GUÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Transcripción

1 GUÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN BOGOTÁ, AGOSTO DE

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ALCANCE DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS DEFINICIONES PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

3 INTRODUCCIÓN El Ministerio de Salud y Protección la Protección Social, acogiendo las normas establecidas por el Archivo General de la Nación para la organización de los archivos, Ley 594 de 2000, y Acuerdo 042 del Se pretende iniciar el paso a paso en la Organización de los Archivos en la Institución la cual se han producido y tramitado las comunicaciones oficiales en las diferentes dependencias. La transferencia constituye el traspaso físico y legal de la documentación de las diferentes aéreas y al Archivo Central y Gestión de Documentos. Constituye el medio de control de los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura buena organización del archivo y la recuperación óptima de los documentos y de la información. Los principales objetivos de la transferencia de documentos son: - La liberación y uso eficiente del espacio destinado a archivo de Gestión y Central - La implicación y responsabilidad en el sistema de gestión documental de las personas responsables del archivo del Archivo Central y servicios. - El uso eficiente del espacio de depósito del archivo del Servicio de Archivo y Gestión de Documentos. - La mejora en la eficacia de la gestión de los documentos. - La mejora en las condiciones de conservación de los documentos. - El control y verificación de la identificación y clasificación de los documentos. 1. ALCANCE Esta Guía pretende brindar a los funcionarios del Ministerio de Salud y Protección Social, que tienen bajo su responsabilidad la organización de los archivos de Gestión y Central los pasos a seguir para un buen manejo, uso y conservación de los archivos. 3

4 2. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA Procedimiento GDO-P05 Consulta y préstamo de documentos. Procedimiento GDO-P06 Transferencia de Documentos y Disposición Final. Formato GDO-F01 Formato Único de Inventario Documental Formato GDO-F02 Formato Tabla de Retención Documental Formato GDO-F03 Formato Rotulo carpeta archivo Formato GDO-F04 Formato Rotulo caja archivo 3. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS Ley 594 de 2000 Acuerdo 42 de 2002 Acuerdo 05 de Acuerdo 049 de 2000 Decretos 2578 y 2609 de 2012 Ley 80 de DEFINICIONES Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. 4

5 Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones. Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe del Área cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad. Folio: Hoja. Foliar: Acción de numerar hojas. 5

6 Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta. Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada. Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de Cada asunto. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 6

7 5. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION PRIMER PASO La organización de archivos deberá ser una actividad conjunta; no deje esta responsabilidad en un solo servidor Público. Organice jornadas de trabajo Colectivo, de tres o cuatro horas, en las cuales participen todos los servidores públicos, incluido el Coordinador de Grupo. 7

8 SEGUNDO PASO Invite a cada uno de los servidores públicos para que revise todos y cada uno de los documentos que posea en su puesto de Trabajo. Cada funcionario Hará una selección de toda la documentación que posee. TERCER PASO En cada puesto de trabajo debe revisarse la documentación que va a conservarse, Extraer los documentos que no son necesarios, tales como fotocopias, documentos en blanco, manuscritos (borradores), revistas, libros, periódicos, directorios telefónicos, folletos, agendas, afiches, documentos personales, entre otros. 8

9 CUARTO PASO Revise la documentación generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la suya, ya que ésta se considera como documentación de apoyo la cual no se transfiere al archivo central (por ejemplo, normas), ubíquela, donde pueda consultarla, si la necesita, separándola de la documentación a transferirse. QUINTO PASO La Tabla de Retención Documental TRD formato GDO-F02, se están actualizando de acuerdo a sus funciones, empiece a seleccionar y agrupar por temas la documentación que posea en cada una de las áreas (por ejemplo, historias laborales, procesos disciplinarios, entre otros etc.). 9

10 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dependencia Productora: Cod. Resolución: CODIGO SERIES DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SERIE SUBSERIE Subseries - * Tipos Documentales AG AC CT S D/M E PROCEDIMIENTOS/ OBSERVACIONES AG CONVENCIONES ARCHIVO DE GESTIÓN Ciudad y fecha de aprobación: Firma Firma AC ARCHIVO CENTRAL S SELECCIONAR, DEPURAR C.T. M E CONSERVAR EN SU TOTALIDAD MICROFILMAR, DIGITALIZAR. ETC ELIMINAR, DESCARTAR, DESTRUCCIÓN SECRETARIO GENERAL SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA COORDINADORA GRUPO ADMINISTRACION DOCUMENTAL SEXTO PASO Clasificación Documental: Empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto, por ejemplo, planes, nóminas, historias laborales, contratos, procesos disciplinarios, etcétera e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda. 10

11 Clasificación de la documentación recibida: Correspondencia personal. Folletos, revistas y publicaciones seriadas Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y Externas. Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas Comunicaciones recibidas por fax. Radicación. Concepto. Distribución. Concepto. Organización de expediente. SEPTIMO PASO Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales, conformación y apertura de expedientes, determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Ordene folios por carpeta del más antiguo al más reciente como se indica Realice los legajos o archivos por carpeta. Utilice ganchos de plástico El gancho va dentro la Carpeta desde la Base con su extensión de largo de las patas hacia abajo que atraviesa los documentos para el agarre al final. Características Los ganchos plásticos deben ser 100% polipropileno, resistente a la flexión, de dos piezas, una de base y otra de amarre o sujeción, estos pueden ser por sistema de ajuste o de enganche. 11

12 OCTAVO PASO Depuración Documental Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: Documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o felicitaciones, recortes de prensa. La documentación deberá estar libre de material metálico como: ganchos de cosedora, clips, folders AZ, entre otros. Carpetas de Tapas Independientes: Las Carpetas que maneja la Institución para la organización de los archivos de Gestión y Central. Organizados los archivos por temas y/o asuntos, separarlos y llevarlos a carpetas. Organice los archivos de gestión y/o expedientes por la Serie, Sub serie, prepárelos en orden cronológico y construya la carpeta perforando e instalando gancho de plástico. 12

13 NOVENO PASO Se procede posteriormente a la Identificación de la unidad de Conservación bajo los siguientes Parámetros: Identificación de carpeta Elaboración del Rotulo de Carpeta: Cada carpeta o expediente dentro de Cada serie deberá identificarse Individualmente de acuerdo con cada asunto específico, precedido del respectivo código de la dependencia, de la serie documental y subserie según el caso. Para la organización de archivos final, se diligencian los campos como fechas iníciales y finales, numero de carpetas que le corresponde en la caja y numero de caja que le corresponde a la orden. Utilizando el formato GDO-F03 Diligenciar los campos del rotulo de Carpeta y adherirlo en el costado frontal superior derecho a un (1) centímetro por ambos lados, como se indica. 13

14 DECIMO PASO Foliación: La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración. La foliación deberá ser en forma consecutiva y continúa o acumulativa aplica solamente a esta. La foliación deberá ser en forma consecutiva y continúa de una carpeta a otra, el número de folios que corresponde se coloca en la margen superior derecha. Como se indica. Cuando se está organizando un expediente o contrato máximo 200 a 250 folios. 14

15 PASO ONCE Clasifique las carpetas de acuerdo con un sistema de ordenación que facilite su consulta en los archivos de gestión. Verifique las series y subseries teniendo en cuenta los tiempos de retención establecidos en la TRD, que próximamente serán transferidos al Archivo Central. PASO DOCE Cada Dependencia deberá tener en cuenta la ubicación (geográfica, alfabética, numérica cronológica) y las carpetas para consulta de documentos bien sea de usuarios internos como Externos. La oportunidad y consecución de la documentación producida, tiendo en cuenta la TRD, por SERIE ó SUBSERIE. Para que los documentos sean consultados en los Archivos de Gestión. 15

16 PASO TRECE Para diligenciar el rotulo de caja formato GDH-F04, se identifican teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental, ejecutado el procedimiento de carpetas, luego las seis (6) carpetas se recolectan en cajas referencia X-200 y el rotulo se coloca y se pega en la tapa frontal de la misma, asignando el numero caja, fecha de transferencia día/mes/año, código de la dependencia u oficina, nombre de la dependencia productora del documento, relación de carpetas en esta caja, numero de orden, identificación de cada carpeta comenzando secuencialmente del el 01 al 06. PASO CATORCE Organizadas las carpetas por SERIES Y SUBSERIES en sus respectivas cajas identificadas con sus rótulos y con la CLASIFICACION, ORDENACION Y DEPURACION y teniendo en cuenta los tiempos de retención, el siguiente paso será las TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, al Archivo Central, según cronograma establecido cada año por el Comité de Administración Documental, para ello deberá Diligenciar el formato de inventario documental de forma tal que se facilite la recuperación de la información y así, los documentos puedan ser entregados y verificados por la persona encargada del archivo central. Consta de la descripción de cada carpeta que corresponden a cada caja por 16

17 serie y subserie y forma de soportes con las fechas extremas y además con el visto bueno de los responsables que realizan. GDO-F01 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID) PASO QUINCE FELICITACIONES, HEMOS REALIZADO LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL al ARCHIVO CENTRAL- AC, siguiendo los pasos anteriores, así mismo estamos en capacidad de identificar los documentos que cumplieron su ciclo según la TRD, en el ARCHIVO DE GESTIÓN AG, se realizó el inventario documental logrando pasar la documentación de un archivo a otro, estableciendo los responsables en cada uno de los archivos en que estos se encuentren. 17

18 La Norma nos obliga a la Integralidad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables los funcionarios de la Organización, conservación y custodia, así como la prestación de los servicios Archivísticos. RECUERDE ANTES DE EMPEZAR ESTA ACTIVIDAD 18

19 TIPS PARA TENER EN CUENTA ALERTA Higiene y Seguridad: Se define como, el conjunto de normas y procedimientos que protegen la Integridad física y mental del personal, preservando los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y ambiente físico donde son ejecutados. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN ARCHIVOS DE GESTION Y ARCHIVOS CENTRAL Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de Transferencia. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y máscaras desechables, entre otros y el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún alimento en las horas de descanso. Cada institución deberá asegurar la dotación de los siguientes implementos para los funcionarios que custodian, manejan y administran los archivos de su entidad: 19

20 Dotación para Funcionarios y Rutinas en el Trabajo Documental: Batas Tapabocas desechables Gorros desechables Guantes desechables (de látex o de nitrilo) Gafas Transparentes Jabón desinfectante Gel Antibacterial Cabe aclarar que esta dotación se debe suministrar a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental. Además cada funcionario deberá tener en cuenta y practicar las siguientes medidas de auto cuidado: Extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material contaminado con microorganismos (hongos y bacterias). Usar siempre overol o bata de trabajo en buen estado y vestirlos SOLO mientras se ejecutan las labores. Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con hipoclorito disuelto en agua antes de aplicar el jabón, cada tres u ocho días, dependiendo de la suciedad que presente. Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de látex. Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes protectoras. Se recomienda llevar recogido el cabello largo. Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística. Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del cuerpo. 20

21 Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico. Las actividades deberán hacerse intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media seguidos de diez o quince minutos de descanso. En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras actividades, los funcionarios se deberán lavar las manos y la cara también con jabón antibacterial. Se puede emplear un gel antibacterial que se encuentre en el mercado. MANIPULACION DE CAJAS RECUERDE: Observe e Inspeccione la Carga antes de Manipularla. Levante las Cargas Utilizando la Musculatura de las Piernas y no Con la Espalda. Aquí la seguridad no es una opción, es un habito 21