos propuesto en el PDE. 2. Propuestas que no sean calificadas como programas de acción permanente (continuidad) que constituyen parte de la función propia de las unidades. 3. Propuestas que presenten una correcta alineación entre objetivos operacionales, actividades e indicadores de cumplimiento. 4. Propuestas de inversión en infraestructura y equipamiento, que contribuyan al PDE que no excedan los M$ por POA. 5. Las propuestas que correspondan a inversión en: Equipamiento computacional; equipamiento menor; mantención y reposición de equipos; equipamiento y adecuación de laboratorios; Infraestructura; habilitación de espacios y mobiliario deberán ser canalizadas a través del Programa de Inversiones del Presupuesto Institucional. Dirección de Gestión y Análisis Institucional, Área Planificación, mayo

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