MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: COBRANZAS Y SU IMPUTACION - SEGUROS GENERALES -

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: COBRANZAS Y SU IMPUTACION - SEGUROS GENERALES - IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en el presente es compromiso del responsable del mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. Subgerencia operativa Subgerencia operativa Directorio-Presidente Zona Centro Zona Norte OBJETIVO Definir los procedimientos que deben realizar los Responsables Administrativos/ Operativos, el personal de la Sección Cobranzas y los Productores Asesores de Seguros (PAS) que efectúan la cobranza. ALCANCE Toda la Compañía. RESPONSABLES Directorio / Gerencia General / Gerencia Comercial de Seguros Patrimoniales /Subgerencia Operativa Zona Norte / Subgerencia Operativa Zona Centro. VIGENCIA / CUMPLIMIENTO Este procedimiento entra en vigencia a partir del 01/07/2014 y los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. DEFINICIONES: Productor Asesor de Seguros (PAS): Persona física que realiza la actividad de intermediación promoviendo la concertación de seguros, asesorando a asegurados y 1

2 asegurables, que deberá estar inscripta y activa en el registro de productores asesores que lleva la Superintendencia de Seguros de la Nación y abonar el derecho de inscripción en tiempo y forma. Chequera: contiene los certificados de pago preimpresos de todas las cuotas de cada cliente confeccionados por computadora. CONSIDERACIONES GENERALES DISPOSICIONES LEGALES 1. Resoluciones dictadas por el Ministerio de Economía de la Nación: Resolución 429/2000, con fecha 02/06/2000 Con sus modificatorias: Resolución 90/2001, con fecha 10/05/2001 Resolución 407/2001, con fecha 10/05/2001 A través de las cuales se establecen los únicos sistemas habilitados para pagar premios de contratos de seguros y los requisitos de los convenios de cobranzas que a tales efectos se celebren. 2. Resolución del 26/6/2001 dictada por la Superintendencia de Seguros de la Nación, a través de la cual se establece el régimen de aplicación de la Resolución a que hace referencia el punto anterior. En consecuencia es necesario adaptar la prestación del Servicio de Cobranza, con el fin de dar cumplimiento a las Resoluciones a que hacen referencia los puntos 1 y 2 de estos considerandos. 2

3 MEDIOS DE PAGO Se podrán utilizar como medios de pago de premios de los Contratos de Seguros Generales los siguientes: Débitos por Tarjetas de Crédito -Tarjeta Naranja. -Tarjeta Mastercard / Argencard. -Tarjeta Visa. -Tarjeta Cabal. -Tarjeta Credimas. -Tarjeta Nevada. -Tarjeta Data Tarjeta Italcred. -Tarjeta Shopping. Débitos por Caja de Ahorro y/o Cuenta Corriente -Supervielle -Banco de Córdoba -Banco Galicia- Cobranza Automática Pago Directo. Forma de Pago Banco (B) Ventanilla de Bancos -Supervielle -Macro Empresas de Cobranzas -Pago Fácil -Visa Pagos -RapiPago -Pago mis cuentas 3

4 Forma de Pago Oficina / Mostrador (O) -Caruso Seguros S.A : Oficina /Mostrador de agencias Forma de Pago Productor (C) - Productores Asesores Matriculados y activos, autorizados por la Compañía. PAGO CON EFECTIVO O CHEQUES Los pagos podrán efectuarse en efectivo o con cheques, solo será considerada cancelada la deuda una vez que el cheque se haya hecho efectivo. Con respecto a los cheques rechazados, cualquiera fuese su causa, los mismos deberán ser repuestos en la totalidad del monto del rechazo, incluyendo la comisión bancaria más gastos administrativos. Deberá comunicarse a la gerencia correspondiente a los efectos de evaluar al asegurado y determinar, en caso de proceder, la anulación de póliza notificando tal situación al asegurado mediante el envío de carta documento comunicando tal situación. COBERTURA ANTE SINIESTROS Como parte de la nueva normativa de cobranzas, la Compañía no cubrirá siniestros con fechas anteriores a la intervención del respectivo recibo (sello del Banco o Compañía, constancia de resumen de cuenta Bancaria y constancia de resumen de Débito Automático en Tarjeta de Crédito). Sólo cubrirá aquellos siniestros ocurridos con posterioridad a las 0:00 hs. del día siguiente al pago, si este ocurriese con posterioridad a la fecha de vencimiento del certificado. DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1: COBRANZA COBRANZA EN OFICINA/MOSTRADOR 4

5 Si el asegurado optara por realizar personalmente los pagos en las distintas Oficinas /Mostrador que posee la Compañía, deberá presentarse en nuestras Oficinas para efectivizar el pago. 1. Agencias Administrativos Operativos 1.1 Realizará la impresión del recibo de la póliza perteneciente al cliente teniendo en cuenta de no realizar cobranzas salteadas. 1.2 Cobrará con el recibo impreso en Agencia. ACLARACIÓN Las Pólizas con forma de pago Oficina /Mostrador se entregan a los clientes sin recibos impresos. Estos recibos se encuentran GENERADOS por sistemas, listos para que se realice la impresión desde Agencia. Cuando la Agencia realice una impresión de recibos, pólizas para Forma de pago Oficina, y esta impresión no se concrete por algún inconveniente (ej. Problemas con la impresora), deberá controlar y/o auditar los recibos de las Pólizas forma de pago Oficina, para verificar si el recibo quedó en estado impreso por sistemas pero sin el recibo físico. Cuando suceda esto deberá solicitar, mediante correo a Cobranzas de Casa Central, autorización para anular recibo sin cuerpo físico. COBRANZA A TRAVÉS DE DÉBITO AUTOMÁTICO 1. Agencias Administrativos Operativos 1.1 Hará firmar al Titular de la Tarjeta de Crédito o de la Cuenta Bancaria, la Carta de Adhesión al Débito, donde se autoriza a realizar débitos de una determinada póliza en una determinada Cuenta y/o Tarjeta. 1.2 En la misma carta detallará si es Alta (nuevo débito), Cambio (de una tarjeta a otra), Baja (cese de envíos de débitos). Cuando se realiza una baja de débito no significa baja de cuenta y/o póliza tomada con la Compañía. 1.3 Remitirá las Cartas de Adhesión a Sección Cobranzas de Casa Matriz. 5

6 1.4 Realizará gestiones para corregir rechazos, informados por Sección Cobranzas de Casa Matriz, para cobrar cuotas rechazadas. 2. Casa Matriz-Sección Cobranzas Administrativo Operativo 2.1 Recibirá las Cartas de Adhesión. Controlará su Confección. 2.2 Cargará los Débitos correspondientes en las cuentas indicadas. 2.3 Enviará los débitos correspondientes a las distintas Empresas. 2.4 Recibirá débitos: En el caso de débitos rechazados notificará a las Agencias de los Rechazos, para que realice gestiones pertinentes. En el caso de débitos aceptados, realizará las imputaciones correspondientes. ACLARACIÓN Las Pólizas cuya forma de pago sea Débito Automático no generan e imprimen recibos preimpresos. COBRANZA A TRAVÉS DE BANCO 1. Agencias- Administrativos Operativos 1.1 Informará a Seguros Generales de la Casa Matriz la forma de pago Banco, optada por el cliente. 2. Casa Matriz Sección Seguros Generales Operativo 2.1 Emitirá Póliza con la forma de pago especificada, junto con todos sus recibos preimpresos (chequera). 2.2 Remitirá a la agencia Póliza y recibos. 6

7 3. Agencias- Administrativos Operativos 3.1 Hará entrega de la chequera correspondiente al cliente junto con la documentación de la Póliza contra la firma de una constancia de recepción. 3.2 Notificará al cliente que es necesario que realice sus pagos dentro de las fechas de vencimiento de las cuotas correspondientes, ya que de lo contrario perderá la cobertura del riesgo. La fecha cierta de pago la da únicamente la intervención del cajero con su sello y firma. 3.3 Informará al cliente que los certificados entregados son documentos y que los debe considerar como tales. 3.4 Si el cliente cuya Póliza con forma de pago Banco, quiere abonar en Oficina / Mostrador de Caruso Seguros S.A se le reimprimirá el recibo desde el sistema Web. ACLARACIÓN Tanto los Bancos como las empresas de cobro de servicios, cobrarán recibos preimpresos hasta 30 días después de ocurrido el vencimiento de los mismos. En el caso de que el recibo tenga una fecha de vencimiento que supere los 30 días, el asegurado deberá presentarse a la Compañía, para regularizar la situación. Los recibos pertenecientes a pólizas con forma de pago BANCO, no son auditables, es decir no se realizarán controles e Recibos Vencidos y/o Recibos a Anular. COBRANZA A TRAVÉS DE PRODUCTOR Sólo están autorizados a presentarse en las Agencias los productores vinculados con la Compañía y que cumplan con las disposiciones que la Superintendencia de Seguros de la Nación establece para el desarrollo de esta actividad. Si la forma de pago seleccionada es Productor, la impresión de los recibos se realizará en forma mensual. 1. Agencia / Productor Asesor de Seguros 1.1 Se presentará en el domicilio del asegurado antes de la fecha de vencimiento de la cuota a cobrar. 7

8 1.1.1 Si encuentra el asegurado y está dispuesto a pagar, procederá al cobro de la cuota. Le entregará al cliente el cuerpo del certificado preimpreso que le corresponde provisto por la Compañía Si el asegurado se encontrara, pero no estuviera dispuesto a pagar en ese momento, el Productor convendrá con la persona el día y hora en que volverá para cobrar, siempre y cuando no supere la fecha de vencimiento de la cuota. Si esto ocurriese, pondrá en aviso al asegurado de la suspensión de cobertura que se producirá con posterioridad al día de vencimiento Si al presentarse al domicilio del asegurado para el cobro de una cuota éste no se encontrase, dejará un aviso de visita y se presentará nuevamente en otra oportunidad. IMPORTANTE Ningún dato de este certificado podrá modificarse. En caso de errores en la impresión (Por ejemplo monto del certificado, endoso por más o por menos, etc.), comunicará al Administrativo de la Agencia para que éste solicite a Casa Matriz la reimpresión de los recibos que tienen los errores. 1.2 Se presentará en la Agencia para la rendición de los montos cobrados. Si se trata de un día feriado o día no laborable, la rendición deberá efectuarse el primer día hábil anterior. NOTA Las comisiones de los Productores se podrán autorretener o dejar pendientes, según la elección de éstos. En el caso de que los valores sean cobrados a través de Cheque, las comisiones quedarán pendientes hasta que el mismo sea acreditado. 2. Agencia- Responsable Administrativo Operativo 2.1 Recibirá a los Productores que concurran a realizar las rendiciones. 8

9 2.2 Solicitará la entrega en ese acto de los Certificados cobrados y los no cobrados vencidos a la fecha. 2.3 Cargará los certificados en el sistema. 2.4 Finalizada la carga y anulados los certificados vencidos no cobrados, a los efectos de auditar emitirá los siguientes listados: Recibos a Anular (forma de pago Productor) Listado de Morosos a la fecha Auditoría de Recibos a la fecha (Forma de pago Productor) 2.5 Con los tres listados realizará los controles necesarios para verificar el cumplimiento estricto de los puntos anteriores. 2.6 Si del control anterior surgiera que el Productor tiene en su poder y no los ha presentado, recibos a anular y/o certificados vencidos no cobrados, se le intimará a que los entregue. 2.7 Enviará a Casa Central Sección Cobranzas la siguiente documentación agrupada en dos períodos mensuales: Detalle de Lote Certificados rendidos o anulados abrochados al Detalle del Lote. Rendición de Cobranza NOTA Los valores recibidos, sean en efectivo, cheque o giro, serán depositados a más tardar a primera hora del día siguiente hábil, dando de esta forma cumplimiento a las Normas de Contabilidad y Plan de Cuentas para Entidades Aseguradoras. 9

10 PROCESO N 2: IMPUTACIÓN CONTABLE Una vez cerrado el lote este se integra con la contabilidad generando los siguientes asientos contables: Recaudación Cobranza Seguros Generales Ds. Por Premios... (se especificará el ramo) Comisiones (se especificará el ramo) Retenciones xx a pagar...(se especificará el ramo) Recaudación Cobranza Seguros Generales 1. Agencia Responsable Administrativo 1.1 Se deberá verificar si el lote se ha integrado correctamente en el sistema de Tesorería en los reportes de Consulta Débitos y Créditos con Saldos o en Pagos del Cobrador. Si se encuentra en el primer listado, el lote no ha sido integrado con lo cual se procederá a realizar la integración, de lo contrario aparecerá en el segundo reporte Si el lote no se integró con Tesorería (Caja), deberá ingresar a Rendiciones de Tesorería. En esta pantalla se especificará el número de lote cerrado y rendirá los valores por esa cobranza (siempre por el importe neto). El sistema genera un crédito por ésta rendición en la cuenta corriente del cobrador, el cual puede ser consultado en el sistema de tesorería en consultas opción Pagos al Cobrador o Débitos y Créditos con Saldo. 1.2 Generará la orden de pago para que el Productor pueda cobrar su comisión. 10

11 2. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Cobranzas 2.1. Recibe la documentación enviada por las agencias en forma quincenal. CONTROL Los certificados enviados deben coincidir con el detalle del lote. Se debe verificar que los certificados pertenezcan a la quincena que se ha enviado. Se imprime una rendición de la agencia y se compara que todos los lotes enviados sean los que allí se detallan. Se controla que en el caso de los recibos manuales anulados estén los dos cuerpos. 3. Casa Matriz Gerencia Administración y Finanzas Sección Contaduría Recibirá los comprobantes de caja que respalden los registros de integración de los lotes de cobranza generales Archivará por quincena la documentación recibida. CONTROL Verificará el reporte de Débitos y Créditos con saldos, con las correspondientes cuentas contables. Informará a agencia si existen lotes pendientes de integrar a efectos de que se realice la integración correspondiente. De existir boletas de depósitos internas con saldos, verificar la procedencia de la misma. 11