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Marta Fuentes de la Fuente
hace 8 años
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1 BTBSOFT - Buenos Aires Mayo 2015 SISTEMAS BTB - FACTURACION ELECTRONICA Estimado Cliente Esta circular le dará información sobre aspectos prácticos de Facturación Electrónica, que hemos detectado todavía son desconocidos por muchos de nuestros clientes. Estos textos no deben ser entendidos como opiniones profesionales sino como un aporte al conocimiento general. Esta información, lo mismo que la referida al Régimen Informativo de Compras y Ventas (ex Citi) será incluida en breve en nuestro sitio donde se agregarán las futuras modificaciones y novedades relacionadas con estos temas. Lo saludamos cordialmente BTB Soft SA Facturación Electrónica Desde hace muchos años la AFIP. impone un control de las facturas para detectar eventuales infracciones, otorgándoles un código que permite considerarlas válidas a los efectos impositivos. Este código se implementó inicialmente a través de las imprentas y para lotes de facturas. El contribuyente pide imprimir un lote de facturas (por ejemplo A a la A ), la imprenta consulta con la AFIP. quien, en caso afirmativo, le proporciona un código de muchos dígitos llamado CAI, que aparecerá impreso en todas las facturas de ese lote, como un código de barras al pie de las mismas. Posteriormente la AFIP. decidió imponer un código individual para cada factura denominado CAE, de características físicas similares al CAI. Este procedimiento se fue aplicando a distintas actividades, y es el que se generaliza a partir del 1º de julio a todos los responsables inscriptos en IVA, con pocas excepciones. La principal

Esta información, lo mismo que la referida al Régimen Informativo de Compras y Ventas (ex Citi) será incluida en breve en nuestro sitio www.btbsoft.com.

2 excepción admitida es cuando se trata de ventas masivas a consumidores finales, siempre que se utilicen impresoras fiscales (RG 3561), aclarando que en esos casos es posible solicitar el pase a facturación electrónica. Cabe señalar que tanto el CAI como el CAE establecen la validez impositiva de la factura para el que la recibe (o sea el cliente). En las facturas preimpresas y prenumeradas, la validez se sobreentiende si la factura tiene el CAI impreso, mientras que en la facturación electrónica el peso de la prueba queda en cabeza del cliente, ya que la AFIP. tiene habilitado un sitio donde se puede verificar que el CAE impreso en la factura corresponde efectivamente a una operación autorizada al proveedor. La facturación electrónica implica la desaparición de la factura preimpresa y prenumerada, porque existe una autorización individual de cada comprobante. Esto tiene algunas consecuencias: La AFIP. exige que se definan nuevos puntos de venta, porque desea verificar la secuencia de cada comprobante (facturas A y B, notas de crédito A y B, etc.) desde el Nº 1. En la práctica no hace falta una inscripción formal en Facturación electrónica, pero es imprescindible declarar los nuevos puntos de venta a utilizar. El diseño del comprobante tiene que ser abierto y flexible, ya que es impredecible qué comprobante se va a autorizar en la secuencia operativa del emisor (factura A, Nota de Crédito B, comprobantes de distintos puntos de venta, etc.). Ver Ejemplo. Por ese mismo motivo, los comprobantes pueden generarse con formato digital y ser enviados por mail, ya que para el receptor la validez (que puede verificar con la AFIP.) está dada por el CAE. La anulación de la factura no existe más como procedimiento. Si la AFIP no le otorga el CAE el comprobante no existe impositivamente, de manera que su número puede ser utilizado para otro cliente, etc. Si la AFIP otorga el CAE (en ciertos casos, si es factura A puede hacerlo prohibiendo que el cliente utilice el crédito por IVA) el comprobante el comprobante existe impositivamente y no se puede anular. Se debe generar una operación inversa (por ejemplo una nota de crédito) con su propio CAE. Cómo se obtiene el CAE? Una factura se puede emitir físicamente (por un sistema o manualmente) pero sin su CAE no

En las facturas preimpresas y prenumeradas, la validez se sobreentiende si la factura tiene el CAI impreso, mientras que en la facturación electrónica el peso de la prueba queda en cabeza del

3 tiene validez fiscal. Existen actualmente tres procedimientos alternativos para obtener el CAE: a) El CAE se requiere en línea, en el momento de emitir la factura físicamente (accediendo al Web Service de la AFIP). b) El CAE se pide después de emitir la factura físicamente (se ingresa en el aplicativo RECE del SIAP) c) Se puede emitir la factura utilizando un emisor de facturas propio de la AFIP (Comprobantes en Línea) al que se ingresa con clave fiscal y que genera el CAE para dicha factura. En los casos a) y b), se envía a la AFIP información acerca del comprobante (tipo, letra, número, CUIT del cliente, importes, etc.) y si esa información es aceptable- informa el CAE. De lo contrario comunica los motivos del rechazo. El punto de venta para las opciones a) y b) es el mismo. El punto de venta del punto c) es distinto. Un tercer procedimiento (RCEL) permitía emitir facturas utilizando el aplicativo de facturación propio de la AFIP, pero esta variante se unifica con el RECE a partir del próximo 1º de Julio. Es probable que los puntos de venta utilizados para RCEL se reclasificarán en RECE, manteniendo los comprobantes emitidos hasta la fecha (no hace falta declarar nuevos puntos de venta). Salvo que se inclinen por la opción c) Comprobantes en Línea, para lo cual eventualmente hay que declarar nuevos puntos de venta, los contribuyentes que ahora utilizan RCEL deberán modificar sus procedimientos administrativos, sea adquiriendo un sistema de gestión o derivando la emisión de las facturas en sistemas ajenos (de su estudio contable u otras entidades). Procedimientos de RECE y Web Service La información que sigue se basa en procedimientos de los sistemas BTB. 1 - RECE Las facturas se generan desde el sistema pero no se imprimen Desde Facturación Facturación Electrónica RECE se seleccionan las facturas y se genera un archivo de formato.txt que contiene la información requerida por la AFIP. Se ingresa en el aplicativo RECE de la AFIP (con clave fiscal) y se exporta el archivo.txt La AFIP envía un mail con el CAE de cada una de las facturas (la dirección de mail debe

b) El CAE se pide después de emitir la factura físicamente (se ingresa en el aplicativo RECE del SIAP) c) Se puede emitir la factura utilizando un emisor de facturas propio de la AFIP (Comprobantes

4 ser declarada a la AFIP cuando se informan los puntos de venta de facturación electrónica) El sistema toma la información del mail y transfiere el CAE a cada una de las facturas. Se puede imprimir o generar un.pdf de cada factura (el sistema prevé la posibilidad de incorporar un archivo con el diseño de la factura en la opción Diseño de Comprobantes) Este procedimiento es útil en empresas donde los procesos de facturación son por bloques de facturas (por ejemplo abonos de servicios) y/o las mismas no se entregan en mostrador o en forma inmediata. En ese sentido, dentro de ciertos límites de tiempo (RG 2485 artículo 29), la AFIP acepta mantener la fecha declarada de emisión de la factura en lugar de la fecha de otorgamiento del CAE. 2 - Web Service Cada punto de venta tiene que contar con un certificado electrónico, que es un archivo encriptado, creado bajo normas de la AFIP y en presencia de la clave fiscal de la empresa. La función de esos archivos es reemplazar la clave fiscal en este proceso de facturación donde se intercambia información con la AFIP, accediendo al Web Service, en condiciones que no permiten usar la clave fiscal (suponga el caso de una empresa donde hay diez personas facturando al mismo tiempo). Cada certificado electrónico tiene una vigencia de 2 años, pasados los cuales debe ser renovado. La confección de cada certificado electrónico tiene un pequeño cargo, que incluye la configuración a distancia del punto de venta respectivo. El proceso de facturación es el normal. Al invocar un punto de venta que se vincula con un certificado electrónico el sistema se conecta con el Web Service. Cuando se confirma la factura (OK) el sistema envía la información necesaria al Web Service (inclusive datos del certificado electrónico) y recibe el CAE, que incorpora a los registros de la factura. El proceso continúa normalmente con la impresión de la factura, etc.

pdf de cada factura (el sistema prevé la posibilidad de incorporar un archivo con el diseño de la factura en la opción Diseño de Comprobantes) Este procedimiento es útil en empresas donde los

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