Í N D I C E. I. Objetivo. II. Alcance. III. Referencias normativas. IV. Políticas. V. Descripción de las actividades. VI.

Transcripción

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2 2 16 Í N D I C E I. Objetivo II. Alcance III. Referencias normativas IV. Políticas V. Descripción de las actividades VI. Diagrama de Flujo VII. Plan de Calidad VIII. Control de cambios IX. Glosario X. Anexos

3 3 16 I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a que deben ajustarse los promotores y áreas involucradas para el otorgamiento de los recursos económicos necesarios mediante el depósito en tarjeta de débito para cubrir los gastos de transportación local, asociados al desarrollo de su Itinerario permanente de visitas mensuales a agencias y su comprobación. II. ALCANCE Desde la formulación y registro del Itinerario Permanente de Visitas Mensuales a agencias; revisión y actualización de rutas y tarifas, depósitos mensuales, eventual reembolso o descuento, hasta el registro contable respectivo. III. REFERENCIAS NORMATIVAS - Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. - Ley Federal del Trabajo. - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento - Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. - Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. - Manual de Contabilidad Gubernamental del Sector Paraestatal. - Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. - Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal en curso. - Norma de comisiones, viáticos nacionales, viáticos internacionales, y pasajes para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Unidad de Servicio Civil de la SHCP 17//98). - Norma NMX-CC-9001-IMNC Norma ISO/IEC 27001: Estándar WLA SCS:2006 (Estándar de Control de Seguridad de la World Lottery Association). - Marco de Responsabilidad Social. - PASS 99:2006. IV. POLÍTICAS 1. La Dirección del Interior, a través de las Subdirecciones Regionales de Ventas y la Subdirección D.F. deben formular su Itinerario Permanente de Visitas Mensual, para establecer el importe para gastos de transporte local para Promotores, vía depósito en

4 4 16 cuenta de débito. El formato Solicitud de Gastos de Transporte Local para Promotores () y el Reporte de Visitas de Promotores deben de estar sustentados con la firma del Director del Interior y el Subdirector Regional de Ventas. En la Subdirección D.F., por su Subdirector. 2. La Subdirección General de Ventas, la Dirección del Interior y las Subdirecciones Regionales de Ventas deben establecer un sistema de tarifas en función de la rutatarifa-agencia y días laborables al mes. 3. La Dirección del Interior en coordinación con las Subdirecciones Regionales de Ventas y los Supervisores o Ejecutivos de Cuenta, deben revisar semestralmente la congruencia entre las rutas fijas asignadas a los Promotores y las tarifas vigentes, actualizando las mismas en función de cambios inflacionarios o ajustes de precios en pasajes locales de cada zona. 4. Las Subdirecciones Regionales de Ventas deben solicitar mensualmente la Dotación de Gastos de Transporte para los Promotores con base en los Itinerarios Permanentes de Visitas Mensual, en el que se incluya información desglosada sobre las rutas fijas por Promotor, por frecuencia de visitas, gestionando ante la Gerencia de Tesorería la asignación de recursos para dichos gastos, mediante el formato Solicitud de Gastos de Transporte Local para Promotores de Venta (). 5. La Dirección de Finanzas, a través de la Gerencia de Tesorería, debe depositar mensualmente, la Dotación de Gastos de Transporte Local en la cuenta de débito de cada uno de los Promotores, a fin de que éstos lleven a cabo el Itinerario Permanente de Visitas Mensual encomendado. 6. La documentación de la solicitud y transferencia en original, se debe enviar a la Gerencia de Contabilidad para realizar el registro contable de cargo al deudor, conforme lo establece el SAF-PRO-27 Elaboración de Estados Financieros, Enteros a la TESOFE y Pago de Impuestos. 7. El Reporte de Visitas de promotores es el documento testigo de la realización de la actividad y debe ser resguardado por las Subdirecciones Regionales de ventas. 8. El Promotor debe notificar con 15 días de anticipación a su Supervisor, o Ejecutivo de Cuenta y/o al Subdirector Regional de Ventas correspondiente, las interrupciones previsibles (cirugías programadas, vacaciones, incapacidades por gravidez, licencias, días económicos, etc.) a su Itinerario Permanente de Visitas, a efecto de que a través de la Dirección del Interior o la Subdirección D.F., se tramite la suspensión de gastos de trasporte local, o en su defecto, el reembolso inmediato de los recursos

5 5 16 depositados, no utilizados, anexando dicho depósito a la comprobación correspondiente. 9. En caso de que la Dirección del Interior o la Subdirección D.F., no reciba la información de los movimientos mencionados en la política anterior, antes de que se aplique una nueva dotación a la tarjeta de débito del Promotor, dichas áreas deslindarán la responsabilidad en la instancia que corresponda a efecto de que se aplique el cargo debido directamente al Promotor, Supervisor, Ejecutivo de Cuenta o Subdirector Regional de Ventas, por nómina. 10. En caso de que se deban realizar reembolsos o aplicar descuentos a Promotores o Supervisores, la Dirección del Interior o la Subdirección D.F., deben aprobar y solicitar ante la Gerencia de Tesorería el reembolso y a la Gerencia de Contabilidad el descuento, según corresponda; mediante el depósito bancario o descuento vía nómina, tramitado por la Gerencia de Contabilidad ante la Gerencia de Recursos Humanos. Asimismo se deberá notificar a las Gerencias de Seguimiento y Control Presupuestal y de Contabilidad, para sus registros correspondientes. Ver SAF-LIN-01 Lineamientos para el Control, Comprobación y Registro del Otorgamiento de Fondos para el Pago de un Bien o Servicio (Gastos a Comprobar).

6 6 16 V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 1. SUBDIRECTOR SOLICITUD DE GASTOS DE REGIONAL DE TRANSPORTE VENTAS/ SUBDIRECTOR DEL D.F. 1.1 Elaboran el Itinerario Permanente de Visitas y la Solicitud de Gastos de Transporte, verificando la congruencia de datos entre ambos, días laborables, calendario y la observancia de las tarifas autorizadas. Ver Plan de Calidad. Hay congruencia de datos? 1.2 No. Se revisan y corrigen las incongruencias detectadas. 1.3 Si. Envía documentos a la Dirección del Interior o Subdirección de Ventas D.F para su registro y gestión. ITINERARIO PERMANENTE DE VISITAS V GERENTE ADMINISTRATIVO DE VENTAS/ / JEFE DE DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN 3. DIRECTOR DEL INTERIOR Y SUBDIRECTOR D.F. 4. SUBDIRECTOR REGIONAL DE VENTAS/ COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y/O ANALISTA ADMINISTRATIVO (D.F.) 2.1 Recibe el Itinerario Permanente de Visitas y actualiza el Reporte de Visitas de Promotores, a efecto de que se registren las fechas y agencias de cada promotor conforme a la ruta asignada. 3.1 Recibe, Itinerario Permanente de Visitas y verifica la congruencia con lineamientos, tarifas y criterios establecidos. Ver Plan de Calidad. Hay congruencia entre los lineamientos, tarifas y criterios establecidos? 3.2 No. Cuando se apliquen correcciones, éstas se harán del conocimiento al Subdirector General de Ventas. La Subdirección D.F. aplica las correcciones directamente. Regresa a la actividad Si. Elabora Solicitud de Gastos de Transporte a la Gerencia de Tesorería y recaba firma electrónica de aprobación del Director del Interior y turna documentos a la Gerencia de Tesorería, conservando copia para su archivo y control. El Subdirector del D.F. autoriza directamente la Solicitud de Gastos de Transporte. ITINERARIO PERMANENTE DE VISITAS V-01 ITINERARIO PERMANENTE DE VISITAS V-01 SOLICITUD DE GASTOS DE TRANSPORTE

7 7 16 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 5. GERENTE DE TESORERÍA / COORDINADOR DE VIÁTICOS 5.1 Recibe documento y revisa que los datos sean correctos, en caso de ser incorrectos indica a la Dirección del Interior o a la Subdirección D.F., devolviendo los mismos para que realice correcciones. Regresa a la actividad Acusa de recibo, verifica que no haya Solicitud de Viáticos, en caso de haberla, lo considera para no asignar en el otorgamiento de recursos por gastos de transporte local. Ver SAF-PRO-14 Gastos de Viaje y su Comprobación. 5.3 Registra en sus controles, recaba firma del Gerente de Tesorería y los turna al área de Glosa de la Gerencia de Seguimiento y Control Presupuestal. SOLICITUD DE GASTOS DE TRANSPORTE 5.4 Recibe de la Gerencia de Tesorería orden de Gastos de Transporte con las firmas correspondientes. SOLICITUD DE GASTOS DE TRANSPORTE 5.5 Sella y turna al Coordinador de Seguimiento y Control Presupuestal para su registro. 6. GERENTE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTAL/ COORDINADOR DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTAL 7. GERENTE DE SEG. Y CTRL. PTAL./ ANALISTA ESPECIALIZADO EN SEGUIMIENTO Y CTRL. PTAL. 6.1 Verifica que cuenta con la suficiencia presupuestal, en caso de no contar remite al área solicitante para que realice modificaciones. 6.2 Realiza la suficiencia presupuestal y turna al Gerente de Seguimiento y Control Presupuestal y Director de Finanzas para su firma. Ver SAF- PRO-17 Programación y Control Presupuestal. 7.1 Entrega la documentación soporte a la Gerencia de Tesorería para que continúe el trámite de pago.

8 8 16 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 8. GERENTE DE 8.1 SOLICITUD DE Recibe documento, verifica cifras y determina de GASTOS DE TESORERÍA/ JEFE cual banco puede tomar recursos para realizar TRANSPORTE DEL SGV DEPARTAMENTO DE transferencia. CAJA/ ANALISTA ESPECIALIZADO EN CONTROL FINANCIERO/ COORDINADOR DE CONTROL FINANCIERO 8.2 Realiza transferencia a la tarjeta de débito de cada uno de los Promotores, correspondiente a la dotación mensual de gastos de transporte. 8.3 Obtiene Reporte de Transferencia. REPORTE DE TRANSFERENCIA 8.4 Turna Solicitud de Gastos de Transporte para Promotores de Venta y Reporte de Transferencia a la Tarjeta de Débito a la Coordinación de Viáticos, para realizar oficio de Aviso de cargo. 9. PROMOTOR 9.1 Reciben la dotación mensual de Gastos de Transporte y procede a ejecutar su Itinerario Permanente de Visitas. Ver SGV-PRO-02 Supervisión, control y atención de agencias. 9.2 Integra Reporte diario de trabajo del promotor y lo turna a la Subdirección Regional de Ventas correspondiente. OFICIO REPORTE DE TRANSFERENCIA A LA TARJETA DE DÉBITO SOLICITUD DE GASTOS DE TRANSPORTE ITINERARIO PERMANENTE DE VISITAS V-01 REPORTE DIARIO DE TRABAJO DEL PROMOTOR DE VENTAS V SUBDIRECTOR REGIONAL DE VENTAS/ COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y/O SUPERVISOR Ó EJECUTIVO DE CUENTA 10.1 Recibe, revisa y envía el Reporte diario de trabajo del Promotor de Ventas, tomando como referencia el Itinerario Permanente de Visitas, y valida documentos.

9 9 16 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 11. GERENTE DE SOLICITUD DE GASTOS DE SEGUIMIENTO Y TRANSPORTE CONTROL PRESUPUESTAL/ ANALISTA ESPECIALIZADO 11.1 Recibe Solicitud de Gastos de Transporte para promotores de Venta y Reporte de Visitas de Promotores mensual y turna al Coordinador de Seguimiento y Control Presupuestal para realizar el registro en su Control y envía mediante relación a la Gerencia de Contabilidad para su registro. Ver SAF-PRO-27 Elaboración de Estados Financieros, Enteros a la TESOFE y Pago de Impuestos. REPORTE DIARIO DE TRABAJO DEL PROMOTOR DE VENTAS V-02 FIN DEL INSTRUCTIVO

10 10 16 VI. DIAGRAMA DE FLUJO. ENTRADA OPERACIÓN SALIDA SUBDIRECTOR REGIONAL DE VENTAS / SUBDIRECTOR DEL D.F. GERENTE ADMINISTRATIVO DE VENTAS/JEFE DE DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DIRECTOR DEL INTERIOR Y SUBDIRECTOR D.F. SUBDIRECTOR REGIONAL DE VENTAS/ COORDINADOR ADMINISTRATIVO/ Inicio Elabora el itinerario permanente de visitas y solicitud de gastos de transporte Solicitud de Gastos de Transporte 2.1 Recibe el itinerario y actualiza el reporte Itinerario permanente de visitas V Recibe itinerario y verifica congruencia. Itinerario permanente de visitas V-01 Itinerario permanente de visitas V-01 Hay congruencia de datos? SI 1.3 Envía documentos a la Dirección del Interior Hay congruencia entre los lineamientos, tarifas y criterios establecidos? SI 4.1 Elabora Solicitud de Gastos de Transporte, recaba firma y turna Solicitud de Gastos de Transporte 2 NO NO 1.2 Se revisan y corrigen incongruencias 3.2 Correcciones se hacen del conocimiento al Subdirector Regional. Regresa a la actividad1.2

11 11 16 ENTRADA OPERACIÓN SALIDA GERENTE DE TESORERÍA / COORDINADOR DE VIÁTICOS GERENTE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTAL/ COORDINADOR DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTAL Recibe documento y revisa que los datos sean correctos. Regresa a la actividad 1.2 Solicitud de Gastos de Transporte 5.4 Recibe orden de Gastos de Transporte Solicitud de Gastos de Transporte 6.1 Verifica que cuenta con la suficiencia presupuestal 5.2 Acusa de recibido Sella y turna 6.2 Realiza la suficiencia presupuestal y turna para su firma Registra en controles, recaba firma y turna 1 SAF-PRO 14 Gastos de Viaje y su Comprobación 2 SAF-PRO 17 Programación y Control Presupuestal

12 12 16 ENTRADA OPERACIÓN SALIDA GERENTE DE SEG. Y CTRL. PTAL./ANALISTA ESPECIALIZADO EN SEGUIMIENTO Y CTRL. PTAL. GERENTE DE TESORERÍA/ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA/ ANALISTA ESPECIALIZADO EN CONTROL FINANCIERO/ COORDINADOR DE CONTROL FINANCIERO PROMOTOR Entrega la documentación de soporte 8.1 Recibe documentos, verifica cifras y determina el banco Solicitud de Gastos de Trasporte 9.1 Recibe la dotación mensual y ejecuta su itinerario Itinerario Permanente de Visitas V-01 SAF-PRO 20 Supervisión, control y atención de agencias. 8.2 Realiza transferencia a la tarjeta de débito 9.2 Integra reporte y turna Obtiene Reporte de Transferencia Reporte diario de trabajo del promotor de ventas V-02 Reporte de Transferencia 8.4 Turna Solicitud de Gastos de Transporte y Reporte de transferencia, y realiza oficio y aviso de cargo Transferencia Oficio aviso de cargo Solicitud de Gastos de Trasporte SGV

13 13 16 ENTRADA OPERACIÓN SALIDA SUBDIRECTOR REGIONAL DE VENTAS/ COORDINADOR ADMINISTRATIVO GERENTE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTAL/ANALISTA ESPECIALIZADO Recibe, revisa y envía el reporte 11.1 Recibe Solicitud de Gastos de Transportes y Reporte de Visitas y turna para registro presupuestal. Solicitud de Gastos de Trasporte SAF-PRO 27 Elaboración de Estados Financieros Enteros a la TESOFE y Pago de Impuestos FIN Reporte diario de trabajo del promotor de ventas V-02 PUNTO DE CONTROL INICIO / FIN PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN DOCUMENTO / REGISTRO BASE DE DATOS SISTEMA CONECTOR EN LA MISMA PÁGINA CONECTOR EN OTRA PÁGINA ARCHIVO

14 14 16 VII. PLAN DE CALIDAD No ACTIVIDADES RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN CARACTERÍSTICA A VERIFICAR CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE SITUACIONES NO CONFORMES 1 Elaboran el Itinerario Permanente de Visitas y la Solicitud de Gastos de Transporte, verificando la congruencia de datos entre ambos, días laborables calendario y la observancia de las tarifas autorizadas Subdirector Regional de Ventas Subdirector del D.F. Mensual - Itinerario Permanente de Visitas contra Solicitud de Gastos de Transporte - Días laborables - Calendario y - Tarifas - Congruencia de Solicitud datos entre el Gastos Itinerario Permanente de Visitas y la Solicitud de Gastos de Transporte de de Transporte Itinerario Permanente de Visitas V-01 Se revisan y se corrigen las incongruencias detectadas 2 Recibe, Itinerario Permanente de Visitas y verifica la congruencia con lineamientos, tarifas y criterios establecidos Director del Interior Subdirector del D.F. Mensual - Itinerario Permanente de Visitas contra Solicitud de Gastos de Transporte - Días laborables - Calendario y - Tarifas - Congruencia de datos entre el Itinerario Permanente de Visitas y la Solicitud de Gastos de Transporte, importes asignados correctos Itinerario Permanente de Visitas V-01 - Se informa al Subdirector General de Ventas de las correcciones que resulten. - El Subdirector del D.F. aplica las correcciones directamente.

15 15 16 VIII. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 00 Incorporación al Sistema de Gestión de la Calidad. Mayo Se eliminan las referencias al SIAF, se asigna nueva clave al documento por pasar del área de Ventas a la de Tesorería. Junio Se incorpora el diagrama de flujo y plan de calidad, así como la modificación en las políticas y actividades del procedimiento. Junio, 2009 Se cambió el tipo de documento de Público a Reservado, se fusionó la política 1 y 7 y eliminó la política 12, en descripción de actividades en el apartado de responsable; en el punto 1 cambio de Ejecutivo de cuenta del D.F. Centro por Subdirector del D.F. En la actividad 2.1 se agregó el registro Itinerario permanente de visitas V-01, se eliminó de las firmas el puesto del Gerente Administrativo de Ventas. Se eliminó la actividad 11.2 y se agregó en responsable en el punto 11 Analista Especializado. Junio 2011 IX. GLOSARIO Itinerario permanente de visitas: Plan de trabajo del promotor en el cual se relaciona las agencias a visitar conforme a una ruta establecida y en un tiempo determinado. Promotor: Personal de Pronósticos que realiza visitas a las agencias para su atención y seguimiento en los requerimientos para realizar las ventas de los productos de Pronósticos.

16 16 16 Reporte de visitas de promotores: Consolidado del itinerario de promotores contra las visitas reales a agencias. X. ANEXOS No aplica.