INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE SEGUROS GENERALES

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1 INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE SEGUROS GENERALES 1

2 INDICE Aspectos Generales de la Declaración de Salud 3-4 Descripción analítica del procedimiento 5-7 Anexo I

3 INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE SEGURO GENERALES IMPORTANTE La veracidad y exactitud de la información declarada en este procedimiento es responsabilidad del Jefe de cada área participante en el mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. Gerencia Operativa Gerencia Administrativa Gerencia Comercial OBJETIVO El objetivo de este instructivo, es que Usted conozca los procedimientos que deben realizar los Responsables Administrativos en el área de producción, en cuanto a la recepción de las propuestas de Seguros Generales, al análisis, carga, impresión de aviso deuda, cierre generales y cierre de tarjeta de crédito. Alcance Zona Centro - Zona Norte. Vigencia / Cumplimiento Este procedimiento entra en vigencia a partir del 9 de Enero de Los Gerentes, Supervisores involucrados deberán utilizar las herramientas necesarias para llevar a cabo su cumplimiento y realizar la capacitación del personal correspondiente. DEFINICIONES 1. Propuestas: Son los pedidos concretos de cualquier tipo de Seguros Generales por parte de los clientes a la compañía. 2. Endosos: Se emitirán para hacer modificaciones a pólizas, las que pueden ser resueltas por al compañía o a pedido del Asegurado, quién deberá presentar con su firma una nota, o una propuesta, explicando en el lugar reservado a ese fin el motivo del endoso. Las modificaciones en las propuestas podrán ser: Modificación de datos Baja/Alta de coberturas Cambio/Corrección de datos del titular Anulaciones Alta/Baja de sumas aseguradas otros ASPECTOS GENERALES 3

4 DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1: RECEPCION DE PROPUESTAS 1. Gerencia Comercial - Sección Seguros Generales Recibirá las propuestas de: Los productores, personalmente, vía o vía fax Las Agencias, por (con un remito detallando cada una de las propuestas) o vía fax Analizará cada propuesta (ver proceso N 2) 1.3. Si en principio se estimara viable su aceptación, colocará el sello de recibido Devolverá a quienes corresponda, fotocopias de las propuestas o de los faxes con el sello de recepción de la Compañía Entregará los originales de las propuestas y los faxes a producción para que se emita la póliza Si el ingreso se produjera vía fax, para obtener cobertura sin demora, la Agencia debe remitir inmediatamente la propuesta que le dió origen al fax para que pueda emitirse la póliza. Salvo casos excepcionales y justificables por la urgencia de entregar las pólizas, estás podrán emitirse sin esperar la llegada de la propuesta Si la póliza se abonara con tarjeta de crédito, el productor y/o agencia deberá entregar y/o enviar con la propuesta, el formulario de Autorización del Usuario Realizará la cotización del riesgo de cada propuesta Completará los datos faltantes de la propuesta que corresponden a CARUSO Colocará las propuestas en carpetas: Las propuestas de seguros de automotores en carpetas amarillas Las demás propuestas en carpetas de color celeste, verde o rosa Los endosos, se colocarán en la carpeta que corresponda a la póliza sobre la que se realizará el cambio o modificación. IMPORTANTE Si el pago fuese con tarjeta de crédito, colocará también en la carpeta el formulario de Autorización del Usuario para el pago con tarjeta. 4

5 PROCESO N 2: ANALISIS DE LAS PROPUESTAS 1. Gerencia Comercial - Sección Seguros Generales Se analizará cada propuesta considerando: Para las propuestas de Seguros de autos Que no falten datos Que estén registrados los códigos internos, tales como número de agencia, de productor, etc. Que el modelo se encuentre dentro de la selección de riesgos establecida. El costo del Seguro ( prima - premio). Se realizarán también, inspecciones previas sobre el estado del vehículo, pero solo sobre algunos seleccionados por muestreo aleatorio. En las jurisdicciones donde es exigible la circulación de unidades con Inspección técnica, Casa Matriz indicará los casos en los que se deba presentar una fotocopia de la misma. IMPORTANTE La inspección se realizará por muestreo aleatorio para las propuestas de Seguros de Autos, salvo excepciones, como por ejemplo, que el modelo de vehículo no este incluido en la selección de riesgos existente, en cuyo caso deberá realizarse la inspección para verificar el estado del mismo, o también, cuando se trate de unidades de propuestas nuevas se realizará siempre la inspección Para las demás propuestas de Seguros Generales verificará: - Que se cumplan las consideraciones mencionadas en el párrafo anterior - Y que se cumplan las normas de seguridad y selección de riesgos establecidas La verificación del cumplimiento de las normas de Seguridad de las propuestas debe ser controlada por un inspector idóneo: Si la propuesta es entregada directamente por un productor, un inspector de CARUSO verificará la existencia de los bienes y la veracidad de las declaraciones Si la propuesta pertenece a una Agencia, la verificación la realizarán en la misma Agencia siguiendo las instrucciones impartidas por la Compañía para analizar los riesgos Si es rechazada la propuesta imprimirán dos notas explicando el o los motivos del rechazo. Una de las notas se adjuntará a la propuesta original y se entregará al productor, la otra nota se adjuntará a una fotocopia de la propuesta y se archivara en la Compañía Una vez aprobadas las propuestas, se envían en su correspondiente carpeta a producción para ser cargadas en el sistema. 5

6 PROCESO N 3: CARGA DE PROPUESTAS 1. Gerencia Operativa - Sección Producción - Referente de Seguros Generales Retirará diariamente del primer piso las Propuestas encarpetadas Anotará en la planilla de control Carpetas recibidas" de la Sección Seguros Generales la cantidad de carpetas recibidas por día. 2. Gerencia Operativa - Sección Producción Administrativo / Operativo 2.1. Cargará las propuestas en el Sistema de Seguros Generales Colocará el número de póliza correspondiente. Este número es emitido por el sistema Si es una propuesta de alta o renovación colocará el número en el extremo derecho de la carpeta y en la propuesta misma Si es una propuesta de endoso, colocará en la propuesta el número del endoso Si el pago se realizó con tarjeta de crédito, grabará el número de la misma en el sistema y archivará el formulario de autorización del Usuario en una carpeta destinada para tal efecto en el archivo. Habrá una carpeta por cada tipo de tarjeta de crédito aceptable por la compañía Imprimirá una copia del frente de póliza (anexo 1) con los datos relevantes de la propuesta En caso de existir detalles adjuntos de los objetos especificados realizará una copia de cada uno de ellos Controlará que los datos impresos (vigencia, número de patente, importes, etc.) sean los correctos Si hay errores se corregirán en ese momento Si no hay errores o ya fueron corregidos, confirmará en el sistema la propuesta, y a partir de este momento cualquier cambio se realizará a través de endosos Imprimirá, además, estos documentos: Dos copias más del frente de póliza (anexo 1) Dos copias más del detalle de los objetos especificados Nota de Recepción, para que el cliente la firme. (anexo 2) Ficha de Cobranza (anexo 3), dirigida al productor Carnet de cobertura de la R. C. Obligatoria para los Seguros de automotores (anexo 4), dirigida al cliente Chequera con Recibos preimpresos para todo el período de cobertura (anexo 6). 6

7 Detalle de objetos especificados (anexo 5) para los otros Seguros. Harán tres copias de este documento, uno dirigido al Productor, otro al Cliente y otro para la sección En función del tipo de Seguro de que se trate, abrochará las cláusulas correspondientes a una de las copias del frente de póliza y se colocarán dentro de la carpeta que corresponda Las demás copias se colocarán junto a la documentación especificada en el punto 2.7. Todos estos documentos irán sobre la carpeta para su posterior entrega a la Sección Seguros Generales Registrará en la planilla de Carpetas entregadas a la Sección Seguros Generales las carpetas listas para entregar a esta sección Entregará el total de carpetas realizadas en el día a la Sección Seguros Generales. 3. Gerencia Comercial - Sección Seguros Generales Recibirá las carpetas enviadas desde producción Firmará la planilla correspondiente. 3.3.Enviará las carpetas al Sub-Gerente de Seguros Generales para que las firme, o en su ausencia, a un funcionario con firma autorizada Entregará las pólizas firmadas con sus respectivas cláusulas y frente de póliza a quien corresponda, para que sean entregadas a los clientes: Si corresponden a un productor, las colocará en su casillero, con copia del frente de póliza para el productor Si corresponden a una agencia se enviarán vía bolsa de correo. 3.5.El productor deberá remitir la nota de recepción de cada póliza entregada, firmada por el cliente Entregará además, una copia del frente de póliza sin cláusulas para el Productor y la tercera copia queda en producción para ser archivadas. PROCESO N 4: IMPRESIÓN DE AVISOS DE RENOVACIÓN 1. Gerencia Operativa - Sección Producción Administrativo / Operativo - 7

8 1.1. El día 20 de cada mes imprimirán los Avisos de Renovación de todas las pólizas que tienen que renovarse el próximo mes. El sistema automáticamente seleccionará las pólizas que cumplan con esa condición Enviará los Avisos a la Sección Seguros Generales. 2. Gerencia Comercial - Sección Seguros Generales Recibirá los Avisos de Renovación y los agrupará por productores o por Agencia según corresponda Entregará los Avisos A los productores, en sus correspondientes casilleros Si corresponden a una Agencia, serán enviados a través de la bolsa del correo. PROCESO N 5: CIERRE DE GENERALES 1. Gerencia Operativa - Sección Producción - Administrativo / Operativo 1.1. Realizará el cierre de Generales en el sistema, el día especificado por el Jefe de Producción en el cronograma de actividades periódicas Solicitará al sistema el procesamiento de los registros de las pólizas Emitidas y las pólizas Anuladas 1.3. Se imprimirán los listados que surgen del procesamiento de las pólizas Emitidas. Estos listados son: Distribución de listados emitidos por Sección-Agencia en pesos y en dólares Distribución de totales emitidos por provincias en pesos y en dólares Registro de emisión de póliza sección (por tipo de riesgo asegurado) Imprimirá también, los listados de la emisión de pólizas Anuladas: Distribución de listados anulados por sección en pesos y en dólares Distribución de totales anulados por provincias en peso y en dólares Registro de emisión de póliza (por tipo de riesgo asegurado) Por último imprimirá el Libro IVA en cuatro listados: - pólizas emitidas en pesos - pólizas emitidas en dólares - pólizas anuladas en pesos - pólizas anuladas en dólares 1.6. Controlará los registros impresos de Emisión y Anulación, y los libros IVA Ventas, todos en pesos y en dólares. 8

9 1.7. Deberá verificar: Que el Total Gral. de premios de la emisión en pesos sumado al Total Gral. de premios de la emisión en dólares sea igual al Total Gral. de la columna premios del listado "Distribución de totales emitidos por sección" en pesos y en dólares Idem anterior para los listados de las Anulaciones Que el Total Gral. de la columna IVA 21% + IVA 10,5% en pesos sumado al Total Gral. de la columna IVA 21% + IVA 10,5% en dólares del libro IVA ventas sea igual al Total Gral. de la columna IVA del detalle del registro de emisión pesos sumado al total general de la columna IVA del detalle del registro de emisión dólares Idem anterior para los listados de anulaciones En el listado "Distribución de totales emitidos por sección - agencia en pesos y en dólares" controlará todas las sumas por provincias Idem anterior en el listado "Distribución de totales emitidos por provincias" 1.8. Luego de realizado el control, y no habiendo encontrado ninguna diferencia, imprimirá dos copias de cada uno de los listados para dos períodos, uno desde el 1 al 15 del mes de la emisión y el otro desde el 16 hasta el último día del mes Enviará toda la documentación a la Sección Impositiva Archivará la planilla utilizada para el control. PROCESO N 6: CIERRE DE TARJETAS DE CREDITO 1. Gerencia Operativa - Sección Producción - Administrativo / Operativo El día 10 de cada mes, realizará el cierre de los pagos con tarjeta de crédito en el sistema Imprimirá un listado de todos los débitos que se cargaron desde el día 11 del mes anterior hasta el día 10 del mes en curso Controlará que todos los débitos de las propuestas pagadas con tarjeta estén en la lista. Si algún débito de las propuestas no figurara en la lista enviará el mismo a la sección Cobranzas para incorporar el débito correspondiente Llevará una copia del listado a dicha Sección y la otra quedará en producción. PROCESO N 7: INFORME TRIMESTRAL 9

10 1. Gerencia Operativa - Sección Producción - Administrativo / Operativo Cada tres meses emitirá un resumen sobre la estadística de Primas para todos los vendedores de todas las agencias y por sección (tipo de riesgo asegurado). El mismo será emitido automáticamente por el sistema Se realizará en: Abril, para el período comprendido entre el 01/01 al 31/ Julio, para el período comprendido entre el 01/04 al 30/ Octubre, para el período comprendido entre el 01/07 al 30/ Enero, para el período comprendido entre el 1/10 al 31/12 del año anterior Imprimirá dos copias de los siguientes listados: Cantidad de Pólizas - Seguros Patrimoniales Cantidad de Pólizas Sección Automotores - Seguros Patrimoniales Distribución de totales emitidos por Sección - Agencia en pesos y en dólares Distribución de Totales emitidos por Provincia en pesos y en dólares Distribución de Totales anulados por Sección - Agencia en pesos y en dólares Distribución de Totales anulados por provincia en pesos y en dólares 1.4. Una de las copias de cada listado se enviarán a la Sección Impositiva y la otra se archivará en producción. PROCESO N 8: PRISMA PARA LA SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACIÓN IMPORTANTE: El programa Prisma permite realizar el informe semestral, requerido por la Superintendencia de Seguros de la Nación, sobre la emisión de pólizas de seguros de automotores de cada período y sobre los siniestros ocurridos en el mismo, incluso los que afectan a las pólizas de períodos anteriores. 1. Gerencia operativa - Sección Producción - Administrativo / Operativo 1.1. Cada semestre calendario aplicará el Programa Prisa sobre las pólizas de seguros de autos emitidas en ese período, con el fin de detectar los errores cometidos, observables por la Superintendencia de Seguros de la Nación. Dicho procedimiento deberá ser realizado con la anterioridad necesaria para que Oficina técnica pueda presentar la información dentro de las fechas siguientes: Período Enero - Junio: debe presentarse antes del día 10 de Agosto Período Julio - Diciembre: debe presentarse antes del día10 de febrero 1.2. Emitirá un listado con el informe del resultado del programa Si detectó errores y pueden solucionarse, se corrigen en ese momento 10

11 Los errores detectados pueden ser tipo "warning", que son aquellos que tiene un motivo que justifica su existencia; solamente deben informarse Otro tipo de errores son los "Critical", que deben ser solucionados indefectiblemente, por requerimiento de la Superintendencia de Seguros de la Nación Si no se hubieran detectado errores, o ya fueron subsanados, se preparará la información para enviarla a la Oficina Técnica Enviará a dicha oficina Dos disquetes con el informe de emisión (uno para remitir a la Superintendencia y otro para ser archivado en la respectiva carpeta del prisma) Dos listados de emisión impresos (uno para remitir a la Superintendencia y otro para ser archivado en la respectiva carpeta del prisma) IMPORTANTE El informe deberá entregarse a la Oficina Técnica antes de las fechas de vencimiento indicadas en los puntos y para que ésta pueda cumplir con su presentación en término. 2. Sección Siniestros: 2.1. Cada semestre calendario, aplicará el programa Prisma sobre los listados de siniestros de autos ocurridos en ese período, con el fin de detectar los errores cometidos, observables por la Superintendencia de Seguros de la Nación Dicho procedimiento deberá ser realizado con la anterioridad necesaria para que Oficina Técnica pueda presentar la información dentro de las fechas indicadas en el punto y Emitirá un listado con el informe del resultado del programa: Si detectó errores y pueden solucionarse, se corrigen en ese momento: Los errores detectados pueden ser de tipo "warning", que son aquellos que tiene un motivo que justifica su existencia; solamente deben informarse Otro tipo de errores son los "Critical", que deben ser solucionados indefectiblemente, por requerimiento de la Superintendencia de Seguros de la Nación Si no se hubieran detectado errores, o ya fueron subsanados, se preparará la información para enviarla a la Oficina Técnica Enviará a dicha oficina Dos disquetes con el informe de emisión (uno para remitir a la Superintendencia y otro para ser archivado en la respectiva carpeta del prisma) Dos listados de emisión impresos (uno para remitir a la Superintendencia y otro para ser archivado en la respectiva carpeta del prisma) IMPORTANTE deberá tener en cuenta los plazos indicados en el punto y

12 3. Oficina Técnica 3.1. Recibirá los disquetes y los listados que remiten las secciones de Producción y Siniestros Procederá a confeccionar un informe - Declaración Jurada detallando los errores obtenidos con la ejecución del programa Prisma y explicando los motivos que justifican los errores tipo "warning" Remitirá a la Superintendencia los siguientes elementos La declaración Jurada respectiva Un disquet correspondiente a la emisión con su respectivo listado impreso (la copia del disquet y del listado preimpreso es archivada en la carpeta de Prisma ) Un disquet de al Sección Siniestros con su correspondiente listado preimpreso ( la copia del disquet y del listado impreso es archivada en la carpeta de Prisma) 3.4. Procederá al archivo de las copias correspondientes (puntos , y ) en la carpeta mencionada anteriormente. 12

13 Anexo N 1: Frente de Póliza 13

14 Anexo N 2: Nota de Recepción Campo Referencias 1 Indicará la fecha de confección de la Nota. 2 Colocará el Apellido y Nombre del Titular del seguro. 3 Corresponde al número de póliza que se entrega con esta nota. 4 Si lo que entregara fuera un endoso, consignará su número. 5 Indicar el tipo de seguro contratado. 6 Colocar la fecha de envío de la Nota. 7 Cuando sea receptada la nota, colocar el Apellido y Nombre de la persona que recibió la misma. 8 No se completará este campo 14

15 ANEXO 3: Ficha de Cobranzas ANEXO 4: Carnet de Cobertura 15

16 ANEXO 5: Detalle de los objetos especificados 16

17 ANEXO 6: Recibo preimpreso de generales 17