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2 A. Índice de contenido Pág. Secciones 1 Carátula 2 A. Índice de contenido Del proceso: Pago a Proveedores Código: FIN-PRO-10 Versión: 2 Página 2 2 B. Propósito y alcance del procedimiento 2 C. Glosario D. Descripción de actividades y responsables 3 D.1. Registro de bienes muebles en libro de inventarios 4 D.2. Registro de bienes en SICOIN-WEB 4 D.3. Entrega y registro de bienes en tarjeta de responsabilidad 5 E. Medición y análisis F. Documentos relacionados F.1 Formularios, instructivo o Guías F.2 Documentos internos B. Propósito y alcance del procedimiento Establecer los pasos para los registros y entrega de los bienes en los libros autorizados para el efecto por Contraloría General de Cuentas, de conformidad con el método PEPS, con el propósito de que dichas gestiones se efectúen en forma ágil y oportuna a fin que contribuya al ordenamiento de las actividades y trazando mecanismos a seguir para el desarrollo de las acciones en pro del fortalecimiento y mejoramiento funcional de la sección de activos fijos. Este procedimiento, establece los pasos a seguir para el registro y entrega de los bienes así como el proceso documental, revisión, análisis, codificación, registro, asignación y firma del responsable hasta el registro de los bienes muebles (inventariables) en los libros de inventarios y tarjetas de responsabilidad correspondientes. C. Glosario 1.- CUR 2.- FORMULARIO 1H 3.- MINFIN 4.- OPA 5.- PEPS Comprobante Único de Registro. Es el documento generado por el sistema SICOIN WEB (Sistema de Contabilidad Integrada), que permite realizar los registros contables y/o presupuestarios de las adquisiciones en el sistema contable. Formulario establecido por la CGC (Contraloría General de Cuentas) para constancia de ingreso de bienes adquiridos en almacén, para registro en libro de inventarios. Ministerio de Finanzas Públicas. Orden de Pedido de Almacén. Es el documento por medio del cual, la Unidad Solicitante realiza el pedido del bien adquirido a la Bodega de Almacén. Se refiere al método de inventarios en el sentido del comportamiento que se le dará a la operatoria de la documentación que ingrese a la Sección, y se refiere a: Primero en Entrar, Primero en Salir, para que se mantenga un equilibrio en los tiempos de operatoria de los documentos.

3 Del proceso: Pago a Proveedores Código: FIN-PRO-10 Versión: 2 Página SICOIN-WEB Sistema de Contabilidad Integrada - SICOIN, Sistema informático proporcionado por el MINFIN para llevar control financiero, contable y presupuestario, en línea en las entidades públicas, descentralizadas, autónomas y semi-autónomas. D. Descripción de actividades y responsables D.1 Registro de bienes muebles en libro de inventarios 1. Recepción de expediente / Auxiliares de Recibe expediente de la Unidad de Almacén para revisión y firma de formulario 1H, registrando el ingreso del expediente en Mesa de Entrada -Registro de ingreso Sección de Activos, 4 Cuadrantes. 2. Revisión de expediente 3. Revisión física de los bienes 4. Registro de bienes en libro de inventario 5. Consignación de registro / Auxiliares de / Auxiliares de / Auxiliares de / Auxiliares de D.2 Registro de bienes en SICOIN-WEB 6.Copia de documentos / Auxiliares de Revisa el expediente recibido, Factura y Formulario 1H (la factura debe venir emitida de conformidad con lo estipulado en la Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA, decreto art. 29; y en el artículo 30 numerales 1 al 13, en el Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA y circular 3-57 Forma en que debe practicarse el inventario, utilizando el formulario FIN-FOR-06 CHEK LIST para ingreso de formulario 1H, y la guía FIN-GUI- 07 revisión de expedientes de la. De hacer falta algún documento o algún dato, se procede a rechazar el expediente mediante FIN-FOR-19 Cédula de rechazo Sección de activos fijos devolviendo al interesado, debiendo regresar al paso 1. De lo contrario continua en paso 3. En los casos en que el proveedor emita facturas, en las que no se pueda consignar el detalle o descripción completa de los bienes adquiridos, y no haya posibilidad de facturar en otro sistema, se podrá complementar el detalle o descripción de los bienes en hoja anexa original, membretada, sellada y firmada o en el mismo documento, por medio de certificación de Contador, Gerente, Administrador y/o Representante Legal de la empresa proveedora. Revisa los bienes físicamente y verifica que los datos correspondan con las características que describan detalladamente el bien, los cuales deben de coincidir con el formulario 1H. Si la revisión es efectuada por el Auxiliar de la y todas las características y documentos están correctos, firma de conformidad el Formulario FIN-FOR- 06 CHEK LIST para ingreso de formulario 1H, solicita Visto Bueno de y continúa en paso 4. De lo contrario rechaza por medio de FIN- FOR-19 Cédula de rechazo- Sección de activos fijos, y el Auxiliar solicita Visto bueno de Sección y devuelve a la Unidad de Almacén, regresando al paso 1. Registra en el libro de inventarios según la cuenta contable que corresponda. Estampa en el dorso de la factura el sello de inventarios, que contiene No. del Libro de Inventarios, folio en el que queda asentado el registro, fecha del registro y la firma del delegado de la que realizó el registro. Emite copia de un (1) juego del expediente que contiene: Orden de compra, Requisición, Cotización, Facturas y formulario 1H, ésta copia sirve para realizar el cuadre mensual con los registros de la Contabilidad Integrada.

4 Del proceso: Pago a Proveedores Código: FIN-PRO-10 Versión: 2 Página 4 7. Registro de bien en SICOIN- WEB / Auxiliares de Registra según pasos propios del sistema los datos solicitados de cada uno de los bienes adquiridos. (Apoyándose con el FIN-INS-03 Instructivo para registro en módulo de inventarios en SICOIN-WEB CDAG). Al finalizar el registro el sistema genera la codificación respectiva del bien. 8. Autorización de registro en sistema Realiza las revisiones correspondientes a los registros de cada bien ingresado al sistema. De estar correctos continúa en paso siguiente. De lo contrario regresa al paso No Impresión de constancia del sistema Imprime la constancia generada por el sistema adjuntándolo al expediente recibido previamente. 10. Trasladar expediente para pago Traslada el expediente completo a la Unidad de Almacén y continúa en el paso No. 17, para proseguir con lo establecido en el procedimiento de pago correspondiente. D.3 Entrega y registro de bienes en tarjeta de responsabilidad 11. Asignación de código al bien adquirido 12. Orden de Pedido Almacén (OPA) 13. Elaboración o registro de /en tarjeta de responsabilidad / Auxiliares de / Auxiliares de / Auxiliares de De conformidad con operatoria SICOIN WEB, asigna código, corroborando los registros de inventarios y la nomenclatura para establecer que el correlativo o numeración corresponda al bien de reciente ingreso, con la finalidad de asignarles el código que corresponda, según sea el caso o tipo de bien. Recibe OPA del Almacén para la entrega del bien y codifica los bienes adquiridos, dicho código debe consignarse tanto en el bien físico como en la tarjeta de responsabilidad del empleado a quien se le asigne. Registra en la tarjeta de responsabilidad del empleado a cargo del bien, y responsable del uso y resguardo hasta el trámite de baja, transferencia del bien o cese de su relación laboral, de los bienes asignados, previa verificación ocular de la existencia física de los bienes y que los mismos sean observados en buenas condiciones externas por el Encargado o Auxiliar de la. Las tarjetas de responsabilidad deben contar con la firma del encargado de la Sección de Activos. 14. Subproceso ADM-PRO-04 Unidad de Almacén Procede con paso 17, correspondiente a la entrega del bien en ADM-PRO-04 Ingreso y despacho de bienes adquiridos en CDAG, por la unidad de Almacén. 15. Firma de Tarjeta de Responsabilidad Solicitante Posterior a la recepción de los bienes el solicitante firma la tarjeta de responsabilidad correspondiente, la cual garantiza que el bien se encuentra bajo su cuidado, uso y resguardo. En caso de que el empleado o funcionario responsable del bien se rehúse a firmar la tarjeta de responsabilidad, el encargado de, gestiona ante la autoridad inmediata superior la recuperación del bien, para salvaguardar los activos de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. El empleado o funcionario responsable, tiene el derecho de exponer las razones por las cuales está en desacuerdo de firmar la tarjeta de responsabilidad y los Jefes de cada Unidad analizarán las razones para dirimir las discrepancias a fin de establecer el destino del bien según se resuelva la diferencia.

5 Del proceso: Pago a Proveedores Código: FIN-PRO-10 Versión: 2 Página Archivo / Auxiliares de Archiva la documentación correspondiente. 17. Subproceso ADM-PRO-04 Unidad de Almacén Procede desde el paso 10 del ADM-PRO-04 Ingreso y despacho de bienes adquiridos en CDAG, por la unidad de Almacén. 18. Subproceso COM-PRO-02, COM-PRO-04, COM-PRO-05 Departamento de Compras Procede con pasos correspondientes a la revisión y traslado del expediente para gestión de pago en COM-PRO-02 Compra Directa COM-PRO-04 Cotización Pública y COM- PRO-05 Licitación. 19. Procedimiento FIN-PRO-02 Subgerencia Financiera Procede conforme a lo establecido en el procedimiento FIN-PRO-02 Pago a Proveedores. E. Monitoreo y análisis 20. Registro de expedientes en Mesa de Entrada / Auxiliares de Registra la información del expediente para pago a proveedores en el archivo digital Mesa de Entrada Registro de ingreso a sección de activos fijos 4 cuadrantes. 21. Informe de resultados a Director de Contabilidad Informa de los resultados al Director de Contabilidad al finalizar el mes. 22. Análisis de resultados / Director de Contabilidad Analizan los resultados del mes anterior para identificar resultados o tendencias que evidencien un área de oportunidad de mejora al proceso, con el fin de crear un plan de acción para corregirlo en el archivo digital Mesa de Entrada Registro de ingreso a sección de activos fijos 4 cuadrantes 23. Informe de resultados a Subgerente Director de Contabilidad Informa de los resultados al Subgerente Financiero para conocimiento y firma del reporte. 24. Envío de resultados y análisis Asistente de Subgerencia Financiera Envía resultados y análisis de resultados en el archivo de Registro de ingreso a sección de activos fijos 4 cuadrantes firmados a la Dirección de Procesos para su publicación y monitoreo. 25. Publicación de resultados Subgerente Financiero Publica resultados obtenidos en un lugar visible dentro de sus oficinas. F. Documentos relacionados F.1 Formularios, instructivos o Guías

6 Del proceso: Pago a Proveedores Código: FIN-PRO-10 Versión: 2 Página 6 FIN-FOR-06 CHECK LIST para ingreso de formulario 1 H. FIN-FOR-19 Cédula de rechazo Sección de activos fijos. FIN-GUI-07 Guía revisión de expedientes de la sección de activos fijos. FIN-INS-03 Instructivo para registro en módulo de inventarios en SICOIN-WEB-CDAG. F.2 Documentos Internos ADM-PRO-04 Ingreso y despacho de bienes adquiridos en CDAG, por la unidad de Almacén COM-PRO-02 Compra Directa. COM-PRO-04 Cotización Pública. COM-PRO-05 Licitación

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