UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI INSTRUCTIVO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI INSTRUCTIVO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES Página 1 de 7 Código: GH-I Versión: 1. OBJETIVO Definir los pasos a seguir en la expedición de certificados laborales para el personal docente, no docente, pensionado, vinculado o retirado de la Universidad del Magdalena. 2. ALCANCE El presente documento aplica y debe de ser llevado a cabo por el personal capacitado en el Grupo de Gestión del Talento Humano, con el fin de expedir certificaciones laborales, solicitadas por los funcionarios públicos docentes y no docentes, vinculados y retirados de la Universidad del Magdalena. 3. RESPONSABLES El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Coordinador del Grupo de Gestión del Talento Humano. 4. GENERALIDADES El proceso de expedición de certificaciones laborales por parte del Grupo de Gestión del Talento Humano, es el proceso mediante el cual se realiza la consulta de la hoja de vida del solicitante, verificando tiempos y salarios devengados. Adicionalmente, se certifican las diferentes ingresos y retenciones aplicados al personal anteriormente mencionado. Este instructivo se deriva del procedimiento de nomina GH-P10, y contribuye a la gestión de la información solicitada por los funcionarios publicos docentes y no docentes, activos y retirados, dentro de La Universidad del Magdalena. El desarrollo de los procesos del presente documento los ejecutará unicamente el personal asignado para ello por el Coordinador del Grupo de Gestión del Talento Humano y laborales, y en ausencia de este(os), un encargado con nivel Auxiliar con conocimiento del debido proceso. Las comunicaciones oficiales generadas por éste instructivo, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. Elaboró Revisó Aprobó Mercedes de la Torre H. Responsable del Proceso de Gestión del Talento Humano 20/08/2009 Emperatriz Zapata Zapata Grupo de Gestión de la calidad 20/08/2009 Ruthber Escorcia Caballero Rector 20/08/2009

2 5. DESCRIPCIÓN: 5.1. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO DE PLANTA Recibe verbalmente de los interesados la solicitud de expedición de certificados, Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. Firmar Certificación: Firma las certificaciones a solicitud del 5.2 CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO CONTRATISTA Recibe verbalmente de los interesados la solicitud de expedición de certificados, Consulta su hoja de vida, verificando las respectivas órdenes de servicios y demás datos a certificar. Código: GH-I Versión: Página 2 de 7

3 Firma las certificaciones, a solicitud del 5.3. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO CONTRATISTA Nomina/Recursos Recibe por escrito por parte de los interesados Consulta la hoja de vida, solicitando la misma a la oficina de Archivo y correspondencia, mediante GD-F Formato de Requerimiento documental verificando los datos a certificar, se toman los datos pertinentes y se devuelve por la misma vía CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO DE PLANTA Recibe por escrito por parte de los interesados, Código: GH-I Versión: Página 3 de 7

4 Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. Consulta de sueldos devengados: Consulta en el sistema los sueldos en los años a certificar CERTIFICADO DE PERSONAL PENSIONADO 07 Recibe por escrito de parte de los interesados, Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. Consulta de sueldos devengados: Consulta en el sistema los sueldos en los años a certificar. Código: GH-I Versión: Página 4 de 7

5 5.6. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES DE TODO EL PERSONAL ACTIVO, RETIRADO Y PENSIONADOS. Recibe por escrito por parte de los interesados, Consulta de Base de Datos: Consulta en la base de datos de nomina, por medio del numero de cedula y año a verificar CERTIFICADOS DE PAGO DE MESADAS PENSIONALES. Jefe/Recursos Humanos y Laborales Consulta Nomina Pensional: Consulta el sistema para calcular los montos devengados por los pensionados de la Universidad del Magdalena. (Cuatrimestralmente). Revisión: Revisa el cálculo de la mesada pensional y ordena la certificación de pago de mesadas. Preparación de Certificación: Elabora el certificado de pago de mesadas pensionales. Revisión y Firma: Revisa y firma el certificado del pago de la mesada pensional. Código: GH-I Versión: Página 5 de 7

6 Gestión del Bono Pensional: Consulta en archivo copia de las 3 últimas resoluciones de pensiones otorgadas por la Universidad (Personal Docente, Público, Oficial), se adiciona copia de los pagos por concepto de aportes de pensión. Elaboración del Oficio: Prepara comunicación externa, dirigido a la Oficina de Regulación Económica del Ministerio de Hacienda, con copia a la Jefatura de planeación del ICFES. Se imprime un (1) documento en original para El Jefe de Recursos firma las certificaciones. Remisión del Oficio: Se remite el oficio debidamente firmado por medio de recepción. 6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Decreto Entidad que lo genera Presidencia de la Republica Nº Identificación Fecha de Expedición 2663 /08/1950 Descripción Código Sustantivo del trabajo Articulo 57 numeral 7 7. REGISTROS: Código Formato GD-F Identificación Nombre Formato de Requerimiento documental Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio Talento Humano / Físico Tiempo de Retención Protección Responsable de Archivarlo 12 meses Secretaria / Talento Humano Recuperación (clasificación para consulta) Cronológicamente Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Destruye El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P Procedimiento para el control de registros. Código: GH-I Versión: Página 6 de 7

7 8. REGISTRO DE MODIFICACIONES Versión Fecha Ítem modificado Descripción No aplica por ser la primera versión Código: GH-I Versión: Página 7 de 7