POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Grupo: Gestión de Operaciones de Tesorería Proceso: Gestión del Efectivo. Descripción del cambio

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2 Página: 2 de 12 Cambios o actualizaciones Nivel de revisión Páginas modificadas Descripción del cambio Fecha Aprobador del cambio

3 Página: 3 de 12 Índice 1. Propósito del Documento Objetivo del Proceso Alcance Terminología y Definiciones Responsabilidades Políticas Procedimiento Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Referencias Difusión... 12

4 Página: 4 de Propósito del Documento 1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de Gestión del Efectivo 1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el proceso de Gestión del Efectivo. 2. Objetivo del Proceso 2.1 El objetivo del proceso de Gestión del Efectivo es permitir una adecuada planeación y manejo de los recursos financieros de la Unidad de Negocio a través de la elaboración y seguimiento de planes de flujo de recursos financieros periódicos, la correcta recepción del efectivo, las conciliaciones bancarias y el manejo y supervisión de cuentas. 3. Alcance 3.1 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades relacionadas con los subprocesos de: Plan de flujo de recursos financieros Recepción del efectivo Manejo y conciliación de bancos Manejo y supervisión de cuentas bancarias 3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las locaciones geográficas de la Unidad de Negocio. 3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas por el Gerente de la Unidad de Negocio. 4. Terminología y Definiciones Área Requirente Conciliación Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que solicita el inicio de una actividad a un tercero. El proceso de comparar y verificar información contenida en dos juegos de archivos que describen las mismas transacciones. PAC Plan Anual Contrataciones PAI Plan anual de inversiones Plan de flujo de recursos financieros Es una estimación del flujo de recursos mensuales que tiene la Unidad de Negocio en base a las estimaciones de ingresos y egresos, y de acuerdo con las obligaciones que deban ser canceladas conforme a los montos comprometidos en el presupuesto respectivo Política Criterio o directriz elegida que regula un proceso

5 Página: 5 de 12 Presupuesto La mejor estimación posible de los flujos futuros de las actividades en un periodo dado de tiempo y de cómo se pagarán esas actividades. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Responsable Corresponde al funcionario que realiza la actividad. Revisor Titular del Área Corresponde al funcionario diferente a aquel que realizó la actividad y está designado a revisar su resultado. Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento. 5. Responsabilidades 5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso realizar sus actividades de acuerdo a lo que se detalla en el presente documento. 5.2 Es responsabilidad del Titular del Área involucrado en el proceso establecer y notificar al Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad cualquier cambio al presente documento. 5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad aplicar los cambios al presente documento y socializarlo a los involucrados. 6. Políticas 6.1 Plan de flujo de recursos financieros Plan de flujo de recursos financieros El Subgerente Financiero o su delegado en la Unidad de Negocio, elaborará planes de flujo de recursos financieros de forma mensual, en base a las estimaciones de ingresos y egresos, y de acuerdo con las obligaciones que deban ser canceladas conforme a los montos comprometidos en el presupuesto respectivo Plazo para la confirmación de partidas presupuestarias Es responsabilidad de todas las Áreas Requirentes confirmar cinco días hábiles antes del fin de mes, el detalle de las partidas presupuestarias planificadas con el Departamento de Tesorería a fin de garantizar los recursos financieros requeridos para el periodo en análisis Plazo para la elaboración del Plan de flujo de recursos financieros

6 Página: 6 de 12 Es responsabilidad del Departamento de Tesorería entregar a CELEC EP Matriz el plan de flujo de recursos financieros y los reportes de requerimientos de operación e inversión dentro de los cinco primeros días hábiles del mes Comunicación de reportes de requerimientos de inversión Los reportes de requerimientos de inversión serán comunicados al Ministerio de Energías Renovables (MEER) de forma trimestral. 6.2 Recepción del efectivo Caución para las servidoras y servidores que desempeñan actividades de recepción y custodia de recursos públicos Para responder por el fiel cumplimiento de los deberes, tienen obligación de prestar caución a favor de las respectivas instituciones del Estado, los servidores públicos que desempeñen funciones de recepción, inversión, control, administración y custodia de recursos públicos. Tales recursos comprenden todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, según lo previsto en el artículo 3 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 6.3 Manejo y conciliación de bancos Segregación de funciones para el personal responsable de la conciliación bancaria Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas Plazo para la realización de la conciliación bancaria Las conciliaciones de la totalidad de las cuentas bancarias de la Unidad de Negocio se realizarán dentro de los primeros 8 días laborables después de la finalización del mes Conciliaciones bancarias de fondos en otras locaciones de la Unidad de Negocio Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad revisar la validez y veracidad de las conciliaciones bancarias elaboradas en otras locaciones de la Unidad de Negocio y que se derivan de la administración de los fondos u otros montos manejados fuera de la oficina central. 6.4 Manejo y supervisión de cuentas bancarias Firmas autorizadas Las transacciones bancarias serán firmadas por los servidores/servidoras encargados de la custodia de los fondos de la Unidad de Negocio. El Gerente de la Unidad de

7 Página: 7 de 12 Negocio, cuando lo dispongan las normas secundarias respectivas o lo estime conveniente, podrá designar por escrito, además, una o más personas autorizadas para firmarlos a título de visto bueno, y a sus respectivos suplentes. Toda persona autorizada para firmar transacciones bancarias será caucionada. Las personas autorizadas y sus suplentes no tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de registro contable ni de autorización de gastos Cuentas bancarias rotativas La Unidad de Negocio podrá establecer cuentas bancarias rotativas con saldos máximos fijos, para operaciones descentralizadas, incluso transacciones de sucursales, de dependencias provinciales, regionales u otras similares Periodicidad de solicitudes de confirmación bancaria El Jefe del Departamento Tesorería enviará al menos una vez al año solicitudes de confirmación de saldos a todas las instituciones financieras con las que trabaja la Unidad de Negocio. 7 Procedimiento 7.1 Plan de flujo de recursos financieros Involucrados: Gerente de Unidad de Negocio, Subgerente Financiero, Jefe del Departamento de Tesorería, Jefe de Presupuestos, Responsable del Departamento de Tesorería Analizar Presupuesto vs. PAC: El Responsable del Departamento de Tesorería en conjunto con el Responsable del Departamento de Presupuestos analizan los requerimientos operativos y de inversión de los distintos departamentos de la Unidad de Negocio. Durante este análisis, se evalúan los montos comprometidos, ejecutados y devengados y su respectivo cumplimiento con respecto al Plan Anual de Contrataciones (PAC) y otros elementos informativos a fin de establecer un plan de flujo de recursos financieros acorde a las obligaciones de la Unidad de Negocio Confirmar recursos identificados para operación e inversión: El Responsable del Departamento de Tesorería solicita a las áreas de la Unidad de Negocio confirmar el detalle de las partidas presupuestarias planificadas a fin de garantizar los recursos financieros requeridos para el periodo en análisis. Los requerimientos de recursos operativos y de inversión son solicitados de forma mensual a la Matriz Elaborar plan de flujo de recursos financieros: El Responsable del Departamento de Tesorería consolida la información recopilada y elabora el plan de recursos financieros para el periodo en análisis y los reportes de requerimientos de inversión y de operación con los formularios establecidos para el efecto.

8 Página: 8 de Revisar y aprobar plan de recursos financieros y reportes: El Jefe del Departamento de Tesorería revisa el plan de recursos financieros y los reportes de requerimientos de inversión y operación. En caso de existir novedades u observaciones, remitirá al Responsable del Departamento de Tesorería para aplicar las correcciones pertinentes y poder realizar la aprobación correspondiente. El Plan de Flujo de Recursos Financieros junto con los reportes de requerimientos de inversión y operación son enviados mediante memorando al Subgerente Financiero para su revisión y aprobación Revisar y aprobar memorando de requerimiento de recursos: El Subgerente Financiero revisa los reportes de requerimientos y el plan de recursos financieros. En caso de existir novedades u observaciones, remitirá al Jefe del Departamento de Tesorería para aplicar las correcciones pertinentes y poder realizar la aprobación correspondiente del memorando y los reportes que serán enviados a la Gerencia de la Unidad de Negocio Autorizar plan de recursos financieros y reportes de requerimientos: El Gerente de la Unidad de Negocio autoriza el plan de recursos financieros, los reportes de requerimientos y el memorando que será enviado a CELEC EP Matriz o a las instituciones fuentes del financiamiento Notificar requerimientos a las diferentes entidades: El Jefe del Departamento de Tesorería notifica mensualmente a CELEC EP Matriz, mediante memorando suscrito por el Gerente de la Unidad de Negocio, los reportes de requerimientos de recursos financieros y adjunta el plan de recursos financieros Monitorear requerimiento de recursos a entidades: El Responsable del Departamento de Tesorería realiza un monitoreo periódico del cumplimiento del plan de recursos financieros por parte de CELEC EP Matriz. Debe dar seguimiento a los recursos recibidos a fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones de la Unidad de Negocio. (Ver subproceso: Recepción del efectivo) 7.2 Recepción del efectivo Involucrados: Jefe del Departamento de Tesorería, Responsable del Departamento de Tesorería Identificar ingreso de efectivo: El Responsable del Departamento de Tesorería identifica los ingresos de efectivo a las cuentas de la Unidad de Negocio. A continuación se mencionan las distintas fuentes de ingresos: Depósitos realizados por institución de financiamiento (Matriz)

9 Página: 9 de 12 Depósitos correspondientes a reembolso de viáticos, cancelación anticipos correspondientes a remuneraciones, liquidación de fondos, entre otros. Los ingresos percibidos por concepto de facturación de telecomunicaciones son procesados exclusivamente por la Subgerencia de Telecomunicaciones Verificar ingreso de efectivo vs. documentación soporte de acreditación: El Responsable del Departamento de Tesorería revisa que los ingresos de efectivo a las cuentas de la Unidad de Negocio estén en conformidad con la documentación soporte que acredita dichas transacciones. En el caso de los ingresos provenientes de Matriz, confirma el depósito recibido con el funcionario responsable de esa entidad encargado de realizar la transferencia. En el caso de los ingresos de efectivo provenientes por motivo de reembolso de viáticos, liquidación de fondos ó cancelación de anticipos correspondientes a remuneraciones, el Responsable del Departamento de Tesorería verifica que el depósito acreditado corresponda al valor que se menciona en los reportes de liquidación de fondos, viáticos o toda documentación soporte que respalde dichas transacciones Elaborar comprobante de ingreso de efectivo: Una vez que se ha confirmado el depósito, el Responsable del Departamento de Tesorería elabora un comprobante de ingreso de efectivo donde se incluye el monto correspondiente y la descripción del motivo del depósito Registrar ingreso de efectivo en el sistema: El Responsable del Departamento de Tesorería registra en el sistema el ingreso de efectivo en las cuentas correspondientes y lo envía para la revisión del Jefe del Departamento de Tesorería Revisar ingreso de efectivo: El Jefe del Departamento de Tesorería revisa que el comprobante de depósito sea correspondiente al registro del monto en el sistema emitido por el Responsable del Departamento de Tesorería. En el caso de existir errores, devolverá la documentación al Responsable del Departamento de Tesorería para que realice las respectivas correcciones. 7.3 Manejo y conciliación de bancos Involucrados: Jefe del Departamento de Tesorería, Responsable del Departamento de Tesorería, Responsable del Departamento de Contabilidad, Jefe del Departamento de Contabilidad Obtener mayor de bancos y estados de cuenta bancarios: Mensualmente, el Responsable del Departamento de Tesorería obtiene del sistema el Mayor de Bancos y los estados de cuenta de cada uno de los bancos y cuentas de la Unidad de Negocio.

10 Página: 10 de Realizar conciliaciones bancarias: El Responsable del Departamento de Tesorería realiza la conciliación bancaria de cada una de las cuentas de la Unidad comparando los movimientos contables de bancos, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado Registrar notas de crédito y débito bancarias: El Responsable del Departamento de Tesorería registra en el sistema dentro del periodo adecuado, las correspondientes notas de crédito y débito bancarias que se identificaron en la conciliación realizada Identificar y reportar partidas conciliatorias antiguas: El Responsable del Departamento de Tesorería debe identificar y reportar las partidas conciliatorias mayores a tres meses a fin de realizar seguimiento de las mismas Revisar y aprobar conciliación bancaria: El Jefe del Departamento de Tesorería revisa que la documentación de la conciliación bancaria sea correcta y completa. En el caso de existir errores, devolverá la documentación al Responsable del Departamento de Tesorería para que realice las respectivas correcciones y poder realizar la aprobación respectiva Validar conciliación bancaria: El Jefe del Departamento de Contabilidad valida la conciliación bancaria con registros contables y la sumilla como constancia de su revisión. 7.4 Manejo y supervisión de cuentas bancarias Involucrados: Gerente Unidad de Negocio, Subgerente Financiero, Jefe del Departamento de Tesorería, Jefe del Departamento de Tecnología de Información y Comunicación Elaborar solicitudes de apertura, cierre o actualización de cuentas bancarias: El Jefe del Departamento de Tesorería elabora las solicitudes de apertura, cierre o modificación de cuentas bancarias de acuerdo a las necesidades de la Unidad de Negocio y la envía adjunto a un memorando para la aprobación del Sugerente Financiero Aprobar solicitud de apertura, cierre o actualización de cuentas bancarias: El Subgerente Financiero aprueba la solicitud de apertura, cierre o actualización de cuentas bancarias y envía el memorando para la autorización del Gerente de la Unidad de Negocio Autorizar memorando para la apertura, cierre o actualización de cuentas bancarias: El Gerente de la Unidad de Negocio autoriza el memorando para la apertura, cierre o actualización de cuentas bancarias.

11 Página: 11 de Recibir y tramitar solicitudes de apertura, cierre o actualización de cuentas bancarias: El Responsable del Departamento de Tesorería recibe el memorando de autorización y tramita con las entidades financieras las aperturas, cierres o actualizaciones de las cuentas bancarias Notificar apertura, cierre, o actualización de cuentas bancarias al Departamento de TI: El Jefe del Departamento de Tesorería comunica mediante memorando el listado de cuentas para cerrar, aperturar o actualizar dentro del sistema al Jefe del Departamento de TI y Comunicaciones Actualizar anexo de cuentas bancarias en el sistema: El Jefe del Departamento de Tecnología de Información y Comunicación actualiza en el sistema las cuentas bancarias solicitadas por el Departamento de Tesorería Enviar solicitud de confirmación de cuentas: Anualmente, el Responsable del Departamento de Tesorería envía una solicitud de confirmación bancaria a todas las entidades financiera con las que trabaja la Unidad de Negocio a fin de verificar el saldo y la actualización de servidores o servidoras registradas en la entidad financiera Actualizar información de las cuentas de la Unidad de Negocio: Sobre la base de la información confirmada, el Jefe del Departamento de Tesorería solicita las correspondientes actualizaciones a la entidad bancaria. 8 Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación Plan de flujo de Presupuesto recursos financieros 7.1 Requerimientos Reportes de Plan de flujo de de Inversión y requerimientos recursos financieros Operación de inversión IFS PAC Reportes de requerimientos de operación Depósitos Comprobante de realizados por ingreso de instituciones de efectivo financiamiento 7.2 Recepción del efectivo Depósitos realizados por: reembolso de viáticos, Registro de ingreso de efectivo en sistema IFS

12 Página: 12 de Manejo y conciliación de bancos Manejo y supervisión de cuentas bancarias liquidación de fondos, cancelación de anticipos Mayor de bancos Estados de cuenta bancarios Solicitud de apertura, cierre o actualización de cuentas bancarias Saldos conciliados Identificación de partidas conciliatorias Nuevas cuentas bancarias Cuentas cerradas Cuentas actualizadas IFS IFS 9 Referencias 9.1 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. 9.2 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de derecho privado que dispongan de Recursos Públicos. 10 Difusión 10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad a través de la intranet de CELEC EP Unidad de Negocio Transelectric El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién administra las versiones impresas originales de los documentos.