UTILICE NUESTROS SERVICIOS

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1 UTILICE NUESTROS SERVICIOS - CARGA MASIVA DE DATOS PARA INICIAR: Una vez acordada la puesta en marcha del software para su Institución Educativa, le suministraremos unas plantillas para que se nos facilite información asociada a: 1. Lista de estudiantes con documento de identidad y la información adicional que el colegio desee suministrar 2. Lista de docentes con documento de identidad 3. Lista de Áreas y asignaturas de su plan de estudios 4. Lista de grados y grupos por sede y jornada 5. Lista de Asignación de las asignaturas a cada grupo con intensidad horaria 6. Escudo de la Institución 7. Dominio sugerido para el sitio Web - Entrega de la plataforma en 10 días hábiles SE CUENTAN 10 DÍAS HABILES PARA LA ENTREGA DEL SOFTWARE EN COMPLETO FUNCIONAMIENTO, a partir de la recepción TOTAL de los requerimientos solicitados NOTA IMPORTANTE! Si su Institución ya inicio labores, le entregamos en la plataforma la planilla rápida para subir las calificaciones de los periodos ya vencidos, bastará con subir una calificación por estudiante en cada asignatura. - Talleres de capacitación a usuarios: La siguiente fase después de la puesta en marcha en la Web de su plataforma, es iniciar las franjas de capacitación TIPO TALLER DE APLICACIÓN, por perfiles de usuario, así: 1. PRIMERA FRANJA DE CAPACITACION: Perfil Secretaría académica 2. PRIMERA FRANJA DE CAPACITACION: Perfil Coordinación Académica 3. PRIMERA FRANJA DE CAPACITACION: Perfil Coordinador de Convivencia 4. PRIMERA FRANJA DE CAPACITACION: Perfil Docente Nivel Básica y Media 1 / 5

2 5. PRIMERA FRANJA DE CAPACITACION: Perfil Docente Nivel Preescolar 6. PRIMERA FRANJA DE CAPACITACION: Perfil Psicorientación 7. PRIMERA FRANJA DE CAPACITACION: Perfil Pagaduría NOTA: Se proyectarán CUATRO (4) Franjas de Capacitación para el primer año, dentro de la garantía ofrecida por la empresa Las capacitaciones se recomiendan realizarse de modo práctico y aplicado, utilizando para tal efecto un Modo Local con la base de datos actualizada hasta la fecha en que se programe cada taller, con la intensión de que el usuario final realice prácticas desde la misma capacitación. - Video tutoriales por cada proceso: Por cada proceso al que se acceda al sistema en la plataforma de cada perfil, el sistema generará un video Tutorial con la información paso a paso de como ejecutar las tareas afines. Información de registros del observador e inasistencias, al del acudiente: Cada vez que se realice un registro en el observador del alumno de tipo inasistencia, el sistema enviará al del acudiente (dato registrado desde el formulario de inscripción) un correo con la descripción realizada al estudiante de forma automática sin que el docente o directivo autor del registro de la inasistencia, deba digitar absolutamente nada, ya que los conceptos son previamente analizados y predefinidos en el sistema. De igual forma el lo enviará automáticamente cuando el registro es digitado en el módulo, de forma directa. - Pines de acceso para las matrículas: Con la proyección de cupos efectuada por los rectores y coordinadores, el sistema automatiza la creación de PINESpara cada estudiante, dato que será entregado para efectos de Inscripción o renovación de la matrícula POR INTERNET, minimizando así los convencionales procesos de filas y desgaste administrativo. El formulario está totalmente controlado por el sistema, en él se registran los 59 campos de información que exige el SIMAT y se podrán adicionar o eliminar datos, dependiendo de las políticas de la Institución. La matrícula se legaliza al interior de la Institución con el número de inscripción suministrado junto con el PIN. Acceso Web para entrega a acudientes de constancias y certificados: Desde el acceso suministrado al Acudiente con Usuario y Contraseña una de las muchas consultas a que tiene acceso es la de Impresión de Documentos Varios, lo que le permite tener acceso vía 2 / 5

3 Internet a descargar Constancias de Estudio, Constancias, de Matrícula, con diferentes destinos (Familias en Acción, Cajas de Compensación), entre otras y los certificados de estudio de años anteriores, para luego ser llevados a la Institución para su correspondiente firma, o si lo prefiere el Rector, se podrá utilizar la firma digital, descongestionando el proceso de entrega de estos documentos y eliminando el gasto de insumos de impresión. - Plataforma Trabajos en Líneapara publicación de guías, talleres, trabajos propuestos, calificaciones: El sistema está provisto de una plataforma que funciona igual a la MOODLE, desde donde el docente podrá subir en cada una de sus asignaturas asignadas en el plan de estudios; Guías, Talleres, Trabajos Propuestos, calificar directamente desde la plataforma virtual los Trabajos Resueltos, subir archivos con calificaciones, subir videos. El Estudiante sin utilizar correos electrónicos, desde la Plataforma de Trabajos en Línea, podrá consultar los trabajos propuestos y enviarlos resueltos a sus docentes, con archivos y comentarios adjuntos. - Módulo de Psicorientación: Esta sección del programa está diseñada con mucha propiedad para el trabajo que desempeña el Departamento de Psicorientación de la Institución, con múltiples beneficios de interacción entre el médico Profesional y los estudiantes y acudientes. Incluye calendario virtual de citaciones, acceso al observador, al registro de inasistencias, al rendimiento académico de los estudiantes, genera citaciones físicas y por correo electrónico, etc - Módulo para registro de calificaciones en la plataforma de años anteriores, a la implementación de nuestro software: La institución podrá sistematizar en nuestro software, la información de años que antecedan a la implementación de SYGESCOL ONLINE, habilitando para tal efecto el módulo de años anteriores, teniendo así; la posibilidad de generar certificados y actas de grado de muchos años anteriores de forma inmediata y sin el engorroso proceso de consultar libros o cuartos de bodegaje. Este módulo tiene un costo adicional. 3 / 5

4 - Link de Contrataciones para la publicación del plan de compras: Si desea sistematizar con base de datos, procesos de impresión y PUBLICACIÓN EN LA WEB, su plan de compras y todos los requisitos que esto conlleva, le ofrecemos el MÓDULO DE CONTRATACIONES, que desde un clic en la página principal permite a los proponentes enterarse de cada aviso y oferta que la Institución realice, además de dejar el histórico en base de datos de todo el proceso efectuado, para cualquier tipo de investigación que requiera la contraloría. - Módulo de Gobierno Escolar, para sufragar por Internet o Intranet: Ya hemos comprobado la efectividad que este módulo tiene en el proceso de elecciones de Gobierno Escolar, utilizando los recursos informáticos de la Institución Educativa, bien sea que se realice de Modo INTRANET (empleando la Red de Área Local) o directamente conectados a la Internet. El proceso permite sufragar desde un tarjetón electrónico con todos los controles respectivos que garantizan transparencia y ausencia total de fraude por parte de los sufragantes o jurados. Genera el Escrutinio, el informe de ganadores con datos específicos por sede y jornada y genera las actas de escrutinio con todas las particularidades que este documento exige. - Módulo de registro para el Observador del Estudiante: Este módulo permite a la institución educativa llevar un registro virtual del anecdotario, con la posibilidad de imprimir cada anotación para su correspondiente firma, lo que conduce a la tenencia de un observador en físico y a la vez un respaldo del observador virtual. La novedad es que muchos de los procesos que conllevan a registros en este documento, están automatizados, para que los docentes se limiten solo a imprimir y hacer firmar, también recoge los procesos registrado en el módulo de Psicorientación y los registros de coordinación de convivencia. - Módulo de Presupuesto y Financiera: Este nuevo módulo está diseñado con la asesoría de profesionales que se han desempeñado 4 / 5

5 en colegios y alcaldías como funcionarios de Control Interno o Apoyo a la Gestión. Sus controles de validación, registros contables, generador de reportes, todos están armoniosamente vinculados con el objetivo de reducir tiempo y márgenes de error. Facilita al Rector, el estar enterado de la disponibilidad presupuestal en tiempo real y conocer con la inmediatez de un clic, cada cuenta girada con todos sus detalles. 5 / 5