JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

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1 2017 JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN Generación de directrices y lineamientos documentales

2 SERVICIOS ES Pág. 1 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE POLITICAS RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsable del proceso DIAGRAMAS DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo y descripción de actividades procesos de nivel Diagrama de flujo- Elaboración de directrices y lineamientos documentales Descripción de actividades- Elaboración de directrices y lineamientos documentales Diagrama de flujo- Generación de estándares documental Descripción de actividades- Generación de estándares documental DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES BIBLIOGRAFÍA... 5

3 SERVICIOS ES Pág. 2 de 7 1. OBJETIVO Regular la producción documental a través de la estandarización de los lineamientos para la organización, conservación y administración de la información institucional a través de la creación de políticas documentales y herramientas de normalización. 2. ALCANCE El proceso de normalización y estandarización comienza con determinar el requerimiento y la necesidad de realizar una política que regule la buena gestión documental en la Universidad y finaliza con la realización de herramientas archivísticas que generan estándares capaces de brindar pautas para la correcta gestión de los documentos. 3. POLITICAS Las Tablas de Retención Documentales son presentadas y aprobadas por el Comité de Gestión Documental de la Universidad Presentar al Comité Interno de la Jefatura de administración Documental las Guías de Gestión, Manuales, Formatos, CCD, Normas Técnicas, Instructivo, y otros que apliquen para aprobación; si la propuesta es de gran impacto para la Universidad se debe presentar al Comité de Gestión Documental para su aprobación 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Responsable del proceso Coordinador procesos documentales - OFDOC Responsable del proceso Coordinador procesos documentales Generar lineamientos para la organización, conservación y administración de la información en la Universidad. Jefatura de Administración Documental Informa al coordinador de procesos la necesidad de generar lineamientos y/o herramientas archivísticas. Ejecutar los planes de mejora planteados por el Área de Servicios. Apoyar la definición de contenidos que harán parte del módulo de formación de la Oficina.

4 JEFATURA DE ADMINISTRACION SERVICIOS ES Código Versión PRO Pág. 3 de 7 5. DIAGRAMAS DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo y descripción de actividades procesos de nivel Ficha de proceso Elaboración de directrices y lineamientos PDF Diagrama de flujo- Elaboración de directrices y lineamientos documentales Descripción de actividades- Elaboración de directrices y lineamientos documentales Ficha de proceso Generación de estándares documentales PDF Diagrama de flujo- Generación de estándares documentales Descripción de actividades- Generación de estándares documentales. 6. DEFINICIONES Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Archivo General de la Nación, 2006) Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. (Archivo General de la Nación, 2006) Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. (Archivo General de la Nación, 2006) Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de canales y cauces normales en busca de respuesta o solución a los asuntos iniciados. (Archivo General de la Nación, 1996) Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. (Archivo General de la Nación, 2006)

5 SERVICIOS ES Pág. 4 de 7 Cuadro de Clasificación Documental: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. (Archivo General de la Nación, 2006) Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Archivo General de la Nación, 2006) Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (Archivo General de la Nación, 2006) Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. (Archivo General de la Nación, 2006) Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. (Archivo General de la Nación, 2006) Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Archivo General de la Nación, 2000) Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. (Archivo General de la Nación, 2006) 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) FOR Cronograma de trabajo FOR Recolección de la información FOR Tabla de retención documental FOR Guía para la organización de archivos de gestión FOR Informe de gestión GD 8. INDICADORES N/A

6 SERVICIOS ES Pág. 5 de 7 9. BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación. (2006). Acuerdo 027 de Bogotá: Archivo General de la Nación. VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 01/12/ Publicación 01/12/ Elaboración 06/07/2016 Publicación 3 Elaboración 12/07/2017 Publicación ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Maria Alejandra Muñoz Practicante Universitarios 11/07/2017 Silvana Lorena Tacan Practicante Universitarios 11/07/2017 REVISÓ Marlen Torres Bohórquez Coordinador Procesos Documentales 11/07/2017 APROBÓ Marlen Torres Bohórquez Henry Sánchez Rengifo Coordinador Procesos Documentales Jefe Administración Documental 11/07/2017