Dirección de Servicios Universitarios

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3 Dirección de Servicios Universitarios Oficina de Suministros Servicios de Alimentación Oficina de Servicios Generales Coordinación Tienda Javeriana Coordinación Correspondencia Coordinación Archivos Administrativos Coordinación Parqueaderos

4 CONTENIDO Antecedentes Implementación Beneficios En qué estamos

5 ANTECEDENTES

6 ANTECEDENTES AÑO 2009 PROBLEMÁTICAS Alto volumen de documentos almacenados en la Universidad sin criterio archivístico. Poco conocimiento de la documentación almacenada. Gran cantidad de espacios en todo el campus dedicados al almacenamiento de documentos, que podrían dedicarse a otros fines. Análisis y Organización diagnóstico de los Carencia de herramientas archivísticas que permitieran uniformidad documental archivos en la organización de los archivos. físicos

7 ANTECEDENTES AÑO 2009 PROBLEMÁTICAS Dificultad para encontrar los documentos, lo cual retrasaba los flujos de procesos de la Universidad. Duplicidad innecesaria de documentos. Carencia de herramienta tecnológica para la gestión de archivos. Análisis y Organización Almacenamiento de documentos sin diagnóstico de valor los administrativo, legal o histórico. documental archivos físicos No existía una cultura en la Universidad orientada a la importancia del adecuado manejo de los documentos.

8 ANTECEDENTES AÑO 2009 La Vicerrectoría Administrativa de la Universidad inicia el proyecto ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN. ANTES DESPUÉS

9 IMPLEMENTACIÓN

10 IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO Análisis y diagnóstico documental Organización de los archivos físicos

11 FASE I ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL Contratación de una empresa especializada, Levantamiento inventario en estado natural: Conocer el volumen documental de la Universidad existente en el Campus. Propuesta de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental: Las TRD elaboradas con base en la última estructura orgánica funcional de la Universidad. Diagnóstico documental de la Universidad: Estado de conservación, mantenimiento, control documental y nivel de organización. Evaluación de alternativas y recomendaciones: Modelo de gestión de los archivos de la Universidad.

12 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS AÑO 2011, la Universidad contrata un tercero para la gestión de los archivos de segunda edad, cerca de ML inicialmente, estimados en el estudio documental realizado, con los siguientes servicios:

13 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Suministros de corrugados

14 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Con base en las Tablas de Valoración y Retención Documental propuestas en la primera fase del proyecto, se realizó la clasificación del archivo, definiendo qué se conservaría en el Archivo Histórico Javeriano y que pasaría por un proceso de eliminación documental anualmente de acuerdo con el tiempo de retención definido.

15 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Almacenamiento en bodegas especializadas, con condiciones ambientales que garantizan la conservación de los documentos, y un sistema de información que permite la administración del inventario documental y la consulta en el momento en que se requiera.

16 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Entregas documentales por parte de cada una de las unidades de la Universidad al contratista (documentos físicos), utilizando los formatos establecidos para este proceso. Las entregas se realizan en instalaciones de la Universidad.

17 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Los servicios contratados, permiten realizar los siguientes tipos de consulta: Normal Hasta 30 unidades documentales (carpeta) y su atención a.m./p.m. y p.m./a.m. Urgente Atención dentro de las 4 horas siguientes a la solicitud. Digital Hasta 36 folios por unidad documental (carpeta) y su atención dentro de las 2 horas siguientes a la solicitud. In situ En las bodegas del contratista cuando la consulta supera 30 unidades documentales (carpeta) y su atención se realiza 48 horas después de realizada la solicitud.

18 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Suministros de corrugados Suministro de cajas que cumplen con los estándares de calidad establecidos en la norma respectiva, para realizar los procesos de transferencias documentales.

19 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Se crea la Coordinación de Archivos Administrativos OBJETIVO: Garantizar la correcta gestión, organización y control de los documentos producidos por la Universidad, así como asesorar de manera permanente a las dependencias de la Universidad en su manejo. (Archivos de gestión y de segunda edad). Realiza el acompañamiento y seguimiento a la empresa externa contratada para la gestión de los archivos y a las actividades desarrolladas por la misma. Se inicia un proceso en la Universidad para la consolidación de una cultura que permita la adecuada organización y administración de los archivos a través de los siguientes mecanismos:

20 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Mesa de ayuda en servicios archivísticos Conformada por 5 personas: Un coordinador y cuatro analistas (profesionales en Archivística), un auxiliar de archivo (técnico en archivística) Atención y asesoría telefónica Correo contacto para la atención de requerimientos

21 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Implementación de Tablas de Retención Documental

22 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Asesorías personalizadas en sitio y acompañamientos permanentes a las Unidades en los procesos de organización y administración de sus archivos

23 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Capacitaciones presenciales dirigidas a los responsables del manejo de los archivos de primera edad (archivos de gestión)

24 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Desarrollo de un curso virtual e implementación en la plataforma blackboard como herramienta complementaria a la capacitación presencial

25 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Aplicación de encuestas para conocer la percepción y el nivel de satisfacción de los usuarios, frente al impacto en la implementación de nuevas políticas y directrices para la organización y manejo de los archivos en la Universidad

26 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Visitas de seguimiento para la verificación de la organización de los archivos de gestión de acuerdo con las directrices establecidas

27 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Clasificación de la documentación para su conservación permanente en el Archivo Histórico Javeriano y para su eliminación de acuerdo con el procedimiento establecido por el Comité del Sistema General de Archivos de la Universidad

28 EL SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS En 2012 se crea el Sistema General de Archivos de la Pontificia Universidad Javeriana* conformado por tres grandes grupos: ARCHIVOS DE GESTIÓN Los archivos de gestión a cargo de las mismas dependencias. Total de series documentales 356. ARCHIVOS DE SEGUNDA EDAD Los archivos de segunda edad cuya gestión, conservación, custodia y recuperación corresponden a la Dirección de Servicios Universitarios de la Vicerrectoría Administrativa con el apoyo de una empresa especializada. ARCHIVOS DE TERCERA EDAD Los archivos de tercera edad o históricos que en su gestión, conservación, custodia y recuperación corresponden al Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco, S.J. * Acuerdo N 562 del 8 de febrero de 2012 del Consejo Directivo Universitario

29 En 2012 se crea el Comité del Sistema General de Archivos* conformado como un grupo asesor de la alta dirección de la Universidad, para definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. El 30 de mayo de 2013 se oficializa la integración de la Seccional Cali como un componente adicional del Sistema General de Archivos**. *Resolución rectoral N 566 emitida el 19 de abril de ** Séptima sesión del Comité del Sistema General de Archivos de la Pontificia Universidad Javeriana.

30 ADSCRIPCIÓN COMPONENTES EL SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS ARCHIVOS DE GESTIÓN BOGOTÁ ARCHIVO DE SEGUNDA EDAD BOGOTÁ ARCHIVO ADMINISTRATIVO CALI ARCHIVO HISTÓRICO JAVERIANO Archivos de Gestión Archivo Central Rectoría Vicerrectorías Facultades Vicerrectoría Administrativa Sede central Vicerrectoría Administrativa Seccional Cali Secretaría General Seccional Cali Secretaría General Sede central

31 FASE II ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Registros listos para intervenir. Se están llevando a cabo reuniones con los directivos de las Unidades correspondientes. Registros entregados al contratista Organizados Falta por organizar

32 ESTADÍSTICAS DE LA II FASE En la actualidad la Universidad ha transferido al contratista:

33 Consultas anuales: ESTADÍSTICAS DE LA II FASE

34 ESTADÍSTICAS DE LA II FASE Las 10 unidades que más han consultado:

35 ESTADÍSTICAS DE LA II FASE Las 10 unidades que menos han consultado:

36 ESTADÍSTICAS DE LA II FASE Las series documentales más consultadas:

37 ESTADÍSTICAS DE LA II FASE Tablas de Retención Documental:

38 ESTADÍSTICAS DE LA II FASE Tablas de Retención Documental:

39 ESTADÍSTICAS DE LA II FASE Asistencia de funcionarios a capacitaciones:

40 BENEFICIOS

41 BENEFICIOS Definición de políticas y directrices para el manejo y la organización de los archivos en la Universidad. El adecuado manejo de los documentos permite su recuperación de manera oportuna para la toma decisiones, para ser consultados cuando se requieran y para recuperar en un momento dado, la memoria histórica e institucional de la Universidad. Análisis y diagnóstico documental Organización de los archivos físicos Apropiación de la gestión de los archivos por parte de las unidades. Optimización de espacios en la Universidad.

42 EN QUÉ ESTAMOS

43 EN QUÉ ESTAMOS Implementación plan de incentivos para los responsables del manejo y organización de los archivos (dos visitas al año). Análisis y diagnóstico documental Organización de los archivos físicos

44 EN QUÉ ESTAMOS Unificación de las coordinaciones de archivos administrativos y correspondencia, permitiendo apoyar activamente el desarrollo de proyecto de gestión documental a cargo de la Secretaría General de la Universidad. El proyecto de gestión documental espera entregar como resultado el diseño y la implementación de un sistema de gestión documental para toda la documentación que soporta las actividades y procesos de la Universidad, independientemente del medio o del formato en el que se reciben o se crean, y de la unidad o persona que los genera. Con la implementación de este proyecto se busca integrar o desarrollar el Sistema de Gestión Documental con base en el mapa de procesos Institucional que actualmente existe en la Universidad. Análisis y diagnóstico documental Organización de los archivos físicos

45 COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN LA GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA DOCUMENTAL DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

46 GRACIAS

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