INSTRUCTIVO PARAMÉTROS DE PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARAMÉTROS DE PLANEACIÓN PRESUPUESTAL FECHA: VERSIÓN: 1 CODIGO: AF-IN-XXX PAGINA: 1 de 5 MACROPROCESO: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PROCESO: CONTABLE 1. OBJETIVO: Elaborar el presupuesto anual de ingresos, costos, gastos e inversiones de la Universidad. 2. ALCANCE: Los parámetros de planeación presupuestal definidos desde la Vicerrectoría de asuntos Económicos y Administrativos aplican para la elaboración del presupuesto de todas las Unidades académicas y administrativas que conforman el sistema Universitario. 3. DEFINICIONES: Presupuestos: proyecciones que realiza la Universidad anualmente sobre los ingresos que espera recibir, así mismo como los costos, gastos e inversiones que planea realizar, en concordancia con base en el Plan de Desarrollo. Ingresos: son los recursos económicos que percibe la Universidad por la prestación de sus servicios. Costos: son los recursos económicos invertidos en la generación de los servicios de Docencia y Aprendizaje. Gastos: son los recursos económicos ocasionados por las unidades de apoyo administrativo. Inversiones: son los recursos aplicados a la adquisición de la infraestructura física y tecnológica, para el funcionamiento de la Universidad. Rubro presupuestal: es el código que se asigna a cada concepto de ingresos, costos, gastos e inversiones para el registro de la ejecución presupuestal de la Universidad, asociado al plan de cuentas y a los centro de costos. Asignación presupuestal: es el monto de los recursos aprobados por el Consejo Directivo para periodos anuales, de acuerdo con las proyecciones realizadas. Esto garantiza la gestión de las Unidades académicas y administrativas. Ejecución presupuestal: son los recursos económicos realmente ejecutados con respecto al presupuesto asignado. Transferencias internas: son los cobros que se realizan entre centros de costos por la prestación de servicios internos, que no implican desembolsos de dinero, pero que se tienen en cuenta para medir la gestión de las Unidades académicas y administrativas. 4. GENERALIDADES: PLANEACION PRESUPUESTAL AÑO 2009 Para llevar a cabo una adecuada elaboración del presupuesto para el año 2009 se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Presupuestar cada uno de los centros de costos que usted dirige. La estructura del presupuesto está compuesta así: REVISÓ: NOMBRE: GILBERTO JARAMILLO CASAS APROBÓ: NOMBRE: CARLOS ALBERTO BUILES RESTREPO CARGO: JEFE DE CONTABILIDAD CARGO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

2 Rubros de Ingresos: Cuyo código inicia con el número 4. Rubros de Gastos: Cuyo código inicia en el número 5, comprende los gastos administrativos y de funcionamiento. Rubros de Costos: Cuyo código inicia con el número 6, corresponde a los Costos de la nómina del personal docente y otros conceptos asociados a la actividad académica. Algunos rubros aparecen con el mismo nombre, como por ejemplo sueldos, se debe tener en cuenta si es 5 gastos o 6 costos y separarlo de acuerdo con este concepto. Los rubros que aparecen en la columna proyección corriente, son los datos de cada centro de costos con la ejecución real a agosto de 2008 y proyectados a Diciembre. Los rubros que tiene ejecución son los que se deben presupuestar, si hay algún rubro que va a utilizar el próximo año y no aparece en esta proyección debe reportarlo por escrito para ser incluido; igualmente si hay algunos rubros que aparecen en esta proyección y no van a ser utilizados en el 2009, se deben presupuestar en cero. La Universidad para análisis de la proyección ha sugerido un incremento del 8% para todos los ingresos, excepto para Matrículas cuyos incrementos son diferenciales de acuerdo a instrucciones que recibirá cada Decano de Escuela por parte de Rectoría; para los gastos y costos un incremento del 7%. Cada dependencia debe proyectar sus ingresos y gastos teniendo en cuenta las actividades que planea desarrollar el próximo año y en concordancia con el Plan de Desarrollo Universitario que presento cada Escuela. Los programas académicos deben tener en cuenta para el presupuesto de ingresos los estudiantes actuales, restarle los que se gradúan en el segundo semestre del 2008, sumarle los que espera recibir como nuevos para el año 2009 y restarle el porcentaje de deserción estimado para el programa, y al número de estudiantes así obtenido proyectarlo de acuerdo con las tarifas correspondientes. Tener presente las tarifas establecidas por la Universidad para los derechos académicos con un incremento del 8%; los derechos de grado se deben calcular de acuerdo al número de estudiantes que se van a graduar; las inscripciones de acuerdo al número de estudiantes que se van a recibir. Recuerden que el presupuesto es anual, por lo tanto tener presente que son dos semestres. En la columna valor presupuesto aparecen unos rubros que ya se encuentran presupuestados por la Universidad, como son: Nómina, Depreciaciones, Seguros, Servicios Públicos, Leasing, Impuestos y Gastos Financieros. Si tiene alguna modificación en el personal de su dependencia para el año 2009, deberá realizar los ajustes pertinentes en cada rubro de nómina, dejando constancia en la columna de justificación. Los datos proyectados no incluyen Transferencias de Servicios. Para el presupuesto de Inversiones se anexa un formato el cual debe ser diligenciado por el responsable de cada centro de costos con la asesoría de los responsables técnicos que han sido definidos para cada tipo de inversión / AF-FO- 487 Formulario Propuesta Plan de Inversión Ver: AF-IN-137 Plan de inversión En la ventana de captura de la información en la parte superior (total acumulado por centros de costos) a medida que se va grabando la información del presupuesto va apareciendo el acumulado de ingresos, costos y gastos, que usted ejecutará directamente, además un cálculo de costos indirectos que es la PÁGINA 2 DE 5

3 contribución al sostenimiento de las áreas de apoyo de la Universidad, el cuál es calculado como un 25% del total de los ingresos de cada centro de costos. Si Tienen alguna inquietud favor comunicarse con el Profesional de Apoyo de presupuesto en el Proceso Contable. PÁGINA 3 DE 5

4 ANEXO 1 Si es necesario modificar algún rubro de salarios, favor tener en cuenta esta tabla para las prestaciones sociales. APORTES PARAFISCALES Cajas de Compensación 4% Sobre Nómina Mensual I.C.B.F. 3% Sobre Nómina Mensual SENA 2% Sobre Nómina Mensual APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Pensiones 12% Sobre Nómina Mensual Salud 8,5% Sobre Nómina Mensual Riesgos Profesionales 0.522% Sobre Nómina Mensual FACTOR PRESTACIONAL Cesantías 8,33% Sobre Nómina Mensual Intereses a Cesantías 1% Sobre Nómina Mensual Prima de Servicios 8,33% Sobre Nómina Mensual Vacaciones 4,17% Sobre Nómina Mensual PÁGINA 4 DE 5

5 ANEXO 2 Usuario Planeación Presupuestal: Para poder desarrollar la Planeación Presupuestal recuerde tener en cuenta: Para ingresar a la publicación del instructivo debe hacerlo de la siguiente manera: Entrar al portal de la Universidad ( / En la parte superior derecha encuentra el link de Servicios WEB, pulse clic sobre él para acceder a ellos, allí digite el ID/Usuario-Contraseña-Ingresar a: seleccionar SIGAA/Empleados/ Instructivos SIGAA/Iceberg/Planeación Presupuestal. Allí encontrará un video con la explicación de todos los campos y los pasos que debe realizar para ingresar su presupuesto. Para realizar el presupuesto de inversiones desde este modulo usted encontrará el botón Formato plan de inversiones el cual lo remitirá al AF-FO-487 Formulario Propuesta Plan de Inversión. Los usuarios que están autorizados para ingresar a la Planeación Presupuestal son los Decanos, Directores y Jefes, si otra persona diferente a los anteriores es la encargada de elaborar el presupuesto, lo debe realizar con el usuario y clave del respectivo decano, director, jefe o persona a la que aparezca asignado el centro de costos. Si necesita ingresar rubros o centros de costos que no aparezcan en la proyección y requiera presupuestarse recuerde reportarlos a la persona encargada en el Proceso Contable. Las proyecciones no incluyen transferencias internas. La proyección tiene como base real la ejecución del mes de agosto, proyectada al mes de Diciembre del presente año. En el presupuesto de Ingresos el rubro que corresponde a Descuentos en matriculas, debe ser ingresado con signo negativo. Se define una fecha límite para realizar el presupuesto, en la cual se cambia a estado presupuestado, y después de ejecutar esta acción el sistema no permite realizar ninguna modificación. Si requiere asesoría para la realización del presupuesto, puede contactar a la persona encargada en el Proceso Contable. PÁGINA 5 DE 5