CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL GED-CP-001-UDES

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1 Versión: 07 Página 1 10 NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Campus Bucaramanga - Lír Nacional l Proceso o subproceso: COORDINADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Campus Cúcuta y Valledupar - Lír l Proceso o subproceso: AUXILIAR GESTIÓN DOCUMENTAL PROPÓSITO DEL PROCESO O SUBPROCESO: gestionar la estandarización los documentos y registros, l archivo y la corresponncia en la UDES y establecer los controles para garantizar la acuada administración y protección l patrimonio documental. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: s la recepción, creación, modificación, anulación, aprobación y control los documentos y registros requeridos para el acuado sempeño los diferentes procesos la Institución hasta el archivo, preservación y conservación los documentos, en las ses Bucaramanga, Valledupar, Cúcuta. PROVEEDORES ENTRADAS CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Secretaria General. Comité Archivo General la Nación. Procesos y/o Subprocesos UDES. Lineamientos Directrices Institucionales. Normatividad Vigente. Solicitus Documentales. Políticas, lineamientos y documentos y P H Realizar la planeación las diferentes actividas. Organizar y establecer las políticas, manejo y control la documentación y corresponncia institucional. Recepción y revisión solicitus documentales. Controlar los documentos y registros. Plan trabajo VAF-FT-026-UDES Propuesta las Políticas, lineamientos y documentación Institucional. Solicitud documental GED-FT-004-UDES. Registro en el sistema Información. Actualización l listado maestro documentos en Procesos y/o subprocesos VAF y comunidad Académica. Secretaria General. Procesos y/o subprocesos VAF y comunidad académica.

2 Versión: 07 Página 2 10 Secretaria General. institucionales Aprobados. Recepción, clasificación, distribución y entrega la corresponncia. el sistema información y listado maestro registro GED-FT-003-UDES. Archivo General la Nación. Comité Corresponncia. Plan trabajo VAF-FT-026-UDES. Documentos. Requerimientos Informes. Recepción Transferencia, scripción, organización y archivo la documentación institucional. Prestamos documentales. Digitalización documentos. Asesorías y Capacitación. Preparar y presentar informes. Realización acompañamiento Evaluación l cumplimientos lineamientos archivo y corresponncia. Planilla Control Corresponncia Recibida GED-FT-012-UDES. Planilla corresponncia enviada GED-FT-013-UDES. Formato control documentos vueltos GED FT-014-UDES. Formato Inventario Único documental GED-FT-005-UDES. Consulta y préstamo documentos en Archivo Central GED-FT-026-UDES. Documentos digitalizados en el aplicativo. Listado Asistencia VAF-FT-010-UDES. Informes.

3 Versión: 07 Página 3 10 Auditoria. documental. Informes seguimiento. Informes Auditoria. Plan Trabajo VAF-FT-026-UDES. V Verificar el cumplimiento los lineamientos archivo y corresponncia en la comunidad UDES. Hacer seguimiento y evaluar el cumplimiento los lineamientos establecidos ntro l SGC-VAF. Verificación l cumplimiento l plan trabajo. Informe verificación cumplimiento. Informes auditoría VAF-FT-005-UDES. Plan Trabajo VAF-FT-026- UDES. Procesos y/o subprocesos UDES. Informe De verificación cumplimiento. Informes auditoría VAF-FT-005-UDES. A Analizar las causas para terminar acciones mejora. Plan Acción. Documental SGC VAF. Plan Trabajo VAF-FT-026-UDES.

4 Versión: 07 Página 4 10 RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Talento humano: número personas 13. Formación l equipo trabajo: Estudios básica primaria, tecnología y profesional. Normatividad legal y reglamentaria Ley Por medio la cual se dicta la Ley General Archivos y se dictan otras disposiciones Ley Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección datos personales. Ver tablas intificación y valoración l Riesgo Infraestructura física: área administrativa, área archivo, mobiliario. Infraestructura tecnológica: equipos cómputo, equipos periféricos, telefonía, relojes radicadores, aplicativos digitalización, aplicativo organización y Decreto Decreto Único Reglamentario l Sector Cultura Título II Patrimonio Archivístico Acuerdo Reglamento General Archivos Acuerdo Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 l 29 junio 1994 Acuerdos Por el cual se establecen los criterios para la organización los archivos gestión en las entidas públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se sarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 la Ley General Archivos Ver listado indicadores en aplicativo administración l SGC-VAF

5 Versión: 07 Página 5 10 consulta, escáner, structora papel. Acuerdo Por el cual se establecen pautas para la administración las comunicaciones oficiales en las entidas públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Ambiente trabajo: Condiciones humedad, temperatura, iluminación ruido. Recursos económicos: Presupuesto. y Acuerdo Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización Fondos Acumulados. Normatividad institucional aplicable al subproceso Documentación SGSST. Reglamento Interno Trabajo UDES. REG-PI-001-UDES Política tratamiento datos personales. VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales. VAF-MN-002-UDES Manual Responsabilidas. VAF-PR-006-UDES Procedimiento l Cambio. VAF-PR-007-UDES Procedimiento l Riesgo. VAF-PR-001-UDES Producto no conforme. VAF-PR-002-UDES Control documentos y registros. VAF-PR-003-UDES Acciones correctivas preventivas y mejora. VAF-PR-005-UDES Quejas, Reclamos, sugerencias o felicitaciones. VAF-PC-001-UDES.Aplicación la marca conformidad la certificación ICONTEC. Caracterización GED-PR-001-UDES Procedimiento corresponncia recibida. GED-PR-002-UDES Procedimiento corresponncia para spacho. GED-PR-003-UDES Procedimiento organización archivo central.

6 Versión: 07 Página 6 10 GED-IN-003-UDES Instructivo corresponncia y comunicaciones. GED-IN-004-UDES Instructivo documentos académico administrativos. GED-IN-005-UDES Instructivo organización archivo central y disposición final los documentos. GED-IN-006-UDES Instructivo digitalización. Requisitos la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Comprensión la organización y su contexto. 4.2 Comprensión las necesidas y expectativas las partes interesadas. 4.4 Sistema Calidad. 6. PLANIFICACIÓN 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidas. 6.3 Planificación y control cambios. 7. APOYO Conocimientos la Organización. 7.2 Competencia. 7.3 Toma Conciencia. 7.4 Comunicación. 7.5 Información documentada. 8. OPERACIÓN 8.1 Planificación y control operacional. 8.2 Requisitos para los productos y servicios.

7 Versión: 07 Página Control los procesos, productos y servicios suministrados externamente. 8.5 Producción y provisión l servicio. 8.6 Liberación los productos y servicios. 8.7 Control las salidas no conformes. 9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 10. MEJORA 10.1 Generalidas No conformidas y acciones correctivas Mejora continua. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Plan sarrollo Institucional. Proyecto Educativo Institucional. Calendario Académico. VAF-MN-001-UDES Manual calidad. VAF-PR-004-UDES Procedimiento Auditorias. VAF-PR-002-UDES Programa auditoría. VAF-PG-001-UDES Programa Capacitaciones. VAF-GU-001-UDES Guía requisitos documentos para aprobación presupuestal y pagos. DIF-GU-002-UDES Guía para el manejo viáticos. ACF-GU-001-UDES Guía activos fijos para el usuario. LOG-RG-001-UDES Reglamento Sala Audiovisuales. GED-GU-001-UDES Guía uso acuado l papel. GTC -185 Documentación organizacional. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. REGISTROS GED-FT-003-UDES Listado maestro registros. GED-FT-004-UDES Solicitud documental. GED-FT-005-UDES Inventario único documental GED-FT-006-UDES Tabla retención documental. GED-FT-010-UDES Lista distribución documentos. GED-FT-012-UDES Control corresponncia recibida. GED-FT-013-UDES Control corresponncia spachada. GED-FT-014-UDES Control documentos vueltos. GED-FT-015-UDES Nota interna.

8 Versión: 07 Página 8 10 NTC 4436 Papel para documentos archivo; requisitos para la permanencia y durabilidad. GED-FT-016-UDES Circular interna. GED-FT-018-UDES Inspección área y documentos archivo. GED-FT-019-UDES Rótulo gavetas. GED-FT-020-UDES Rótulo cajas transferencia. GED-FT-021-UDES Control recorrido corresponncia. GED-FT-022-UDES Control entrega corresponncia a distribuidor interno. GED-FT-023-UDES Eliminación documentos. GED-FT-024-UDES Listado guía, series, subseries y tipos documentales. GED-FT-025-UDES Seguimiento actividas gestión documentos. GED-FT-026-UDES Consulta y préstamo documentos en Archivo Central. VAF-FT-005-UDES Informe auditoría. VAF-FT-010-UDES Listado asistencia. VAF-FT-013-UDES Listado asistencia. Plan trabajo código VAF-FT-026-UDES. Comunicaciones institucionales. Corresponncia con sello radicado (si aplica). Planillas o guías envío empresas distribuidoras correo. Correo electrónico. Base datos información unidas conservación trasladadas.

9 Versión: 07 Página 9 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Prueba Coordinadora Documental 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado los documentos según lineamientos l Procedimiento Control documentos y Registros Coordinadora Documental 18/06/2014 Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante la Dirección 02 Ajuste la trazabilidad acuerdo a la versión vigente (03) l procedimiento control documentos y registros Reorganización las actividas l planear, hacer, verificar y actuar. Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora Calidad Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna 12/05/2015 Coordinadora Documental 03 Modificación herramienta para elaboración y seguimiento indicadores en el campo Indicadores l proceso, por ajuste en Manual Calidad SGC-VAF v.03 José Asthul Rangel Chacón Secretario General 12/08/2015

10 Versión: 07 Página Aplicación la marca conformidad la certificación ICONTEC Coordinadora Documental 01/03/ Actualización la normatividad aplicable al subproceso, ajuste registros l proceso Coordinadora Documental 15/09/ Actualización l encabezado por inclusión la mención Vigilada Mineducación en el logo institucional Carmen Guerrero González Coordinadora Calidad l SGC-VAF 29/09/2016 Coordinadora Documental 07 Se ajusta la estructura l documento a los lineamientos la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Carmen Julia Ramírez Villamizar Auxiliar Documental Campus Cúcuta Diana Marcela Vásquez Sierra Auxiliar Documental Campus Valledupar 24/07/2017 Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera.