COP-PR-001-UDES. - Este procedimiento inicia con la recepción de las Autorizaciones de ejecución presupuestal.

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1 Versión: 07 Página 1 de 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: COMPRAS - Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES. - Este procedimiento inicia con la recepción de las Autorizaciones de ejecución presupuestal. - Por efectos de transparencia, los funcionarios adscritos al subproceso de Compras no pueden tener relación alguna de Consanguinidad y/o Afinidad con los proveedores convocados y/o seleccionados. - El proveedor debe diligenciar el formulario de Inscripción de proveedores en la página web de la Universidad y anexar los respectivos soportes. - La información reportada por los proveedores debe ser confirmada para verificar su veracidad. CONDICIONES GENERALES - Los correos electrónicos de solicitud de cotizaciones deben ir con copia al líder del subproceso de Compras. - Los proveedores de gestión de compras deben ser evaluados y/o reevaluados de acuerdo a los criterios establecidos por la Institución en el instructivo de Compras. - Se debe dar cumplimiento a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos en el Manual de Contratistas DIA-MN-001-UDES. - Al convocar proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas se les debe informar que deben dar cumplimiento a la normatividad vigente de Seguridad y Salud en el trabajo utilizando los canales de comunicación definidos en el Manual de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad VAF en su numeral 7. Mecanismo de Comunicación. - Este procedimiento no aplica para Hechos Cumplidos. - Los tiempos en el procedimiento se consideran hábiles /laborales - Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

2 Versión: 07 Página 2 de 8 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Convocatoria de proveedores Con las necesidades identificadas en las autorizaciones de ejecución presupuestal, el líder de compras revisa la base de Datos de proveedores inscritos y al que aplique se le revisara la evaluación de proveedores para identificar los que pueden suplir los requerimientos. Líder de Compras 5 días Base de Datos de Proveedores Si no existen, se buscan posibles proveedores a través de: guía telefónica, recomendación o web de acuerdo a la línea de producto y ubicación geográfica. Una vez identificados los proveedores, la secretaria de compras envía por correo electrónico, la invitación a cotizar los productos o servicios requeridos. Secretaria (o) Correo electrónico Identificando la convocatoria, términos comerciales, términos técnicos de la convocatoria, fecha de recepción de propuestas y demás criterios requeridos. Validación de información y selección de proveedores Con la información recibida se procede a realizar la selección del proveedor de acuerdo al cumplimiento de los siguientes criterios: - El cumplimiento de especificaciones, - Tiempo de entrega, - Precio, Secretaría 4 días Formato COP- FT-005-UDES

3 Versión: 07 Página 3 de 8 - Garantía para bienes duraderos o considerados como activos fijos Al momento de seleccionar un nuevo proveedor se le solicita la inscripción y envío de los siguientes requisitos: Persona Natural - Inscripción - Copia de la Cédula de Ciudadanía - Copia del RUT - Certificación Bancaria Persona Jurídica: - Inscripción - Certificado de existencia y representación legal - Copia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal. - Copia del RUT - Certificación Bancaria - En caso de brindar a la universidad los servicios y/o la venta de equipos de una casa matriz, anexar certificado donde acredita la representación de servicios y/o el producto. - Para el caso de los contratistas y subcontratistas se tendrá en cuenta los requisitos para contratación establecidos en el Manual de Contratistas DIA-MN-001- UDES. Los datos suministrados en el formulario de inscripción del proveedor se deben verificar con los documentos de: Certificado de

4 Versión: 07 Página 4 de 8 Existencia y Representación Legal y Registro Único Tributario Matrícula de Proveedores Con la documentación entregada, se realiza el registro del proveedor seleccionado en el Sistema de Información por una primera y única vez tomando como referencia el Registro Único Tributario (RUT). Secretaría 1 día Registro Sistema de Información FIN DEFINICIONES Base de datos: una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Condiciones comerciales: hace referencia a los términos y condiciones establecidas por el proveedor para regir las relaciones comerciales con sus clientes. Hecho cumplido: son aquellos bienes y servicios adquiridos por la institución previos a la aprobación presupuestal. Puede darse en los siguientes casos: Cuando el servicio ya fue prestado y aquellos con aprobación presupuestal contratados por otros subprocesos. Oferta: conjunto de bienes, mercancías o servicios que compiten en el mercado con un precio dado y en un momento determinado. Portafolio: es un documento en el cual se contempla la información básica de una Empresa, en el cual se incluye una breve reseña histórica, visión, misión, objetivos, productos, servicios, productos, garantías, socios, proveedores, respaldos, clientes de la empresa y los datos de contacto como correo electrónico, dirección, teléfono, fax etc. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto. Puede ser interno o externo a la organización Requisitos de ley: se refiere a los requisitos legales establecidos por los organismos de administración nacional y municipal para los comerciantes del país. Registro único tributario RUT: constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no

5 Versión: 07 Página 5 de 8 contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

6 Versión: 07 Página 6 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Admr. Gloria Stella Cajicá Arias 18/11/ Se elimina condición general relacionada con las contrataciones. Se actualiza los tiempos de las actividades. Se incluye registro de correo electrónico en la actividad de validación de información y selección de proveedores. Se amplía detalles de las actividades. Admr. Gloria Stella Cajicá Arias 22/04/2015 Ajuste de la actividad de Convocatoria de Proveedores y sus registros. 02 En la actividad Validación de información y selección de proveedores, se elimina el término cotización y se aclara el envío de información En la actividad Matrícula de Proveedores, se elimina la verificación de información diligenciada Admr. Gloria Stella Cajicá Arias 13/07/2015

7 Versión: 07 Página 7 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Se ajustan las actividades de convocatoria y validación. 23/11/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Se ajusta el procedimiento en las Condiciones Generales y las actividades de convocatoria de proveedores y Validación de información y selección de proveedores, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1072/ /06/ En Condiciones Generales: Se elimina la especificación del medio de inicio de la autorización de ejecución presupuestal. Se aclara el deber de verificación de la información del proveedor. Se aclara el mecanismo de comunicación de aspectos relacionados con SST Se incluye: en que caso no aplica el procedimiento (Hechos Cumplidos), el tiempo de realización de las actividades en días hábiles /laborales

8 Versión: 07 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 06 Se ajustan descripciones, responsables, tiempos y registros de las actividades. 17/08/ Se modifica en la actividad Convocatoria de proveedores, los términos de convocatoria Se actualiza el encabezado por la inclusión de la mención Vigilada Mineducacación junto a logo institucional. Ing.Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 17/10/2016

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