PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE LIBROS

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1 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 1 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE LIBROS Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

2 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 2 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 1 Objetivo El objetivo del presente procedimiento es asegurar que en el Fondo de Cultura Económica adquieran libros del Fondo de Cultura Económica y de otras editoriales (FEP y OFE respectivamente) de acuerdo a los requerimientos del cliente, al perfil de las librerías y las políticas editoriales del Fondo; con excepción de las librerías I.P.N. un Pase por los libros, Ricardo Pozas y Efraín Huerta, que no realizan adquisición de material OFE. 2 Alcance El presente procedimiento es aplicable en las librerías del Fondo de Cultura Económica. Inicia con la integración de las solicitudes para libros sin existencia en librerías, incluye las solicitudes de traspaso y la elaboración de pedidos a través del SALIB, y termina con la recepción de los libros solicitados y su documentación soporte. 3 Políticas 1. Cualquier cambio, actualización o modificación que se realice en el presente procedimiento estará a cargo de la Subgerencia de Coordinación de Librerías. 2. El traspaso es una actividad que se realiza entre librerías del FCE o bien entre una librería y el almacén (Almacén central). Esta última actividad aplica únicamente para FEP. En caso de que el traspaso se realice entre librerías este puede consistir también en otros Fondos Editoriales. 3. Cuando el traspaso tenga origen por la solicitud de un cliente, este será tomado con prioridad a fin de otorgar un menor tiempo de respuesta y cumplir con la expectativa del cliente y las captaciones de venta. Compra de OFE 4. Tomando en consideración los requerimientos de los clientes, el perfil de la librería, algún evento especial, el encargado de librería debe solicitar a través de un pedido elaborado en el SALIB la autorización del mismo a la Subgerencia de Coordinación de Librerías, con excepción de las librerías I.P.N. un Pase por los libros, Ricardo Pozas y Efraín Huerta, que no realizan adquisición de material OFE. 5. La Subgerencia de Coordinación de Librerías autoriza o no, el pedido correspondiente y lo notifica vía sistema al encargado de librería para que realice el trámite de adquisición ante la empresa editorial o de distribución que corresponda. 6. La compra de libros de OFE puede realizarse por la vía de compras, consignación remisión y consignación factura. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

3 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 3 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: La consignación con remisión regularmente es utilizado para la adquisición de novedades, este tipo de adquisición implica que el libro en consignación permanecerá en exhibición durante un periodo de tiempo acordado con el proveedor. Esta modalidad opera de inicio con una nota de remisión y en la fecha de liquidación, el proveedor entrega al Fondo una factura equivalente a los libros vendidos. 8. La consignación factura es utilizada cuando en la política del proveedor no se tiene establecida el manejo de la remisión. Está modalidad opera de inicio con la factura correspondiente y en la fecha de liquidación, el proveedor entrega al Fondo una nota de crédito, equivalente al valor de los libros devueltos. 9. Todo movimiento de entrada y salida de material deberá ser registrado en el SALIB. 10. Una vez que se notifica al proveedor la liquidación correspondiente por alguna de las formas de adquisición mencionadas el proveedor acude a la librería por la devolución de libros que corresponda, elabora la factura o nota de crédito según sea el caso y entrega la misma al Bodeguero quien cambia a su vez el documento de referencia por el contrarecibo. 11. Semanalmente, las librerías entregaran a la Subgerencia de Coordinación de Librerías la documentación correspondiente a las adquisiciones realizadas durante este periodo para su entrega al Departamento de Operación Contable. Traspasos de Entrada de Material del Almacén a Librerías 12. El Encargado de Librería designará a una persona para seleccionar los títulos y cantidades que se requieran en las librerías de acuerdo a los siguientes criterios: a) Determinar la existencia y cantidad con base en la venta. Para tal efecto, se consultaran los mecanismos establecidos en las librerías y en el SALIB (Ejemplo: inventario en librería, etc.) b) Considerar los autores y títulos de las obras con reconocimiento en el mercado. c) Aplicación de preceptos de mercado; libros de texto, novedad, contenido de las obras, obras de carácter coyuntural, afines y eventos especiales. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

4 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 4 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 4 Definiciones Compra: Adquisición de libros mediante un pedido el cual es amparado mediante una factura. Consignación: Adquisición de libros mediante un pedido el cual es amparado mediante con remisión. Consignaciones factura: Adquisición de libros mediante un pedido el cual es amparado con factura y con derecho a devolución. Documentación soporte. Factura, nota de remisión, nota de crédito y/o reporte de entradas/salidas emitido por el sistema. FEP: Fondo Editorial Propio. OFE: Otros Fondos Editoriales. SALIB: Sistema de Administración de librerías. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

5 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 5 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo inicio 1 Integrar las solicitudes de libros sin existencia en librerías EL 1 FCE-LIB-RE.07 Recibir y revisar el resultado de la solicitud EL 9 Es un libro de FEP? Fue aprobada? Si Realizar la solicitud mediante llamada telefónica o correo electrónico EL 2 Recibir la solicitud y realizar el traspaso a través del SALIB FCE-LIB-RE.05 Si Entregar la proveedor para su trámite una vez autorizado EL 10 ELP/ EA 3 No No Enviar libro a la librería solicitante del traspaso Recibir pedido de los libros del proveedor con la documentación soporte FCE-LIB-PR.01 ELP/ EA 4 BO 11 Recibir libro y lo ingresa a través del SALIB BO 5 FCE-LIB-RE.06 FCE-LIB-PR.01 2 Fin 2 Elaborar pedido a través del SALIB y enviar al SCL para su autorización FCE-LIB-RE.01 EL 6 Recibir el pedido y lo analiza, de acuerdo a las políticas establecidas aprueba, autoriza parcialmente o no autoriza. SCL 7 Notificar al encargado de la librería el resultado de la solicitud a través del SALIB SCL 8 1 Responsable de la Actividad BO: Bodeguero EL: Encargado de Librería SCL: Subgerente de Coordinación de Librerías EA: Encargado de Almacén ELP: Encargado de Librería Proveedora Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

6 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 6 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Descripción de actividades PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Encargado de Librería 2. Encargado de Librería Integra las solicitudes para libros sin existencia en librerías que le entrega el personal de la librería, sean éstos de OFE O FEP. Es un libro de FEP? Si: continúa con el procedimiento No: Es un libro OFE. Ir al paso 6 Realiza la solicitud, vía telefónica o por correo electrónico, a la librería que tenga la existencia o en su caso al Departamento Operativo de ventas, de la Subgerencia de Ventas Nacionales. Solicitud para libros sin existencia en librerías FCE-LIB-RE Encargado de Librería Proveedora/ Departamento Operativo de Ventas Recibe la solicitud y realiza el traspaso. Traspaso librería salida FCE-LIB-RE Encargado de Envía el libro a la librería solicitante del traspaso. Librería Proveedora/ Almacén Central 5. Bodeguero Recibe el libro y lo ingresa a través del SALIB, sección de inventario. 6. Encargado de Librería 7. Subgerente de Coordinación de Librerías 8. Subgerente de Coordinación de Librerías Termina el procedimiento Elabora el pedido a través del SALIB y lo envía al Subgerente de Coordinación de Librerías para su autorización, con excepción de las librerías I.P.N. un Pase por los libros, Ricardo Pozas y Efraín Huerta, que no realizan adquisición de material OFE. Recibe el pedido, analiza de acuerdo a las políticas establecidas en el procedimiento y de acuerdo a ellas procede a aprobar, autorizar parcialmente o no autoriza el pedido. Notifica al encargado el resultado de la solicitud vía sistema SALIB. Traspaso librería entrada FCE-LIB-RE.06 entrada de libros FCE-LIB-PR.01 Pedido FCE-LIB-RE.01 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

7 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 7 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 9. Encargado de Librería Recibe y revisa el resultado de la solicitud. La solicitud fue aprobada o autorizada parcialmente? Sí: Continúa procedimiento 10. Encargado de Librería No: Termina procedimiento Se lo entrega al proveedor para su trámite. 11. Bodeguero Recibe el pedido de libros del proveedor con la documentación soporte. Termina el procedimiento entrada de libros FCE-LIB-PR.01 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

8 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 8 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 6 Referencias o documentos relacionados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2 FCE-LIB-PR.01 entrada de libros 6.3 FCE-LIB-RE.07 Solicitud para libros sin existencia en librerías 7 Anexos y registros usados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-LIB-RE.01 Pedido 7.2 FCE-LIB-RE.05 Traspaso librería salida 7.3 FCE-LIB-RE.06 Traspaso librería entrada 7.4 FCE-LIB-FV.05 Ficha de verificación de las características de adquisición de libros 8 Lista de distribución COPIAS PUESTO ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción V.E. Versión Electrónica solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

9 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-LIB-PR.05 Versión: 05 Adquisición de Libros Páginas : 9 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 9 Control de cambios FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas Todas ,5, 6, 8 ORIGINADOR DEL CAMBIO Subgerencia de la Coordinación de Librerías Subgerencia de la Coordinación de Librerías Subgerencia de la Coordinación de Librerías NATURALEZA DEL CAMBIO Se precisa que las librerías IPN, Un paseo por los libros, Ricardo Pozas y Efraín Huerta no realizan la adquisición de material OFE Se cambia el término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado Este procedimiento se presentará en la próxima reunión de COMERI Actualización del procedimiento a la operación Se actualizó el nombre del registro FCE-LIB-RE.07 solicitud de libros negados por Solicitud de libros sin existencia en librerías Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

10 ANEXO 7.1 FCE-LIB-RE.01 PEDIDO

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12 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: PEDIDO 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Hacer la solicitud de libros a un proveedor. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Encargado de librería 4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción 1. Num. de oper. Req. Automático. Num. de oper. Ref. 2. Fecha de alta: Indica la fecha de alta y la fecha de entrega del pedido. Fecha de entrega de req.: 3. Proveedor Muestra los datos del proveedor 4. Descuentos: Cargos: Se muestra los porcentajes aplicables de descuentos, cargos, impuestos y el plazo expresado en días. Impuestos: Plazo: 5. ISBN Indica el ISBN del libro. 6. Titulo Muestra los títulos de los libros 7. Autor Muestra el autor de cada libro listado. 8. Canti Cantidad solicitada del libro. 9. Pre uni Precio unitario. 10. Des Descuento aplicado al libro. 11. Neto Precio neto resultante de multiplicar el precio unitario por la cantidad de libros y restando el descuento.

13 ANEXO 7.2 FCE-LIB-RE.05 TRASPASO LIBRERÍA SALIDA

14 FCE-LIB-RE.05 Rev:

15 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: TRASPASO LIBRERÍA SALIDA 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Documentar el movimiento de existencias en librería o almacén, a otra librería. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Encargado de la librería proveedora/encargado de almacén. 4. FORMA DE LLENADO: Electrónica 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción 1. Num. De operación Indica el número de general de operación 2. Num. De operación esp. 3. Fecha 4. Libreria 5. Isbn 6. Titulo 7. Autor 8. Editorial 9. Cant 10. Pre_por 11. Total 12. Costo 13. Total Indica el número de operación especial. Indica la fecha en que se realiza el traspaso Datos de la librería a la que se le traspasarán los libros. Indica el ISBN del libro a traspasar Indica el Nombre del Libro Indica el Nombre del Autor del libro Indica el nombre de la editorial. Indica la cantidad de ejemplares a traspasar. Indica el precio por ejemplar. Es el resultado de multiplicar la columna 9 y 10. Indica el costo del ejemplar. Indica el costo total, resultado de multiplicar las columnas 9 y 12.

16 ANEXO 7.3 FCE-LIB-RE.06 TRASPASO LIBRERÍA ENTRADA

17 FCE-LIB-RE.06 Rev:

18 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: TRASPASO LIBRERÍA ENTRADA 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Documentar la entrada de libros a una librería por traspaso de una librería o almacén. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Bodeguero. 4. FORMA DE LLENADO: Electrónica 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción 1. Num. de operación Indica el número general de operación. 2. Num. de operación esp. 3. Fecha 4. Librería 5. ISBN 6. Titulo 7. Autor 8. Editorial 9. Cant 10. Pre_por 11. Total 12. Costo 13. Total Indica el número de operación especial. Indica la fecha en que se recibe el traspaso Datos de la librería que envió los libros. Indica el ISBN del libro a traspasar Indica el Nombre del Libro Indica el Nombre del Autor del libro Indica el nombre de la editorial. Indica la cantidad de ejemplares a traspasar. Indica el precio por ejemplar. Es el resultado de multiplicar la columna 9 y 10. Indica el costo del ejemplar. Indica el costo total, resultado de multiplicar las columnas 9 y 12.

19 ANEXO 7.4 FCE-LIB-FV.05 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCEDIMIENTO

20 Ficha de verificación de las características del procedimiento Fecha de revisión: Referencia : FCE-LIB-PR.05 Código de documento: FCE-LIB-FV.05 Revisión: 01 adquisición de libros, FCE-LIB-PR.05 Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control Salida de libros Visual 100% Por evento Solicitud vs Traspaso librería salida Mercancía recibida Visual 100% Por evento Libros recibidos vs Traspaso librería entrada Registro Traspaso librería salida FCE-LIB- RE.05 Traspaso librería entrada FCE-LIB- RE.06 Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad Corrección Corrección