PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DEL IMPUESTO A LAS VENTAS

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de Aprobación: Junio 16 de 2008 Resolución 1019 Página 1 de 9 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas (DIAN) la devolución del impuesto a las ventas (IVA). Aplica a todas las solicitudes de devolución del impuesto a las ventas (IVA) NORMATIVIDAD Decreto 2627 de 1993 de Consejo Superior, por el cual se adopta el procedimiento para devolución del Impuesto a las Ventas a las Instituciones Estatales u Oficiales de Educación Superior. Ley 30 de 1992, Artículo 92, por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior. DEFINICIONES IVA: Impuesto al valor agregado o impuesto a las ventas DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DSI: División de Servicios de Información MEN: Ministerio de Educación Nacional RUT: Registro Único Tributario

2 Página 2 de 9 DEFINICIONES Certificado de existencia y representación legal ICFES: Documento donde se acredite la representación legal de la institución y la calidad de Institución Estatal u Oficial de Educación Superior, cuya fecha de expedición no debe ser superior a seis (6) meses. Certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del contador: Es el documento expedido por la Junta Central de Contadores, en el cual consta si el contador público tiene o no antecedentes disciplinarios. CONSIDERACIONES La solicitud de devolución de IVA es rechazada en los siguientes casos, según Art. 7, Decreto 2627 de 1993: No se interponga el recurso de reposición contra el auto de inadmisión, o se haga en forma extemporáneo. Interpuesto el recurso de reposición no se acredite el cumplimeinto de los requisitos señalados en el auto de inadmisión El período solicitado ya haya sido objeto de solicitud de devolución El solicitante no haya cancelado el impuesto a las ventas objeto de la solicitud El solicitante no tenga derecho a la devolución

3 Página 3 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Solicita ante la DIAN la devolución del IVA 2. Verifica que el certificado de antecedentes disciplinarios esté vigente 3. Elabora poder para que el abogado represente al rector en trámite IVA 1. Solicita telefónicamente ante la DIAN asignación de cita para la devolución del IVA, el último día hábil del mes siguiente al vencimiento del bimestre respectivo previa consolidación de las cifras y datos del informe. 2. Verifica vía web que el certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del contador de la UIS esté vigente. De lo contrario realiza el trámite para su respectiva renovación. 3. Elabora documento en donde el Rector confiere Poder al abogado para que se encargue del trámite de devolución del IVA Anexa fotocopia de la tarjeta profesional del apoderado. El poder es firmado por el Rector y el. Representante Legal 4. Realiza el trámite de autenticación del poder ante la notaria 4.Realiza el trámite de autenticación del poder ante la notaria. Jefe Sección de 5. Trámite ante el MEN el certificado de existencia y representación legal de la UIS 5. Realiza consignación a nombre del Ministerio de Educación Nacional, en la entidad bancaria establecida, para el trámite del certificado de existencia y representación legal de la UIS. 6. Consignación escaneada e ingresada al Sistema para posterior generación del Certificado. 6. Se realiza la consignación, la cual debe ser escaneada e ingresada al Sistema. Se da un plazo de 15 días para dar respuesta. Vencido este plazo, se vuelve a ingresar al Sistema para descargar la Certificación con Firma Digital. 1

4 Página 4 de Solicita certificado de existencia y representación legal de la UIS 8. Solicita relación de facturas pagadas en el bimestre anterior 7. A su vez también se debe tramitar ante la Secretaría General de la Universidad el certificado de existencia y representación legal con un período no mayor a cuatro (4) meses. Certificado Antecedentes Certificado de Ministerio de Educación Nacional Certificado General de la Universidad. 8. La Seccion es la encargada de solicitar la relación de facturas pagadas en el bimestre anterior. Jefe Sección de 9. Solicita facturas pagadas en el bimestre anterior 9. Solicita a la Sección de Tesorería la relación de facturas originales pagadas en el bimestre anterior. 10. Compara la información de las facturas con el listado generado por DSI Compara la información de las facturas con el listado generado por División de Servicios de Información, y verifica: Cédula coincida con el nombre de la persona o el NIT con la razón social de la empresa Dirección Ciudad Valor antes de IVA Valor después de IVA Valor de IVA Fecha y número de la factura Fecha de pago Sección de

5 Página 5 de Prepara informe para la DIAN 11. Prepara el informe para la DIAN, incluyendo la siguiente información: NIT Nombre del Proveedor Dirección Ciudad Número y fecha de factura de venta Valor sin IVA, valor con IVA Fecha de pago Comprobante Sección de 12. Revisa informe y firma cada hoja del informe Informe 12. Revisa informe y si es necesario realiza las modificaciones requeridas. Si no hay observaciones firma cada hoja del informe para darle autenticidad al documento. Jefe de Sección de 13. Verifica documentación soporte requerida DIAN Verifica la documentación soporte requerida por la Entidad relacionada a continuación: Caratula Diligencia solicitud de Devolución y/o Compensación (Formato 010 DIAN) RUT Universidad. Copia poder autenticado en Notaria. Fotocopia de la Tarjeta Profesional del y Contador. Formato 1391 DIAN con sus respectivas firmas. Fotocopia cedula del Rector y. Certificado de existencia y representación legal (No mayor de 4 meses) General. Certificación ICFES (No mayor de 6 meses). Relación facturas de bienes y/o servicios pagados. CD que contenga el Informe a presentar. Certificación de Revisor Fiscal o Contador sobre valor total pagado. Antecedentes disciplinarios Contador o Revisor Fiscal. Certificación bancaria no mayor a un mes. Carta de la Tesorera a la Entidad Bancaria Jefe de Sección de

6 Página 6 de Elabora y firma certificación 14. Elabora y firma la certificación de contador donde se enuncia el decreto que soporta la reglamentación de la devolución de IVA, número de la tarjeta profesional, cédula, nombre del contador, número del bimestre, valor del IVA total por el cual se solicita la devolución, además deja constancia que las facturas cumplan con los requisitos establecidos por la Ley y que los bienes, insumos y servicios fueron adquiridos para el uso exclusivo de la respectiva institución. Anexa fotocopia de la tarjeta profesional. Jefe de Sección de 15. Organiza la carpeta con el informe y documentos soporte 15. Organiza la carpeta con el informe y documentos soporte, de acuerdo a las especificaciones establecidas por la DIAN para la solicitud de devolución del IVA. El informe debe ser firmado por el apoderado delegado por el Rector. Nota: El informe debe ir en medio impreso y magnético. Sección de 16. Presentan documentos a la DIAN 16. Presentan documentos ante la DIAN en la fecha programada con esa entidad. Nota: La cita para la presentación del informe debe solicitarse con uno o dos días de anticipación a la fecha establecida para el tramite del IVA. Jefe de Sección de y 17. Envía resolución comisionando a los funcionarios para la visita 17. Envía resolución al apoderado de la Universidad comisionando a los funcionarios para la visita. DIAN Resolución 4

7 Página 7 de Recibe resolución e informa al Jefe Sección de 19. Verifica que el informe entregado corresponda a las facturas originales 18. Recibe resolución e informa al Jefe Sección de quienes serán los funcionarios encargados de constatar la información presentada ante la DIAN por parte de la Universidad. 19. Realiza la visita a la Universidad y verifica que el informe entregado corresponda con las facturas originales. Funcionario DIAN No Rechazo de la solicitud de Devolución? 20. Informa a la Universidad Si Si 20. En caso que la DIAN rechace la solicitud de devolución del IVA o no acepte el pago de algún valor de la factura, informa a la Universidad. DIAN 21. Interpone un recurso de reposición o reconsideración 21. Interpone ante la DIAN un recurso de reposición o de reconsideración. Si Recurso es aceptado? No 22. Realiza valoración de viabilidad de iniciar acciones judiciales 22. Realiza valoración de viabilidad de iniciar acciones judiciales. FIN 23. Informa al apoderado de la Universidad 23. Informa al apoderado de la Universidad mediante comunicación escrita para que se presente en la DIAN. DIAN 5

8 Página 8 de Reclama cheque por el valor de la devolución de IVA Cheque 24. Reclama cheque por el valor de la devolución de IVA y lo entrega a la Tesorera de la Universidad e Informa al Contador de la Universidad. 25. Consigna cheque 25. Consigna cheque en las cuentas de la Universidad. Jefe de Tesorería FIN

9 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Junio 16 de 2008 Creación del procedimiento 2 Marzo 21 de 2012 Inclusión de las definiciones MEN: Ministerio de Educación Nacional y RUT: Registro Único Tributario. Act. 5 Cambio de ICFES por Ministerio de Educación Nacional. Act. 10 Cambia Anexa el Registro Unico Tributario (RUT) y demas documentos soporte enunciados anteriormente. Act. 19 Cambio en la nota Nota: La cita para la presentacion del informe debe solicitarse con uno o dos dias de anticipacion a la fecha establecida para solicitud de devolucion del iva. 3 Noviembre 14 de 2014 Se modificaron las Actividades 1, 2, 13 y 18 de acuerdo con los cambios que ha habido en relación a la solicitud de la cita ante la DIAN y la documentación soporte que se debe tener en cuenta para la presentación del Informe.