PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE COMPRA

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE COMPRA Junio de 2009

2 DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE COMPRA DR. ROBERTO CASTAÑÓN ROMO Director General M.A. ROBERTO PAZ NERI Director Administrativo C.P. MARINA HANIA ALVARADO PORRAS Directora de Programación LIC. SERGIO J. AGUILAR ROMERO Subdirector de Servicios LIC. JORGE ENRIQUE CARBAJAL LÓPEZ Jefe del Departamento de Compras ING. JORGE ZÁRATE CRUZ Jefe del Departamento de Sistemas y Procedimientos

3

4 CONTENIDO Políticas 4 Descripción del Procedimiento 7 Formas y Anexos Solicitud de Compra de Bienes de Consumo 12 SOYM90-15A00 2. Requisición de Bienes de Activo Fijo 13 SOYM93-11B92 3. Cuadro Comparativo de Cotizaciones 14 SOYM90-05A09FM Anexo 1: Modelo de Libreta de Control de Requisiciones en el Almacén General 15 Anexo 2: Modelo de Libreta de Registro de Requisiciones en el Departamento de Compras 16 Hoja de Registro y Participantes 17 3

5 POLÍTICAS 4

6 POLÍTICAS PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE COMPRA 1. Las áreas de Oficinas Generales presentarán sus requerimientos de bienes y servicios, mediante las siguientes formas debidamente requisitadas: Solicitud de Bienes de Consumo para solicitar bienes de consumo o servicios. Requisición de Bienes de Activo Fijo para solicitar bienes de activo fijo. 2. La adquisición de bienes de consumo, de activo fijo y contratación de servicios se realizará cuando no estén en el Cuadro Básico o no haya existencia en el Departamento de Almacén General. 3. El solicitante deberá consultar, en el Departamento de Almacén General, la existencia de los bienes que solicita, antes de que llene la Solicitud de Bienes de Consumo o la Requisición de Bienes de Activo Fijo. 4. La atención y trámite de los bienes que se describan en la Solicitud de Bienes de Consumo, no deberán estar considerados en el Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres. 5. La atención y trámite de los bienes que se describan en la Requisición de Bienes de Activo Fijo, no deberán estar considerados en el Programa Anual de Inversiones del Colegio de Bachilleres. 6. La solicitud de contratación de servicios que se detallen en la Solicitud de Bienes de Consumo, no deberán estar considerados en el Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres. 7. El Departamento de Compras dará trámite únicamente a las Solicitudes o Requisiciones que contengan el número de folio, el sello de NO EXISTENCIA y el aval correspondiente del Jefe del Departamento de Almacén General. 8. Corresponderá al Área Solicitante recabar el sello de NO EXISTENCIA de los bienes solicitados en el Departamento de Almacén General. 5

7 POLÍTICAS 9. La atención y trámite a los requerimientos solicitados en el formato Solicitud de Bienes de Consumo y en el formato Requisición de Bienes de Activo Fijo deberán estar debidamente requisitados y firmados como Solicitante por el Jefe del Departamento o Subdirector y como Jefe de la Dependencia por el Director o equivalente del área solicitante. 10. En el caso de los planteles la forma Solicitud de Bienes de Consumo y/o la forma Requisición de Bienes de Activo Fijo deberán ser firmados como Solicitante por el Jefe de la Unidad Administrativa y como Jefe de la Dependencia por el Director del Plantel. 11. Para una efectiva y ágil adquisición de los bienes solicitados en los formatos Solicitud de Bienes de Consumo y Requisición de Bienes de Activo Fijo el solicitante deberá describir de manera clara las especificaciones y características de cada uno de los bienes requeridos. 12. El Departamento de Almacén General llevará un registro de las Solicitudes y Requisiciones que avale con el sello de NO EXISTENCIAS. 13. El Departamento de Compras llevará el registro y control de las Solicitudes y Requisiciones a las que dé entrada para su atención. 14. El Área Solicitante proporcionará la información que, en su caso, le sea solicitada por el Departamento de Compras para precisar y/o completar las especificaciones de los bienes y/o servicios solicitados. 15. La autorización de las Solicitudes de Bienes de Consumo y Requisiciones de Bienes de Activo Fijo corresponderá al Director Administrativo. 16. El Departamento de Compras presentará a la autorización del Director Administrativo únicamente aquellas Solicitudes o Requisiciones para las que exista disponibilidad presupuestaria. 6

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7

9 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE COMPRA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS JEFE DEL DEPARTAMENTO ANALISTA DE TRÁMITE DE COMPRAS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 2 F1 F2 1. Llena la Solicitud de Compra de Bienes de Consumo (ver la forma 1) o la Requisición de Bienes de Activo Fijo (ver la forma 2); una vez que se ha asegurado que no se cuenta con existencias de los bienes requeridos en el Departamento de Almacén General. 2. Anota su nombre y firma en el espacio SOLICITANTE de la Solicitud o la Requisición; recaba firma del Director de Área o de Plantel; y recaba en el Departamento de Almacén General el sello de NO EXISTENCIA EN ALMACÉN Revisa requisición del Solicitante de los bienes y consulta controles. SI 4 5 NO 4. Hay existencia de los bienes solicitados? Sí: Continúa en la actividad número 5. No: Continúa en la actividad número 6. Sí se tienen en existencia los bienes solicitados 5. Surte de acuerdo a: Procedimiento para la Salida de Material de Consumo del Almacén General. Continúa en el Procedimiento para Salida de Material 6 SECRETARIA A1 No procede trámite No se tienen en existencia los bienes solicitados 6. Da folio; pone sello de NO EXISTENCIA EN ALMACÉN en la Solicitud; recaba la firma del Jefe del Departamento de Almacén General en la Solicitud o Requisición; registra en controles (ver el a- nexo 1); y remite al Jefe del Departamento de Compras. 7 SECRETARIA 8 A2 7. Recibe Solicitud o Requisición, registra en control de requisiciciones (ver el anexo 2) y presenta al Jefe del Departamento de Compras. 8. Recibe y revisa Solicitud o Requisición; consulta disponibilidad de recursos presupuestales; determina prioridades; firma la Solicitud o Requisición; asigna Analista de Trámite de Compras; y devuelve la Solicitud o Requisición a la Secretaria. 9 SECRETARIA I 9. Recibe la Solicitud de Compra de Bienes de Consumo o Requisición de Bienes de Activo Fijo; registra en controles; y entrega al Analista asignado, recabando acuse de recibido. 8

10 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LASOLICITUD DE COMPRA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS JEFE DEL DEPARTAMENTO ANALISTA DE TRÁMITE DE COMPRAS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES I Revisa requerimiento y verifica especificaciones. SI NO 11. Hay dudas sobre las especificaciones? Sí: Continúa en la actividad número 12. No: Continúa en la actividad número 15. Sí hay dudas sobre las especificaciones 12. Solicita aclaración de las dudas sobre las especificaciones al personal del Área Solicitante Aclara dudas sobre las especificaciones al Analista del Trámite de Compras Registra las aclaraciones; y continúa en la actividad número F3 No hay dudas sobre las especificaciones 15. Realiza llamadas a proveedores e informa del requerimiento de los bienes, así como de sus características y especificaciones; y solicita cotizaciones de cada uno de los bienes. 16. Recibe y revisa cotizaciones de los bienes y verifica especificaciones y características, así como importes; elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones, incluyendo la CONCLUSIÓN en original y copia (ver la forma 3), lo firma en el espacio de ELA- BORÓ y presenta al Jefe del Departamento de Compras para revisión. 17 II 17. Recibe Cuadro Comparativo de Cotizaciones, cotizaciones y formato de solicitud de bienes; verifica importe de las cotizaciones del cuadro comparativo; firma la solicitud y el cuadro comparativo; y presenta al Director Administrativo para su autorización. 9

11 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE COMPRA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS JEFE DEL DEPARTAMENTO ANALISTA DE TRÁMITE DE COMPRAS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES II Recibe el Cuadro Comparativo, cotizaciones y formato de solicitud de bienes; revisa, coteja cifras y, en el caso de ser procedente, firma de autorizado en la solicitud y en el cuadro comparativo; y regresa al Jefe del Departamento de Compras Recibe Cuadro Comparativo de Cotizaciones autorizado y cotizaciones, así como la solicitud de bienes autorizada. Termina Procedimiento 10

12 FORMAS Y ANEXOS Solicitud de Compra de Bienes de Consumo SOYM 90-15A00 Requisición de Bienes de Activo Fijo SOYM 93-11B92 Cuadro Comparativo de Cotizaciones SOYM90-05A09FM Anexo 1: Modelo de Libreta de Control de Requisiciones en el Almacén General Anexo 2: Modelo de Libreta de Registro de Requisiciones en el Departamento de Compras 11

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