MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)"

Concepción Aguilar Acuña
hace 7 años
Vistas:

1 PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL Página INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Intificar y agrupar los las penncias en series y subseries acuerdo con las Tablas Retención Documental y ornar los en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el trámite que los produjo, con el fin recuperar su orn original. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las oficinas y las Unidas Archivo la Universidad Se inicia con la intificación penncias y termina con la ubicación los ornados en los estantes l archivo. DEFINICIONES: 1. Clasificación documental: Fase l proceso organización documental, en la cual se intifican y establecen agrupaciones documentales acuerdo con la estructura orgánico-funcional la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). 2. Depuración: Operación, dada en la fase organización, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. 3. Documento apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte sus series documentales pero es utilidad para el cumplimiento sus funciones. 4. Foliación: Acto enumerar las hojas. 5. Ornación documental: Fase l proceso organización que consiste en establecer secuencias ntro las agrupaciones documentales finidas en la fase clasificación. 6. Principio orn original: Se trata un principio fundamental la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física los be respetar la secuencia los trámites que los produjo. Es prioritario para la ornación fondos, series y unidas documentales. 7. Principio procencia: Se trata un principio fundamental la teoría archivística por el cual se establece que los producidos por una institución y sus penncias no ben mezclarse con los otras. 8. Serie documental: Conjunto unidas documentales estructura y contenido homogéneos, emanadas un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia l ejercicio sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. 9. Subserie documental: Conjunto unidas documentales que forman parte una serie, intificadas forma separada ésta por su contenido y sus características específicas. 10.Tabla Retención Documental (TRD): Listado series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo permanencia en cada etapa l ciclo vital los. 11.Unidad conservación: Cuerpo que contiene un conjunto tal forma que garantice su preservación e

2 PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL Página 2 5 intificación. Puen ser unidas conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. 12.Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los s que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. 13.Valor secundario: aquel que interesa a la investigación y a la historia. (Fuente: Acuerdo No l Consejo Directivo l Archivo General la Nación (Glosario) DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Cartilla Clasificación Documental Godoy y López. Archivo General la Nación. Bogotá. 2. Ornación Documental. Jiménez, Gladys Archivo General la Nación. Bogotá. 3. Tablas Retención Documental. Guía para su aplicación Universidad Colombia Archivo General la Nación. Bogotá. 4. Foliación en archivos. Guía implementación un programa gestión documental. Anexo 4. Archivo General la Nación. Bogotá. 5. Manejo Encuarnaciones, Directrices para alantar los procesos foliación, reprografía y strucción física Acuerdo 42 l 2002 l Archivo General la Nación. Artículo Resolución 386 l 2003 Rectoría General. Artículos 2, 6 y 17. CONDICIONES GENERALES: 1. Para efectuar la clasificación se sigue el Principio Procencia. 2. Para efectuar la ornación se sigue el Principio Orn Original. 3. En caso intificar con terioro microbiológico, estos berán aislarse y tomar las medidas pertinentes establecidas por el Archivo General la Nación. 4. La puración se realiza en las oficinas y en las Unidas Archivo Se. 1 Verificar la información sobre penncias, series DEPENDENCIA O A partir las TRD se verifica con los archivos, la información sobre las oficinas y las series y subseries correspondientes. CARGO Y/O

3 PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL Página y subseries documentales Agrupar la documentación Disponer los ornadamente DEPENDENCIA O CARGO Y/O Se agrupan los l archivo acuerdo con los siguientes criterios jerárquicos: 1.Depenncia productora, 2.Serie y 3.Subserie. Retirar el polvo y los elementos metálicos, sdoblar pliegues y dobleces (Ver procedimiento Conservación Preventiva). Disponer las unidas documentales cada serie y subserie en orn cronológico, Unidad Archivo Se o Secretaría Se Unidad Archivo Se o Secretaría Se Unidad Archivo Cajas y Carpetas marcadas

4 PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL Página Depurar los DEPENDENCIA O siguiendo el orn natural en el que se efectuó el trámite. Preparadas este modo se puen organizar acuerdo con otros criterios ornación (numéricos, alfabéticos o mixtos), según las características cada serie. Internamente cada carpeta o expediente se orna cronológicamente y en orn ascennte (l documento más antiguo al más reciente), teniendo en cuenta el principio orn original. Simultáneamente con la disposición los, se separan las copias, duplicados, sin firma y en general todos aquellos sin valor o que hagan parte los apoyo. Se o Secretaría Se Unidad Archivo Se o Secretaría Se CARGO Y/O

5 PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL Página Foliar la documentación Almacenar, rotular y archivar la documentación DEPENDENCIA O Se enumeran los folios los acuerdo con las directrices para ello establecidas. Se almacenan los ornados en las carpetas y cajas correspondientes. Se marcan las carpetas y las cajas según con el formato respectivo (Anexo). Se marca la estantería con la información necesaria para la acuada intificación y ubicación su contenido. Finalmente, se guardan los en el sitio dispuesto para ello. Unidad Archivo Se o Secretaría Se Unidad Archivo Se o Secretaría Se CARGO Y/O

6 PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL Página 6 5 ELABORÓ Sección Archivo Se Manizales Sección Archivo y Corresponncia Se Palmira REVISÓ Coordinación UN SIMEGE APROBÓ Unidas Archivo Nivel, Mellín, Manizales, Bogotá y Palmira y Secretarías Se CARGO Coordinador la Sección Archivo Coordinador la Sección Archivo y Corresponncia CARGO Analista y Coordinador UN SIMEGE Nodo CARGO Jefes y Coordinadores Archivo, Secretarios Se Orinoquía y Caribe, Delegada la Secretaría Se Amazonía FECHA Agosto 11 y FECHA Septiembre 2008 FECHA 25 septiembre 2008

Documentos relacionados

MUNICIPIO DE SONSÓN ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN. ÁREAS QUE INTERVIENEN Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Sonsón

MUNICIPIO DE SONSÓN ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN. ÁREAS QUE INTERVIENEN Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Sonsón ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Identificar y agrupar los de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los