PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CAJA

Transcripción

1 A OBJETIVO Estandarizar la metodología de manejo de caja. B ALCANCE Puesto de Caja C RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DPTO DE AYUDA ECONOMICA Realiza los controles operativos y reemplazo de caja. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Reemplazo de Caja. ACTIVADOR COMERCIAL Reemplazo de Caja. CAJERO Hará entrega del dinero en momento de liquidación, realizará cancelación, devoluciones de Pagaré y Depósitos de ayudas Económicas. LOGISTICA Área encargada del orden de las cajas diarias y remitos necesarios para el envío de documentación. D - MÉTODO Operaciones de Caja. 1. APERTURA DE CAJA DIARIA. La Apertura del Día operativamente hablando se realiza por la tarde del día anterior ya que el cierre de caja se realiza diariamente al mediodía, es así como lo propone el Sistema de Gestión y Administración. El Cajero retira el dinero de la Caja Fuerte o Tesoro mediante clave compartida con el responsable del Área. En el caso de ausencia del Cajero, quien posee la clave en reemplazo es el Administrativo del Área, y en caso de ausencia del responsable del Área, el que posee la clave en reemplazo es el Gerente Administrativo. Realizar en la PC la apertura del Sistema de Gestión de Cobranza y Administrativo: Procedimiento:

2 1. Doble Click sobre el Icono: Sistema de Gestión y Administración que se encuentra en el Escritorio como acceso directo. 2. Se producirá la apertura de una ventana solicitando Usuario y Clave. Completar. 3. Apertura del Sistema completada. Además del dinero de existencia en caja, existen comprobantes en equivalencia en pesos, que deben ser sumados a lo contabilizado en pesos. Una vez obtenida la totalidad del dinero ingresar al sistema el monto total existente: Procedimiento: 1. Sistema / Depósito / Transacciones Financieras / Movimiento Caja: 2. Completar los siguientes campos - Transacción: Ingreso Efectivo - Moneda: Pesos - Importe: Ej Observaciones: Apertura del Día. 3. Aceptar: Emisión automática del Ticket, comprobante de caja. Nota: En el caso de que el tesoro proporcione dólares en el campo MONEDA, deberá colocar DOLARES en vez de PESOS.

3 1. CARTERA DE CHEQUES. La cartera de cheques se refiere a valores que están pendientes de depósito, dicha cartera debe ser revisada todos los días a primera hora de la mañana, para así seleccionar los cheques que estén en fecha para su cobro. Estos valores que estén en fecha deberán ser enviados a depositar al Banco Cordoba en la Cuenta nª /2 cuyo Titular es AMMA, para ello se deberá confeccionar una boleta de deposito detallando todos los valores que se envíen a depositar. Una vez confeccionada la boleta se procederá a asentar en el Libro de Banco: la fecha del deposito, el n de comprobante y el monto total de cheques descriptos en la boleta. Nota: Los cheques cuando se asienten en la boleta de depósito deben ser realizados de la siguiente manera, en una boleta los cheques de plaza Villa María y misma Sucursal Bancaria y en otra boleta los cheques de plazas Villa Maria y de otros Bancos y los de demás plazas (ya sean por Ej. Córdoba / Bell Ville / Buenos Aires, etc). Terminada la confeccion de la Boleta se procedera a realizar una copia de la misma para que quede en Archivo comprobante en detalle de los cheques que se enviaron a depositar al Banco. Una vez realizado lo anteriormente especificado, los cheques antes de ser enviados al Banco tendrán q ser endosados por las firmas de un directivo autorizado.

4

5 2. COBRO DE SERVICIOS. Cuotas Sociales. El cobro de cuotas sociales en su mayoría se cobra sellando el cupón de pago que posee la declaración jurada que se le envía al cliente o en caso de que el cliente no presente dicho cupón, se le emite el recibo desde el sistema. El registro en el sistema del cupón sellado se realiza de la siguiente manera: 1. Click en Cobro de cuota social y servicios. 2. Ingresar por Nombre, DNI o CUIT. 3. Trasladar los Servicios Impagos al campo: Pagos del Día. 4. Ir a Otro Socio para que quede registrado en el sistema y en caja el cobro realizado a través de cupón sellado. 5. En caso de que se quiera imprimir el cupón para entregar como comprobante de pago se debe hacer click en Imprimir Cupón - 1 -

6 El debito/rehistro en ssitema de lo que se cobra en cuotas sociales, se recomienda hacerlo en el momneto en que se produce dicho cobro, ya que si queda pendiente de debitar, puede que se traspapele o pierda y asi se produzca complicacion en el cierre de la caja provocando Sobrantes y/o Faltantes.

7

8 Cobro de cuotas de Ayudas Económicas. El cobro de ayudas económicas por caja se puede realizar de dos maneras, una es sellando el cupón de la Declaración Juarda que se le ha enviado a la empresa con la información a pagar y la otra es bajando al cuota desde el Sistema de Gestión. La primera opción se puede realizar siempre y cuando la cuota de ayuda económica no haya vencido, la cual puede ser verificada visualizando en el Sistema de Gestión. En su mayoría la cuota de ayuda económica se cobra en conjunto con la cuota social ya que esta información es la que se le envía en detalle a la empresa y/o cliente en la Declaración Jurada Mensual. Luego se procede a registrar el cupón de pago en el Sistema de Gestión y Administración de la siguiente manera: 1. Sistema /Ayuda Económica / Pagos 2. Buscar 3. Ingresar en Titular/Operación el Apellido y Nombre del cliente y Aceptar. 4. Click en el Número de Operación. 5. Grabar y emisión del Ticket. Sellado y entrega en caso de que correspondiese. 6. En caso de que el cliente entregue como parte del valor de la cuota total se debe realizar un Pago Parcial de cuota: Ir a Tipo de Pago y cambiar por Pago Parcial de Cuota Ir a Monto a Cancelar y colocar el monto que entrega el cliente.

9 1 2

10 3-4 5

11 6 El debito/rehistro en ssitema de lo que se cobra en cuotas ayuda economica, se recomienda hacerlo en el momneto en que se produce dicho cobro, ya que si queda pendiente de debitar, puede que se traspapele o pierda y asi se produzca complicacion en el cierre de la caja provocando Sobrantes y/o Faltantes. En los casos en que el cobro de ayuda economica se realice a un Socio en Mora, se le preguntara al mismo cual sera la proxima fecha probable (FPP)de pago para asi colaborar en forma conjunta con Gestion de Mora.

12 Cobro de cuotas de Prepago. Las cuotas de PREPAGO se cobran recepcionando la boleta que se le ha enviado al afiliado vía correo, en dicha boleta se especifica a quien corresponde cada cuerpo (ver figura nº 1). La boleta detalla 2 (dos) vencimientos con montos diferentes, por lo que para cobrar se debe tener en cuenta la siguiente forma: 1er Vto. - Desde el 01 al 20 = Cobrar Valor c/ Vencimiento el 20 del mes en curso 2do Vto. - Desde el 20 al 31 = Cobrar Valor c/ Vencimiento el 25 del mes en curso Una vez identificado el monto a cobrar procedemos a registrar en el Sistema dicha operación: Sistema / Cobranza de Terceros / Cobro de terceros / Ingreso de numero de afiliado o Apellido y Nombre / Código de Cobro: 2 AMMA PREPAGO/ Importe / observaciones / Ingresa / Grabar / Emisión de Ticket x duplicado. Sellar y Firmar el ticket copia original y adjuntárselo al cuerpo de la boleta q mencionamos anteriormente. El Duplicado del ticket lo adjuntamos al cuerpo de la boleta del prepago que queda en caja, de los cuales un cuerpo será rendido a AMMA Prepago. (Ver Rendición de recaudación de Impuestos) Existen casos en que los afiliados se presentan sin boleta, por lo que en ese caso debe pedirse a (Administrativos Área Prepago) que generen una nueva boleta así de esta manera se les pueda cobrar la cuota. Para la impresión de la nueva boleta debe seguirse los siguientes pasos. - Ingresar a la Web: - Introducir el numero de afiliado sin guiones ni puntos. - Click en Número de Cupón - Imprimir la boleta que aparece en pantalla.

13 Ver figura nº 1

14 Cobro de cuotas PLAN MI MUTAL (AMMA Cuota Social) Las cuotas del Plan Mi Mutual se procede a registrar en el Sistema con la siguiente operación: Sistema / Cobranza de Terceros / Cobro de terceros / Ingreso de numero de afiliado o Apellido y Nombre / Código de Cobro: 2 AMMA PREPAGO/ Importe / observaciones / Ingresa / Grabar / Emisión de Ticket x duplicado. Sellar y Firmar el ticket copia original, el cual será comprobante para el cliente. El Duplicado del ticket queda como comprobante de Caja. La cobranza de esta Cuota deberá ser rendida a AMMA Cuota Social. (Ver Rendición de recaudación de Impuestos) Cobro de cuotas Pretti Viajes. Las cuotas de Pretti Viajes se cobran mediante chequeras que poseen tres cuerpos de los cuales uno quedara para el cliente y dos para la caja. Una vez identificado el monto a cobrar procedemos a registrar en el Sistema dicha operación: Sistema / Cobranza de Terceros / Cobro de terceros / Ingreso de numero de afiliado o Apellido y Nombre / Código de Cobro: 1 PRETTI VIAJES / Importe / observaciones / Ingresa / Grabar / Emisión de Ticket x duplicado. Sellar y Firmar el ticket copia original y adjuntárselo al cuerpo que se lleva el cliente como mencionamos anteriormente. El Duplicado del ticket lo adjuntamos a los dos cuerpos restantes que quedan en caja. Uno de estos dos cuerpos de la chequera después deberán ser rendido a la Empresa Pretti Viajes. ((Ver Rendición de recaudación de Impuestos) Cobro cuotas Sociedad Educativa Argentina (S.E.A.) Estas cuotas por lo general son tres o cuatro cuerpos del los cupones que presenten los afiliados, de los cuales solo se llevan uno y el resto queda en caja, previo haber realizado el siguiente paso: Una vez identificado el monto a cobrar procedemos a registrar en el Sistema dicha operación: Sistema / Cobranza de Terceros / Cobro de terceros / Ingreso de numero de afiliado o Apellido y Nombre / Código de Cobro: 3 SEA / Importe / observaciones / Ingresa / Grabar / Emisión de Ticket por duplicado.

15 Sellar y Firmar el ticket copia original y adjuntárselo al cuerpo que se lleva el cliente como mencionamos anteriormente. El Duplicado del ticket lo adjuntamos a los dos o tres cuerpos restantes que quedan en caja. Estos últimos luego serán rendidos a la S.E.A. (Ver Rendición de recaudación de Impuestos) La S.E.A. tiene asociados tales como: Instituto Universitario de la Policía Federal Argentina (IUPFA), Universidad Nacional Tres de Febrero (UNTREF), Instituto Superior de Educación y Trabajo (ISET) y Apoyo Escolar Olga Cossettini, por ello es importante tener en cuenta esta información para cuando el afiliado presente un cupón con el nombre o sigla de algunas de estas entidades.

16 Rendiciones de Cobranzas de Impuestos. La cobranza de impuestos se refiere a la recaudación de servicios tales como: AMMA Prepago, Pretti Viajes, S.E.A. Y AMMA Cuota Social. Cada uno posee un código para ser registrado en el sistema. Antes de realizar el cierre del día, se debe emitir el listado general con la Recaudación de Impuestos, este listado nos mostrara el monto total recaudado el cual se registrara en Caja con un Egreso en Efectivo. También este Listado nos mostrara en detalle la recaudación por cada uno de los Impuestos, lo que nos permitirá realizar el siguiente paso: se depositara el monto total recaudado de Pretti Viajes en la Cuenta nº 140, de AMMA Prepago en la Cuenta nº 5 y de S.E.A. en la Cuenta nº 118, y con respecto a AMMA Cuota Social se rendirá el monto total en dinero efectivo. La Rendición de recaudación de cada servicio se realizara emitiendo un listado con el detalle recaudado, al mismo se le adjuntaran los cupones cobrados y el ticket de deposito en cuenta si así correspondiera. En cada uno de los casos de Cobranza de Impuestos se emitira un listado con lo cobrado en detalle para enviarle a cada unode los Recaudadores, en el caso de S.E.A., se emitiran dos de estos listado ya que uno correspondera enviar a Administracion Contable y el otro a la Coordianadora de dicha Institucion.

17

18 DEPOSITOS Depósito de cheques: el cliente traerá los cheques de su empresa a depositar a la cuenta previamente abierta, debera confeccionar una Boleta de deposito colocando todos los datos de los cheques que la misma solicita. El cajero deberá cargar los datos abajo especificados. Para esto, antes deberá verificar los siguientes puntos de cada cheque: fecha, tipo de cheque y número de endosos. Luego para efectuar la carga de los mismos se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Sistema / Depósito / Transacciones Financieras / Depósito de Cheques: 2. Completar los siguientes campos: - Cuenta: Nº de cuenta del cliente. - Cliente: Nombre del cliente - Importe: A medida que se cargan los cheques automáticamente el sistema realiza la sumatoria de los mismos. - Banco: Nº de Banco - Sucursal: Nº de Sucursal - Postal: Código Postal del Banco - Nº de cheque - Nº de Cta. Bancaria: No es obligatorio - Importe: importe del cheque - CUIT firma 1: No es obligatorio - CUIT firma 2: No es obligatorio 2. Ingresa 3. Aceptar: realizar una vez ingresados todos los cheques correspondientes a la misma cuenta. Automáticamente se produce la impresión del comprobante el cual se adjuntara con el confeccionado manualmente por el Socio. El Comprobante para el Socio sera el duplicado de la boleta confeccionada manulamente por el mismo, con el sello de caja correspondiente.

19 Depósitos en Efectivo: el cliente traerá dinero en efectivo de su empresa a depositar a su cuenta previamente abierta, debera confeccionar una boleta de deposito aclarando el monto a depositar, por lo que el cajero una vez recibido el dinero y dicha boleta depositara en la cuenta segun corresponda. Esta operación se debe realizar mediante el siguiente procedimiento: 1. Sistema / Depósito / Transacciones Financieras / Deposito Caja de Ahorro: 2. Completar los siguientes campos. Tipo de Cuenta CA: Pesos o Dólares Tipo de Moneda: Pesos o Dólares Cuenta: Nº de cuenta del cliente. Cliente: Nombre del cliente Importe: total del deposito 2. Aceptar. Automáticamente se produce la impresión del comprobante el cual se adjuntara al original confeccionado por el depositante. El comprobante para el Socio sera el duplicado de la boleta confeccionada manulamente junto al sello de caja.

20

21 RETIROS. Retiros Caja de Ahorros: el cliente querrá retirar dinero en efectivo de su cuenta, por lo que el cajero le proporcionara una boleta de retiro o extracción por duplicado para que complete. Dicha boleta debe estar firmada por el/los titular/es de la cuenta, para corroborar la veracidad de la/s firma/s se debe proceder al Registro de Firmas (siempre que existan dudas se consulta el registro de firmas) Esta operación se debe realizar mediante el siguiente procedimiento: 1. Sistema / Depósito / Transacciones Financieras / Retiro Caja de Ahorro: 2. Completar los siguientes campos. Tipo de Cuenta CA: Pesos o Dólares. Tipo de Moneda: Pesos o Dólares. Cuenta: Nº de cuenta del cliente. Cliente: Nombre del cliente. Importe: total del retiro. 3. Aceptar. Antes de proceder con la aceptación se debe observar si el saldo de la cuenta lo permite. Cuando se efectúa la aceptación se produce el débito de lo retirado sistemáticamente en la cuenta del cliente. Por ultimo, sellar las boletas de retiro o extracción, el original será comprobante para la caja y el duplicado para el socio.

22 AHORRO A TERMINO. Ahorro a Término: Una vez que el cliente haya realizado el plazo fijo con el auxiliar administrativo, se llegará a caja con un comprobante por triplicado y el dinero total a depositar. Este comprobante será firmado y sellado por el Auxiliar Administrativo, el Responsable de Área y el Cajero para que este tenga validez. El Comprobante Nº 1 corresponde al Cliente, el Nº 2 al Auxiliar (quien lo archiva para recordarle al cliente el vencimiento.) y el Nº 3 para el Cajero. El procedimiento a realizar en el sistema es el siguiente. 1. Sistema / Depósito / Transacciones Financieras / Movimiento Caja: 2. Completar los siguientes campos - Transacción: Ingreso Efectivo - Moneda: Pesos ó Dólares según corresponda - Importe: Ej Observaciones: Ahorro a término de Juan Pérez (nombre del cliente) 3. Aceptar: Emisión automática del Ticket, dicho comprobante de caja se adjuntará al comprobante de ahorro a término. Cancelación Ahorro a Término: Cuando se vence el Plazo Fijo / Ahorro a Término el cliente se llegará para realizar la cancelación y efectivización del mismo. El cajero debe recibir el comprobante del cliente firmado por el titular, y a su vez comprobar la veracidad de la/s firma/s remitiéndose al Registro de Firmas para poder así efectivizárselo. El procedimiento a realizar en el sistema es el siguiente: 1. Sistema / Depósito / Transacciones Financieras / Cancelación Plazo Fijo: 2. Completar los siguientes campos. Nro. De certificado o Nombre. Nro. De certificado o Nombre. Importe a pagar en pesos o dólares. 4. Aceptar. Cuando se efectúa la aceptación se produce la cancelación de lo retirado sistemáticamente.

23 Efectivizacion de Ayuda s Econoicas y Pagos Integros. El cajero debera efectivizar la Ayuda Economica otorgada al Socio una vez recibida la liquidacion autorizadas y firmadas por El Auxiliar Administrativo y el Encargado del Area. El monto a efectivizar estara mencionado en la Liquidacion.

24 En caso de los pagos Integros se efectivizara cuando el Encargado del Area proporcione al liquidacion correpondiente al cajero, el cual entregara el dinero previo control y firma de conformidad por este ultimo. Cierre de Caja. El cierre de caja se produce una vez que coincida el monto del Ssitema con lo contabilizado en Efectivo. Hay caso en que el cajero no solo tiene Efectivo sino tambien Comprobantes, los cuales se toman tambien como efectivo. Ademas existen los Sobrante y Faltante de Caja los cuales tambien se asientan en un listado para darle solucion en caso de que estas difernecias sean encontradas.