PROCESO DE COMPRAS 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

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1 0 VERSIÓN: 02 PÁGINA: 1 de 5 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO OBJETIVO DEL PROCESO OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN RECURSOS MÉTODOS DE MEJORA Mantener un grupo de con los cuales IMAGEN WORLD SAS tenga el respaldo y la confiabilidad, para así contribuir a la obtención de resultados óptimos en la oferta de los productos y la prestación de los servicios de la organización. Contar con competentes que ofrezcan productos y servicios de excelente calidad Recursos Informáticos (acceso a Internet, Hardware: PC, impresoras), Recursos Físicos (papelería impresa), Instalaciones Físicas. Acciones Correctivas. Acciones Preventivas. Indicadores de Gestión. REQUISITOS ISO 9001: , 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 6.3, 6,4, 7.4, 7.4.1,7.4.2,7.4.3, 8.2.3, 8.3, 8.4 mbre Índice Meta: TABLA DE INDICADORES Eficacia en el desempeño de (Número de con resultado de evaluación mayor a 75% / Total de evaluados) *100 95% Frecuencia Trimestral DOCUMENTOS ASOCIADOS Listado de críticos. Listado de Selección de. Formato Selección de Carta de selección, evaluación y reevaluación de Lista de precios de Documentos soporte de compra (factura, cuenta de cobro, contrato, correo electrónico, declaración de importación, manifiesto de carga, lista de empaque) Tabla Reporte de Conformes. Listado de criterios de Evaluación de. Formato Evaluación de. Formato Reevaluación de. Carta de Evaluación a Proveedor. Procedimiento de Bodega Formato Lista de Inspección de Infraestructura actualización considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su actualización.

2 PÁGINA: 2 de 5 DE Definición de : se definen los de la organización, de acuerdo al impacto que generan en la oferta de productos y servicios de Imagen World SAS. 1 de la empresa de Alto y Mediano Impacto en la oferta de productos y servicios: Son aquellos que afectan directamente la oferta de los productos, los servicios y la imagen de la empresa. Estos se seleccionaran, evaluaran y reevaluaran, así mismo se registrarán en el Listado de críticos en donde se establece el tipo y grado de control que se ejercerá sobre ellos. Listado de definido de Bajo Impacto en la oferta de productos y servicios: Son aquellos que no afectan la oferta de los productos, ni de los servicios, ni la imagen de la empresa. Estos no se seleccionan, no se evalúan ni reevalúan. Definición de criterios de selección: Para los de alto y mediano impacto en la oferta de productos y servicios, se establecen los criterios de selección en el Listado de Selección de, bajo los cuales serán seleccionados (ver formato Selección de ) 2 Listado de definido Esta selección se realiza teniendo en cuenta la capacidad de los para suministrar productos y servicios que cumplan los requisitos por la organización. A los se les dará a conocer a través de una carta los criterios, bajo los cuales serán seleccionados, evaluados y reevaluados. selección ta: En el caso de los de producto internacionales, no se aplican los criterios de selección, debido a que al ser compañías multinacionales con altos estándares de calidad, son ellos quienes establecen los requisitos mínimos para lograr establecer una negociación comercial. De acuerdo a lo anterior, los de producto internacional no son seleccionados, evaluados, ni reevaluados.

3 PÁGINA: 3 de 5 Determinación de los requisitos de compra DE Al interior de la compañía, se determinan los requisitos de compra los cuales al ser, se comunican al proveedor para la adquisición de los productos y servicios necesarios para la compañía. (TI): El, determina los requisitos de compra, de acuerdo al inventario disponible y las listas de precios de los. 3 selección Necesidad de Compra para los procesos del Sistema Otros productos y Servicios: La Administrativa y de Tesorería determina los requisitos de compra de acuerdo a la planificación de recursos e insumos de los diferentes procesos del Sistema de Gestión, a la solicitud de asignación de recursos por parte de la gerencia y requerimientos especiales. Realización de la compra: TI : Cuando se identifica un requerimiento de compra de equipos, partes, suministros y accesorios electrónicos, el contacta al proveedor vía telefónica o personalmente y realiza el pedido, el cual se ratifica con la emisión de la factura de venta del proveedor. Requerimiento de Compra de productos y Servicios definida Gerente General Las compras a internacionales, son realizadas directamente por la Gerencia General a través de los canales estipulados por el proveedor (correo electrónico, diligenciamiento de formatos a través del sitio web del proveedor) La autorización para la compra de equipos, partes, suministros y accesorios electrónicos, se define de acuerdo a los niveles de autoridad estipulados en la organización, razón por la cual siempre serán los mismos responsables quienes tendrán la potestad de realizar las compras sin requerir de más autorizaciones. Otros y Servicios: Para los de servicios administrativos, la evidencia de la solicitud y desarrollo del servicio queda consignada en una cuenta de cobro, factura o Contrato. Para solicitud de servicios de operador logístico se realiza la solicitud de servicio por medio de correo electrónico.

4 PÁGINA: 4 de 5 Verificación de recibidos: DE 4 Solicitud de Compra de productos y Servicios definida Cuando los productos han sido recibidos, son revisados por el Jefe de Bodega. La metodología definida para el ingreso, almacenamiento y traslado de los productos comprados, se encuentra definida en el procedimiento de bodega. Como ratificación del proceso de verificación, se firma y coloca el sello de la compañía para ratificar la recepción a conformidad. Ante cualquier incidencia de la mercancía entregada por el proveedor, se actúa según lo establecido en el procedimiento de Conformes verificados para ingreso a inventario 5 verificados para ingreso a inventario Detección de Inconsistencias: Si se identifican defectos, inconsistencias o faltantes en los productos se informa al proveedor la situación para que el producto o los productos se reciban de acuerdo a las condiciones requeridas e identificar responsables. Se realiza devolución del producto en caso de ser necesario. identificados con detección de inconsistencias 6 7 identificados con detección de inconsistencias Reporte de conformes realizado Seguimiento a : Cada vez que se presente una no conformidad relacionada con el proveedor se debe diligenciar la Tabla Reporte de Conformes con la finalidad de realizar seguimiento al proveedor y realizar de manera objetiva la evaluación de proveedor. Evaluación de : De acuerdo al tipo de control de cada proveedor, el junto con el (en los casos en que aplique) se reúnen para evaluar a los y así determinar conformidad sobre los productos y servicios ofrecidos por los mismos, para lo cual se aplican los criterios de evaluación (Ver Listado de Evaluación) para cada tipo de producto o servicio adquirido, dejando evidencia en el Formato de Evaluación de. En caso de que el proveedor obtenga un resultado por debajo del 75% debe solicitarse un Plan de Mejoramiento para fortalecer los puntos débiles encontrados; el cumplimiento al plan será verificado cuando el proveedor sea reevaluado. El resultado de dicha evaluación es comunicado al proveedor por escrito (Carta de Evaluación a Proveedor) con las justificaciones del caso. Esta evaluación se realiza teniendo en cuenta el comportamiento del proveedor de acuerdo a los criterios para la evaluación. Reporte de conformes realizado evaluación de ventas nacionales

5 PÁGINA: 5 de evaluación de Proveedor Reevaluado Estado de la infraestructura de la compañía Reevaluación de : Anualmente a través del formato Reevaluación de se reevalúa el desempeño del proveedor teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones, para lo cual se espera un resultado igual o superior al 75% para determinar si puede continuar o no como proveedor de la organización. Control de la infraestructura de la organización Semestralmente la organización realiza una inspección a la infraestructura física de la empresa a través del formato lista de inspección infraestructura. DE reevaluados Infraestructura conforme Administrativa Garantías y Soporte Técnico Administrador Local 3. CONTROL DE CAMBIOS Versión Modificación Fecha 01 Creación del documento 8 de agosto de Se incluyen los lineamientos para el tratamiento de los que obtienen resultados por debajo del nivel mínimo establecido por la organización. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ mbre y Cargo mbre y Cargo mbre y Cargo Coordinador SIG Gerente General Gerente General

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