SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

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1 Página 1 de 13 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CONFORME A ISO 9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008 Preparado por la: SUBGERENTE Prohibida su reproducción total o parcial Sin autorización previa de MICRO-MECANICA; S.A. DE C.V. Marzo del 2012

2 Página 2 de Hoja de Control de Revisiones y/o Cambios Núm. Revisión Fecha Revisión 19AGO MAR2012 Responsables Involucrados Guadalupe Olán/Fermín Gallegos Guadalupe Olán/Vivian Gallegos Motivo de Revisión Cambio de versión a ISO 9001:2008 Auditoria de Cliente Halliburton Cambios Realizados Eliminar referencias a ISO 9001:2000 indicador de desempeño, adecuación de método de evaluación a proveedores, responsables de revisión y autorización

3 Página 3 de Elaboración, Revisión y Autorización Con la finalidad de establecer formalmente el Sistema de Gestión de la Calidad, bajo los requisitos que marca la Norma ISO 9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008, damos a conocer por medio del presente proceso la forma de cómo controlamos las compras y a los proveedores. Elaboró Subgerente C. Guadalupe Olán Olán Puesto Nombre Firma Revisó Jefe de Contabilidad y Administración C. Asbel Valenzuela Hernández Puesto Nombre Firma Autorizó Contadora General C. Vivían Gallegos Carrera Puesto Nombre Firma

4 Página 4 de INDICE Pág. 1. Hoja de Control de Revisiones y/o Cambios Elaboración, Revisión y Autorización Índice Diagramas de Procesos Objetivo Alcance Definiciones Desarrollo Instructivos Formatos Referencias...13

5 Página 5 de Diagramas del Proceso 4.1 Diagrama de Entradas y Salidas

6 Página 6 de Diagrama de Acciones de Mejora ACCIONES DE MEJORA OBJETIVO DEL PROCESO Medir y mejorar el desempeño de nuestro proveedores META O INDICADOR DEL PROCESO Estandarizar los tiempos de entrega y crédito del 100% de los proveedores que afectan la calidad de nuestros productos en el ACCIONES A EJECUTAR % AVANCE GRAFICA DE SEGUIMIENTO DEL AVANCE 1. M ANDAR REQUISITOS A CUM PLIR PARA REALIZAR COM PRAS 2. REVISAR Y AJUSTAR STOCKS M INIM OS 3. REALIZAR SEGUIMIENTOS TELEFONICOS Y CORREO ELECTRONICO A LAS ORDENES DE COMPRA FINCADAS A PROVEEDORES 4. EVALUAR A TODOS SUS PROVEEDORES 5.- REALIZAR VISITAS A LAS INSTALACIONES DE LOS PROVEEDORES POTENCIALES. 6.- DAR SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS APLICADAS A LOS PROVEEDORES. %A V A NC E PROM EDIO POR M ES 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% EFICACIA META ENERO FEBRERO MARZO ABRIL M ESES DE AVANCE EFICACIA=(% RESULTADO OBTENIDO/ % OBJETIVO PLANTEADO)*100 REQUIERE APLICAR ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS? SI NO 5. Objetivo 6. Alcance El Proceso Compras y Evaluación a Proveedores PR-04 tiene como objetivo la creación de una cartera de proveedores confiables y el control de existencias, salidas y requerimientos de materias primas, herramientas, equipos de protección e insumos de de todas las áreas que integran Micro-Mecánica de Tabasco S.A. de C.V. A todos los proveedores que proporcionan insumos y servicios que pueden llegar a afectar adversamente la calidad de nuestros productos.

7 7. Definiciones Página 7 de 13 Proveedor confiable: Organización o persona que suministra productos cumpliendo los requerimientos de tiempo, calidad y precio establecidos. Insumos: Los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo las unidades económicas y que, con el trabajo de los empleados y el apoyo de las máquinas, son transformados en otros bienes o servicios con un valor agregado mayor. 8. DESARROLLO 8.1. EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES La Secretaria por medio del Programa de Evaluación y Reevaluación a Proveedores FOR registra a los proveedores de materia prima, materiales, insumos y servicios que pueden llegar a impactar la calidad del producto que ofrecemos a nuestros clientes. En este programa están establecidos los periodos en que nuestros proveedores serán evaluados y reevaluados según el desarrollo que vayan mostrando La Secretaria utiliza, por cada proveedor, un registro que contiene los aspectos a evaluar y que están dirigidos a detectar la capacidad del cumplimiento con los requisitos que hemos establecido con los proveedores. La evaluación se registra en el formato Evaluación de Proveedores FOR Cada vez que la Secretaria, el Encargado de Almacén y el Jefe de Taller-Producción reciben insumos, materiales o materia prima suministrados por los proveedores, los verifican utilizando las facturas y ordenes de compras, en el caso de que se detecten materiales inconformes, generan el Reporte de Producto no Conforme. La Secretaria levantará las acciones correctivas o preventivas utilizando el formato FOR y hará entrega al proveedor le dará seguimiento por medio de llamadas telefónicas y/o correos electrónicos hasta que el proveedor corrija los defectos o fallas que se le reportaron La evaluación del sistema de calidad del proveedor puede llegar a realizarse como una reevaluación mediante una auditoria al sistema de calidad ó en su defecto utilizando nuevamente el formato Evaluación de Proveedores FOR dependiendo del resultado que halla arrojado en su primer evaluación y del nivel de importancia en lo que nos suministra, en ambos casos es definido en forma conjunta por Compras, Jefe de Control de Calidad e Ingeniería y la Subgerente La Secretaria, re-evaluará cada año a los proveedores, otorgando una calificación, misma que servirá para determinar si el proveedor es CONFIABLE, EN DESARROLLO o NO CONFIABLE, dependiendo del desempeño mostrado en las evaluaciones realizadas, los resultados de las calificaciones son asentadas en el

8 Página 8 de 13 formato Lista Maestra de Proveedores FOR Esta lista maestra se utiliza para determinar a que proveedores se le compran Los resultados de las evaluaciones y reevaluaciones que se realizan a los proveedores son comunicadas por la Secretaria mediante el formato Evaluación de Proveedores FOR con la finalidad de mantener relaciones mutuamente beneficiosas por medio de mejorar los aspectos que hallamos detectado en las evaluaciones como áreas de impacto o de oportunidad. 8.2 ASIGNACION DE PUNTAJE PARA EVALUAR A LOS PROVEEDORES Los criterios de evaluación que solicita el formato FOR , están divididos en dos calificaciones; la calificación 1 se determina por: PARAMETROS A EVALUAR CAMBIO EN FECHA PROPUESTA O DE ENTREGA MODIFICACIONES EN EL PRECIO PACTADO MALA O NULA IDENTIFICACION* CAMBIOS EN LAS CONDICIONES DE PAGO DAÑOS EN EL EMPAQUE* ERRORES O FALTA DE CERTIFICADO DE CALIDAD Y/O FACTURA CALIFICACION SEGÚN NUMERO DE INCONFORMIDADES SEGÚN NUMERO DE INCONFORMIDADES SEGÚN NUMERO DE INCONFORMIDADES SEGÚN NUMERO DE INCONFORMIDADES SEGÚN NUMERO DE INCONFORMIDADES SEGÚN NUMERO DE INCONFORMIDADES Donde para determinar cada aspecto de la calificación 1 se tiene un valor numérico para cada posible respuesta del proveedor Para la calificación 2 se toman en cuanto los siguientes eventos: a) Cuantas veces ha recibido mala atención en el año. b) Cuantas veces se le ha rechazado el producto o servicio en el año. c) Cuantas veces se le ha reclamado en el año Según el total de eventos en el año le corresponde una calificación 2 como lo indica el formato Evaluación de Proveedores FOR

9 Página 9 de Con la calificación 1 y la calificación 2 se determina la calificación total o final realizando la siguiente operación: Calificación 1 * Calificación 2*0.40 = Calificación total o global Esta calificación final nos determina el nivel actual del proveedor que puede ser: Proveedor Confiable Proveedor en Desarrollo, o Proveedor no Confiable Esta calificación es registrada en el formato Lista maestra de proveedores FOR Al momento de realizar las compras la Secretaria, consulta la lista de proveedores aprobados para elegir el más indicado, tomando en cuenta las necesidades de Micro- Mecánica de Tabasco; S.A. de C.V AUDITORIAS A PROVEEDORES Tiene como objetivo trabajar con el proveedor para mejorar en los aspectos en donde Micro-Mecánica de Tabasco S.A. de C.V. requiera verificar que se estén cumpliendo con los requisitos y requerimientos establecidos en la orden de compra En caso de que la empresa decida auditar algún proveedor por cuestiones de verificar la calidad de sus productos o por que se observe que las piezas que le son compradas, estén llegando con defectos o que no se esté cumpliendo con lo establecido en la orden de compra, se solicita al proveedor vía telefónica o correo electrónico contesten la evaluación de cumplimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad La Secretaria da seguimiento para que el proveedor envíe la evaluación contestada adjuntando evidencia que respaldo sus respuestas La Secretaría y de acuerdo a los resultados de la evaluación aplicada solicita al proveedor aplicar acciones correctivas y/o preventivas, tomando las decisiones convenientes para el bienestar de Micro-Mecánica de Tabasco; S.A. de C.V La Secretaria da seguimiento a las acciones correctivas y/o preventivas que se acordó con cada proveedor

10 Página 10 de SELECCIÓN DE PROVEEDORES Se realiza mediante la lista maestra de proveedores que elabora, actualiza y resguarda la Secretaria, la cual permite obtener información acerca de los proveedores generales con datos tales como: nombre, domicilio, teléfono, contacto, tipo de producto, plazo, descuento, crédito, datos fiscales Si alguna materia prima, material, insumo o servicio no se consigue con los proveedores contemplados en la lista maestra de proveedores, la Secretaria busca por medio de la guía Boletín industrial, Internet o directorio telefónico. Para hacer la selección del proveedor. Al designar al proveedor, la Secretaria realiza la compra y al recibo de los materiales, herramientas o insumos, inspecciona la calidad del producto / servicio, considerando la posibilidad de registrar a este proveedor previa evaluación por medio del formato Evaluación a Proveedores. 8.5 COMPRAS Para que la Secretaria finque las Órdenes de Compra a los proveedores seleccionados de la Lista Maestra de Proveedores realiza lo siguiente: a. Cada miércoles de cada semana solicita al personal sus necesidades de compras y realiza una revisión del stock de oficina para generar las necesidades de compras. b. Recibe las Requisiciones de Compra FOR de parte de la Encargada de Almacén, Jefe de Taller-Producción y/o Subgerente El solicitante llena el formato Requisición de compra FOR Una vez elaborada la requisición, se entrega, debidamente revisada y aprobada por el responsable del área solicitante a la Secretaria, quien procede a asignarle folio La Secretaria revisa los stock s mínimos para generar las órdenes de compra; si tiene alguna duda sobre una partida en especial consulta a la Gerencia La Secretaria consulta la lista maestra de proveedores o busca nuevos proveedores que reúnan las especificaciones que se necesita para ser proveedor confiable y solicita cotización por teléfono o vía internet a los proveedores, de acuerdo al tipo de producto requerido, para esta actividad se auxilia en el formato Cuadro Comparativo FOR La Secretaria compara las cotizaciones enviadas por los proveedores, tomando en cuenta condiciones de pago, plazos de entrega, precios; seleccionando la mejor opción por medio del cuadro comparativo.

11 Página 11 de Una vez que la Secretaria identifica las necesidades de compra y las requisiciones de compras elabora la Orden de compra FOR , estableciendo las especificaciones del producto solicitadas en la requisición, y la pasa al Gerente para su revisión y autorización La secretaria, el Encargado del Almacén y/o Jefe de Taller-Producción recibe el material conforme a la Orden de Compra. La Secretaria entrega al proveedor orden de compra original a la entrega del material y a la Encargada de Almacén una copia de la factura Los materiales relacionados directamente con la calidad del producto son inspeccionados antes de ser utilizados conforme se describe a continuación: La Encargada de Almacén recibe el material por medio de la orden de compra y/o factura que entrega el proveedor, captura la entrada en la Base de Datos y solicita al proveedor el certificado de calidad del material cuando aplique. La Encargada de Almacén es el responsable de realizar la inspección del recibo; junto con el Jefe de Taller-Producción toman el material que van a liberar. En caso de que el material no cuente con el certificado de calidad, cuando aplique, se solicitara vía telefónica al proveedor para que sea enviado lo antes posible. Después de realizar las inspecciones correspondientes se traslada el material aceptado a las áreas asignadas correspondientes, en caso de rechazo se detiene y se traslada al área respectiva que se encuentra a la entrada del almacén En caso de que se decida inspeccionar y/o verificar el producto comprado en las instalaciones del proveedor se especificaran los acuerdos de inspección y/o verificación y el método de liberación del producto en la orden de compra o bien por medio de un memorandum Existe la posibilidad de establecer en las órdenes de compra o pedidos del cliente que esté puede verificar en las instalaciones de nuestros proveedores, así como en las nuestras para constatar que el producto comprado esta conforme a los requisitos especificados. 8.6 SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS Y/O SERVICIOS El área de Ventas, Almacén, Contabilidad y Administración, Producción, Subgerencia y Control de la Calidad e Ingeniería de Micro-Mecánica de Tabasco; S. A. de C. V. elaboran Requisición De Compras FOR y turnan a la Secretaría, quien es responsable de llevar a cabo las compras.

12 Página 12 de El personal solicitante se queda con una copia de la Requisición de Compras FOR entregando original a la Secretaria La Secretaria en conjunto con el Gerente General revisan y autoriza Requisición de Compras y/o cotizaciones Si se autoriza se realiza la compra Si no se autoriza se le informa al personal solicitante y se le entrega la Requisición de Compras FOR INSTRUCTIVOS INSTRUTIVO EXPEDIENTE EN TIEMPO DE TITULO CODIGO EL AREA RETENCION N/A FORMATOS FORMATO CODIGO TITULO EXPEDIENTE EN EL AREA TIEMPO DE RETENCION FOR Lista maestra de proveedores 1 año FOR Evaluación a Proveedores 1 año FOR Requisición de Compras Secretaria 1 año FOR Orden de Compra 1 año FOR Cuadro Comparativo 1 año FOR Acciones Correctivas/Preventivas Dueños de los procesos 1 año

13 Página 13 de 13 FOR Reporte de Producto no Conforme Jefe de Taller- Producción Encargada de Almacén, Secretaria 1 año 10. REFERENCIAS ISO 9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008: Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos ISO 9004:2009 NMX-CC-9004-IMNC-2009: Sistemas de Gestión de la Calidad- Recomendaciones para la Mejora del Desempeño ISO/TC 176/SC 2/N 544R3: Orientación sobre el concepto y uso del Enfoque basado en Procesos para los Sistemas de Gestión