Proceso de Gestión del Talento Humano INSTRUCTIVO DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

Transcripción

1 Proceso de INSTRUCTIVO DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Página 1 de 10 Código: TH-I-0 Versión: 1. OBJETIVO Definir los pasos a seguir en la expedición de oficios y resoluciones a entidades externas que requieran suministro de información oficial sobre el personal vinculado o retirado de la Universidad del Magdalena así como del flujo de información en casos específicos al interior de la misma. 2. ALCANCE El presente instructivo aplica al personal capacitado en el grupo de y dependencias relacionadas, con el fin de guiar al mismo a expedir documentos oficiales que faciliten el flujo de información con entidades externas o dentro de la misma Universidad del Magdalena. 3. RESPONSABLE: El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el l Grupo de. 4. GENERALIDADES: El proceso de expedición de resoluciones y oficios por parte del Grupo de Gestión del Talento, es el proceso mediante el cual se realiza la consulta de la base de datos de nómina para verificar tiempos y salarios devengados, la hoja de vida del solicitante o segun sea el caso. Adicionalmente, por medio del presente documento se ofrecerá una guía sobre consultas de los ingresos y retenciones aplicados a los funcionarios públicos de la Universidad del Magdalena. Este instructivo se deriva del procedimiento de nomina GH-P10, y contribuye a la gestión de la información solicitada por entidades o partes interesadas en el suministro oficial de información o dentro de la misma Universidad del Magdalena. El desarrollo de los procesos del presente documento los ejecutará únicamente el personal asignado para ello por el l Grupo de, y en ausencia de este(os), un encargado con nivel Auxiliar con conocimiento del debido proceso. Las comunicaciones oficiales generadas por este instructivo se tramitan y administran a través del procedimiento GD-P Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. Las Resoluciones generadas por este instructivo, se proyectan y tramitan a través del procedimiento GD-P13 Procedimiento para la expedición de normas y actos Administrativos Código: TH-I-0 Versión: Página 1 de 10

2 Los certificados de disponibilidad presupuestal (CDP) generados por este instructivo, se proyectan y administran a través del procedimiento GF-P Procedimiento para la elaboración de CDP. 5. DESCRIPCIÓN: 5.1. EXPEDICIÓN DE OFICIOS JUDICIALES. Técnico de Nomina/Grupo de Técnico de Nomina/Grupo de del Talento Recepcionar las solicitudes de Información: Recibe oficio o notificación de las partes interesadas, entidades judiciales u otro sobre la expedición de información, especificándose los parámetros requeridos sobre el proceso, personal, tiempo, cargo, dependencia, etc. Consulta de hoja de vida: Consulta la hoja de vida si la información solicitada es referente a un funcionario público docente o no docente, activo o retirado y se requiere verificar información específica, además se anexa la solicitud referenciada a la hoja vida. Solicitud de información interdependencias: Si el caso amerita referenciar información de otra oficina, se solicita mediante el formato GD-F Comunicación Oficial Interna, ya sea referente a pagos o transferencias, verificando los datos a certificar ante el tesorero pagador o el jefe de presupuesto. Elaboración del Oficio: Se procede a preparar el oficio judicial según los lineamientos para comunicaciones externas. Se imprime un (1) documento en original para Revisión y Firma del Oficio: Revisa junto con el asesor jurídico, revisan y firma los oficios con sus respectivos anexos. Remite el oficio debidamente firmado a la oficina de Archivo y correspondencia. Código: TH-I-0 Versión: Página 2 de 10

3 5.2. EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE DISFRUTE DE VACACIONES COLECTIVAS. del Talento Recepción de solicitudes: Recibe notificación de rectoría, secretaría general o Vicerectoría de docencia sobre los términos y plazos del disfrute de vacaciones colectivas para la expedición de la Resolución autorizando la misma. Preparación de la Resolución: Procede a elaborar la Resolución. Revisa y rubrica la resolución. De lo contrario pasa a paso. Gestión de la Resolución: Gestiona la resolución en las oficinas correspondientes. Recepción de Resolución y Preparación de la Notificación: Recibe por parte de Secretaria General copia de la resolución se procede a elaborar la notificación correspondiente, en el caso de ser autorizada. Socialización de Resolución: Socializa por medio electrónico o por comunicado interno la resolución especificando a quien se le suspende o aplazan las vacaciones por requerimiento de los servicios del funcionario público. Código: TH-I-0 Versión: Página 3 de 10

4 5.3. EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE DISFRUTE DE VACACIONES E INDEMNIZACIONES POR SUSPENSIÓN DE VACACIONES del Talento Técnico de nómina /Grupo de Grupo y Rector/Grupo de Gestión del Talento y Rectoría Recepción de solicitudes: Recibe oficio o notificación de rectoría, sobre la expedición de la certificación de disfrute de vacaciones o indemnización de las mismas. Preparación de la Certificación: Verifica la información remitida, ya sea por disfrute o indemnización por suspensión de vacaciones, se procede a elaborar la certificación. Revisión y Firma: Revisa y firma la certificación. De lo contrario pasa a paso. Además se anexa la solicitud referenciada a la hoja vida. Remite el oficio debidamente firmado Rectoría. Recepción de Autorizaciones: Recibe oficio o notificación de rectoría, sobre la expedición de la Resolución de disfrute de vacaciones o Indemnización por suspensión de las mismas. Preparación de la Resolución: Elabora la Resolución. Revisa la resolución de lo contrario pasa paso. Firma de la Resolución: Firma la resolución y se envía a rectoría para la firma del Rector. Recepción de Resolución y Preparación de la Notificación: Recibe por parte de Secretaria General copia de la resolución, se procede a elaborar la notificación correspondiente, en el caso de ser autorizada una indemnización se remite la información a nomina. Código: TH-I-0 Versión: Página 4 de 10

5 12 13 Técnico de nómina/grupo de Registro de Indemnizaciones: Recibe y registra en el sistema la novedad del monto calculado como indemnización de vacaciones a liquidar. Remisión de Resolución: Remite las respectivas notificaciones a la persona con copia a la dependencia adscrita EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN POR ENCARGOS. del Talento Recepción de solicitudes: Recibe oficio o notificación verbal del directivo de la Institución, sobre la expedición de la Resolución de Encargo de personal con previa detección de la vacante. Preparación de la Resolución: Verifica la Resolución de disfrute de vacaciones del directivo o de la remoción del mismo, debidamente registrada y remitida por Secretaría General y procede a elaborar la resolución del encargo. Nota: Este paso se efectúa con previa revisión de la hoja de vida, el perfil y las competencias del funcionario público autorizado, de lo contrario no es procedente. Revisa y rubrica la resolución. Además se anexa la solicitud referenciada a la hoja vida. De lo contrario pasa a paso. Remite el oficio debidamente revisado a la Rectoría. Gestión de la Resolución: Gestiona la resolución en las oficinas correspondientes. Código: TH-I-0 Versión: Página 5 de 10

6 08 Recepción de Resolución y Preparación de la Notificación: Recibe por parte de Secretaria General copia de la resolución se procede a elaborar la notificación correspondiente. Remisión de Resolución: Remite las respectivas notificaciones del encargo a la persona y con copia a la dependencia adscrita EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS POR ASISTENCIA A EVENTOS les del Talento Recepción de Solicitud de Autorización: Recibe oficio del Director Administrativo o superior inmediato del cargo ordenador del gasto sobre la persona encargada como asistente a seminarios o personal a capacitar, para expedir la Certificación a lugar. Preparación de la Autorización: Verifica la autorización, debidamente firmada por el ordenador del gasto y se procede a elaborar el certificado, con previa revisión del plan de capacitación programado. Revisa y rubrica la certificación, Además se anexa la solicitud referenciada a la hoja vida. De lo contrario pasa a paso. Remite el oficio debidamente autorizado a la oficina ordenadora del gasto para la preparación del CDP según lineamientos del Procedimiento de elaboración de CDP (GF-P) Código: TH-I-0 Versión: Página 6 de 10

7 5.6. EXPEDICION DE RESOLUCIONES POR LICENCIAS. 08 del Talento del Talento del Talento del Talento del Talento del Talento del Talento del Talento Recepción de Solicitud de Autorización: Recibe oficio del Rector ordenando la resolución de la licencia solicitada sobre el funcionario público, ya sea por maternidad, paternidad u otro ausentismo justificado y autorizado. Nota: Las licencias son supervisadas por el funcionario encargado del programa de Salud ocupacional o en su defecto por un miembro del COPASO. Preparación de la Autorización: Verifica la autorización de la licencia, y se procede a elaborar la resolución. Revisa y rubrica la certificación, Además se anexa la autorización referenciada a la hoja vida. De lo contrario pasa a paso. Remite el oficio debidamente autorizado a la Rectoría. Gestión de la Resolución: Gestiona la resolución en las oficinas correspondientes. Recepción de Resolución y Preparación de la Notificación: Recibe por parte de Secretaria General copia de la resolución, y procede a elaborar la notificación correspondiente. Remisión de Resolución: Remite las respectivas notificaciones de la licencia a la persona y con copia a la dependencia adscrita. Código: TH-I-0 Versión: Página 7 de 10

8 5.7. GESTIÓN DE CDP POR FALLECIMIENTOS. Jefe de Sección/Grupo de Director Financiero/Dirección Financiera 08 Jefe/Presupuesto 09 Recepción de Notificación: Recibe oficio o notificación verbal sobre el fallecimiento de un funcionario publico Activo o pensionado. Verificación de la información: Verifica los datos del difunto, se solicita autorización del Jefe de Grupo de Gestión del Talento para la expedición de un CDP que ordene el gasto de los edictos publicitarios y/o corona, y se procede a elaborarlo. Revisa y firma el CDP. Remite el CDP debidamente firmado a la oficina del Vicerrector Administrativo y Financiero para su firma junto a las cotizaciones. Firma Presupuesto: Firma autorizando el gasto. Remisión del CDP: Cotiza y remite junto al CDP especificando los gastos autorizados a la oficina de presupuesto. Firma Presupuesto: Firma autorizando el pago del servicio correspondiente. Recepción de Certificado de Defunción: Recibe copia del certificado de defunción del funcionario público pensionado junto con los documentos que demuestren justificación pertinente para la sustitución de pensión GESTIÓN DE CDP POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Universitario /Grupo de Gestión del Talento Recepción de Notificación: Recibe oficio o notificación interna de rectoría, autorizando el requerimiento de contratación por parte de la(s) dependencia(s) adscrita. Código: TH-I-0 Versión: Página 8 de 10

9 Universitario /Grupo de Gestión del Talento Universitario /Grupo de Gestión del Talento del Talento Universitario /Grupo de Gestión del Talento Técnico de Nomina/Grupo de Verificación de la información: Verifica los datos del personal a contratar, se procede a elaborar el CDP mediante GF-F Formato Único para Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP que ordene el gasto, especificando los honorarios, servicios personales o servicios técnicos a prestar. Revisión y Firma: Revisa y firma el CDP, de lo contrario pasa a paso. Gestión del CDP: Gestiona el certificado de disponibilidad presupuestal en las oficinas correspondientes, bajo los lineamientos de procedimiento GF-P Procedimiento para la elaboración de CDP. Recepción de Notificación: Recibe CDP firmado y autorizado para remitirlo a presupuesto. Registra Novedad en Nomina: Recibe de secretaria general la orden de servicio para ser registrada como novedad en el sistema y proceder a respectiva liquidación del personal contratado. 6. REGISTROS: Código Formato Identificación Nombre Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio Tiempo de Retención Protección Responsable de Archivarlo Recuperación (clasificación para consulta) Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) GF-F Formato de Certificación de Disponibilidad Presupuestal Oficina R.H.L /Físico/ Digital 12 meses Secretaria/Grupo Fecha Archivo Central GD-F Formato de Comunicación Oficial Interna Oficina R.H.L/Digital /Físico 12 meses Secretaria/Grupo Consecutivo Archivo Central El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento GC-P Procedimiento para el control de registros. Código: TH-I-0 Versión: Página 9 de 10

10 7. REGISTRO DE MODIFICACIONES Corresponde al historial de cambios del documento y se debe llevar mediante la siguiente tabla: Versión Fecha Ítem modificado 20/08/2009 Píe de pagina Descripción Se modificaron los responsables en la construcción del documento. Elaboró Revisó Aprobó Mercedes de la Torre H. Responsable del Proceso de 20/08/2009 Emperatriz Zapata Zapata Grupo de Gestión de la calidad 20/08/2009 Ruthber Escorcia Caballero Rector 20/08/2009 Código: TH-I-0 Versión: Página 10 de 10