DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P.

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1 DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P. OBJETIVO Promover el ahorro y transparencia en el ejercicio del gasto de combustible, con base al presupuesto autorizado para la realización de las funciones inherentes a las Dependencias y/o Organismo del Poder Ejecutivo de Nayarit. NORMAS DE OPERACIÓN La dotación de combustible se hará de acuerdo a las necesidades de cada Dependencia, Organismo o área, según el número de unidades que tengan asignadas. El Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, será responsable de suministrar la dotación de combustible para los vehículos oficiales según su padrón vehicular. Sólo se proporcionará dotación de combustible a los vehículos que se encuentren en operación y correspondan a los registrados en el padrón vehicular. En caso de que algún servidor público utilice un vehículo de su propiedad para la realización de comisiones oficiales, será la Secretaría de Finanzas, a través de la Dirección General de Administración, quien deberá autorizar la dotación de combustible, previo análisis específico de la justificación que para este efecto presente la dependencia respectiva, para los Organismos será la Junta de Gobierno la que autorice la dotación de combustible a vehículos particulares, acuerdo que deberá remitirse a la Secretaría de Finanzas, con atención a la Dirección General de Administración para su autorización y en su caso entrega de dotación. La asignación mensual de combustible para los vehículos de trabajo, se determinará considerando el número de cilindros del motor, el modelo, el tipo y el uso que tengan las unidades asignadas a las Dependencias y/o Organismos. La utilización de combustible para los vehículos oficiales deberá cubrir únicamente actividades de carácter oficial. La dotación de combustible asignado podrá modificarse de acuerdo a la intensidad de uso del vehículo, conforme a la comprobación y justificación de la misma.

2 Se podrán asignar dotaciones extraordinarias de combustible, únicamente cuando su utilización se justifique en un programa emergente o de nueva instrumentación. Tratándose de las Dependencias, la autorización corresponderá a la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección General de Administración. Los Servidores Públicas que realicen comisión fuera del Estado se validará la factura del combustible por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular respaldada por el oficio de comisión. La dotación de combustible se entregará a la persona que designe la dependencia, organismo o área, a la cual se le entregará un formato que deberá firmar por la dotación requerida. Deberá existir coordinación entre el Departamentos de Control y Mantenimiento Vehicular y la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto, para la autorización de requisiciones en base a la cantidad de gasolina que tiene asignada cada área.

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P.. ÁREA : DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: DE CONTROL Y MANTENIMIENTO RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. DEPENDENCIA Y/O ORGANISMO SOLICITANTE Elabora la solicitud de dotación mensual, mediante requisición (O/4C) y envía a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto. Distribuye requisición de la siguiente manera: - REQUISICIÓN SF-R0 Depto. de Control y Mantto. Vehicular Original y ª, 2ª, y ª copia Archivo 4ta. copia 2 Recibe requisición y sella copia de recibido, asigna No. de folio y realiza la verificación presupuestal. NO CUENTA CON PRESUPUESTO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Devuelve documentación a la Dependencia y/o Organismo solicitante. TERMINA PROCEDIMIENTO SI CUENTA CON PRESUPUESTO 4 Sella indicando reserva presupuestal, autoriza y remite documentación al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular. Nota: En caso de los Organismos solo se autoriza con Visto Bueno. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO 5 Recibe la requisición, archiva temporalmente, sella y firma la copia fotostática de recibido y la entrega a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto.

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P.. ÁREA : DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: DE CONTROL Y MANTENIMIENTO RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO 6 Requisita el formato de recibido el combustible (O/C), entrega a la persona autorizada de la Dependencia y/o Organismo, para que firme de recibido y entrega los bonos de gas L.P. o cupones de gasolina y diesel. Distribuye el formato de la siguiente manera: Dependencia y/o Organismo Original Depto. de Control y Mantto. Veh. ª Copia - RECIBO DE COMBUSTIBLE DEPENDENCIA Y/O ORGANISMO SOLICITANTE 7 Recibe los bonos de gas L.P. o cupones de combustible, firma y sella el original del recibo de combustible, se queda con copia del mismo. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO 8 Extrae del archivo temporal la requisición, recaba las firmas de autorización del Director General de Administración y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva en el expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO ELABORÓ Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luis Naya González REVISÓ Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Ing. Javier Cortés López

5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR 2006 PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P. ÁREA: DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. INICIO Elabora la solicitud de dotación mensual, mediante requisición y envía a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto. 4 SF-R0 2 0 DIRECCIÓN GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Recibe requisición y sella copia de recibido, asigna No. de folio y realiza la verificación presupuestal 2 4 SF-R0 2 0 DEPENDENCIA Y/O ORGANISMO CUENTA CON Devuelve la documentación PRESUPUESTO? NO a la Dependencia 4 Sella indicando reserva presupuestal, autoriza y remite documentación al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular. SF-R0 2 0 DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. En caso de los Organismos solo se autoriza con visto bueno. A

6 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P. ÁREA: DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. A 5 Recibe la requisición, archiva temporalmente, sella y firma la copia fotostática de recibido y la entrega a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto. SF-R0 2 0 T FOTOCOPIA SF-R0 DIRECCIÓN GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 6 BONOS Y/O CUPONES RECIBO DE COMBUSTIBLE Elabora formato de recibido el combustible, entrega a la persona autorizada de la Dependencia y/o Organismo, para que firme de recibido y entrega los bonos de gas L.P. o cupones de gasolina y diesel. RECIBO DE COMBUSTIBLE 0 7 DEPENDENCIA Y/O ORGANISMO Recibe los bonos de combustible, firma y sella el original del recibo de combustible, se queda con copia del mismo. BONOS Y/O CUPONES RECIBO DE COMBUSTIBLE B

7 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR 2006 PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS L.P. ÁREA: DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. B 8 SF-R0 Extrae del archivo temporal la requisición, recaba las firmas del Director General de Administración y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva en el expediente. 2 0 En caso de los Organismos Descentralizados solo se autoriza con visto bueno. FIN

8 Dependencia: ( ) Unidad Admtiva. ( 4 ) Partida Presupuestal ( 5 ) Origen del Recurso Estatal ( ) Federal ( ) Mixto ( )( 6 ) Para uso de: GOBIERNO DEL ESTADO DE NAYARIT SECRETARIA DE FINANZAS Dirección General de Administración REQUISICION DE MATERIALES SF-R0 Solicitante: Cargo: Dirección /Teléfono: 0 ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) No. Requisición ( ) Fecha ( 2 ) PROVEEDOR C.P. T/E C.P. T/E C.P. T/E No. Descripción Q U/M Importe ($) Total ($) Importe ($) Total ($) Importe ($) Total ($) ( ) ( 2 ) ( ) ( 4 ) ( 5 ) Observaciones: ( 6 ) Subtotal: I.V.A. Total: ( 7 ) Dependencia Solicitante Director de Programación y Presupuesto Director General de Administración Director de Rec. Mat. y Serv. Grales. Jefe de Departam ADQUISICIONES NOTAS:.- Esta solicitud deberá formularse con materiales del mismo ramo, con el objeto de facilitar su cotización. 2.- Es responsabilidad del usuario el solicitar bienes y servicios con las especificaciones técnicas requeridas..- La cotización base no deberá exceder de 0 días habiles al momento de su recepción en Presupuestos.

9 GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO DE REQUISICIÓN SF-R0 NO. DE CAMPO CONCEPTO DESCRIPCIÓN Requisición No. de folio consecutivo, el cual será asignado por el Depto. de Control Presupuestal. 2 Fecha Fecha de elaboración. Dependencia Nombre del Organismo o Dependencia solicitante. 4 Unidad Administrativa Nombre del área que usará los bienes o servicios. 5 Partida presupuestal Anotar código de la Unidad Presupuestal que se afectará. 6 Origen del Recurso Tipo de recurso financiero aplicable. 7 Solicitante Nombre completo de la persona que solicita los bienes o servicios. 8 Cargo Puesto que ocupa el solicitante. 9 Dirección/teléfono Domicilio del lugar donde se entregarán los bienes. 0 Para uso de Anotar la justificación de la solicitud. No. Número consecutivo de los bienes o servicios solicitados. 2 Descripción Anotar en forma clara y detallada los bienes yo servicios solicitados. Q Anotar la cantidad solicitada. 4 U/M Anotar la Unidad de Medida, es decir: piezas, paquetes etc. 5 Oferente Anotar la información relativa a la cotización que deberá llevar anexa. Nombre del oferente; los campos C.P. y T/E se refiere a condiciones de pago y tiempos de entrega respectivamente, (consideraciones importantes al adjudicar pedidos). 6 Observaciones Anotar información a la cotización y al resultado de la adjudicación. 7 Firmas Firmas de aprobación y autorización para la gestión y trámite de la solicitud. Dependencia solicitante Depto. de Control presupuestal Dir. de Recursos Materiales y Servicios General Dirección General de Admón. Departamento de Control y Mantto. Vehicular Nota: El numeral 5 no se requisita en este procedimiento.

10 ( ) ( 2 ) ( ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 0 ) ( ) ( 4 ) ( 2 ) ( )

11 GUÍA DE LLENADO PARA EL FORMATO DE RECIBO DE COMBUSTIBLE. Fecha de entrega de bonos de combustible. 2. Cantidad en numero de litros de combustible otorgado.. Cantidad con letra de litros de combustible otorgado. 4. Mes en el que se utiliza el combustible. 5. Dependencia o área administrativa solicitante del combustible. 6. Cantidad en numero de cupones de combustible de 0 lts. otorgados. 7. Número inicial del folio de los cupones de 0 lts. otorgados. 8. Número del folio final de los cupones de 0 lts. otorgados. 9. Cantidad en numero de cupones de combustible de 20 lts. otorgados. 0. Número del folio inicial de cupones de 20 lts. otorgados.. Número del folio final de cupones 20 lts. otorgados. 2. Nombre, firma de la persona autorizada para recoger los cupones de combustible.. Firma del titular del área responsable de la entrega de los cupones de combustible. 4. Sello de la dependencia o área solicitante.

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