UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION Y TRASLADO ANUAL DE CESANTIAS A FONDOS Y LIQUIDACION DE INTERESES Página 1 de 6 Código: GH-P11 Versión: OBJETIVO: Definir y estandarizar los pasos a seguir para realizar la liquidación de cesantías e intereses sobre cesantías anuales y el traslado de las cesantías a los fondos correspondientes. 2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todos los servidores públicos (Docentes, No Docentes y Trabajadores Oficiales) vinculados a la Universidad del Magdalena que se encuentren en el régimen de cesantía sin retroactividad ( 50 de 1990). Inicia con la creación del período a liquidar y finaliza con el envío de los archivos plano al Grupo de Tesorería para el pago. 3. RESPONSABLE: El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución es la Dirección de Grupo de Nómina y Sociales. 4. GENERALIDADES: Procedimiento mediante el cual se realiza la liquidación oportuna de cesantías e intereses sobre cesantías causados al 31 de diciembre de cada año, así como el trámite para el respectivo pago, aplica a todos los servidores públicos de la Universidad del Magdalena. El régimen especial del auxilio de cesantía establecido por la 50 de 1990, tiene las siguientes características: El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantía, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo. El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcional por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el Elaboró Revisó Aprobó María Luisa Méndez Abril Responsable del Proceso de Gestión del 14/01/2013 Emperatriz Zapata Zapata Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad 14/01/2013 Ruthber Escorcia Caballero Rector Universidad del Magdalena 15/01/2013

2 régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente. Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, y se pagan directamente al empleado, esto es, que a diferencia de las cesantías que se deben consignar en un fondo, en el caso de los intereses sobre cesantías se deben pagar al empleado. El valor liquidado por concepto de cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija. El empleador que incumpla el plazo señalado deberá pagar un día de salario por cada día de retardo. Si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantía a favor del trabajador que no hayan sido entregados al Fondo, el empleador se los pagará directamente con los intereses legales respectivos. Todo trabajador podrá trasladar su saldo de un fondo de cesantía a otro de la misma naturaleza. El Gobierno fijará el procedimiento que deba seguirse para tal efecto. El desarrollo de los procesos del presente documento los ejecutará únicamente el personal asignado para ello por el Director de. Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. Código: GH-P11 Versión: 03 Página 2 de 6

3 5. DESCRIPCIÓN: No Responsable/ Dependencia P.E. Grupo Nómina y Descripción de la Actividad Crear período a liquidar: Ingresa al módulo nómina (Datos Maestros Tipos de Liquidación), busca la liquidación de los Intereses de Cesantías y Cesantías e ingresa los parámetros necesarios para crear los períodos para su liquidación. Crear archivo de acumulados en Excel: Exporta del SINAP a un archivo de Excel, la información del acumulado de los devengados (factores salariales) de cada uno de los empleados, para la revisión de las liquidaciones. Revisar parámetros de liquidación: Revisa con ayuda del SINAP los parámetros que sirven de base para la liquidación de cesantías e intereses: Nombre, documento, salarios y primas, interrupciones, embargos y todas aquellas novedades relacionadas con el empleado y se tienen en cuenta las vinculaciones al FNA. Calcular valor de cesantías e intereses: Ingresa en el archivo de Excel la fórmula para calcular el valor de las cesantías y de los intereses, teniendo en cuenta el número de meses laborados. Liquidar nómina: Ingresa al módulo nómina (Liquidación Liquidación Nómina), e ingresa los parámetros necesarios para la Liquidación de Cesantías e Intereses. Verificar liquidación: Compara los datos de la liquidación con los datos del archivo de Excel, verificando todas aquellas novedades relacionadas con el empleado. Si encuentra datos incorrectos se corrigen y se envía la liquidación para aprobación. Aprobar liquidación: Revisa los informes de Rubros Presupuestales y Cuentas Contables, si están cuadrados aprueba la liquidación ingresando al módulo nómina (Liquidación Aprobación Liquidación Nómina), generando automáticamente la Orden de Pago. Imprimir planilla para pago de cesantías e intereses: Imprime la planilla de pago de cesantías e intereses para la firma del P.E. Grupo Nómina y Sociales y Director de. Código: GH-P11 Versión: 03 Página 3 de 6

4 No Responsable/ Dependencia P.E. Grupo Nómina y Sociales Director Técnico/Dirección de P.U. Grupo Servicios Tecnológicos/Dirección Administrativa Descripción de la Actividad Firmar planilla para pago de cesantías e intereses: Se revisa aleatoriamente y firman las planillas y se envían a Rectoría para la firma por parte del Rector. Generar archivos para Tesorería: Genera los archivos planos para pago y los envía a Tesorería, al igual que la liquidación por conceptos y las nóminas en formato PDF y Excel. Enviar comprobantes de pago: Se envían los comprobantes de pago a los correos electrónicos institucionales ingresando por la ruta módulo nómina (Reportes Envío de Comprobantes) seleccionando el tipo de liquidación deseado. 6. MARCO LEGAL: Tipo de Norma Entidad que lo emite Nº Identificación Fecha de Expedición /12/1968 Descripción Por el cual se crea el Fondo Nacional de Ahorro, se establecen normas sobre auxilio de cesantías de empleados públicos y de trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones Ministerio de Trabajo y Seguridad Social /06/ /12/ /12/ /12/1993 Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones Por el cual se dictan normas en materia del régimen de las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones /12/1996 Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones. Código: GH-P11 Versión: 03 Página 4 de 6

5 Tipo de Norma Entidad que lo emite Nº Identificación Fecha de Expedición /01/ /07/1998 Descripción Por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro, se transforma su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamenta la 432 de 1998, que reorganizó el Fondo Nacional de Ahorro, se transformó su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones /08/ Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 13 de la 344 de 1996 y 5 de la 432 de 1998, en relación con los servidores públicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia. Por el cual se establecen normas sobre el régimen prestacional de los empleados públicos, los trabajadores oficiales y los miembros de la fuerza pública. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: No aplica para este documento. 8. REGISTROS: Código Formato No aplica. Identificación Nombre Planilla de pago de cesantías e intereses Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio Talento Humano Nómina / Magnético PDF Tiempo de Retención 12 meses Protección Responsable de Archivarlo P.U. Dirección de Recuperación (clasificación para consulta) Orden cronológico por fecha. Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Quemar CD. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Versión Fecha Ítem modificado Descripción 01 06/04/2009 Pie de pagina 02 20/08/2009 Todos los Ítems Se modificaron los responsables en la construcción del documento. En cada uno de los ítems se cambiaron los cargos y se ajustaron a la nueva planta de personal administrativa. Se actualizaron teniendo en cuenta el nuevo sistema SINAP V6 10. ANEXOS: Código: GH-P11 Versión: 03 Página 5 de 6

6 10.1. FLUJOGRAMA INICIO Crear período a liquidar Crear archivo de acumulados en Excel Revisar parámetros de liquidación Calcular valor de cesantías e intereses Liquidar nómina Verificar liquidación P.E. Grupo Nómina y Aprobar liquidación Imprimir planilla para pago de cesantías e intereses P.E. Grupo Nómina y Firmar planilla para pago de cesantías e intereses Generar archivos para Tesorería P.U. Grupo Servicios Tecnológicos/Dirección Administrativa Enviar comprobantes de pago Fin Código: GH-P11 Versión: 03 Página 6 de 6