Sistema Automático de Recepción

Transcripción

1 Sistema Automático de Recepción En Factura en Segundos, estamos comprometidos con la calidad en todo lo que hacemos, por ello es que nuestro compromiso, dinamismo y - profesionalismo, nos han llevado a ser el proveedor No. 1 en soluciones - de emisión, recepción y validación de facturas electrónicas (CFD, CFDI) y CBB, así como en gestión administrativa. En esta ocasión traemos para usted el más completo y robusto sistema de recepción, validación y gestión de comprobantes fiscales (SAR).

2 (SAR) Sistema Automático de Recepción El SAR le permitirá tener el control total de la recepción de sus comprobantes fiscales(cfd, CFDI y CBB), así como de los documentos que soporten el pago de los mismos (notas de recepción, protocolos de entrega, firma de almacén, etc.), le ofrecemos la posibilidad de contar con una solución 100% en la nube, desde la cual, todos sus proveedores tendrán acceso a un portal de recepción único, en el que podrán ingresar todos los comprobantes dirigidos a su empresa, con el SAR a su área de cuentas por pagar solo le llegarán aquellos comprobantes que cumplan en su totalidad con la normativa vigente por el SAT, así como con las reglas específicas de negocio (orden de compra, número de proveedor, fecha de solicitud, etc.) establecidas por su empresa para validar la recepción del comprobante. El tiempo de sus colaboradores es muy valioso, como para que lo desperdicien en tareas rutinarias y que no generan valor a su empresa, permita que el SAR lo haga por usted. Nunca más tendrá que recibir un comprobante fiscal por correo electrónico, descargarlo, validarlo y almacenarlo manualmente, por que ese trabajo lo realizarán sus proveedores, ahorrando cientos de horas para usted y su equipo administrativo.

3 EJEMPLO PRÁCTICO FUNCIONAMIENTO SAR Su proveedor se conecta por medio de internet a una página web, denominada ventanilla única de recepción, desde la cual, con previa autenticación de la identidad de su proveedor (usuario + password) realizará el ingreso de los comprobantes fiscales, ya sea uno por uno o varios a la vez, así mismo en caso de ser necesario se podrán adjuntar cualquier tipo de documento, que sirva como soporte para el pago y/o validación del comprobante fiscal. Una vez que se ingresaron los comprobantes, el sistema comienza la validación del mismo. En primera instancia se valida el cumplimiento de todas las normativas del SAT vigentes (dependiendo el tipo de comprobante ingresado ya sea CFD, CFDI o CBB), posteriormente se hace una segunda validación, la cual contempla el análisis del cumplimiento de reglas de negocio (orden de compra, número de proveedor, fecha de solicitud, etc.) definidas por su empresa. Al concluir las revisiones, no importa si dichos comprobantes han sido marcados por el SAR como validos o inválidos, el sistema emitirá en automático un acuse (con validez legal), el cual detalla la fecha, hora de ingreso y detalle del documento ingresado. Por otro lado, para aquellos comprobantes que resultaron inválidos, en el acuse se detallan las causas que provocaron el rechazo del mismo por parte del sistema. Solo aquellos comprobantes que resultaron válidos, serán enviados a lo que denominamos Flujo de aprobación (flujo conformado por un grupo de colaboradores de la empresa, con facultades para autorizar o rechazar el pago de los comprobantes fiscales ingresados), en donde todos los participantes, serán notificados por medio de correo electrónico de la existencia de un comprobante nuevo por revisar, para que de esta forma puedan ingresar al SAR y proceder a la aceptación o rechazo del mismo. Cuando el flujo de aprobación es concluido, el SAR esta preparado para enviar la notificación al área de cuentas por pagar, de tal forma que pueda aprobar o rechazar el comprobante y aprovisionar el pago del mismo. Una vez que cuentas por pagar aprobó el pago del comprobante, este es enviado a tesorería para su liquidación. 7 El SAR notifica, por medio de correo electrónico, al proveedor que su comprobante ingresado se ha pagado, concluyendo así, con el ciclo de recepción y pago.

4 APROBADA ESQUEMATIZACIÓN EJEMPLO PRÁCTICO FUNCIONAMIENTO SAR INGRESO DE LOS COMPROBANTES ACUSE DE APROBACIÓN DE FACTURA PROVEEDOR PROCESO DE VALIDACIÓN PROVEEDOR FLUJO DE APROBACIÓN TESORERÍA REALIZA EL PAGO ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR APROBADORES 7 $ PROVEEDOR CONFIRMACIÓN DE PAGO POR CORREO ELECTRÓNICO

5 Por qué validar las facturas electrónicas? De acuerdo al art. 29 del código fiscal de la federación, se debe de comprobar la autenticidad de los comprobantes fiscales que se reciban; Sin embargo con la simple representación impresa (comúnmente llamada PDF) o la impresión en papel de los comprobantes, no es posible determinar la validez y autenticidad de los mismos. Motivo por el cual, el usuario o empresa debe considerar que siempre que reciba el PDF, vaya acompañado del archivo xml correspondiente, ya que es el único insumo con el cual se puede determinar la autenticidad de un comprobante fiscal. En caso de fraude se consideran corresponsables tanto el emisor como el receptor hasta que la autoridad deslinde responsabilidades, evítese complicaciones e integre el SAR dentro de sus procesos administrativos. Obten ventaja de las nuevas regulaciones Si bien las nuevas regulaciones impuestas por la autoridad (SAT), significan adaptarse a una nueva realidad en el manejo de los documentos fiscales, esto no tiene que ser una pesadilla, ya que hemos desarrollado una solución a su medida que se adapta perfectamente a los nuevos procesos, además de eficientar la productividad de las áreas de: Compras, cuentas por pagar, contabilidad y auditoría, permitiéndoles tener el control total de todo el ciclo de adquisiciones al alcance de un clic, por otro lado el SAR es una herramienta que le permitirá incrementar y fomentar la relación comercial con todos sus proveedores.

6 Principales Características No importa si ya cuenta con un sistema de facturación electrónica o un ERP. EL SAR puede trabajar de forma 100% independiente, o de requerirse, integrarse a sus sistemas actuales por medio de Web Services. Puede utilizarlo hoy mismo, ya que no requiere la adquisición de equipamiento nuevo, esto debido a que nuestro sistema trabaja 100% en la nube y esta disponible los 365 días del año las 24 hrs. del día. El SAR recibe, valida, procesa y resguarda cualquier tipo de comprobante fiscal (CFD, CFDI y CBB) en cualquiera de sus versiones (2,2.2,3 y 3.2). Siempre tendrá la seguridad de que nunca recibirá un comprobante fraudulento o apócrifo, ya que al ser nosotros PAC, certificamos y validamos todos los comprobantes fiscales, al conectarnos directamente a las bases de datos del SAT para su verificación. Manténgase siempre informado del flujo de los comprobantes ingresados, ya que el SAR envía todas las notificaciones por medio de correo electrónico. Sus proveedores podrán anexar cualquier tipo de documento que forme parte del soporte a los comprobantes ingresados. Resguardo seguro y confiable de los comprobantes fiscales hasta por 5 años. El SAR cuenta con una herramienta de comunicación masiva vía correo electrónico, con lo cual fácilmente puede estar en contacto con uno o mil proveedores con un solo clic. Podrá crear sin límites listados de aprobación y aprobadores para cada uno. Ideal para Grupos de empresas, ya que es multiusuario y multiempresa. Su área de auditoría podrá obtener reportes de log s detallados, en cualquier momento y lugar. Configuraciones personalizadas para adaptar el SAR al funcionamiento de su empresa.

7 Por qué hacerlo con un PAC? Somos PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) desde 2011, por lo cual le podemos ofrecer la seguridad y confianza de que contamos con los medios y recursos necesarios para certificar que un comprobante fiscal es válido o no Respóndase una pregunta, A quien acudiría para certificar las escrituras de su casa, con un abogado o un Notario?, Seguramente contesto que con un Notario y es correcto, ya que ellos son las personas certificadas con la posibilidad de dar fe pública de esas escrituras, de la misma forma nosotros como PAC somos los únicos autorizados para dar fe ante el SAT de que las facturas que usted recibe cumplen con la normatividad vigente. PIDE UNA PRUEBA HOY MISMO Habilitamos una prueba piloto en tan solo 24 hrs. sin ningún compromiso. Al contratar nuestro servicio, la atención a tus proveedores esta incluida, por lo que no le generará carga operativa adicional. Obtenga información adicional y valiosa de cada comprobante que recibas, ya que en la contratación de nuestro servicio, le desarrollamos su adenda totalmente gratis. Satisfacción 100% garantizada o la devolución de su dinero.

8 Así de Simple, Así de Fácil. Recibe y Valida en Segundos. Del Interior de la República 01(800) FACTUFA D.F. y Área Metropolitana (55)